Ситуация
Нижневартовская ГРЭС – самая «молодая» станция в Европе. Ее по праву называют и самой экологически чистой станцией. Электростанция является одним из основных поставщиков электроэнергии по Уральскому федеральному округу. Нижневартовская ГРЭС – последняя в России электростанция, построенная в конце XX века и первая электростанция XXI столетия. Станция расположена в 15 км от города Нижневартовска, на берегу реки Вах. В 1,5 км от станции построен поселок энергетиков Излучинск с численностью населения 16,5 тысяч человек. ГРЭС расположена в самом большом районе Ханты-Мансийского автономного округа Югра, где находятся основные нефтегазодобывающие компании, для нужд которых и была построена электростанция.
Перед руководством IT-департамента ЗАО «Нижневартовская ГРЭС» стояла задача по оптимизации структуры имеющихся программных продуктов с целью выявления и исключения юридических рисков, неизбежно возникающих при использовании нелицензионного программного обеспечения. Кроме того, требовалось минимизировать финансовые расходы, связанные с программным обеспечением предприятия.
Решение
С целью сведения к минимуму юридических рисков и финансовых затрат на программное обеспечение было решено внедрить технологию SAM (Software Asset Management) – Управление лицензиями на программное обеспечение.
Software Asset Management (SAM) – это технология, направленная на оптимизацию процессов управления активами программного обеспечения в организации и на их защиту. Технология SAM позволяет организовать учет имеющегося программного обеспечения, сократить издержки компании на приобретение ПО, а также максимизировать выгоды от использования уже приобретенного ПО.
Внимательно изучив ситуацию, сложившуюся в области использования программного обеспечения в организации, специалисты Softline выработали индивидуальную программу внедрения технологии управления лицензиями и подготовили расчет общей суммы затрат на приобретение лицензий используемого ПО за весь период реализации проекта.
Программа проекта включает в себя решение следующих приоритетных задач:
- Выявить программное обеспечение на всех ПК и серверах заказчика.
- Провести автоматизацию контроля использования программного обеспечения посредством модуля управления программными активами Softline Asset Management Module (SAMM).
- Определить имеющиеся права на программное обеспечение.
- Произвести анализ легальности использования программного обеспечения.
- Разработать единую методику приобретения, постановки на учет, списания, верификации используемого программного обеспечения в соответствии с требованиями ISO/IEC 19770.
- Получить рекомендации, позволяющие минимизировать риск использования нелицензионного программного обеспечения.
«В данном проекте нам было приятно видеть, что клиент очень щепетильно подошел к вопросу управления программными активами еще до того момента, как Softline была приглашена для осуществления проекта. Сотрудники заказчика полностью владели ситуацией – знали все основные вопросы, возникающие при управлении программными активами, а в документах, подтверждающих правомерность использования программного обеспечения, был полный порядок. Softline была привлечена, чтобы помочь автоматизировать текущие процессы по управлению программными активами, для чего было внедрено соответствующее средство автоматизации, а также чтобы выстроить эффективные бизнес-процессы SAM. Для этого были должным образом изучены все текущие процессы заказчика, проведен реинжиниринг текущих процессов и формализован новый подход к управлению программными активами. Отмечу, что нам было очень комфортно работать, поскольку все участники проекта по SAM со стороны заказчика четко понимали его цели, задачи и преимущества».
Владимир Разуваев, руководитель департамент SAM компании Softline
Внедрение
Реализация проекта проходила поэтапно. На первом этапе специалисты Softline произвели инвентаризацию используемого программного обеспечения в организации. В рамках данного процесса было зафиксировано наличие более 1000 наименований ПО, из которых более 400 являются либо платным, либо условно-бесплатным программным обеспечением.
После проведения инвентаризации ПО были произведены работы по сбору документов, подтверждающих правомерность его использования в организации. На основании предоставленных документов юристы департамента управления лицензиями компании Softline, специализирующиеся на интеллектуальном праве, провели доскональный юридический аудит предоставленной базы документации в количестве более 200 экземпляров и выделили возможность использования более 3500 копий программного обеспечения. На основе полученных данных был составлен перечень всех приобретенных лицензий с указанием возможных недостатков, а также произведено сопоставление с результатами технической инвентаризации используемого ПО.
