Ситуация
Нижневартовская ГРЭС – самая «молодая» станция в Европе. Ее по праву называют и самой экологически чистой станцией. Электростанция является одним из основных поставщиков электроэнергии по Уральскому федеральному округу. Нижневартовская ГРЭС – последняя в России электростанция, построенная в конце XX века и первая электростанция XXI столетия. Станция расположена в 15 км от города Нижневартовска, на берегу реки Вах. В 1,5 км от станции построен поселок энергетиков Излучинск с численностью населения 16,5 тысяч человек. ГРЭС расположена в самом большом районе Ханты-Мансийского автономного округа Югра, где находятся основные нефтегазодобывающие компании, для нужд которых и была построена электростанция.
Перед руководством IT-департамента ЗАО «Нижневартовская ГРЭС» стояла задача по оптимизации структуры имеющихся программных продуктов с целью выявления и исключения юридических рисков, неизбежно возникающих при использовании нелицензионного программного обеспечения. Кроме того, требовалось минимизировать финансовые расходы, связанные с программным обеспечением предприятия.
Решение
С целью сведения к минимуму юридических рисков и финансовых затрат на программное обеспечение было решено внедрить технологию SAM (Software Asset Management) – Управление лицензиями на программное обеспечение.
Software Asset Management (SAM) – это технология, направленная на оптимизацию процессов управления активами программного обеспечения в организации и на их защиту. Технология SAM позволяет организовать учет имеющегося программного обеспечения, сократить издержки компании на приобретение ПО, а также максимизировать выгоды от использования уже приобретенного ПО.
Внимательно изучив ситуацию, сложившуюся в области использования программного обеспечения в организации, специалисты Softline выработали индивидуальную программу внедрения технологии управления лицензиями и подготовили расчет общей суммы затрат на приобретение лицензий используемого ПО за весь период реализации проекта.
Программа проекта включает в себя решение следующих приоритетных задач:
- Выявить программное обеспечение на всех ПК и серверах заказчика.
- Провести автоматизацию контроля использования программного обеспечения посредством модуля управления программными активами Softline Asset Management Module (SAMM).
- Определить имеющиеся права на программное обеспечение.
- Произвести анализ легальности использования программного обеспечения.
- Разработать единую методику приобретения, постановки на учет, списания, верификации используемого программного обеспечения в соответствии с требованиями ISO/IEC 19770.
- Получить рекомендации, позволяющие минимизировать риск использования нелицензионного программного обеспечения.
«В данном проекте нам было приятно видеть, что клиент очень щепетильно подошел к вопросу управления программными активами еще до того момента, как Softline была приглашена для осуществления проекта. Сотрудники заказчика полностью владели ситуацией – знали все основные вопросы, возникающие при управлении программными активами, а в документах, подтверждающих правомерность использования программного обеспечения, был полный порядок. Softline была привлечена, чтобы помочь автоматизировать текущие процессы по управлению программными активами, для чего было внедрено соответствующее средство автоматизации, а также чтобы выстроить эффективные бизнес-процессы SAM. Для этого были должным образом изучены все текущие процессы заказчика, проведен реинжиниринг текущих процессов и формализован новый подход к управлению программными активами. Отмечу, что нам было очень комфортно работать, поскольку все участники проекта по SAM со стороны заказчика четко понимали его цели, задачи и преимущества».
Владимир Разуваев, руководитель департамент SAM компании Softline
Внедрение
Реализация проекта проходила поэтапно. На первом этапе специалисты Softline произвели инвентаризацию используемого программного обеспечения в организации. В рамках данного процесса было зафиксировано наличие более 1000 наименований ПО, из которых более 400 являются либо платным, либо условно-бесплатным программным обеспечением.
