Ситуация
ОАО «КамчатскЭнерго» является одним их крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока, осуществляющим производство, передачу, транспортировку и продажу электрической и тепловой энергии в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов, распределенных по территории Дальнего Востока. Общая численность сотрудников компании превышает две тысячи человек.
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более двух тысяч документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т. п. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам. Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение по модернизации автоматизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.
Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline.
Решение
В рамках первого этапа проекта специалистами Softline Consulting Services было проведено предпроектное обследование и подготовлено техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.
Построенная система предназначена для автоматизации работы с документами сотрудниками ОАО «КамчатскЭнерго». Система позволяет регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителями подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.
Система работает следующим образом: при регистрации документации секретарем канцелярии назначается ответственный – руководитель отдела, к которому относится корреспонденция. Руководителю приходит оповещение по электронной почте о назначенной ему задаче со ссылкой на карточку входящего документа. Параллельно задача отображается в списке серверных задач в Outlook. Руководитель распределяет задачи между исполнителями – сотрудниками отдела – с выбором параллельного или последовательного исполнения, и назначает контролирующего. После согласования и при необходимости внесения правок в существующую документацию либо прикрепления необходимых вложений контролер ставит отметку о проверке, и задача считается выполненной. Руководитель отдела проверяет карточку корреспонденции и, проставляя отметку о выполнении всех задач по документу, завершает процесс.
В разработанной для ОАО «КамчатскЭнерго» системе реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностями последовательного и параллельного назначения задач по исполнению документов, обеспечен электронный учет и контроль за движением документов. Дополнительно разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании и контролировать процессы исполнения задач и поручений в соответствии с административными процессами и регламентами. В частности, в системе предусмотерны следующие виды отчетов:
- Формирование перечня входящих/исходящих документов на ту или иную дату.
- Отчет о местонахождении документа в текущий момент.
- Отчет по количеству документов, находящихся на рассмотрении у исполнителей.
- Отчет по документам с прошедшим сроком рассмотрения.
- Отчет о документах, находящихся у исполнителя в настоящий момент.
Результаты
Использование автоматизированного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server значительно упростила и оптимизировала деятельность сотрудников ОАО «КамчатскЭнерго» за счет того, что:
- Систематизирована работа канцелярии по регистрации и учету входящей/ исходящей документации; увеличена эффективность административного и организационного управления в компании.
- Обеспечен автоматизированный контроль за прохождением документов с момента их получения до завершения исполнения.
- Сокращены непроизводительные ручные операции, связанные с поиском и обработкой информации.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении поручений в Outlook.
- Предусмотрена система отчетности с возможностью мониторинга и анализа всех процессов документооборота для принятия необходимых мер в случае остановки процесса.
- Обеспечено оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения документов.
В планах ОАО «КамчатскЭнерго» – реализация документооборота во всех филиалах компании, организация структурированного электронного архива, позволяющего автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, и автоматизация сложных бизнес-процессов по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т. п.).
«Проект по автоматизации процессов регистрации входящей и исходящей корреспонденции был сложным и трудоемким с начального этапа: формализация бизнес-процессов компании, в штате канцелярии которой работает около тридцати секретарей, а поток входящей документации составляет более двух тысяч документов, требовала тщательного анализа и детализации каждого из них, в связи с чем разработка и согласование технического задания составили практически половину проекта. Однако благодаря всесторонней поддержке и четкому пониманию поставленных целей со стороны клиента мы смогли успешно закончить этот проект, построив систему, отвечающую потребоностям заказчика, в намеченные сроки».
Ольга Лемегова, менеджер по работе с клиентами Softline Consulting Services
Обеспечение бесперебойной работы и защита от внешних угроз – основная задача департамента информационных технологий. Мы смогли на практике убедиться в том, что продукт «Лаборатории Касперского» надежно защищает рабочие станции и почтовые серверы от всех видов современных интернет-угроз, а также гарантирует свободный обмен информацией внутри компании и безопасные коммуникации с внешним миром. Поставку 1300 лицензий выполнил наш партнер – компания Softline.
Основной целью проекта Softline и «Согаз» было улучшение качества информационного обеспечения сотрудников страховой группы «Согаз» и повышение эффективности их работы, снижение трудоемкости информационного обеспечения и упрощение взаимодействия сотрудников за счет создания общего информационного пространства с единой точкой входа. Корпоративный портал на базе Microsoft SharePoint стал той платформой, с помощью которой мы решаем поставленные задачи. Проект выполняли специалисты департамента решений Microsoft компании Softline. Опыт совместной работы позволяет говорить о Softline как о надежном и профессиональном партнере, выполняющем принятые обязательства, поэтому в будущем году мы планируем продолжить совместные работы с проектной группой по развитию нашего портала.
Познакомившись с методологией управления ПО как активом, наша компания получила знания, которые позволяют не только контролировать издержки, но и проактивно защищать инфраструктуру. Мы высоко ценим профессионализм и экспертизу команды Softline и рекомендуем компанию как надежного и компетентного партнера по реализации проектов Software Asset Management.
Основной идеей проекта было сделать корпоративную информацию доступной для широкого круга пользователей. Этого удалось достичь за счет обновленного интерфейса и контента портала, а также установки информационных киосков на рудоуправлениях. Терминалы обеспечивают информацией тех сотрудников, чье рабочее место не оснащено ПК. В первые месяцы работы портала его посещаемость выросла в 3 раза.
Softline построила два конференц-зала для Московского центра качества образования. Хочется отметить, что проводить видеоконференции и вебинары стало комфортно и интересно! Хорошее качество аудио- и видеосвязи при одновременном подключении до 1500 точек! Платформа Adobe Connect позволяет всем участникам онлайн-встреч подключиться к мероприятию удаленно, находясь за своим рабочим или домашним компьютером. Функционал ВКС представляет широкий спектр форматов мультимедийного материала, который можно демонстрировать и использовать в ходе собраний. Современное комплексное решение оборудования конференц-залов, оптимальное сочетание технических и программных решений позволяет разнообразить формы коммуникации, эффективнее и качественнее выполнять поставленные задачи.
В ходе проекта специалисты по информационной безопасности компании Softline большое внимание уделяли планированию его этапов. В итоге все намеченные работы были проведены в строго оговоренные сроки, благодаря чему наш персонал смог оперативно продолжить работу с информационными системами обработки данных в привычном режиме.
Изначально мы планировали построение в каждом отдельном офисе банка собственного леса и создание своего домена. Специалисты Softline предложили схему «single forest – single domain». Такой вариант оказался для нас оптимальным и экономически выгодным. В результате не только значительно упростилась IT-инфраструктура и ее администрирование, но и примерно в полтора раза снизились затраты на реализацию самого проекта.
«Реализованный SAM-проект подтвердил вывод о необходимости облачных технологий в контексте решения бизнес-задач заказчика. Он позволил систематизировать информацию о текущем состоянии IT-активов, а также определить направление для дальнейшего развития IT-инфраструктуры в рамках перспективных Cloud-технологий. В результате проекта были выработаны рекомендации по переносу части серверных мощностей в облако с целью оптимизации управления IT-инфраструктурой и финансовых затрат на ее поддержку. Учитывая достаточно высокий текущий уровень организации IT-инфраструктуры заказчика, последовательный перенос мощностей в облако является весьма закономерным итогом»