Кроме того, в рамках проекта были рассчитаны и документально подтверждены общие суммы, затраченные на приобретение компанией лицензий на используемое ПО за весь период с момента первой поставки и до момента завершения проекта. Также в рамках проекта специалисты Softline разработали политики, процедуры, практические рекомендации и методики, позволяющие регламентировать процессы приобретения, установки, учета, аудита и утилизации программного обеспечения. Регламентировав процессы управления программным обеспечением, ЗАО «Нижневартовская ГРЭС» получила не только систему управления ПО, но и основу для управления, снижения, минимизации финансовых и юридических рисков, связанных с использованием программного обеспечения.
По завершении проекта специалисты Softline обучили сотрудников IT-подразделения Нижневартовской ГРЭС необходимым навыкам и приемам работы с используемым средством автоматизированной инвентаризации.
Результаты
В результате внедрения технологии управления лицензиями на программное обеспечение в Нижневартовскую ГРЭС были достигнуты следующие результаты:
- Произведен полный аудит используемого программного обеспечения.
- Создана единая база правоустанавливающих документов на используемое ПО на основе программного модуля Softline Asset Management Module.
- Разработано и внедрено «Положение об управлении программным обеспечением» в компании, а также все сопутствующие процедуры и политики.
- Составлен и утвержден список стандартного и специализированного программного обеспечения, разрешенного к использованию в компании.
В отделе АСУП ЗАО «Нижневартовская ГРЭС» выделен постоянный сотрудник, выполняющий функциональные обязанности менеджера SAM для поддержания и постоянного развития технологии управления лицензиями с целью достижения компанией следующего уровня зрелости SAM – Динамического – высшего уровня развития технологии SAM, при котором управление программными активами реализовано в режиме реального времен и ПО как часть IT-инфраструктуры, рассматривается не как средство обеспечения работоспособности бизнеса, а как актив предприятия.
По итогам проекта можно утверждать, что поставленные цели были достигнуты. Внедрение SAM позволило минимизировать юридические, деловые и прочие риски, сопутствующие использованию нелегального программного обеспечения в компании, а также создать условия для более оптимального использования имеющихся нематериальных активов, что существенным образом сказывается на экономии IT-бюджета электростанции.
Вопрос о внедрении SAM на нашем предприятии стал актуален, когда мы пришли к пониманию той важной роли, которую данная технология играет для уменьшения юридических рисков собственников. Наши акционеры – ОАО «ИНТЕР РАО ЕЭС» и ОАО «ТНК-BP» – полностью поддержали инициативу. Для нас было важно получить инструмент, позволяющий в реальном времени иметь полную картину по наличию и использованию лицензий на программное обеспечение, осуществлять контроль над установленным и устанавливаемым ПО, планировать затраты на приобретение дополнительных лицензий или применение альтернативных бесплатных программ.
Конкурс по выбору исполнителя выиграла компания Softline, предложившая наименьшую стоимость услуг при гарантии соблюдения всех требований технического задания. Специалисты компании Softline, участвовавшие в проекте, на высоком профессиональном уровне выполнили внедрение специального программного обеспечения, сбор и анализ установленного ПО и подтверждающих правоустанавливающих документов, разработали и предоставили проекты документов по организации управления программными активами на нашем предприятии.
ОАО «Гипровостокнефть» выражает благодарность компании Softline за успешное выполнение проектов SAM Baseline и SAM Assesment. Хочется отметить профессионализм команды участников проекта. Благодаря большому опыту проведения подобных проектов с самого начала проекта менеджеры и технические специалисты компании Softline давали четкие рекомендации по порядку проведения мероприятий, консультировали по техническим вопросам использования инструментов сбора данных о расстановке и использовании лицензий. Благодаря слаженной работе команды Softline все было выполнено в установленные договором сроки. Уже по ходу выполнения проекта, во время интервьюирования, мы получали грамотные рекомендации по части выстраивания IT-стратегии в части управления программными активами, учились практическому использованию системы Microsoft System Center Configuration Manager 2012 для управления лицензиями. По окончании проектов SAM Baseline и SAM Assesment мы получили рекомендации по переходу на более зрелый уровень SAM, который, надеемся, будет способствовать повышению эффективности нашего проектного производства. Выражаем искреннюю признательность за качественную совместную работу и надежду на то, что достигнутые успехи обеспечат долгосрочное сотрудничество наших компаний. Мы высоко оцениваем вашу работу и будем рекомендовать вас как надежного партнера.
