Внедрение СЭД поможет перейти от бумажных процессов к цифровым, повысить качество и скорость работы, управлять и контролировать результаты в режиме реального времени, уменьшит в разы количество совещаний.
Нужна ли вам СЭД?
Да, если вы хотите решить следующие бизнес-задачи:
- Организовать электронные архивы различных документов – бухгалтерских, конструкторских, договорных, проектных, решить задачу налогового мониторинга.
- Автоматизировать процесс согласования договоров, снизить нагрузку на юридическую и финансовую службу, упростить и ускорить взаимодействие подразделений друг с другом и с внешними контрагентами.
- Оптимизировать процесс подписания кадровых документов, поддержать в единой системе процесс их подготовки, согласования и хранения, автоматизировать процессы найма, адаптации и обучения персонала, управления отпусками и командировками.
- Сделать управленческие процессы безбумажными, создать единое информационное пространство менеджмента, доступное с компьютера, ноутбука, смартфона или планшета.
- Реализовать сквозные автоматизированные процессы управления закупками, претензионно-исковой работы, обработки рекламаций, локальной нормативной документации и т.п.
- Перейти на отечественную СЭД платформу, реализовав свои планы импортозамещения.
Партнерство с Softline – это выгодно!
- Пакет сервисов под ключ. В рамках проекта мы не только внедрим систему СЭД, но и поставим лицензии, сопутствующий софт, железо и облачные ресурсы, обеспечим безопасность, в т.ч. касательно защиты персональных данных, осуществим интеграцию с внешними системами и поддержку.
- Модернизация существующих СЭД. Развитие СЭД в крупных организациях сопряжено с масштабированием и наращиванием функциональности. Наши специалисты производят обновления версий, миграции на импортонезависимые СУБД, могут сделать интерфейс системы более понятным и простым для пользователей, реализовать новый сервис.
ТОП-5 сервисов Softline по внедрению СЭД
- Аудит бизнес-процессов. В организации уже есть СЭД, но система не соответствует ожиданиям и не решает поставленных бизнес-задач. Мы поможем проанализировать текущие требования и технические возможности, чтобы найти или адаптировать инструмент для решения бизнес-задач.
- Пилотное внедрение. Чтобы оценить функциональность системы и перспективы дальнейшего развития, мы поможем автоматизировать заданный блок задач.
- Комплексный проект внедрения системы. От поставки лицензии до технической поддержки системы.
- Обучение пользователей. Помогаем разработать программу обучения или провести ее для новых пользователей системы.
- Техническая поддержка. Обеспечим постоянную работоспособность всех систем.
Выгоды в ключевых областях:
Топ-менеджмент, акционеры компании
Задача: Организовывать и контролировать управленческие процессы, выявлять узкие места, задержки в движении документов и задач, оптимизировать управление.
Решение: Переход на безбумажные процессы предоставит доступ к документам и задачам с любого устройства, в том числе для подписания документов электронной подписью. В результате ускоряются внутренние процессы, что позитивно влияет на эффективность бизнеса в целом.
Бухгалтерия
Задача: Создать электронный архив бухгалтерских документов для участия в налоговом мониторинге.
Решение: СЭД позволяют организовать и поддерживать электронный архив бухгалтерских документов, интегрированый с учётной системой и сервисами ЭДО в соответствии с требованиями к налоговому мониторингу.
HR-департамент
Задача: Своевременное подписание кадровых документов с удалёнными сотрудниками, ведение архива кадровой документации, оптимизация процессов управления персоналом.
Решение: СЭД позволяет создавать и согласовывать кадровые документы, отправлять на ознакомление и подписание всем сотрудникам, следить за своевременным исполнением и собирать корректные данные о сотрудниках, обеспечивать юридическую значимость кадрового электронного документооборота, а также организовывать долгосрочное хранение кадровых документов в электронном виде.
Юридический департамент
Задача: Минимизировать временные затраты на проработку типовых договоров и сконцентрироваться на результатах претензионно-исковой деятельности.
Решение: СЭД позволяет автоматизировать процесс создания договоров по подготовленным шаблонам и последующего согласования, учета и хранения после подписания. СЭД позволяет создать единую цифровую среду, которая позволит проследить историю дела от досудебного спора до исполнительного производства, получать данные из внешних сервисов.
Отдел закупок
Задача: Исключить несвоевременное исполнение инвестпрограммы, вызванное срывом сроков и некачественным проведением закупочных процедур. Минимизировать риски нарушения ФЗ-223, ФЗ-44, в связи с влиянием человеческого фактора при ручном согласовании закупочных документов, нарушения регламентов и внутренних положений о закупках.
Решение: С помощью СЭД отдел может автоматизировать свою деятельность, сделать ее прозрачной, минимизировать ручной труд с помощью интеграции с торговыми площадками, учётными системами.
ИТ-департамент
Задача: минимизировать число ИТ-решений и иметь инструмент для создания различных web-сервисов и для решения бизнес-задачи и автоматизации процессов.
