Виртуальный офис для реальной работы

Формирование и поддержание работоспособности ИТ-инфраструктуры — одна из самых главных задач бизнеса. Она же одна из самых затратных и трудоёмких, особенно в компаниях с распределённой или филиальной структурой. Существование облачных услуг сильно облегчило жизнь ИТ-служб, поскольку можно собрать несколько сервисов, не тратиться на сервер и аппаратные АТС, использовать опенсорсные решения.

Но даже при таком подходе рано или поздно можно зайти в тупик: системы разрознены, не обновляются, не интегрируются друг с другом, исчезают с рынка и т.д. И в таких случаях инфраструктура переживает не лучшие времена, а производительность сотрудников падает, поскольку приходится возвращаться к методам работы, принятым до автоматизации. Чтобы этого избежать, виртуальный офис должен работать как часовой механизм: все сервисы-шестерёнки слажены и безотказны. Мы, как системный интегратор, смогли найти такое решение.

У термина «виртуальный офис» есть несколько толкований. Одно из них — это общая для всех сотрудников определенной компании облачная среда (сервис), обеспечивающая персональную и совместную работу всех членов команды. Виртуальный офис хорош тем, что позволяет сразу сосредоточиться на работе и развитии бизнеса, оставив за бортом проблемы, возникающие в ходе разворачивания собственной телекоммуникационной инфраструктуры.

Плюсом такой работы является возможность масштабирования своего бизнеса без необходимости значительных инвестиций в телекоммуникации. Краеугольный камень ИТ-инфраструктуры бизнеса любого типа — это связь: нужно общаться между собой, с клиентами и контрагентами, выходить в сеть, проводить вебинары, телемосты и проч. Если компания имеет распределённую команду, работающую удалённо, вопрос становится первоочередным. «Офис в облаке» позволяет географически разобщенным сотрудникам компании без всяких проблем взаимодействовать друг с другом, используя единую систему для обмена, хранения, обработки и передачи информации и координации совместных действий. Все финансовые и трудовые затраты на обслуживание телекоммуникационного оборудования, обновление железа, плановые работы — забота оператора виртуального офиса. Рассмотрим подробнее, какие преимущества дает подобная система.

Кстати, сразу оговоримся: иногда «виртуальным офисом» называют облачную АТС, обеспечивающую надежную связь сотрудников компании с клиентами и руководством. Но на самом деле этот термин гораздо шире, облачная АТС — лишь один из элементов виртуального офиса.

Обычно услугой «офиса в облаке» пользуются быстрорастущие компании, которым критически важно объединять удаленные офисы или дочерние компании в единую инфраструктуру. Также работают с сервисом такого типа и компании, у которых есть разветвленная сеть торговых агентов или внештатных сотрудников. Виртуальный офис помогает значительно увеличить эффективность коммуникаций с центральным офисом или даже организовать удаленное обучение.

Сервис подойдет и тем компаниям, кому нужно постоянно общаться с партнерами или клиентами, а также проводить регулярные совещания и онлайн-презентации. Наиболее актуальным такое решение является для компаний с распределенной филиальной сетью.  Облачный офис подходит для бизнеса любого размера — малого, среднего или крупного.

Один из наиболее надежных сервисов такого типа — это виртуальный офис компании Softline. Он представляет собой облачную платформу с ежемесячной оплатой. Сервис разработан в рамках программы Microsoft Cloud OS Network Russia при участии инженеров Microsoft.

Виртуальный офис Softline предлагает набор бизнес-возможностей, которые востребованы большинством компаний любой сферы деятельности.

• Корпоративная почта на базе Microsoft Exchange Server. Это зарекомендовавшее себя решение, которое имеет удобный интерфейс и привычно в обслуживании системным администраторам. Использование этой почты гарантирует сохранность переписки, цепочек писем и всех вложений.
• Объединенные коммуникации (IM, видео и аудио звонки) — Skype for Business. Благодаря этой услуге сотрудники компании всегда будут на связи, где бы они ни находились.
• Возможность выхода в телефонную сеть по SIP. Подключение производится либо к АТС заказчика, либо к SIP-провайдеру. Это значит, что компания сможет использовать все преимущества SIP-телефонии, такие как конференц-связь, распределение и перенаправление вызовов, IVR, подмена номера и проч.
• Антивирус/Антиспам. Зловредное программное обеспечение надежно блокируется — сервис не допускает появления вирусов. Аналогичным образом отсекается и почтовый спам.
• Аренда полного пакета локальных приложений Microsoft Office для работы с документами без подключения к Интернету (дополнительная услуга). До сих пор пакет Microsoft Office опережает другие решения, особенно в части таблиц и презентаций, которые, кстати, чаще всего востребованы бизнесом для расчётом и представления результатов, итогов и подготовки материалов для демонстрации.

Основными достоинствами сервиса являются возможность быстрого старта (внедрение виртуального офиса в рабочую систему компании проходит всего за несколько часов), повышение эффективности работы сотрудников, снижение финансовых затрат и безопасность. Вместе с сервисом заказчик получает бесплатную базовую настройку услуги, а также возможность переместить свою электронную почту в «облако».
Эффективность работы повышается за счёт нескольких факторов.

