Воркшоп – инструмент генерации идей цифровой трансформации бизнеса

Цифровая лаборатория – новый отдел в компании Softline, отвечающий за создание цифровых продуктов и сервисов, приносящих деньги нашим клиентам и способствующих росту их бизнеса.

Что такое воркшопы, как они работают и как помогают создавать успешные цифровые продукты, рассказала Анастасия Назаренко, бизнес-аналитик отдела Цифровой лаборатории Softline.

В прошлой публикации мы рассказали о ноу-хау Цифровой лаборатории – Digital transformation sprint – наборе передовых практик, позволяющих пройти путь от идеи до создания цифрового продукта за 4 недели. Одним из ключевых инструментов Digital transformation sprint являются воркшопы.

Постановка задачи

Мир, экономика, образ жизни людей кардинально меняются под влиянием digital-технологий. Для того, чтобы оставаться конкурентоспособным на российском и мировых рынках, бизнесу необходимо меняться в соответствии с потребительскими и технологическими трендами, активизировать процесс создания новых инновационных продуктов.

Клиенты приходят к нам с различными бизнес-задачами, которые можно решить с помощью цифровых продуктов и сервисов. Рост продаж, повышение конверсии, производительности и скорости обслуживания, рост эффективности управления ассортиментом и выход на новые рынки – лишь некоторые из них.

Ход работы

На первом этапе мы изучаем и анализируем материалы международных и российских отраслевых экспертов, сотрудничаем с исследовательскими и аналитическими агентствами, вендорами и стартапами, а также проводим собственные исследования, чтобы сформировать базу знаний и видение будущего отрасли. Она содержит потребительские и технологические тренды, передовые мировые и российские практики цифровой трансформации.

На втором – важнейшем этапе Digital transformation sprint – главным инструментом работы являются воркшопы – мероприятия, в рамках которых совместно с сотрудниками клиента из различных подразделений мы погружаемся в тренды цифровой трансформации из нашей базы знаний, прорабатываем сценарии цифровой трансформации, ориентированные на решение конкретных задач компании. В результате получаем набор бизнес-кейсов – инициатив по созданию цифровых продуктов.

Успешное проведение воркшопа требует серьезной подготовки. Прежде всего, необходимо четко определить цель и задачи воркшопа, а также желаемые результаты. От этого зависит состав участников, план воркшопа и применяемые методики и инструменты. Во-вторых, необходимо подготовить информационно-аналитические материалы (preread), которые участники получают за неделю до воркшопа, чтобы ознакомиться с контекстом и подготовиться к обсуждению.

Кто участвует?

Участники воркшопа – представители разных функциональных подразделений компании, для которых актуален вопрос цифровой трансформации. Никто не знает свою компанию и своих клиентов лучше, чем сами сотрудники, и наша основная задача – извлекая ценные знания, вовлекать коллег в создание новых продуктов. В качестве примера рассмотрим воркшоп для организации из сферы ритейла. Кто должен присутствовать на собрании? Обязательно директора магазинов, а также продавцы-консультанты, так как они непосредственно контактируют с клиентами, руководство и сотрудники отдела маркетинга и управления персоналом, а также IT-департамент.

Присутствие топ-менеджмента необходимо в начале сессии, чтобы дать установку на работу и вдохновить участников. Топ-менеджеры напрямую не участвуют в воркшопе, но наблюдают за ходом работ, а также присутствуют при презентации и обсуждении результатов.

Идеальное количество участников воркшопа – 15-20 человек, которые делятся на 4-5 кросс-функциональных групп, в каждой из которой присутствует представитель Цифровой лаборатории для управления дискуссией и помощи участникам в использовании инструментария дизайн-мышления (метода создания продуктов, ориентированных на человека).

Исследуем рынок и формируем базу идей

Обычная длительность воркшопа – 2 дня. Основная цель в первый день – погружение участников в контекст потребительских и технологических трендов и передовой отраслевой опыт, а также выявление «проблемных точек» клиентов, будь то конечные потребители, сотрудники или партнеры. По итогам дня участники должны сформулировать итоги – глубокое понимание поведения и потребностей клиентов, а также идеи, как решить связанные с этим бизнес-задачи и оптимизировать бизнес-процессы.

В начале работы мы презентуем заказчикам выжимку из результатов наших исследований – отраслевые технологические и потребительские тренды, а также vision будущего бизнеса.

Мы рассказываем участникам о методологии и инструментах дизайн-мышления и предоставляем им возможность на практике погрузиться в потребительский опыт: создать портрет потребителя, построить путь покупателя, выявить потребности и нужды клиентов.

Завершающий этап первого дня – подведение итогов. Участники составляют реестр выявленных проблем и кластеризуют их. Команды выбирают наиболее интересный кластер проблем для дальнейшей работы и предлагают сценарии их решения, что, как правило, вызывает оживленную дискуссию.

Создаем и презентуем прототип решения

На второй день происходит разработка и оформление идеи цифрового продукта, а также создание так называемого «горячего прототипа». Команда разрабатывает его буквально из бумаги и картона и самостоятельно проводит первичное тестирование продукта путем опроса покупателей в магазинах или своих друзей и знакомых по телефону.

Для примера снова возьмем компанию из fashion-ритейла. Предположим, в первый день воркшопа была выявлена проблема – неудобные примерочные с длинными очередями и необходимостью долго ждать продавца с другим размером, а во второй день было предложено решение – интерактивная примерочная. Покупатель в торговом зале выбирает понравившуюся ему вещь, в приложении в смартфоне указывает необходимый цвет и размер, и нужная модель автоматически доставляется со склада в примерочную. На случай, если возникла необходимость в другом размере или покупатель хочет подобрать к наряду аксессуар, в примерочных установлен планшет. Тем самым команда создает «горячий прототип» приложения и в одном из магазинов сети проводит опрос посетителей, оценивая ценность нововведения для покупателей.

В конце второго дня каждая команда презентует результаты тестирования своего прототипа и оценку необходимых доработок и совершенствования идеи.

Тестируем в реальных условиях и масштабируем

Главный результат воркшопа – выбор идеи-лидера, которая создает ценность для клиентов и сотрудников. Решение принимается на основании того, насколько продукт поможет повысить потребительский опыт, насколько он релевантен стратегическим целям компании, какой вклад он вносит в рост продаж и/или снижение издержек. Очень важен и вопрос технической реализуемости идеи. Для продукта-победителя будет создан реальный прототип и проведено полномасштабное тестирование и при его успешных результатах – внедрение и масштабирование. Другие идеи заносятся в backlog компании и могут быть использованы в дальнейшем.

Удачный прототип – это успешная бизнес-модель

Работа Цифровой лаборатории помогает компаниям экономить деньги и время при создании цифровых продуктов, а также значительно снизить риски ошибочного решения. Удачный прототип – это, фактически, продуманная бизнес-модель, успешная с финансовой точки зрения, разработанная с учетом бизнес-процессов компании, запросов потребителей, технологических и отраслевых трендов.

Автор: Анастасия Назаренко Бизнес-аналитик отдела Цифровой лаборатории Softline