Ситуация
АО «Улан-Удэ Энерго» – крупнейшая электросетевая компания столицы Республики Бурятия. Оказывает услуги по передаче электрической энергии, технологическому присоединению к электрическим сетям энергопринимающих устройств (электрических установок) юридических и физических лиц. Компания занимается развитием электрических сетей и иных объектов электросетевого хозяйства города Улан-Удэ, включая инженерные изыскания, проектирование, строительство, реконструкцию, техническое перевооружение, монтаж и наладку электросетевого оборудования.
Задача обеспечения лицензионной чистоты рабочих мест «Улан-Удэ Энерго» привела заказчика к бесплатным программным продуктам. Очевидный экономический эффект от внедрения – не нужно платить за лицензирование 180 рабочих мест конкретного департамента – не смог компенсировать технические проблемы, связанные с применением этого решения. За несколько месяцев УИТ заказчика получило большое количество обращений от пользователей – сотрудников предприятия, – которые жаловались на некорректную работу с файлами, подготовленными в приложениях Microsoft Office. Технические проблемы заметно тормозили работу отдела экономики и финансов «Улан-Удэ Энерго» и препятствовали оперативной подготовке отчетности. Управление информационных технологий вместо работ, связанных с развитием ИТ-составляющей бизнеса, было вынуждено практически полностью сфокусироваться на решении проблем пользователей.
Решение
Для поиска решения начальник Управления информационных технологий «Улан-Удэ Энерго» обратился в Softline. Помимо задачи, связанной с поисками альтернатив бесплатному офисному пакету, консультантам Softline было предложено подыскать подходящее решение для объединенных коммуникаций. Заказчик намеревался внедрить единое кроссплатформенное средство общения для руководителей среднего и высшего звена, которое поддерживает аудио- и видеозвонки, текстовые сообщения и обмен файлами, защитить его средствами информационной безопасности и таким образом предотвратить риски, связанные с применением нестандартизированных и незащищенных решений. Пожеланиям заказчика отвечал пакет Office365, который предлагает привычный набор офисных приложений, а также встроенную функциональность объединенных коммуникаций.
Заказчик тяготел к использованию классического, необлачного ПО. Однако финансовые расчеты показали совокупность выгод, которые можно получить от решения из облака. Старт проекта по возвращению пользователей в привычную среду Microsoft Office при выборе облачного решения обойдется в пять раз дешевле – не нужно сразу выкупать почти несколько сотен лицензий и покупать отдельный сервер для Skype for Business. В распоряжении пользователя всегда будет новейшая версия офисного пакета. В составе Office365 есть Skype for Business, с помощью которого решается задача по организации объединенных коммуникаций. Кроме того, в настройках Office365 есть функциональность, которая позволяет получить больше сервиса за те же деньги: можно приостанавливать действие лицензий конкретных пользователей, скажем, на период отпусков или на время календарных праздников, и затем продлевать использование Office365 на соответствующий период. Фактически заказчик получает больше сервиса от Microsoft за те же деньги.
Результаты
«Office 365 решил обе задачи: вернул сотрудникам прежнюю продуктивность и помог создать стандартизированную и защищенную систему объединенных коммуникаций в рамках «Улан-Удэ Энерго». Подписочная модель пользования ПО, которую предложила Softline, действительно помогает сэкономить на старте подобных проектов, а впоследствии получать больше сервиса за те же деньги, чем мы по совету экспертов Softline уже пользуемся», – подводит итоги проекта начальник управления информационных технологий АО «Улан-Удэ Энерго» Сергей Дармаев.
«Облачное решение Office365 привлекательно тем, что в его составе все ключевые продукты – в том числе Microsoft Exchange, Skype for Business, Microsoft Teams и др. – доступны сразу после покупки и актуальны в каждый момент времени. Не нужно тестировать обновления, думать, как централизованно их установить, привлекать для этого дополнительную экспертизу, ждать поставку серверного оборудования и т.д. Опыт заказчика с бесплатным ПО показал, что зависимость от технологий гораздо выше, чем может показаться, поэтому использование удобного, быстрого и подходящего для решения конкретных задач программного обеспечения – вещь критически важная с точки зрения непрерывности бизнеса», – говорит менеджер отдела по работе с крупными корпоративными клиентами Артем Кацевич.