Softline реализовала проект по внедрению в торгово-производственной компании «Хлебпром» российской интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX. В результате клиент перешел с устаревшей платформы документооборота на современное быстроразвивающееся решение от компании Directum.

Ситуация

ОАО «Хлебпром» входит в число ведущих российских производителей кондитерского рынка. Компания объединяет четыре производственные площадки: в г. Ногинске, г. Красногорске, г. Ярцево, г. Челябинске – и 31 подразделение по всей территории РФ. Продукция компании представлена 9 брендами – Mirel, Мой, Усладов, Русская нива, Частная галерея, Merba, Dr. Körner, Jr. Korner, Bakerton, а численность ее сотрудников насчитывает свыше 4000.

Рост компании, изменение бизнес-процессов, необходимость быстрой адаптации процессов документооборота потребовали наличия гибкой системы управления. Также были важны и общие тренды развития ИТ-отрасли, новая функциональность (в том числе мобильность), которую ожидают пользователи от ИТ. Поэтому одним из наиважнейших критериев при выборе новой платформы стала доступность современных информационных технологий в новом решении «из коробки», без трудного процесса адаптации.

Так, компания объявила тендер, обозначив требования к новому решению, – помимо широкого функционала, высокой информационной безопасности и производительности платформа должна была обеспечивать возможность работы в облаке и гибкое построение аналитических отчетов. Также важным фактором, влияющим на выбор системы, была возможность интеграции с ERP системой и наличие в платформе мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами.

Решение

По итогам конкурса партнером для реализации этой задачи стала команда Softline – ведущий глобальный поставщик ИТ-решений и услуг в области цифровой трансформации и информационной безопасности. После тестирования на бизнес-задачах компании различных систем выбор был сделан в пользу Direсtum RX. Важно отметить, что облачная ECM-система Directum RX входит в реестр отечественного ПО. 

«В прошлом году система Directum RX получила сертификат Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) России о соответствии платформы требованиям к средствам обеспечения безопасности информационных технологий по 4 уровню доверия. Это означает, что безопасность Directum RX и ее соответствие 152-ФЗ подтверждены на федеральном уровне. С помощью нового решения в «Хлебпроме» была значительно облегчена работа с договорными и организационно-распорядительными документами. В Directum RX сотрудники компании могут создавать, согласовывать, регистрировать и рассматривать, подписывать и утверждать различные документы, а также формировать поручения и многое другое. Используя возможности платформы по настройке под особенности бизнес-процессов компании, также была выполнена интеграция системы с 1С и с MS Dynamics AX. Кроме того, ориентируясь на потребности клиента, наши инженеры разработали маршруты согласования заявок на командировки, добавили возможность определения списка согласующих при работе с документами на основе вспомогательных справочников и возможность гибкой настройки для сокращения цикла согласования при доработке документа», – рассказала Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ECM в Softline.

Результаты

По результатам успешного внедрения и настройки системы инженерами Softline в компании «Хлебпром» были автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• согласование, регистрация, контроль исполнения приказов по основной деятельности;
• согласование служебных записок и передача на исполнение;
• согласование и управление доверенностями;
• согласование отпусков;
• согласование заявок на командировку;
• согласование договоров, доп. соглашений, спецификаций.

Через систему ежемесячно «проходит» около 200 приказов, 400 служебных записок, 120 доверенностей, 200 заявлений на отпуска и командировки, 200 договоров и 500 дополнительных соглашений/спецификаций. На текущий момент база Directum RX содержит тысячи разнообразных документов с историей их движения и исполнения.

«В современных реалиях успех бизнеса зависит в том числе и от его гибкости и возможности быстро адаптироваться под меняющиеся условия работы. ИТ-решения являются не просто инструментом для управления, но также стимулируют к модернизации бизнес-процессов, к их оптимизации и формированию новых возможностей. Команда Softline помогла нам сделать первый шаг в совершенствовании технологий, оптимизации текущих процессов. Уже на этом этапе мы добились повышения прозрачности документооборота, гибкости маршрутизации, простоты доступа к информации в географически распределенной компании с учетом современных требований безопасности и возможности удаленной работы. Инженеры Softline учли все наши пожелания при настройке решения, что позволило обеспечить соблюдение сроков согласования документов, удобное их хранение, гибкую маршрутизацию и оперативный контроль исполнения документов», – поделился Илья Крайчик, директор по информационным технологиям ОАО «Хлебпром».

На сегодняшний момент в портфеле Softline – решения тысяч партнеров, которые подтвердили высокий уровень экспертизы команды провайдера и рассматривают ее как профессионального и надежного поставщика в области цифровой трансформации и кибербезопасности. Сегодня Softline в России является уникальной платформой для российских вендоров, обеспечивая им возможность выхода на зарубежные рынки.