Ситуация
ОАО «КамчатскЭнерго» является одним их крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока, осуществляющим производство, передачу, транспортировку и продажу электрической и тепловой энергии в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов, распределенных по территории Дальнего Востока. Общая численность сотрудников компании превышает две тысячи человек.
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более двух тысяч документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т. п. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам. Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение по модернизации автоматизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.
Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline.
Решение
В рамках первого этапа проекта специалистами Softline Consulting Services было проведено предпроектное обследование и подготовлено техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.
Построенная система предназначена для автоматизации работы с документами сотрудниками ОАО «КамчатскЭнерго». Система позволяет регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителями подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.
Система работает следующим образом: при регистрации документации секретарем канцелярии назначается ответственный – руководитель отдела, к которому относится корреспонденция. Руководителю приходит оповещение по электронной почте о назначенной ему задаче со ссылкой на карточку входящего документа. Параллельно задача отображается в списке серверных задач в Outlook. Руководитель распределяет задачи между исполнителями – сотрудниками отдела – с выбором параллельного или последовательного исполнения, и назначает контролирующего. После согласования и при необходимости внесения правок в существующую документацию либо прикрепления необходимых вложений контролер ставит отметку о проверке, и задача считается выполненной. Руководитель отдела проверяет карточку корреспонденции и, проставляя отметку о выполнении всех задач по документу, завершает процесс.
В разработанной для ОАО «КамчатскЭнерго» системе реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностями последовательного и параллельного назначения задач по исполнению документов, обеспечен электронный учет и контроль за движением документов. Дополнительно разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании и контролировать процессы исполнения задач и поручений в соответствии с административными процессами и регламентами. В частности, в системе предусмотерны следующие виды отчетов:
- Формирование перечня входящих/исходящих документов на ту или иную дату.
- Отчет о местонахождении документа в текущий момент.
- Отчет по количеству документов, находящихся на рассмотрении у исполнителей.
- Отчет по документам с прошедшим сроком рассмотрения.
- Отчет о документах, находящихся у исполнителя в настоящий момент.
Результаты
Использование автоматизированного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server значительно упростила и оптимизировала деятельность сотрудников ОАО «КамчатскЭнерго» за счет того, что:
- Систематизирована работа канцелярии по регистрации и учету входящей/ исходящей документации; увеличена эффективность административного и организационного управления в компании.
- Обеспечен автоматизированный контроль за прохождением документов с момента их получения до завершения исполнения.
- Сокращены непроизводительные ручные операции, связанные с поиском и обработкой информации.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении поручений в Outlook.
- Предусмотрена система отчетности с возможностью мониторинга и анализа всех процессов документооборота для принятия необходимых мер в случае остановки процесса.
- Обеспечено оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения документов.
В планах ОАО «КамчатскЭнерго» – реализация документооборота во всех филиалах компании, организация структурированного электронного архива, позволяющего автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, и автоматизация сложных бизнес-процессов по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т. п.).
«Проект по автоматизации процессов регистрации входящей и исходящей корреспонденции был сложным и трудоемким с начального этапа: формализация бизнес-процессов компании, в штате канцелярии которой работает около тридцати секретарей, а поток входящей документации составляет более двух тысяч документов, требовала тщательного анализа и детализации каждого из них, в связи с чем разработка и согласование технического задания составили практически половину проекта. Однако благодаря всесторонней поддержке и четкому пониманию поставленных целей со стороны клиента мы смогли успешно закончить этот проект, построив систему, отвечающую потребоностям заказчика, в намеченные сроки».
Ольга Лемегова, менеджер по работе с клиентами Softline Consulting Services
Обеспечение бесперебойной работы и защита от внешних угроз – основная задача департамента информационных технологий. Мы смогли на практике убедиться в том, что продукт «Лаборатории Касперского» надежно защищает рабочие станции и почтовые серверы от всех видов современных интернет-угроз, а также гарантирует свободный обмен информацией внутри компании и безопасные коммуникации с внешним миром. Поставку 1300 лицензий выполнил наш партнер – компания Softline.
Благодаря компании Softline мы получили новую надежную платформу, которая справляется с любой нагрузкой, отличается повышенной отказоустойчивостью и обеспечивает защиту пользовательских данных.
ОАО «Банк Москвы» работает с ЗАО «СофтЛайн Трейд» с 2003 года. За время сотрудничества нам постоянно на высоком профессиональном уровне оказывались услуги по поставке программного обеспечения и обучению наших IТ-специалистов. Компетентность сотрудников ЗАО «СофтЛайн Трейд» – консультантов, технических специалистов, преподавателей Учебного центра – всегда гарантирует высокое качество работы. Также хотелось бы отметить, что ЗАО «СофтЛайн Трейд» предоставляет полный комплекс услуг, связанных с IT, что значительно упрощает работу и гарантирует наиболее выгодные условия и сжатые сроки выполнения заказа. Таким образом, ОАО «Банк Москвы» характеризует компанию Softline как профессионального и надежного делового партнера во всех вопросах, связанных с построением и поддержкой IТ-инфраструктуры. Искренне желаем Softline успехов и дальнейшего процветания.
