Ситуация
ОАО «КамчатскЭнерго» является одним их крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока, осуществляющим производство, передачу, транспортировку и продажу электрической и тепловой энергии в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов, распределенных по территории Дальнего Востока. Общая численность сотрудников компании превышает две тысячи человек.
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более двух тысяч документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т. п. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам. Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение по модернизации автоматизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.
Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline.
Решение
В рамках первого этапа проекта специалистами Softline Consulting Services было проведено предпроектное обследование и подготовлено техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.
Построенная система предназначена для автоматизации работы с документами сотрудниками ОАО «КамчатскЭнерго». Система позволяет регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителями подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.
Система работает следующим образом: при регистрации документации секретарем канцелярии назначается ответственный – руководитель отдела, к которому относится корреспонденция. Руководителю приходит оповещение по электронной почте о назначенной ему задаче со ссылкой на карточку входящего документа. Параллельно задача отображается в списке серверных задач в Outlook. Руководитель распределяет задачи между исполнителями – сотрудниками отдела – с выбором параллельного или последовательного исполнения, и назначает контролирующего. После согласования и при необходимости внесения правок в существующую документацию либо прикрепления необходимых вложений контролер ставит отметку о проверке, и задача считается выполненной. Руководитель отдела проверяет карточку корреспонденции и, проставляя отметку о выполнении всех задач по документу, завершает процесс.
В разработанной для ОАО «КамчатскЭнерго» системе реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностями последовательного и параллельного назначения задач по исполнению документов, обеспечен электронный учет и контроль за движением документов. Дополнительно разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании и контролировать процессы исполнения задач и поручений в соответствии с административными процессами и регламентами. В частности, в системе предусмотерны следующие виды отчетов:
- Формирование перечня входящих/исходящих документов на ту или иную дату.
- Отчет о местонахождении документа в текущий момент.
- Отчет по количеству документов, находящихся на рассмотрении у исполнителей.
- Отчет по документам с прошедшим сроком рассмотрения.
- Отчет о документах, находящихся у исполнителя в настоящий момент.
Результаты
Использование автоматизированного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server значительно упростила и оптимизировала деятельность сотрудников ОАО «КамчатскЭнерго» за счет того, что:
- Систематизирована работа канцелярии по регистрации и учету входящей/ исходящей документации; увеличена эффективность административного и организационного управления в компании.
- Обеспечен автоматизированный контроль за прохождением документов с момента их получения до завершения исполнения.
- Сокращены непроизводительные ручные операции, связанные с поиском и обработкой информации.
- Предусмотрен режим оповещения о назначении поручений в Outlook.
- Предусмотрена система отчетности с возможностью мониторинга и анализа всех процессов документооборота для принятия необходимых мер в случае остановки процесса.
- Обеспечено оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения документов.
В планах ОАО «КамчатскЭнерго» – реализация документооборота во всех филиалах компании, организация структурированного электронного архива, позволяющего автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, и автоматизация сложных бизнес-процессов по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т. п.).
«Проект по автоматизации процессов регистрации входящей и исходящей корреспонденции был сложным и трудоемким с начального этапа: формализация бизнес-процессов компании, в штате канцелярии которой работает около тридцати секретарей, а поток входящей документации составляет более двух тысяч документов, требовала тщательного анализа и детализации каждого из них, в связи с чем разработка и согласование технического задания составили практически половину проекта. Однако благодаря всесторонней поддержке и четкому пониманию поставленных целей со стороны клиента мы смогли успешно закончить этот проект, построив систему, отвечающую потребоностям заказчика, в намеченные сроки».
Ольга Лемегова, менеджер по работе с клиентами Softline Consulting Services
Благодаря профессионализму и гибкости команды Softline мы оперативно получили готовое облачное решение с возможностью дальнейшего масштабирования. После миграции в облако на территории РФ мы получили возможность более эффективно управлять IT-сервисами. Выбор Softline в качестве провайдера позволяет нам быть уверенными в том, что наша IT-инфраструктура будет стабильно работать и развиваться по мере роста бизнеса.
Инвентаризация программных активов, проведенная специалистами Softline, позволила точно установить объем используемого ПО, оценить текущее лицензионное состояние и получить рекомендации по оптимизации IT-инфраструктуры нашей организации. Соглашение MPSA в дальнейшем позволит каждому подразделению компании приобретать программные решения, исходя из профиля деятельности. При этом информация обо всех закупках ПО в организации будет доступна в личном кабинете администратора.
Благодаря SAM-проекту по комплексному анализу лицензионного соответствия программного обеспечения Microsoft, проведенному компанией Softline, мы получили четкое понимание текущего лицензирования и возможность оптимального использования лицензий, в частности при работе с базами данных.
Выгода от облачного решения очевидна – они работают в круглосуточном режиме с очень высоким уровнем доступности, пользователи получают контент только с актуальных серверов, а инженеры имеют возможность вносить изменения быстро и качественно. При этом нет необходимости тратить дополнительные средства на отказоустойчивость и повышение доступности сервисов.
Команда оптовых продаж с первых дней внедрения решения активно использует функционал совместной работы: хранение рабочей документации в Google Drive, совместную работу над документами. Их пример показателен для всех сотрудников – все больше людей в компании приобщается к использованию офисных облачных приложений для работы с корпоративной информацией. В результате повышается скорость принятия решений, эффективность работы в целом. К слову, благодаря внедренному Softline решению у нас ускорился процесс обмена информацией, мы даже откорректировали норму времени ответа на запрос во внутренних регламентах компании.
Связь нам нужна, как воздух. Благодаря помощи специалистов Softline нам удалось совместить комфорт общения через Skype for Business (ранее – Lync) с высокой надежностью и качеством традиционной телефонии.
Обеспечение бесперебойной работы и защита от внешних угроз – основная задача департамента информационных технологий. Мы смогли на практике убедиться в том, что продукт «Лаборатории Касперского» надежно защищает рабочие станции и почтовые серверы от всех видов современных интернет-угроз, а также гарантирует свободный обмен информацией внутри компании и безопасные коммуникации с внешним миром. Поставку 1300 лицензий выполнил наш партнер – компания Softline.
Компания re:Store придает большое значение защите корпоративной информации, каналов передачи данных и безопасности IT-инфраструктуры в целом. Такие задачи мы можем доверить только профессиональным компаниям, доказавшим свою компетентность. Мы выбрали Softline исполнителем работ по данному проекту. Специалисты компании разработали для нас комплексное решение на основе продуктов Cisco, которое позволило организовать единое управление офисами re:Store благодаря организации защищенных каналов связи между ними.
С компанией Softline мы сотрудничаем уже более 6 лет, и сотрудничество можно назвать успешным. За эти годы вместе мы достигли огромных успехов, что выражается в объеме продаж, маркетинге, обучении – Softline имеет авторизованный учебный центр по решениям Symantec и наивысший статус партнерской программы Symantec Platinum Partners.