Дома, как в офисе. Организуем удаленную работу команды

Многие профессии позволяют сотрудникам работать удаленно полностью или частично, и опытные в этом отношении специалисты с уверенностью утверждают: не важно, где и когда, важно – каким образом, с какими инструментами.

Удаленная работа всегда предполагает перестройку классических процессов постановки задач, собственно их выполнения и, наконец, контроля – это три основных момента, которые дополняются целым рядом деталей. Специальные решения – оборудование, платформы, технологии обучения и контроля – помогут в деле организации хоум офисов, облегчат как управление удаленной распределенной командой, так и самоорганизацию людей. В плане самоконтроля далеко не всем приходится просто: многим для продуктивности требуется ощущение, что работодатель/начальник – рядом, коллеги – заняты общей с тобой задачей, работа действительно идет.

Преимущества подхода

Общество уже порядка двадцати лет адаптируется и привыкает к формату удаленной работы, а сегодня этот процесс вошел в особо ускоренную фазу, и каждому нужно быть к нему готовым, поскольку это и есть наше бизнес-будущее.

Компании, выбравшие удаленный формат и корпоративную мобильность своей долгосрочной стратегией, выигрывают в прибыли, сокращают издержки, значительно увеличивают результативность бизнес-процессов. Понятные KPI и максимальная автоматизация процессов позволяет снизить затраты и при этом повысить общую эффективность. Остается проработать оргвопросы, технические детали (например, все, что связано с корпоративной ИБ) и больше доверять людям, предпочитающим работать откуда угодно. В масштабах России совокупный экономический эффект от удаленной работы, по оценкам J’son & Partners, уже составляет 94 млрд руб. в год.

Что нам необходимо?

Вся команда должна быть обеспечена компьютерами, смартфонами, принтерами, гарнитурами, а также мобильными интерфейсами необходимых решений. Кроме того, если вы руководитель, предложите помощь и средства тем, кому нужна поддержка в оборудовании рабочего места дома.

Постарайтесь проработать вопрос информационной безопасности для того, чтобы утечек данных, а также вирусов, поломки и потери корпоративных устройств не опасались ни начальники, ни подчиненные.

Максимум документов переместите в папки с общим доступом. Это необходимо для того, чтобы люди могли любую информацию найти самостоятельно, никого не спрашивая. Давно ушли в прошлое времена, когда Мария Ивановна «заведовала» файлом расписаний, а Петр Петрович – контактами поставщиков, и без разрешения прикасаться к их документам нельзя. Исключите такие ситуации полностью, и лучше, чтобы ничего не хранилось на ноутбуке или в почте одного конкретного человека.

Для эффективности

• Активно пользуйтесь общим доступом к экрану коллег, пусть это станет правилом. Экономьте время, и вместо того, чтобы писать объясняющие письма или просто звонить, сразу же предлагайте видеозвонок и включайте screen-share.
• Дополнительный чат. Предложите коллегам обсуждать работу в одном чате, а личные вопросы и оффтопики – в другом. Людям важно чувствовать команду, и элементы простого человеческого общения, шуток, безобидной болтовни тоже необходимы. Это тоже часть общего информационного потока. Удаленные сотрудники зачастую общаются исключительно с руководителем и еще несколькими напарниками. Но важно поддерживать более широкие связи, чтобы понимать, как движется работа у команды в целом. Чаты в этом очень помогают. Конечно, не забывайте и о регулярных общих созвонах, лучше всего их делать максимум дважды в неделю. Частые совещания – настоящий «поглотитель» ценных человекочасов.

Ставим задачи и контролируем

Если автоматизировать процессы постановки задач и их контроль, можно колоссально сократить время на переписку и звонки. Один из примеров востребованных и простых решений для организации удаленной работы – Workflowsoft. Система создана для управления и организации бизнес-процессов, в ней можно создавать процессы любой сложности, соответствующие потребностям бизнеса, и быстро редактировать их, если это понадобится. Запросы приходят к сотрудникам в виде удобной формы, а не через электронную почту и не лично – за счет этого сокращается необходимость дополнительной коммуникации.

Большой плюс – работать в системе можно удаленно с ноутбука, настольного компьютера и с мобильных устройств. Workflowsoft работает в любом браузере, поэтому сотруднику на «удаленке» никаких специальных приложений загружать не требуется. Внешний вид программы автоматически подстраивается под размер экрана. Люди могут одинаково быстро работать и из дома, и в дороге, лишь бы был Интернет. Работа на смартфоне или планшете не ограничивает возможности: в мобильных приложениях Workflowsoft для Android и для Apple есть все те же функции, что и на экране обычного компьютера.

Кстати, дополнительно в мобильных приложениях есть онлайн-оповещения по задачам. В оповещении перечисляются задачи, в которых произошли изменения и требуется личное участие того или иного специалиста – например, согласовать, выполнить, проверить.

С помощью системы управления бизнес-процессами Workflowsoft вы сможете классифицировать, оптимизировать и делегировать огромное количество рутинных рабочих процессов. Найдите время на то, чтобы создать удобную рабочую среду, которая в будущем поможет сэкономить колоссальное количество времени для вас и ваших коллег, работающих из дома.

Бизнес-советы по организации процессов и много полезных идей ищите здесь: https://workflowsoft.com/ru/usecases.

Хорошего рабочего дня дома!