• Полная автоматизация бизнес-процессов. В любой компании количество рутинных, стандартных процессов преобладает над индивидуальными. И именно в этих процесса человеческий фактор может сыграть злую шутку: сроки согласования срываются, документы теряются, исполнители перекладывают вину друг на друга. Когда процесс автоматизирован, негативные явления нивелируются и значительно растёт скорость обработки каждого из бизнес-процессов.
• Единая консоль администрирования и управления пользователями и службами. Количество лицензий можно изменять в зависимости от потребностей бизнеса. Это особенно важно, если бизнес находится на старте — может резко изменяться численность персонала, появляется новое оборудование, представители и филиалы. Подобное расширение обычно требует огромных финансовых и трудовых затрат. С облачным офисом дела обстоят иначе — масштабируемость перестаёт быть сложной задачей.
• Возможность апгрейда. Поддержание ПО в актуальном состоянии — залог того, что функциональность софта будет приносить максимальную пользу. К тому же, удобный и быстрый апгрейд облегчает работу ИТ-службы, делает процессы прозрачными и увеличивает её эффективность.

Как уже говорилось выше, виртуальный офис позволяет снизить эксплуатационные расходы и уменьшить лицензионные риски. Благодаря сервису компания может фокусироваться на своей работе, коммуникации и обеспечение их работы — забота сотрудников Softline. Работает облачный сервис от Softline 24/7, круглосуточно и круглогодично.

Все данные пользователей находятся в безопасности, поскольку хранится вся эта информация в  ЦОД-ах компании уровня Tier 3. Плюсом является и совершенно прозрачное соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement, SLA) с гарантией доступности сервисов. Для того, чтобы гарантировать бесперебойную работу, все компоненты системы дублируются. В дата-центрах Softlne предусмотрены дублируемые входы оптоволокна. Вместе с другими системами предосторожности эта схема гарантирует клиентам беспроблемную связь друг с другом.

Каким компаниям подойдёт виртуальный офис?

Решение «Виртуальный Офис» — набор сервисов, которые поставляются клиенту в облаке. В зависимости от величины компании-заказчика определяется технология реализации. Так, малый и средний бизнес получает мультитентное решение: единую инфраструктуру где находится много небольших клиентов, и они получают сервис на уровне лучших практик. Такой подход ограничен в тонкой настройке и интеграции с системами клиентов, применяются общие для всех политики, любые изменения являются общими и управляются нами, как провайдером сервиса. Это экономически целесообразная технология унифицированных коммуникаций именно для небольших компаний. Хотя бывают и исключения — например, когда компания планирует разворачивать мощную телефонию, с точки зрения администрирования и экономической выгоды есть смысл воспользоваться выделенным сервером.
Для крупных пользователей (как по количеству сотрудников, так и по масштабу бизнес-задач) предусмотрена отдельная инсталляция на выделенной архитектуре. Клиент получает больше сервисов от Softline, может обеспечить все потребности: применить самые тонкие настройки политики безопасности, включить дополнительные сервисы, получить гибкость при интеграции в уже существующую ИТ-инфраструктуру.
Соответственно, существуют разные разные инфраструктуры управление сервисом.

Всего возможно два типа:

• Для заказчиков в Hosted режиме (малых и средних компаний)  –  консолидированное управление подписками через интерфейс Website Panel в облаке Softline, менее функциональное, чем на выделенном сервере. Заказчики не могут вносить существенные изменения, чтобы не ломать решение, которым пользуются другие компании вместе с ними.
• Для крупных заказчиков —  веб-интерфейс  консолей  управления сервисами с прямым доступом для установления политик безопасности, управления пользователями и проч.

В любой момент времени администратор компании может просмотреть текущий набор услуг, статистику работы сотрудников, изменить уровни доступов для отдельных пользователей.

Финансовая выгода при приобретении виртуального офиса очевидна. Это, во-первых, снижение эксплуатационных расходов. Во-вторых, сокращение расходов на ПО (решаются проблемы пиратства и тп.), снижение лицензионных рисков. Наконец, расходы на облачные сервисы не ложатся в капитальные затраты организации. Все программное обеспечение, которое входит в услугу, обновляется практически сразу после выхода апдейта разработчика программной платформы. Все программное обеспечение лицензировано. Это касается как продукции Microsoft, так и продукции других партнеров. Компания Softline придет на помощь всем пользователям, кто работает с Office 365, но вынуждены перевестись в российское облако из-за вступления в действие ФЗ.

Работа с «Виртуальным офисом» полностью соответствует законодательству РФ в сфере защиты персональных данных. Согласно Федеральному закону №242 от 21 июля 2014 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях», с 1 сентября 2015 года в Российской Федерации начало действовать положение о локализации хранения и отдельных процессов обработки данных. Этот положение обязывает практически любые компании хранить и обрабатывать данные россиян на серверах, которые физически находятся в России.

Отдельно стоит отметить работу службы технической поддержки. Гарантированное время реакции на обращение пользователя — 15 минут.  Поддержка — круглосуточная, в режиме 24/7/365. Если возникает проблема, служба поддержки ее решает в четко установленные сроки. В команде поддержки работают лишь квалифицированные специалисты, способные эффективно решить любой вопрос или проблему.