Образцовая инвентаризация офиса: RFID-технология

Довольны ли вы скоростью инвентаризации вашего офиса? Удается ли вам проводить ее, не допуская ошибок? Вы еще ведете бумажный учет? В процессе инвентаризации есть много узких мест, которые, к счастью, можно оптимизировать, переведя их на автоматические рельсы. Антон Салин, директор по развитию бизнеса Softline Digital, представил нашему изданию решение по инвентаризации на базе технологии RFID. Рассказываем, как оно работает и каких преимуществ позволяет добиться.

• Автоматизированная инвентаризация
• Архитектура решения
  • 1 этап. Интеграция
  • 2 этап. Маркировка
  • 3 этап. Считывание
  • 4 этап. Получение данных
• Результаты и выгоды

Автоматизированная инвентаризация

Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 (ред. От 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» обязывает каждое предприятие проводить инвентаризацию основных средств минимум 1 раз в год. 

Оттого, что это неизбежная, а главное, регулярная задача, часто возникают сложности с ее выполнением. Контролировать состояние офисной техники, вести учет мебели, отслеживать перемещение объектов, сверять наличие с данными бухгалтерского учета – это трудоемкие, монотонные и затратные по времени процессы. К тому же чем больше у компании товароматериальных ценностей, тем больше инвентаризация, проводимая вручную, становится слабым местом: затягивается время исполнения, допускаются ошибки, возникает путаница в учете. Иногда все это даже критически влияет на рабочие процессы. Огромным преимуществом становится автоматизированная инвентаризация, которая позволяет избежать всех этих сложностей.

Главным образом автоматизированная инвентаризация стала возможной благодаря технологии RFID.С ее помощью не нужно привлекать к инвентаризации много персонала и даже близко контактировать со всеми объектами учета. Вся информация считывается автоматически на расстоянии и вносится в систему. Это позволяет экономить время инвентаризации и сокращать количество ошибок идентификации. 

Инвентаризация на заводе по производству газа

Softline Digital продемонстрировала заказчику и настроила систему учета и инвентаризации имущества на базе технологии RFID. Команда развернула систему автоматической инвентаризации, промаркировала основные средства RFID-метками, провела работу с мобильным RFID-считывателем по инвентаризации основных средств. В результате проекта удалось создать единую базу учета, добиться значительного сокращения временных трудозатрат и экономии времени инвентаризации в десятки раз.

Архитектура решения

Чтобы обеспечить оперативный учет и инвентаризацию объектов «на лету» с распознаванием на 100%, необходимо пройти несколько этапов. Они ведут к созданию системы управленческого учета и единой базы предприятия с электронными паспортами объектов, фотографиями, зарегистрированными местоположениями и материально ответственными лицами. Это единая клиент-серверная система на базе платформы Union EAM, которая представляет собой коробочное решение с возможностью персонализации, где каждый компонент программы может работать сам по себе. 

1 этап. Интеграция

Прежде чем приступить к инвентаризации, необходимо подготовить и загрузить первоначальные данные об объектах учета или импортировать в систему уже существующие данные. Обычно это происходит через загрузку файлов Excel, XML или через интеграцию с системами заказчика: ERP, MDM, ITSM.

2 этап. Маркировка

Все объекты, которые подлежат инвентаризации, обязательно маркируются RFID-метками, двумерными кодами или штрихкодами. Они содержат информацию о наименовании, инвентарном номере, ответственном лице, складе и т.д. 

Перед тем как проводить маркировку, необходимо ответить на вопросы о том, как объект будет эксплуатироваться. RFID-метки бывают разные: специально защищенные, устойчивые к химическим воздействиям, высокотемпературные и т.д. Поэтому важно выяснить, какой тип потребуется: важна ли защита от окружающей среды, какие рабочие температуры, не будет ли метка мешать работе оборудования. Нанести номер на объект можно маркером, краской или выбить его, но вопрос в том, как потом он будет считываться, требуется ли дальность и скорость считывания или, может быть, нужна защита от копирования маркировки. Учитывать необходимо и способ крепления: наклейка внутрь корпуса, сварка, вшивание, обеспечивающие устойчивость к срыву и внешним факторам.

После того как будут даны ответы на все эти вопросы, можно приступать к созданию шаблонов RFID-меток, их печати на специальном принтере или кодированию с помощью терминала сбора данных, а затем их расклейке на объектах учета.​

3 этап. Считывание

С помощью терминала сбора данных со всех RFID-меток считывается информация. Причем это может происходить даже на расстоянии нескольких метров, что дает возможность быстро считывать метки с большого количества объектов в одном помещении. Считыватели можно устанавливать в проходах или на потолках, чтобы контролировать перемещающиеся объекты. Полученные данные отправляются на сервер.

4 этап. Получение данных

Считанная с меток информация обрабатывается программой, а полученные результаты формируются в отчеты. В них отражается количество объектов, их местонахождение, состояние и т.д. Также организуется возможность регистрации выдачи и возвратов объектов учета в пользование, стадий перемещения, нахождения оборудования и материалов.

Проект по офисной инвентаризации в крупнейшей нефтегазохимической компании

Специалисты Softline Digital выполнили демонстрацию решения по учету имущества и инвентаризации с применением RFID-технологии. Команда развернула платформу на предприятии заказчика и внесла текущие данные, оснастила инвентаризируемое имущество RFID-метками, настроила мобильные и стационарные RFID-считыватели для инвентаризации и контроля перемещения между зонами основных средств. В результате удалось добиться снижения времени инвентаризации и трудозатрат на ее проведение в десятки раз.

Результаты и выгоды

• внедрение системы оперативного учета и инвентаризации имущества,
• маркировка объектов,
• инвентаризация,
• обмен данными с внешними системами,
• обучение сотрудников работе с системой,
• получение актуальных данных по имуществу.

• быстрое проведение инвентаризации,
• безошибочная идентификация оборудования/материалов,
• оперативный контроль стадий производственных или логистических процессов,
• уход от бумажных носителей учета,
• уменьшение трудозатрат на обработку учётных данных, поступающих от различных источников.

Чтобы получить подробную консультацию по инвентаризации на базе RFID, напишите Антону Салину, директору по развитию бизнеса Softline Digital: Anton.Salin@softline.com

Получайте новые статьи моментально в Telegram по ссылке: https://t.me/sldonline_bot