После проведения инвентаризации ПО были произведены работы по сбору документов, подтверждающих правомерность его использования в организации. На основании предоставленных документов юристы департамента управления лицензиями компании Softline, специализирующиеся на интеллектуальном праве, провели доскональный юридический аудит предоставленной базы документации в количестве более 200 экземпляров и выделили возможность использования более 3500 копий программного обеспечения. На основе полученных данных был составлен перечень всех приобретенных лицензий с указанием возможных недостатков, а также произведено сопоставление с результатами технической инвентаризации используемого ПО.
Кроме того, в рамках проекта были рассчитаны и документально подтверждены общие суммы, затраченные на приобретение компанией лицензий на используемое ПО за весь период с момента первой поставки и до момента завершения проекта. Также в рамках проекта специалисты Softline разработали политики, процедуры, практические рекомендации и методики, позволяющие регламентировать процессы приобретения, установки, учета, аудита и утилизации программного обеспечения. Регламентировав процессы управления программным обеспечением, ЗАО «Нижневартовская ГРЭС» получила не только систему управления ПО, но и основу для управления, снижения, минимизации финансовых и юридических рисков, связанных с использованием программного обеспечения.
По завершении проекта специалисты Softline обучили сотрудников IT-подразделения Нижневартовской ГРЭС необходимым навыкам и приемам работы с используемым средством автоматизированной инвентаризации.
Результаты
В результате внедрения технологии управления лицензиями на программное обеспечение в Нижневартовскую ГРЭС были достигнуты следующие результаты:
- Произведен полный аудит используемого программного обеспечения.
- Создана единая база правоустанавливающих документов на используемое ПО на основе программного модуля Softline Asset Management Module.
- Разработано и внедрено «Положение об управлении программным обеспечением» в компании, а также все сопутствующие процедуры и политики.
- Составлен и утвержден список стандартного и специализированного программного обеспечения, разрешенного к использованию в компании.
В отделе АСУП ЗАО «Нижневартовская ГРЭС» выделен постоянный сотрудник, выполняющий функциональные обязанности менеджера SAM для поддержания и постоянного развития технологии управления лицензиями с целью достижения компанией следующего уровня зрелости SAM – Динамического – высшего уровня развития технологии SAM, при котором управление программными активами реализовано в режиме реального времен и ПО как часть IT-инфраструктуры, рассматривается не как средство обеспечения работоспособности бизнеса, а как актив предприятия.
По итогам проекта можно утверждать, что поставленные цели были достигнуты. Внедрение SAM позволило минимизировать юридические, деловые и прочие риски, сопутствующие использованию нелегального программного обеспечения в компании, а также создать условия для более оптимального использования имеющихся нематериальных активов, что существенным образом сказывается на экономии IT-бюджета электростанции.
Вопрос о внедрении SAM на нашем предприятии стал актуален, когда мы пришли к пониманию той важной роли, которую данная технология играет для уменьшения юридических рисков собственников. Наши акционеры – ОАО «ИНТЕР РАО ЕЭС» и ОАО «ТНК-BP» – полностью поддержали инициативу. Для нас было важно получить инструмент, позволяющий в реальном времени иметь полную картину по наличию и использованию лицензий на программное обеспечение, осуществлять контроль над установленным и устанавливаемым ПО, планировать затраты на приобретение дополнительных лицензий или применение альтернативных бесплатных программ.
Конкурс по выбору исполнителя выиграла компания Softline, предложившая наименьшую стоимость услуг при гарантии соблюдения всех требований технического задания. Специалисты компании Softline, участвовавшие в проекте, на высоком профессиональном уровне выполнили внедрение специального программного обеспечения, сбор и анализ установленного ПО и подтверждающих правоустанавливающих документов, разработали и предоставили проекты документов по организации управления программными активами на нашем предприятии.
Инвентаризация помогла нам облегчить планирование закупок ПО, а программы лицензирования, рекомендованные экспертами Softline, позволят сократить затраты на обслуживание IT.