Ситуация
АО «Центральное конструкторское бюро автоматики» входит в число ведущих предприятий России в области разработки и производства пассивных радиоэлектронных систем.
АО «Центральное конструкторское бюро автоматики» – ЦКБА – потребовалось модернизировать дата-центр, чтобы привести вычислительные мощности в соответствие текущим задачам и упростить обслуживание оборудования. Партнером по проекту на конкурсной основе была выбрана Softline, обладающая всеми необходимыми компетенциями в сфере облачных технологий.
Решение
Специалисты Softline предложили заказчику модульный микро-ЦОД DataStone+. Это отечественное решение, позволяющее в сжатые сроки получить готовую, масштабируемую, отказоустойчивую IT-инфраструктуру. Инженерная инфраструктура микро-ЦОДа соответствует всем требованиям, предъявляемым к надежности решений такого класса. Охлаждение реализовано на базе двух кондиционеров с системой ультразвукового увлажнения. В кондиционерах установлено два ввода электропитания: основной и резервный. Сервисы дистанционного мониторинга позволяют проактивно контролировать состояние всех инженерных систем и удаленно управлять их работой. В течение трех месяцев ЦКБА получило микро-ЦОД DataStone+, и инженеры провели пусконаладку оборудования.
Результаты
«Используя микро-ЦОД, бюро сократило капитальные затраты на IT в процессе модернизации, так как отсутствовали расходы на возведение отдельного помещения. Решение можно гибко масштабировать за счет приобретения дополнительных стоек», – говорит Станислав Шивяков, менеджер по работе с крупными корпоративными клиентами Softline.
«Благодаря развертыванию микро-ЦОДа, мы оперативно получили инфраструктуру, соответствующую нашим потребностям. Модуль, в котором находится серверное оборудование, надежно защищен от пыли, влаги и загрязнений, что упрощает техническое обслуживание и продлевает срок эксплуатации аппаратных решений», – отмечает Андрей Максимовский, начальник отдела сетевой и технической поддержки АО «ЦКБА».
С помощью решения SAP Merchandise and Assortment Planning мы смогли по-новому организовать наши процессы планирования, которые станут более эффективными и прозрачными.
«Как интернет-площадка мы продаем программное обеспечение с 2004 года. К моменту, когда мы поняли необходимость улучшения дизайна и функционала сайта, то имели уже несколько онлайн-витрин, поддерживали ряд платежных систем, систем управления контентом и прочее. Поэтому в начале проекта архитектуру пришлось продумывать внимательно, аналитики из команды разработки Softline Webdev изучали, как все устроено. В результате работы команды Softline Webdev мы получили современный чистый дизайн, улучшенный функционал сайта allsoft.ru, но главное – магазин не простоял ни дня и принимал заказы все время, пока велась работа. Удобство поиска программы и оформления заказа, работоспособность сайта, скорость работы – это ключевые моменты для активно продающего интернет-магазина. Спасибо!»
Компания Softline завершила проектирование и построение защищенной VPN-сети, а также модернизацию сетевого оборудования во Всероссийском банке развития регионов. Главным результатом реализованного проекта мы считаем то, что специалисты Softline создали защищенную корпоративную VPN-сеть, не привязанную к одному провайдеру. До этого в компании все локально-вычислительные сети были связаны средствами провайдера связи, что не обеспечивало необходимого уровня отказоустойчивости и безопасности. Кроме того, используемый ранее маршрутизатор не отвечал требуемому уровню защиты растущего бизнеса.
Установка и введение в промышленную эксплуатацию нового оборудования Cisco позволили нам не только обеспечить непрерывность ключевых бизнес-процессов, но и сократить эксплуатационные расходы за счет объединения в нем возможностей межсетевого экрана, предотвращения вторжений и VPN. Мы довольны уровнем профессионализма специалистов Softline, умением понимать, оперативно и эффективно решать реальные задачи бизнеса. Все поставленные в рамках проекта задачи были решены в полной мере и в срок.
Для нашего бизнеса контроль за автотехникой является одним из важных элементов комплексной системы мониторинга. Мы тщательно выбирали поставщика аппаратных и программных решений, а также провайдера, который сможет гарантировать доступность и стабильность работы «ГЛОНАССсофт», включающего серверы и базы данных. Точность, скорость и надежность хранения очень важны для таких систем, особенно с учетом масштаба. Сегодня, когда мы можем оценить эффективность внедрения полностью развернутой и функционирующей системы, мы рады, что выбрали компанию ActiveCloud, и готовы рекомендовать ее как надежного IT-партнера.
Компания Softline осуществила поставку ПО и оборудования, внедрение решений Red Hat, Cisco, Apple, Adobe, Maple, MATLAB, SMART Technologies, DeskWork и Microsoft для механико-математического факультета МГУ имени М. В. Ломоносова. В рамках проекта Мехмат МГУ передал на аутсорсинг часть своей IТ-инфраструктуры.
После завершения проектных работ мы передали на обслуживание в Softline сетевую инфраструктуру, портал, системы видеонаблюдения, серверы и рабочие станции. Мы уверены в качестве технической поддержки со стороны Softline, что гарантирует нам непрерывности технологического и учебного процесса. Softline в полном объеме предоставляет нам программу обучения работе с оборудованием, а также его функционалу и настройке.