Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Новости

Softline Consulting Services автоматизировала делопроизводство в ОАО «КамчатскЭнерго»

Системный интегратор Softline Consulting Services объявляет о завершении проекта по автоматизации делопроизводства в ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе проекта, длившегося около четырех месяцев, был реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностью последовательного и параллельного назначения поручений и контроля за их исполнением, а также разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании.

ОАО «КамчатскЭнерго» является одним их крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса Дальнего Востока, осуществляющим производство, передачу, транспортировку и продажу электрической и тепловой энергии в регионе. В структуру компании входит несколько филиалов, распределенных по территории Дальнего Востока. Общая численность сотрудников компании превышает две тысячи человек.

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более двух тысяч документов в месяц: договора, официальные письма, предложения, запросы и т.п. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в ОАО «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам. Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение по модернизации автоматизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.

Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение компании Softline. «Мы имеем положительный опыт сотрудничества с компанией Softline по поставке лицензионного ПО и обучению наших ИТ-специалистов. Поэтому логичным шагом с нашей стороны было приглашение Softline Consulting Services в качестве исполнителя проекта по разработке системы документооборота», - комментирует Евгений Михайлович, руководитель проекта от ОАО «КамчатскЭнерго». После детального анализа и консультаций со специалистами Softline был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007 – мощное средство для организации совместной работы с электронной информацией и документами.

В рамках первого этапа проекта специалистами Softline Consulting Services было проведено предпроектное обследование и подготовлено техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании ОАО «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.

Построенная система предназначена для автоматизации работы с документами сотрудниками ОАО «КамчатскЭнерго». Система позволяет регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителями подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.

Система работает следующим образом: при регистрации документации секретарем канцелярии назначается ответственный – руководитель отдела, к которому относится корреспонденция. Руководителю приходит оповещение по электронной почте о назначенной ему задаче со ссылкой на карточку входящего документа. Параллельно задача отображается в списке серверных задач в Outlook. Руководитель распределяет задачи между исполнителями - сотрудниками отдела - с выбором параллельного или последовательного исполнения, и назначает контролирующего. После согласования и при необходимости внесения правок в существующую документацию либо прикрепления необходимых вложений контролер ставит отметку о проверке, и задача считается выполненной. Руководитель отдела проверяет карточку корреспонденции и, проставляя отметку о выполнении всех задач по документу, завершает процесс.

В разработанной для ОАО «КамчатскЭнерго» системе реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностями последовательного и параллельного назначения задач по исполнению документов, обеспечен электронный учет и контроль за движением документов. Дополнительно разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании и контролировать процессы исполнения задач и поручений в соответствии с административными процессами и регламентами. В частности, в системе предусмотерны следующие виды отчетов:

  • формирование перечня входящих/исходящих документов на ту или иную дату;
  • отчет о местонахождении документа в текущий момент;
  • отчет по количеству документов, находящихся на рассмотрении у исполнителей;
  • отчет по документам с прошедшим сроком рассмотрения;
  • отчет о документах, находящихся у исполнителя в настоящий момент.

Использование автоматизированного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server значительно упростила и оптимизировала деятельность сотрудников ОАО «КамчатскЭнерго» за счет того, что:

  • Систематизирована работа канцелярии по регистрации и учету входящей/ исходящей документации; увеличена эффективность административного и организационного управления в компании;
  • Обеспечен автоматизированный контроль за прохождением документов с момента их получения до завершения исполнения;
  • Сокращены непроизводительные ручные операции, связанные с поиском и обработкой информации;
  • Предусмотрен режим оповещения о назначении поручений в Outlook;
  • Предусмотрена система отчетности с возможностью мониторинга и анализа всех процессов документооборота для принятия необходимых мер в случае остановки процесса;
  • Обеспечено оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения документов.

В планах ОАО «КамчатскЭнерго» - реализация документооборота во всех филиалах компании, организация структурированного электронного архива, позволяющего автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, и автоматизация сложных бизнес-процессов по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т.п.).