Компания Softline внедрила решения VMware и Veeam в Департаменте Смоленской области по информационным технологиям, связи и обеспечению предоставления услуг в электронном виде. Подводя итоги реализации проекта, можно сказать, что при внедрении технологии виртуализации VMware в связке с Veeam мы добились таких результатов, как увеличение коэффициента использования аппаратного обеспечения, уменьшение затрат на замену «железа», повышение скорости восстановления работоспособности при сбоях, обеспечение высокой доступности с минимальными затратами, повышение управляемости серверной инфраструктуры. В наших планах – развивать сотрудничество с Softline также и по другим направлениям.
Мы не первый год сотрудничаем с компанией Softline не только по закупке программного и аппаратного обеспечения, но и в проектной работе. Инженеры Softline демонстрируют высокий профессионализм, подтверждая на деле свои высокие статусы, что прямым образом отражается на качестве и сроках выполнения работ.
Наша компания очень динамично развивается, вместе с бизнесом меняется и информационная система. Мы стремимся использовать новые технологии для повышения эффективности бизнеса в целом. В данном проекте был выполнен ряд задач, стоящих перед нами, и на сегодняшний день мы довольны его результатами. Мы желаем удачи компании Softline и надеемся на новые совместные интересные проекты.
Создание «цифровой школы» в Санкт-Петербурге было для нас знаковым проектом: помимо социальной значимости, он довольно сложен с технической точки зрения. Поэтому мы очень рады, что нашли для его реализации такого партнера, как Softline. Специалисты компании выполнили проект безупречно от этапа разработки документации до момента окончания работ, все делалось очень слаженно и в срок. Технологии не стоят на месте, и «цифровые школы» очень востребованы по всей России, кроме того, нашим партнером является Сбербанк, который уделяет большое внимание развитию учебных заведений. Поэтому мы не исключаем, что в ближайшее время нам доведется снова поработать с Softline над подобным проектом.
Проект помог нам не только избежать юридических и финансовых рисков. Благодаря анализу программных активов и помощи специалистов Softline мы составили для самих себя правильное представление о том, какое ПО и, главное, каким образом нужно лицензировать. В результате нам удалось не столько докупить необходимые лицензии, сколько оптимизировать уже имеющиеся. Мы пересмотрели внутренние политики по организации закупок программного обеспечения, рассмотрели возможность внедрения технического средства для постоянного мониторинга инфраструктуры на базе решения Microsoft System Center Configuration и назначили сотрудника, ответственного за регулярный мониторинг программных активов компании. Все это дало нам новое видение в части финансового и технологического планирования, а это очень важно, ведь IT-инфраструктура компании постоянно развивается, и учет экономической составляющей в этом процессе просто необходим.
Softline выделила ресурсы, необходимые для решения стоявшей перед нами задачи. Качество проведенных работ и экспертиза специалистов Softline свидетельствуют о том, что мы сделали верный выбор IT-партнера. В наших дальнейших планах – увеличение потребляемых мощностей по мере роста бизнеса.
Проект по модернизации почтовой системы был выполнен «под ключ», поскольку специалисты компании Softline самостоятельно подобрали, поставили и настроили требуемое оборудование, а затем профессионально произвели миграцию содержимого почтовых ящиков на Microsoft Exchange Server 2010. Мы довольны качеством проекта, а наши сотрудники приятно обрадованы новыми возможностями почты – теперь можно работать с почтовым ящиком практически с любого устройства и оптимально планировать свой рабочий день и время своих коллег. В результате выполнения работ мы также снизили затраты завода на сопровождение решения, поскольку MDaemon администрировался силами внешнего подрядчика, а с появлением Exchange мы смогли отказаться от данных услуг, передав управление новой системой квалифицированному специалисту нашего предприятия.
Благодаря предпроектному обследованию, проведенному специалистами Softline, мы детально проанализировали соответствие функциональных возможностей Dynamics CRM реальным бизнес-процессам компании, оценили ресурсы и сроки реализации проекта, включая интеграцию с ERP-системой, спланировали ресурсы, необходимые на этапе внедрения, и возможности для выполнения работ с привлечением наших IT-специалистов.