Компания «Реалтэкс» применила нестандартное решение для управления бюджетами проектов на базе Microsoft Project 2003

Инвестиционно-строительная компания «Реалтэкс» совместно со специалистами Sofline Consulting Services, входящего в группу компаний Softline, осуществила проект внедрения корпоративной системы управления проектами на базе Microsoft Enterprise Project Management 2003. В процессе внедрения штатные функции Microsoft Project были дополнены системой финансового учета с возможностью ведения план-фактного анализа бюджетов проектов.

О компании

Инвестиционно-строительная компания «Реалтэкс» — это московская девелоперская компания, объединившая в своей структуре проектные, архитектурные, строительные, финансовые и риэлторские подразделения с безупречной репутацией, многолетним опытом работы и высококвалифицированным персоналом.

Основные направления деятельности - инвестиционные проекты, строительство и реализация жилых комплексов, многофункциональных центров и офисных зданий.

За годы работы компания реализовала много интересных проектов, в том числе общегородского значения. Помимо строительства жилья и многофункциональных комплексов, Инвестиционно-строительная компания «Реалтэкс» участвует в важнейших городских программах социально-экономического развития, среди которых:

• комплексная реконструкция исторического центра
• квартальная жилая застройка
• перебазирование, реформирование, ликвидация предприятий, расположенных в центре Москвы
• участие в ипотечных жилищных программах Москвы.

Ситуация

Специфика деятельности инвестиционно-строительной компании предполагает проектный режим работы. Полный цикл проекта может занимать несколько лет. На разных стадиях в проекте участвуют практически все сотрудники компании. Естественно, успешное управление проектами такого масштаба требует поддержки мощной современной информационной системы.

«Раньше бюджеты и план-графики проектов, созданные разными менеджерами, были разрозненными, значительно отличающимися друг от друга.. Не было единого формата, единых статей бюджета, регламентных процедур. Естественно, процесс консолидации такой информации был очень трудоемким. По мере увеличения числа и сложности проектов, трудозатраты стали возрастать, а возможности консолидации – уменьшаться. Стала очевидной необходимость автоматизиции всех этих процессов », - рассказывает Денис Елисеев, руководитель отдела бизнес-планирования компании «Реалтэкс».

В качестве инструмента управления проектами в «Реалтэкс» в разное время пытались использовать продукты Primavera, Spider, Microsoft Excel, а также локальную версию Microsoft Project. Но все они не предоставляли универсального механизма для суммарного календарно-сетевого и бюджетного анализа. Особенно критичным было отсутствие данных о финансовом состоянии портфеля проектов в реальном времени. Вся необходимая информация периодически предоставлялась финансовым департаментом в бумажном виде, что приводило к потере времени, и полученные данные зачастую оказывались неактуальными. В результате, руководство компании не получало полной аналитической картины о состоянии дел в портфеле проектов, что затрудняло принятие стратегических решений.

Решение

Руководство «Реалтэкс» серьезно подошло к идее внедрения системы управления проектами. Был проведен тщательный анализ рынка ПО и рынка услуг системных интеграторов. В качестве партнера по внедрению была приглашена компания Softline.

«На рынке немного компаний, которые могут предложить полный комплекс услуг по внедрению. Компания Softline не только адаптировала Microsoft Project под специфику наших бизнес-задач, но и подобрала оптимальную схему лицензирования, предложила услуги по обучению около 40 сотрудников, по поддержке и сопровождению информационной системы», - говорит Олег Гура, директор по развитию компании «Реалтэкс».

«Компания «Реалтэкс» в ходе проекта прошла стандартный путь, который мы предлагаем пройти всем нашим клиентам. Этот путь включает всего пять простых шагов, необходимых для достижения успеха: ознакомление, обучение, лицензирование, внедрение и поддержка».

Андрей Холманских, руководитель направления КСУП компании Softline

Первым шагом стало посещение серии бесплатных семинаров в Центре решений Microsoft (совместный проект Microsoft и Softline, позволяющий до внедрения оценить возможности комплексных технологий и бизнес-решений). В результате посещения семинаров и общения с консультантами Softline было принято решение о внедрении платформы Microsoft Enterprise Project Management 2003.

Решение Microsoft Enterprise Project Management 2003 в компании «Реалтэкс» внедрено в составе следующих компонентов:

• Microsoft Office Project Server 2003 – сервер для совместной работы над проектами, единая точка доступа к проектной информации;
• Microsoft Office Project Professional 2003 – инструмент менеджеров проектов. Позволяет строить календарно-сетевые графики и графики оплат, формировать бюджет проекта, контролировать ход его выполнения;
• Microsoft Office Project Web Access – инструмент руководителя организации/проектного офиса, финансового контролера. Позволяет через web-интерфейс получать консолидированную информацию по портфелю проектов;
• Windows SharePoint Services – дополнительный компонент, тесно интегрированный с платформой Microsoft Enterprise Project Management (поставляется как бесплатный компонент в составе Windows Server 2003). Позволяет централизованно хранить проектную документацию;
• Analysis Services – технология, позволяющая руководству организации строить аналитические отчеты в режиме online и автоматически экспортирующая полученные данные в Microsoft Office Excel.

