Как выбрать почтовый сервис корпоративного уровня для среднего и малого бизнеса
Представители малого и среднего бизнеса все чаще задумываются о том, как получить стабильный почтовый сервис корпоративного уровня, не затратив лишних средств, т.к. электронная почта остается одним из ключевых средств коммуникации бизнеса с партнерами и клиентами. Главные требования к ней – оперативность, работа без сбоев, быстрое подключение новых сотрудников. При этом необходима и возможность кастомизации сервиса, и легкость управления. Далеко не все компании могут позволить себе почтовый сервис современного уровня: покупка ПО, его внедрение и поддержка, привлечение IT-специалистов, – это зачастую дорого и сложно.
Однако для небольших компаний выход есть. Широкое развитие получили почтовые сервисы для корпоративного сектора, которые можно приобрести как услугу у крупных российских и западных IT-компаний и оплачивать по мере использования. Такая модель позволяет всегда иметь последнюю версию почты со всеми современными возможностями, не тратиться на лицензии, внедрение и поддержку, получать безопасный продукт с гарантированной оплатой по факту потребления. Например, удобство почты как услуги ощутили сотрудники «Московского ювелирного завода». «Мы решили перевести почту и серверы на аутсорсинг, поскольку нет смысла выделять ресурсы на закупку дорогостоящего оборудования и лицензий, настройку и поддержку, когда можно получить готовый работающий сервис. Протестировав услуги ряда провайдеров, мы остановились на ActiveCloud by Softline», – отмечает Богдан Калиновский, директор по информационным технологиям «Московского ювелирного завода».
«Как правило, инициатором использования современных IT-услуг является бизнес, который стремится переходить от затрат на покупку, развертывание и поддержку локальных решений на готовые сервисы с прогнозируемыми вложениями, – говорит Игорь Корман, генеральный директор «АктивХост РУ». – В последнее время мы видим значительное увеличение спроса на такие сервисы, в том числе на услуги корпоративной почты».
Небольшой компании от почты нужны надежность, удобство и низкая цена. Хотя модель организации почтового сервиса по подписке относительно новая и значительно отличается от традиционных предложений, требования к ее поставщикам со стороны бизнеса в целом остаются традиционными. Как правило, заказчики доверяют провайдерам, имеющим опыт и являющимся партнерами компаний-производителей. Статус провайдера служит подтверждением уровня предлагаемого решения, квалификации технических специалистов и того, что продукт предлагается качественный.
Важным фактором является соглашение об уровне доступности услуг и сроках реакции техподдержки, что предоставляет провайдер. Например, по сервисному контракту Microsoft гарантирует доступность своего сервиса Office 365 99,9% времени. Также документ регулирует ответственность поставщика за нарушение условий договора. Игорь Корман замечает, что у солидного поставщика параметры сервиса должны быть прописаны в договоре, а не присутствовать только в маркетинговых материалах. В числе ключевых требований к провайдеру почтового сервиса – наличие прозрачной системы подсчета стоимости.
По итогам работы за тот или иной период времени система должна автоматически выставлять счет за услуги, которыми воспользовалась компания. То есть бизнес хочет знать, сколько и за что он платит, а при необходимости быстро корректировать уровень расходов. Так, если сегодня почтой пользуется 10 сотрудников, а через неделю – только 8, руководитель компании должен быть уверен, что система не выставит ему счет за 10 человек по итогам месяца. Антон Золотуский, технический консультант компании SPAR, комментирует: «Дополнительное удобство нашего почтового сервиса – его автоматическая организация. Это позволяет контролировать расходы и наш баланс».
Важным фактором является и техническая поддержка. Есть ли у провайдера почтовой услуги централизованная система приема заявок? Предусмотрен ли выделенный менеджер, который будет сопровождать систему? Возможно ли настроить продукт под конкретного потребителя? Этим вопросам необходимо уделить самое пристальное внимание при выборе почтового сервиса.
Почтовым сервисом должно быть удобно пользоваться, он должен поддерживаться всеми почтовыми клиентами и устройствами, которыми пользуется заказчик. Важным атрибутом современного менеджера является электронная почта в смартфоне и планшете. Также необходимо понять, может ли почтовый сервис быть интегрирован с другими IT-системами и решениями, используемыми компанией, например, телефонией, службой каталогов или CRM-системой. Как правило, пользователи хотят иметь не просто почту, а еще и службу каталогов, элементарный файловый сервер.
Для многих компаний важным фактором оказывается скорость организации сервиса. Рассказывает Антон Золотуский: «Вместе со специалистами Softline мы перенесли и наладили корпоративную почту Microsoft Exchange за 4 часа. Работы велись в рабочее время, и нам было критически важно быстро и без ошибок запустить сервис».
Участники рынка уверены, что почта как сервис будет активно использоваться небольшими компаниями. Благодаря таким решениям бизнес любого масштаба может получить возможности на уровне лидеров отрасли, которые раньше были недоступны. Уже мало у кого из специалистов остались сомнения в том, что в ближайшие 3-5 лет почти все малые и средние предприятия перейдут на сервисную модель.
