Как понять, что пора автоматизировать закупки?

Ключевой инициативой, обеспечивающей непрерывность бизнеса, является автоматизация. Передача рутинных задач техническим средствам или системам управления - признак прогрессивного руководства и заботы о сотрудниках. Тренду на автоматизацию в бизнесе способствуют такие факторы, как устойчивая тенденция к удаленному или гибридному формату работы и необходимость оптимизации процессов управления в организациях.

Автоматизация закупочной деятельности - относительно новое направление на российском рынке. О том, как снизить стоимость проведения закупок на 30 – 40% и чем руководствоваться при выборе электронной платформы рассказывает Светлана Ермакова, руководитель направления BPM- и CRM-решений управления бизнес-решений ГК Softline.

Что такое автоматизация закупочной деятельности? Какое значение она имеет для компании?

Лучше начать с того, что такое не автоматизированный сегмент в компании. По сути, это пробел, та область, в которой будут нарушаться сроки и оперативность решения задач, теряться система регламентации, увеличиваться бюджет. Вопрос автоматизации всех сегментов компании, в том числе закупочной деятельности, будет успешно закрыт в тот момент, когда руководитель поймет, что автоматизированное предприятие - это механизм, который работает бесперебойно. Такому механизму не страшны влияния внешних и человеческих факторов.

Представьте себе процесс закупки в средней компании - это взаимодействие нескольких десятков специалистов и руководителей, большое количество поставщиков и номенклатуры. Так вот, автоматизация закупочной деятельности - это передача всего этого электронной платформе коммерции и закупок. Вследствие чего:

• специалисты освобождаются от рутины;
• освобождается время сотрудников для решения актуальных задач;
• повышается прозрачность проведения закупок;
• снижаются организационные издержки;
• сокращаются сроки снабжения;
• исключается возможность ошибок вследствие человеческого фактора.

В результате компания получает единую регламентированную систему для осуществления полного цикла закупочных действий. По сути, это инструмент анализа и контроля закупок, он помогает выявить неэффективные участки в процессе закупочной деятельности, автоматизировать, привести в соответствие и начать получать выгоду. Для заказчика это означает непрерывность процессов и защищенность от влияния человеческого фактора.

По каким критериям руководитель должен понять, что нужна автоматизация закупок? Какие есть предпосылки?

В любой неавтоматизированной области есть пять основных признаков неэффективности:

• высокая стоимость проведения закупок;
• длительные сроки закупок и процессов согласования, особенно, если в кейсе участвуют тысячи поставщиков;
• ошибки при заполнении документации;
• срывы сроков закупок;
• нет четкой зоны ответственности специалистов.

Это маркеры проблем, которые ведут к увеличению трудозатрат и усложнению процессов. Решить их помогает цифровизация. Кроме того, автоматизации сопутствует реинжиниринг бизнес-процессов еще на этапе консалтинга и предварительного анализа проекта. Детальные сведения о закупках и аналитика разных срезов дают возможность для оптимизации и дополнения системы настройками. Тогда точки неэффективности превращаются в зоны роста компании.

Зачем это нужно бизнесу? В чем выгода заказчика?

Здесь лучше апеллировать к цифрам. По нашим подсчетам, 100% автоматизация процессов закупок гарантирует снижение стоимости проведения закупок на 30 – 40% и сокращение до 75% продолжительности цикла подбора поставщиков. Такую оптимизацию заказчик получает за счет унификации каталога поставщиков и удобства работы с ним. Стоимость же уменьшается благодаря снижению закупочных цен и экономии административных затрат на персонал - использование ручного труда сокращается в 4-6 раз. Также автоматизация позволяет увеличить прозрачность процесса проведения закупок до 95% за счет таких функций, как установка лимитов закупок, контроль поставок по договорам и аналитического отчета по закупкам.

Эти цифры индивидуальны для каждой компании, все зависит от специфических задач, которые ставит заказчик. Например, анализ коммерческих предложений невозможно полностью передать на аутсорс роботу. Но система сможет подготовить для сотрудника всю необходимую аналитику.

Как выбрать оптимальную платформу? На что обратить внимание?

У качественной платформы для автоматизации закупочной деятельности есть ряд ключевых возможностей. Например, сбор потребностей со всех подразделений компании в автоматическом режиме и хранение истории плана закупок есть у большинства систем. Но для эффективной работы важны анализ и планирование. Поэтому при выборе платформы стоит обратить внимание на такие моменты, как формирование плана закупок исходя из бюджетов, сроков и приоритетов, формирование бюджета, предоставление аналитических отчетов с детальной информацией по всем этапам закупки. На мой взгляд, необходим также контроль всей цепочки исполнения закупки: от возникновения потребности до ее реализации.

Мы провели небольшой анализ предпочтений заказчиков, самыми востребованными стали три функции закупочной платформы:

• возможность настраивать определенные критерии оценки поставщиков и делать закупку закрытой;
• настройка хода торгов, работы тендерной комиссии, критериев оценки поставщиков;
• понимание рейтинга надежности поставщиков.

Я советую выбрать именно платформенные решения, так как в них уже заложены определенные стандарты закупочных процедур. Таких как: настройка хода торгов и тендерной комиссии, автоматическая оценка участников, настраиваемые критерии оценки, управление неликвидными товарами.

Внедрение электронной торговой площадки в бизнес-процессы компании позволит оптимизировать и вывести закупки в онлайн и обеспечить низкие закупочные цены за счёт высокой и прозрачной конкуренции между потенциальными поставщиками.

Всем сегментам бизнеса выгодно сокращение затрат и ускорение процедур. Все чаще мы слышим мнение заказчиков, что оцифровка - уже не тренд передовых организаций, а необходимое условие для того, чтобы сохранить свои конкурентные позиции и работать на рынке.

Какой совет вы можете дать руководителю компании, который стоит перед выбором системы автоматизации закупок?

Выбор оптимального продукта начинается с анализа потенциальной эффективности от внедрения платформы. Поэтому компаниям, которые стоят перед выбором системы автоматизации закупок, нужно в первую очередь определить, что они хотят получить, на какой бизнес-эффект рассчитывают.

Например, ведущий поставщик запчастей и линейного оборудования для железнодорожного транспорта определил для себя, в качестве бизнес-результата, сокращение затрат на 4% и предложения от поставщиков на 20-30% ниже среднерыночных. По окончании проекта были достигнуты не только эти показатели, но также для компании был построен законченный SCM-цикла (Supply Chain Management).

Чаще всего организации в качестве бизнес-эффекта определяют: оптимизацию штата сотрудников, автоматизацию рутинных процессов, полную прозрачность всех процессов, снижение временных затрат на проведение закупки, внедрение электронного документооборота.

Как сказал мне один из наших заказчиков, владелец инфраструктуры общего пользования и крупнейший перевозчик российской сети железных дорог, даже при прочтении ожидаемого бизнес-эффекта становится легче работать. В этом и есть суть построения электронной платформы закупок - сделать работу российских компаний эффективной, простой и автоматизированной.