После разработки системы Business365.ru перед нами стоял выбор IT-платформы, на которой решение будет работать. Мы рассматривали множество вариантов – от покупки серверов и создания узла у себя в офисе до оформления дата-центров мирового уровня. Взвесив все за и против, мы остановились на облачной инфраструктуре CloudServer от компании ActiveCloud, в которой мы увидели оптимальное сочетание качества, надежности и цены.
Известно, что успех перехода в облако и развития проекта во многом зависит от компании-провайдера. Мы остановили свой выбор на компании ActiveCloud – известном поставщике с хорошей репутацией, чтобы в дальнейшем построить проект Business365.ru на облачной платформе CloudServer. Удобство использования, полная автоматизация, надежность платформы, а также дополнительные сервисы, такие как выделенный технический менеджер и круглосуточная поддержка, позволяют мне с уверенностью говорить, что мы не ошиблись при выборе поставщика.
Перед нами стояла задача быстро разворачивать новые проекты для тестирования в облаке Amazon Web Services. Специалисты Softline оперативно провели для нас консультации по возможностям и практическим аспектам применения сервисов AWS. После этого мы совместно провели настройку политик безопасности и конфигурирования на самом начальном этапе проекта. Это не только позволило нам избежать ошибок при старте проекта, но, что очень важно, мы смогли автоматически настраивать и контролировать все последующие проекты, что избавило нас от значительных затрат.
С вводом решения SAP мы ожидаем повышения прозрачности бизнеса, что, несомненно, приведет к новому качеству управленческих решений. Платформа позволяет автоматизировать направления маркетинга, проектов, складов, готовой продукции, а также предоставляет возможность масштабировать данные, что важно для прогнозирования и поддержки стратеги развития компании. Система SAP – это «центр правды», обеспечивающий получение качественных данных с целью их использования для грамотного управления.
Проект, реализованный совместно со специалистами компании Softline, позволил нам оптимизировать существующие процессы проектирования, повысив их эффективность. Работа, которая ранее занимала шесть рабочих дней при условии использования созданной базы элементов, теперь выполняется за четыре дня. Новая система достаточно проста в использовании и обладает функционалом, отвечающим специфике наших задач.
В целом, могу отметить, что полученный опыт работы с программой положителен, и на сегодняшний день мы не видим более подходящего продукта под наши нужды. В обозримой перспективе планируем провести обучение дополнительной группы инженеров работе с данным ПО для более плотного его внедрения. Специалисты Softline показали высокий уровень профессионализма, и я надеюсь на наше дальнейшее сотрудничество.
По результатам проекта (миграция на Windows 10) были обновлены операционные системы на 1000 рабочих мест. Благодаря сотрудничеству с Softline мы провели сложный процесс миграции в сжатые сроки. Консультации, организованные Softline для IT-специалистов вуза, помогли нам самостоятельно продолжить переход на новую версию Windows.
Внедрение системы CRM сотрудниками компании Softline позволило автоматизировать ряд ключевых бизнес-процессов отдела продаж и создать базовую платформу для интеграции со службами технической поддержки и бухгалтерии.
От имени компании «Эрнст энд Янг» выражаем благодарность Softline за отличную работу, всегда четко выдержанные сроки, профессиональное и оперативное решение поставленных задач по поставке программного обеспечения. В процессе многолетнего сотрудничества Softline зарекомендовала себя как надежный партнер в деловых отношениях. Уверены в дальнейшем продолжении нашей совместной работы.