Решение: СЭД с помощью Low-Code инструментов и полностью кастомизируемого web-клиента предоставляет доступ к корпоративным сервисам всем сотрудникам, позволяет собственными силами наращивать функциональность и разрабатывать web-сервисы по запросу внутренних заказчиков для решения различных бизнес-задач.
Выберите СЭД с Softline!
Softline помогла автоматизировать бизнес-процессы компании «Хлебпром» с помощью российской системы Directum RX.
«В современных реалиях успех бизнеса зависит в том числе и от его гибкости и возможности быстро адаптироваться под меняющиеся условия работы. ИТ-решения являются не просто инструментом для управления, но также стимулируют к модернизации бизнес-процессов, к их оптимизации и формированию новых возможностей. Команда Softline помогла нам сделать первый шаг в совершенствовании технологий, оптимизации текущих процессов. Уже на этом этапе мы добились повышения прозрачности документооборота, гибкости маршрутизации, простоты доступа к информации в географически распределенной компании с учетом современных требований безопасности и возможности удаленной работы. Инженеры Softline учли все наши пожелания при настройке решения, что позволило обеспечить соблюдение сроков согласования документов, удобное их хранение, гибкую маршрутизацию и оперативный контроль исполнения документов», –
Softline внедрила систему электронного документооборота DIRECTUM RX в ГК «Гулливер».
«Ранее инструменты ЭДО сводились только к ведению реестров в Excel. Необходимость в автоматизации возникла в связи с динамично растущим объемом документооборота и развитием компании с учетом удаленности регионов присутствия. Предложенное Softline решение полностью соответствовало выставленным бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля и поставлены на рельсы под конкретные потребности компании. Что особенно важно – оценка реализации любого вопроса являлась не просто формальным решением, предоставленным по шаблону, она всегда сопровождалась качественным анализом и консультацией, помощью в решении возникающих трудностей. «Гулливер», безусловно, планирует развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с КА и интеграция с 1С:ЗУП для реализации КДП», —
Помимо визуального обновления, после которого сайт стал выглядеть более современно, проект позволил расширить его функциональные возможности. Это и было ключевой задачей, стоявшей перед нами при его разработке. В стратегической модели развития нашей компании главным аспектом роста выступает фактор клиентоориентированности. Это значит, что наш продукт и все инструменты работы с ним обязаны отвечать этому критерию. Если заказчик обратился к нашему сайту - он должен получить исчерпывающую информацию.
Количество пользователей Microsoft Exchange в нашей компании составляет несколько тысяч, эта система является одним из основных инструментов корпоративного взаимодействия. Поэтому для нас важно поручить задачу аудита эксперту в решениях Microsoft. По итогам исследования, проведенного ГК Softline, мы увидели, где некорректно применялись политики, что не соответствовало рекомендациям вендора и лучшим мировым практикам, получили понятные рекомендации по оптимизации работы почтовой системы, которым мы последовали по окончании проекта. Важно, что часть рекомендаций реализована под руководством инженера ГК Softline непосредственно в ходе аудита. В результате проведенных работ мы получили повышение производительности и безопасности Microsoft Exchange, что сразу же отметили наши сотрудники.
Softline создала информационную систему колл-центра для департамента по социальной политике мэрии города Новосибирска.
«Новые технологии, внедренные нашими партнерами, оказались особенно актуальными и позволяют в режиме одного звонка предоставить исчерпывающую актуальную информацию о работе социальных служб, сориентировать получателя услуг в нужном направлении, а также собрать, проанализировать и обработать информацию об оказываемых услугах. Благодаря предложенным Softline техническим и программным решениям, сотрудники социальной справочной службы ежедневно обрабатывают до 500 обращений новосибирцев. В том, что получатели социальных услуг – пожилые, маломобильные люди, многодетные семьи – оперативно и в режиме одного окна теперь владеют информацией, есть и заслуга специалистов компании Softline», –
Высокий уровень квалификации специалистов Softline и оперативное реагирование на изменения в техническом задании позволили осуществить данный проект (создание контакт-центра) в соответствии с разработанным графиком и достичь ожидаемых результатов. Мы высоко ценим совместную работу с Softline и учитывая профессионализм, качество и взаимопонимание при выполнении договорных обязательств, рассчитываем на взаимовыгодное сотрудничество.
Softline реализовала проект миграции системы управления жизненным циклом средств аутентификации для Orange Business Services на новую версию SafeNet Authentication Manager (SAM) от компании «Аладдин Р.Д.». Мы очень довольны сотрудничеством с Softline, так как смогли на практике убедиться в профессионализме специалистов компании, объективности предлагаемых решений и качестве их исполнения. Уверен, что данный проект положил начало нашему долгосрочному партнерству.
Слаженная работа технических специалистов Softline позволила избежать лишних временных и денежных затрат. Благодаря высокому уровню профессионализма инженеров Softline мы смогли получить решение поставленных задач, что позволит нам и в дальнейшем как провайдеру услуг предлагать конкурентную стоимость обслуживающих сервисов, которые отличаются высоким качеством, надежностью и оперативностью.
Мы благодарны компании Softline за оперативную поддержку нашей работы. Для нас важно иметь инфраструктуру, которая работает без сбоев, а возникающие технические проблемы решаются быстро и качественно.