«Необходимость работы с все возрастающими объемами документации привела к тому, что автоматизация делопроизводства стала первоочередной задачей, стоящей перед нашим ИТ департаментом: руководителям требовался инструмент, который бы позволял, с одной стороны, эффективно систематизировать и классифицировать создаваемую информацию, а с другой стороны – контролировать деятельность подчиненных по исполнению поручений. Созданная специалистами Softline Consulting Services система позволяет значительно упростить и оптимизировать деятельность сотрудников нашей компании при работе с документами, повысить скорость принимаемых в нашей компании решений, а следовательно, увеличить эффективность деятельности организации в целом» - комментирует результаты Евгений МихайлОвич, руководитель проекта ОАО «КамчатскЭнерго».

«Проект по автоматизации процессов регистрации входящей и исходящей корреспонденции был сложным и трудоемким с начального этапа: формализация бизнес-процессов компании, в штате канцелярии которой работает около тридцати секретарей, а поток входящей документации составляет более двух тысяч документов, требовала тщательного анализа и детализации каждого из них, в связи с чем разработка и согласование технического задания составили практически половину проекта, - отмечает Ольга Лемегова, менеджер по работе с клиентами Softline Consulting Services. – Однако благодаря всесторонней поддержке и четкому пониманию поставленных целей со стороны клиента мы смогли успешно закончить этот проект, построив систему, отвечающую потребоностям заказчика, в намеченные сроки».

Новости, истории и события
Смотреть все
Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) представляет ИИ-ассистента линейки продуктов Citeck
Новости

Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) представляет ИИ-ассистента линейки продуктов Citeck

29.08.2025

Softline Security Summit 2025: ГК Softline обсудила с лидерами ИБ-рынка и заказчиками актуальные вопросы кибербезопасности
Новости

Softline Security Summit 2025: ГК Softline обсудила с лидерами ИБ-рынка и заказчиками актуальные вопросы кибербезопасности

29.08.2025

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) разработала инструмент для упрощения и ускорения интеграции платформы Directum RX с другими системами
Новости

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) разработала инструмент для упрощения и ускорения интеграции платформы Directum RX с другими системами

28.08.2025

Роботизированный комплекс для лазерной сварки производителя лазерных решений VPG LaserONE (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) включен в реестр российской промышленной продукции
Новости

Роботизированный комплекс для лазерной сварки производителя лазерных решений VPG LaserONE (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) включен в реестр российской промышленной продукции

27.08.2025

Компания MAINTEX FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) приступила к выполнению работ по совершенствованию ремонтной практики на руднике «Октябрьский» Норильского Никеля
Новости

Компания MAINTEX FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) приступила к выполнению работ по совершенствованию ремонтной практики на руднике «Октябрьский» Норильского Никеля

27.08.2025

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) и «Перспективный мониторинг» открыли центр киберучений Ampire в Российском университете транспорта
Новости

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) и «Перспективный мониторинг» открыли центр киберучений Ampire в Российском университете транспорта

27.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и компания «Цифровые технологии» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и «КриптоАРМ ГОСТ» 3 для шифрования на рабочих станциях
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и компания «Цифровые технологии» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и «КриптоАРМ ГОСТ» 3 для шифрования на рабочих станциях

26.08.2025

Подтверждена совместимость продуктов «Цитрос» от SL Soft FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) и операционной системы РЕД ОС 8
Новости

Подтверждена совместимость продуктов «Цитрос» от SL Soft FabricaONE.AI (акционер – ГК Softline) и операционной системы РЕД ОС 8

25.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и ГК «Катюша» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и печатной техники «Катюша»
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и ГК «Катюша» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и печатной техники «Катюша»

25.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и OpenYard подтверждают совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 с серверами OpenYard
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) и OpenYard подтверждают совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 с серверами OpenYard