Одним из основных требований компании «Реалтэкс» к проекту была реализация системы финансового учета, которая позволила бы анализировать бюджеты проектов (и портфеля проектов в целом). По словам Дениса Елисеева, «раньше бюджет проекта формировался в таблицах Excel. Это было не совсем удобно. Например, если речь идет о строительном проекте продолжительностью 3 года, при помесячной разбивке получается 36 периодов. Очень тяжело вручную вносить корректировки, сдвигать суммы и выстраивать зависимости между работами. На сложных проектах приходилось укрупнять статьи затрат, что фактически сводило на нет финансовый контроль. Бюджеты получались не точными, а ориентировочными».

В ответ на требования заказчика стандартные возможности Microsoft Project были дополнены системой финансового учета проектов, позволяющей отслеживать проектные затраты и прибыль. С помощью этой системы менеджер проекта в любой момент времени может сказать, какие расходы/доходы несет та или иная задача в проекте, кому, когда и по какой статье произведен платеж. Руководитель компании может отслеживать состояние портфеля проектов по различным аналитическим срезам, в том числе делать план-фактный финансовый анализ проектов в режиме online.

Важным моментом является и то, что система финансового учета проектов в ИСК «Реалтэкс» была реализована с помощью встроенных настроек Microsoft Project, без применения программирования.

«В ходе внедрения системы управления проектами в компании Реалтекс мы решили творчески подойти к использованию возможностей платформы Microsoft Project. По умолчанию функционал Microsoft Project не поддерживает финансовый учет проектов. Поэтому для комплексного решения задач заказчика мы применили совмещенный организационно-технический подход и реализовали такую возможность с помощью расширений настроек платформы Microsoft Project и создания регламентов работы для разных ролей сотрудников. В итоге получилась система, которая не только позволила производить календарно-сетевое планирование, но и обеспечила возможность бюджетного план-факного анализа портфеля проектов», - говорит Андрей Холманских. Анализ финансовых показателей – неотъемлемый компонент управления проектами, поэтому неудивительно, что его реализация в рамках Microsoft Project традиционно вызывает большой интерес»

Другая важная задача – организация управления документами проектов. Она была решена за счет тесной интеграции Microsoft Project 2003 с технологией Windows SharePoint Services. Благодаря этой связке удалось добиться целого ряда преимуществ:

• вся проектная документация хранится в едином информационном пространстве, на портале с заранее разработанной структурой узлов и библиотек, что обеспечивает удобный доступ к необходимым документам для всех участников проектной деятельности;
• в момент запуска каждого нового проекта автоматически формируется его рабочая область с уже готовыми шаблонами документов. Создание новых документов занимает минимум времени;
• документы связаны с отдельными задачами в проекте, доступ к ним осуществляется непосредственно из MS Project одним нажатием кнопки;
• несколько сотрудников могут одновременно работать над одним документом;
• нет риска потерять критически важную информацию – она восстанавливается из любой прошлой версии;
• накопление единой базы знаний по проектам – важнейшая составляющая успеха будущих проектов.

Результаты

• Точность и прозрачность данных в системе бюджетирования проектов. Бюджеты перестали быть ориентировочными. Защита бюджетов менеджерами компании происходит за 20 минут.
• Возможность оперативного доступа к консолидированной аналитической информации, в т.ч. план-фактный анализ бюджета портфеля проектов.
• Дополнительные преимущества в работе с инвесторами за счет более доверительных и «прозрачных» отношений с ними.
• Завершен процесс создания Проектного офиса, становление которого шло параллельно внедрению информационной системы.

Денис Елисеев особо отмечает возможность управления бюджетами проектов: «Ведение бюджетов в Microsoft Project позволило довести детализацию до самого нижнего уровня и выстроить все связи между сроками исполнения и оплатой работ: если сдвигаются сроки выполнения , сдвигается и их оплата. Это первая задача, которую удалось решить. Вторая, не менее важная, – возможность консолидировать бюджеты по нескольким проектам. Теперь мы применяем единую форму для всех проектов, единые аналитические статьи бюджета, разработанные совместно со специалистами Softline. Мы можем взять десять проектов и увидеть суммарные показатели по ним. Единая картина по компании теперь может быть представлена в считанные минуты в любом виде: данные автоматически выгружаются в Excel, мы получаем сводные таблицы, строим графики, все это очень наглядно. Легко сравнивать план-фактные показатели – где дефицит бюджета, где излишек денежных средств. А раз легко увидеть, то и управлять легко».

Прозрачный доступ к информации важным преимуществом считает Олег Гура: «Информация теперь постоянно обновляется. Данные стали наглядными, их легко анализировать. Теперь возможно спрогнозировать, ,стоимость проекта с течением времени. Раньше приходил запрос под определенную сумму проекта, выделялись средства, но люди фактически вкладывали деньги в «черный ящик». Теперь мы вошли в этот ящик, и стало видно, какие ресурсы (деньги и время) нужны под проекты, как выполняется план-график, когда ожидается окончание проекта и можно будет получить с него прибыль».