Система электронного документооборота

Часто задаваемые вопросы

• Что такое СЭД?

  Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение , предназначенное для автоматизации работы с документами внутри организации. СЭД помогает сократить использование бумаги, упростить процессы согласования и утверждения документов, а также обеспечить их безопасное хранение. В общем, СЭД позволяет эффективно управлять потоками информации, делая рабочие процессы более прозрачными и управляемыми. В некоторых случаях СЭД интегрируется с другими корпоративными системами, такими как ERP или CRM. Это делает ее универсальным инструментом для управления информацией в организации.

  Консультация

• Какие задачи решает СЭД?

  1. Автоматизировать рабочие процессы.

     СЭД превращает рутинные операции в автоматизированные процессы. Это значительно сокращает время на выполнение задач и снижает вероятность ошибок. Например, чтобы согласовать отчет о проделанной работе сотрудникам не нужно передавать стопку бумаг из кабинета в кабинет. Вместо этого пользователи запускают это процесс в СЭД. Ответственные лица смогут прямо в системе добавить комментарии, принять или отклонить документ за пару минут.

  2. Хранить документы и управлять корпоративной информацией.

     С помощью СЭД можно организовать централизованное хранение и управление документами. Это облегчит поиск нужных файлов. Сотрудники могут использовать метки или фильтры, чтобы быстро найти документы из большого массива данных. Например, система может регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию и по разным параметрам распределять ее в папки для хранения.

  3. Контролировать доступ к документам.

     В современных СЭД можно настроить права доступа для различных пользователей, чтобы обезопасить информацию от компрометации и утечек. Например, только руководитель отдела может утверждать финансовые отчеты, тогда как рядовым сотрудникам доступны лишь функции создания и редактирования. Также в системах можно просматривать версии документов.

  4. Наладить удаленный доступ к документам.

  СЭД позволяет сотрудникам работать в системе из любой точки, обеспечивая безопасный и удобный доступ к необходимым файлам. Например, сотрудники в командировке, могут легко открыть важные документы компании, в том числе и в мобильном приложении, и продолжить работу, не прерываясь на поиск физических копий.

  5. Создать единое информационное пространство.

     СЭД может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как ERP или CRM. Это позволяет создать единое информационное пространство, управлять корпоративным контентом и улучшить коммуникации между различными подразделениями. Например, данные о клиентах из CRM могут автоматически передаваться в СЭД для составления приказов, договоров и других документов.

  6. Организовать обмен документами с контрагентами.

     С СЭД можно наладить обмен документами с контрагентами или ответственными органами. Для этого нужен специальный модуль для подключения к системе операторов ЭДО. Таким способом можно обмениваться документами с сохранением их юридической значимости. Это сокращает затраты на бумагу и услуги курьеров, а также ускоряет взаимодействие с контрагентами.

  Консультация

• Какие бывают СЭД?

  Существует несколько типов СЭД. Выбор системы зависит от специфики организации, ее размера и потребностей.

  По типу развертывания

  • Локальные СЭД устанавливаются на серверах компании и обслуживаются ее собственными ИТ-специалистами. Такие системы обеспечивают высокий уровень безопасности и контроля над данными, но требуют значительных затрат на установку и обучение сотрудников.
  • Облачные СЭД размещаются на удаленных серверах и предоставляются как услуга (SaaS). Обычно на них требуется меньше затрат на начальном этапе. Облачные решения позволяют легко масштабировать систему без дополнительных затрат в ИТ-инфраструктуру.
  • Гибридные СЭД сочетают преимущества локальных и облачных решений. Они позволяют хранить критически важные данные на серверах заказчика. Менее чувствительная информация может храниться в облаке. Это позволяет компаниям гибко управлять своими ресурсами и оптимизировать затраты.

  По функциональности

  • Коробочные решения — это готовые системы, которые можно быстро подключить и начать использовать. У них стандартный набор функций и интуитивно понятный интерфейс. Такие системы подходят для небольших и средних компаний.
  • Кастомизированные решения — СЭД, которые разрабатываются под конкретные задачи организации. Такой подход требует значительных финансовых вложений, но и дает больше функций. Кастомизированные системы более гибкие и легче адаптируются под потребности компании. Обычно за разработкой уникальных СЭД обращаются компании уровня enterprise или из специфичных отраслей.