22.08.2025

ГК Softline и БФТ-Холдинг подписали соглашение о сотрудничестве
Новости

ГК Softline и БФТ-Холдинг подписали соглашение о сотрудничестве

21.08.2025

ПАО «СОФТЛАЙН» ПУБЛИКУЕТ ФИНАНСОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПО ИТОГАМ 6 МЕСЯЦЕВ 2025 ГОДА И ПОДТВЕРЖДАЕТ ПРОГНОЗ НА 2025 ГОД
Новости

ПАО «СОФТЛАЙН» ПУБЛИКУЕТ ФИНАНСОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПО ИТОГАМ 6 МЕСЯЦЕВ 2025 ГОДА И ПОДТВЕРЖДАЕТ ПРОГНОЗ НА 2025 ГОД

21.08.2025

Обновление «Цитрос Цифровой Платформы» от SL Soft FabricaOne.AI (акционер – ГК Softline): больше гибкости, безопасности и удобства
Новости

Обновление «Цитрос Цифровой Платформы» от SL Soft FabricaOne.AI (акционер – ГК Softline): больше гибкости, безопасности и удобства

20.08.2025

ГК Softline и OXYGEN заключили стратегическое партнерство в сфере облачных решений
Новости

ГК Softline и OXYGEN заключили стратегическое партнерство в сфере облачных решений

20.08.2025

ГК Softline на «ИТ-Пикнике»: инновации и экспертиза
Новости

ГК Softline на «ИТ-Пикнике»: инновации и экспертиза

19.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтверждает совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и системы администрирования «РЕД АДМ»
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтверждает совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 и системы администрирования «РЕД АДМ»

19.08.2025

ОС «МСВСфера» от «Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) признана лучшей российской серверной операционной системой
Новости

ОС «МСВСфера» от «Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) признана лучшей российской серверной операционной системой

18.08.2025

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера АРМ» и редактора «Автограф»
Новости

«Инферит ОС» (кластер «СФ ТЕХ» ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера АРМ» и редактора «Автограф»

18.08.2025

Современные лазерные технологии в промышленности: анализ рынка и инновационных решений в 2025 году
Блог

Современные лазерные технологии в промышленности: анализ рынка и инновационных решений в 2025 году

25.08.2025

Российские операционные системы. Топ отечественных ОС 2025
Блог

Российские операционные системы. Топ отечественных ОС 2025

21.08.2025

Цифровые лаборатории, VR-анатомия и не только: современные медико-биологические классы
Блог

Цифровые лаборатории, VR-анатомия и не только: современные медико-биологические классы

13.08.2025

Практическое руководство по защите коммерческой тайны в России: пошаговые инструкции и правовые аспекты
Блог

Практическое руководство по защите коммерческой тайны в России: пошаговые инструкции и правовые аспекты

05.08.2025

Импортозамещение в 2025 году
Блог

Импортозамещение в 2025 году

01.08.2025

Искусственный интеллект для медицины: реалии 2025 года
Блог

Искусственный интеллект для медицины: реалии 2025 года

24.07.2025

Топ российских производителей ноутбуков 2025: специализация и ведущие модели
Блог

Топ российских производителей ноутбуков 2025: специализация и ведущие модели

21.07.2025

ИБ-консультанты: кто спасет бизнес от утечек и хакерских атак
Блог

ИБ-консультанты: кто спасет бизнес от утечек и хакерских атак

18.07.2025

TMS-системы: рациональный и интеллектуальный подход к управлению тестированием
Блог

TMS-системы: рациональный и интеллектуальный подход к управлению тестированием

17.07.2025

Востребованные ИТ-профессии в 2025 году
Блог

Востребованные ИТ-профессии в 2025 году

15.07.2025

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM
Блог

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM

07.07.2025

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности
Блог

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности

04.07.2025

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ
Блог

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ

01.07.2025

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса
Блог

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса

27.06.2025

Технологии умного города: от ИИ до RPA
Блог

Технологии умного города: от ИИ до RPA

25.06.2025

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)
Блог

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)

23.06.2025

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор
Блог

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор

20.06.2025

VPS: что это и когда он необходим бизнесу
Блог

VPS: что это и когда он необходим бизнесу

17.06.2025