При печатном дворе

Процессами, связанными с печатью бумажных документов в компании, важно грамотно управлять и понимать их особенности. Легко ли это сделать самостоятельно? — Не всегда. Хорошее решение — передать задачу сервис-провайдеру.

Проекты по управляемой печати бывают очень разными: так, преднастроенные коробочные услуги можно заказать и запустить за пару недель, а вот для того, чтобы организовать высокоуровневый аутсорсинг, кастомизированный и интегрированный с такими системами, как CRM или «1С», понадобится существенно больше времени и сил. Без сомнения, перевод печатной инфраструктуры на аутсорсинг — это удобно. Стоимость проекта зависит от масштаба компании, вертикали рынка и других факторов. О моделях перевода печатной инфраструктуры на аутсорсинг рассказывает Александр Петров, руководитель направления «Управляемая печать» Softline.

Модель первая. Поддержка

Это для вас, если: ваша компания не рассматривает вариант полномасштабного аутсорсинга, однако готова передать всю инфраструктуру на поддержку. Такой формат сопровождения печатной инфраструктуры — самая популярная бизнес-схема.

Предложение Softline: наши специалисты самостоятельно определят, какие расходные материалы  и когда нужно закупать, какие запчасти менять, а также предложат схемы будущей оптимизации существующего парка техники и его унификации (например, за счет перехода на материалы одного вендора). Впоследствии можно перейти к схеме оплаты за отпечаток.

Сроки: максимально сжатые.

Модель вторая. Аутсорсинг

Ситуация: в вашей компании накопился избыточный парк техники. Оборудование заметно недозагружено. При этом существует ряд критичных узлов печати, проблемы с которыми могут привести к потере компанией денег (средний цикл жизни инфраструктуры печати — 5-7 лет). Организации уже не нужна техподдержка в классическом виде — требуется перевести инфраструктуру на аутсорсинг.

Предложение Softline: данная модель особенно актуальна для территориально-распределенных компаний, представителей среднего и крупного бизнеса. Наши консультанты напишут политики печати, проведут оптимизацию парка техники и сформируют его, исходя из потребностей компании-заказчика. Мы обеспечим бесперебойный сервис на критичных и некритичных узлах печати, при этом компания-клиент оплачивает только реальные отпечатки бумажных документов. По согласованию с клиентом Softline может выкупить у него печатную инфраструктуру, полностью за нее отвечать и модернизировать, обеспечивая компании-заказчику удобную схему работы с печатью.

Сроки: 2-3 месяца.

Модель третья. Масштабная

Описание: модель появилась относительно недавно; применяется для крупных корпораций и холдингов. Актуальна, если компании нужно разработать стратегию по организации печати как процесса, непосредственно влияющего на бизнес, поскольку от того, кто, что и на чем печатает, зависит как получение дополнительной прибыли, так и правильное распределение трудоресурсов.

Первый шаг — проведение проектно-изыскательных работ — занимает 3-6 месяцев. Второй — реализация стратегии. Полноценная промышленная эксплуатация начинается в среднем через два года.

Сроки: от года до нескольких лет.

Что входит в стоимость отпечатка?

Классический MPS предполагает, что печатное оборудование, расходные материалы, ремонтные услуги, работа инженеров — все это входит в стоимость отпечатка и предоставляется как сервис. За дополнительную плату можно также включить в состав услуг программное обеспечение по управлению инфраструктурой печати, написание политик и многое другое.

Как получить технику?

Существуют различные схемы получения оборудования, в том числе лизинг и договор аренды; их можно комбинировать. Обращайтесь к нам за подробностями!

Как выявить «слабые» места в инфраструктуре? Можно ли это сделать самостоятельно?

Проблемы выявляются в ходе самостоятельного или стороннего аудита инфраструктуры. Важно не только грамотно сравнить технические характеристики оборудования c тем, какая нагрузка на него по факту оказывается, но и оценить доступность устройств для пользователей.

Интервьюирование коллег — эффективный инструмент аудита: пообщавшись с руководителями направлений и тим-лидами, можно понять, какие именно документы люди печатают, какими приложениями пользуются, какие характеристики печати для них важна, например, цветность, формат, скорость и т.д.

ИТ-департамент не всегда располагает такой информацией, поскольку просто не спрашивает об этом пользователей. Системные администраторы чинят сломавшуюся технику, но не задаются вопросом, почему произошла поломка и как сделать так, чтобы сотрудникам было удобнее работать. Приятная новость: зачастую не нужно менять печатное устройство, можно модернизировать процесс уже имеющимися программными средствами.

Специалисты Softline смогут спрогнозировать потенциальные проблемы с инфраструктурой печати и предотвратить их, предложив варианты оптимизации.

Политика оптимизации печати в Softline

Внутри компании мы реализуем две инициативы по упорядочиванию инфраструктуры печати. Первая — отложенная печать по карточкам: пользователь отправляет задание на виртуальный принтер, и отпечаток выходит из любого физического принтера, к которому будет приложена карточка.

Вторая инициатива — широкий комплекс мер по аудиту большого парка старой техники во всех офисах компании, организация обновленных общих зон печати.

Контакты

За подробностями обращайтесь к Александру Петрову напрямую. Пишите: Al.Petrov@softline.com

Softline — стратегический партнер Xerox в России

Мы рады сообщить, что весной 2018 г. Softline стала стратегическим партнером Xerox в России.

Softline получила статус Gold Business Partner, технологическую и маркетинговую поддержку вендора. Xerox Россия стала партнером Softline по аутсорсингу печати, продаже устройств и сервисному обслуживанию печатной техники на всей территории РФ.

Примеры текущих проектов Softline

Заказчик: Российский акционерный коммерческий банк.

Решение: Классический контракт техподдержки инфраструктуры печати без замены оборудования.

Заказчик: Крупная газоперерабатывающая компания с представительством на крайнем севере.

Решение: Техподдержка и консалтинг бизнес-процессов печати.

Автор: Александр Петров Руководитель направления «Управляемая печать»