  Консультация

• Как выбрать систему электронного документооборота?

  Выбор системы электронного документооборота (СЭД) — это важный шаг, который требует анализа и учета множества факторов. Нужно учитывать не только текущие задачи, но и перспективы роста и развития бизнеса. Также система должна соответствовать отраслевым особенностям. Что делать?

  1. Определить потребности компании. Прежде чем выбрать систему электронного документооборота и поставщика, необходимо четко определить, зачем она нужна, какие задачи должна решать, учесть структуру организации, объем документооборота и требования к безопасности данных. Например, если компания часто работает с контрагентами, имеет смысл обратить внимание на решения, которые поддерживают обмен документами с внешними организациями.
  2. Узнать функциональные возможности. На этом этапе следует обратить внимание на наличие модулей для автоматизации рабочих процессов, управления доступом, создания отчетов и интеграции с другими информационными системами. Некоторые разработчики предлагают готовые решения, которые можно легко настроить под специфику компании.
  3. Протестировать удобство использования. Интерфейс системы должен быть интуитивно понятным для всех пользователей, которые будут с ней работать. Обучение сотрудников не должно занимать много времени, чтобы не допустить простоя. Также стоит изучить возможности интеграции решения с уже установленными в компании системами, приложениями, почтой и т.д.
  4. Проверить СЭД на безопасность. В первую очередь, решение должно соответствовать законам РФ и отраслевым нормативным актам, требованиям регуляторов. Затем необходимо убедиться, что система поддерживает работу с электронной подписью и сохраняет юридическую силу документов. Сосредоточиться на технических характеристиках: какие применяются методы аутентификации, какие используются протоколы передачи данных, алгоритмы шифрования, есть ли регулярные обновления для защиты от новых угроз и т.д. ГК Softline уделяет особое внимание безопасности решений, в портфеле компании есть продукты, включенные в реестр российского ПО и сертифицированные ФСТЭК РФ.
  5. Финансовые условия и техническая поддержка. Цена продукта должна соответствовать вашему бюджету, но не стоит экономить на качестве. Учитывайте не только первоначальные затраты на установку, но и стоимость поддержки и дальнейшего масштабирования системы. У разработчиков обычно есть гибкие тарифные планы, которые можно адаптировать под потребности бизнеса, и бесплатные дополняющие сервисы.

  Консультация

• Как внедрить СЭД?

  Опыт показывает, что успешное внедрение СЭД определяет не только техническая доработка, но и организационная культура компании. Работа с файлами, проверка и контроль документов в СЭД отличаются от традиционных методов, и требуется время, чтобы найти оптимальные решения. Важно также обратить внимание на юридические аспекты и соответствие законодательству РФ, чтобы сохранить юридическую силу документов. Внедрение СЭД состоит из нескольких этапов.

  • Для начала проводится анализ текущих процессов делопроизводства внутри компании и определение целей, которые должна решать система. Нужен продукт, который будет соответствовать специфике компании.
  • Необходимо подготовить инфраструктуру для интеграции СЭД: установить необходимые серверы, настроить сеть, средства защиты данных, обновить ПК и браузеры до тех версий, с которым совместима новая платформа. Экономия на инфраструктуре может привести к потерям в будущем, поэтому важно вложить ресурсы в надежное оборудование.
  • Затем следует подготовить персонал компании, объяснить людям, зачем внедряется именно это решение. Обучение сотрудников не должно занимать много времени, поэтому платформа должна быть понятной и удобной в использовании.
  • На этапе пилотирования происходит создание карточек документов, настройка пользовательских ролей и прав доступа, а также тестирование системы на практике. Проверка всех элементов СЭД поможет выявить и устранить недостатки до начала эксплуатации продукта.
  • После внедрения СЭД важно обеспечить сопровождение и поддержку: регулярное обновление системы, мониторинг работы, оперативное реагирование на проблемы и ответы на вопросы пользователей.

  Консультация