ГК Softline помогла компании «Татспиртпром» организовать и автоматизировать финансовый архив

ГК Softline (ПАО «Софтлайн»), ведущий поставщик решений и сервисов в области цифровой трансформации и информационной безопасности, развивающий комплексный портфель собственных продуктов и услуг, помогла одной из крупнейших алкогольных компаний РФ АО «Татспиртпром» организовать и автоматизировать финансовый архив первичной документации для вступления в режим налогового мониторинга. Благодаря этому компании удалось минимизировать работу с бумажными документами, снизить финансовые риски штрафов и наладить внутренний документооборот. Реализованный проект соотносится со стратегией ГК Softline по поставке и внедрению импортонезависимых ИТ-решений для цифровой трансформации бизнеса.

Решение

«Татспиртпром» придерживается курса на цифровизацию и активно внедряет современные технологии в бизнес-процессы. С осени 2022 года компания приняла решение о вступлении в режим налогового мониторинга (НМ), чтобы решить проблему трудоемкости камеральных проверок и повысить эффективность работы финансовой службы. Для этого «Татспиртпрому» необходимо было организовать, а впоследствии автоматизировать финансовый архив.

Перед тем как приступить к проведению конкурса на выбор ИТ-поставщика на роль исполнителя, компания проанализировала опыт других производителей, изучила текущий рынок и сформулировала требования к системе. Согласно техническому заданию, решение должно было обладать возможностями разнообразной автоматизации, гибкой настройкой, интеллектуальными системами и множеством других технических характеристик. Проанализировав запрос, ГК Softline предложила оптимальное решение Directum RX и выиграла конкурс на поставку и внедрение. Помимо того, что система соответствовала заявленным требованиям, она была одной из лучших по функциональности и соотношению цена/качество, а специалистам Softline удалось продемонстрировать профессионализм и широкую экспертизу.

Главной сложностью данного проекты стали жесткие сроки – вступление в режим налогового мониторинга с 01 января 2024 года, тогда как методическая подготовка стартовала только во II квартале 2023. За полгода требовалось проделать большой объем работ.

Решение

Чтобы уложиться в сжатые сроки и оптимизировать процессы, большинство работ велись параллельно разными командами. Первая занималась построением единого цифрового хранилища и настройкой интеграций с другими системами, а вторая – подготовкой всех информационных систем. В рамках второй задачи ИТ-специалисты организовали централизованное хранение документов, связали данные с операциями и обеспечили должное раскрытие, упорядочили процессы, а также подготовили пользователей к работе с системой.

Одним из ключевых достижений в работе над проектом стал перевод компании на внутреннее и внешнее электронное взаимодействие. Работы над цифровизацией продолжаются, при этом видна позитивная динамика. Помимо этого, специалисты ГК Softline внедрили интеллектуальную обработку документов. Система является самообучаемой и с момента ввода в эксплуатацию точность извлечения уже значительно возросла.

В результате благодаря слаженной работе, четкому взаимодействию с партнером, наличию точного плана и высокому профессионализму команды ГК Softline, задача вступления в НМ была выполнена в соответствии с заявленной дорожной картой и сроками, декларируемыми ФНС. В ближайших планах компании – расширение используемого функционала Directum, переход на КЭДО, цифровизация внутреннего документооборота и согласование ОРД. 

Результаты

По завершении работ компания подала заявку на участие в конкурсе кейсов цифровизации Directum Awards 2024. Жюри оценили передовой подход, детальную проработку и оперативную работу, и в результате присудили проекту победу в номинации «Инновационный проект».

«Реализовать такой масштабный проект за шесть месяцев удалось только благодаря скоординированной работе и широкой экспертизе наших команд. Перед нами стояло много трудоемких задач, и мы рады, что в итоге смогли выполнить все на высшем уровне. Помимо того, что мы организовали и автоматизировали финансовый архив, в процессе мы реализовали множество полезных и важных доработок, которые помогут компании в дальнейшей цифровизации», – указала Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ЕСМ ГК Softline.

«Разработанное техническое решение позволило компании выйти на новый уровень развития и совершенствования бизнес-процессов. Оперативное внедрение стало возможным благодаря нацеленности на результат топ-менеджмента, вовлеченности и высокой внутренней экспертизе ИТ-специалистов и заказчиков. Сейчас мы продолжаем совершенствовать и развивать решение. Важно, что проект позволил развивать и внутренние процессы, и направления от финансового архива до СЭД и КЭДО», – отметил Кирилл Куликов, директор по ИТ АО «Татспиртпром».