В крупных компаниях зачастую не существует строгой политики управления процессами печати и контроля расходов на эти цели: управление собственной инфраструктурой печати – задача, требующая больших затрат времени, средств и ресурсов.
Как следствие, бумага и чернила расходуются сотрудниками в огромных количествах и не всегда эффективно. Более того, по мере развития и роста компании эти расходы увеличиваются, что, в свою очередь, отражается на прибыли организации – солидную долю которой «съедают» затраты на создание печатных документов.
Сократить расходы на печать, оптимизировать инфраструктуру печати, повысить эффективность и производительность всех смежных бизнес-процессов в компании помогут Managed Print Service (MPS) услуги.
Скрытая угроза для бюджета
Помимо явных расходов на создание печатных документов, как то: закупка бумаги, чернил и самих печатающих устройств, существуют и скрытые расходы, которым руководители не придают значения или о которых даже не подозревают. По некоторым данным, явные затраты могут составлять лишь 20% от общей суммы расходов на печать, в то время как остальная часть – скрытые.
Скрытые расходы возникают, к примеру, из-за неэффективного использования человеческих ресурсов компании. Не каждая компания может позволить содержать в штате «подручных» работников, которые выполняют простые операции – замену картриджа или устранение ошибки в работе принтера при печати. Вместо этого привлекаются высококвалифицированные специалисты ИТ-отдела, что отнимает у них время на решение их основных бизнес-задач.
Также к неявным расходам на печать относятся затраты, которые не попадают в ИТ-бюджет, а включаются в операционные расходы других подразделений компании. Например, расходы на содержание склада для расходных материалов, потери из-за простоя печатной техники, нерациональное расположение устройств, избыточное энергопотребление – все это неминуемо приводит к росту издержек.
По статистике, затраты компании среднего размера на организацию печати могут составлять от 3 до 6% общей прибыли.
Несмотря на все веские аргументы в пользу внедрения услуги управляемых процессов печати, далеко не все осознают важность проведения аудита печатных процессов и продолжают безмерно расходовать время и ресурсы на неэффективную печать.
По подсчетам аналитиков, экономия на печати может составить до 30%, и это не предел: во многих случаях сами заказчики отмечают экономию в 50-60% от грамотно разработанного и внедренного решения по управлению процессами печати.
Внедрение услуг MPS (Managed Print Service) происходит поэтапно.
Первый этап: аудит
MPS начинается с тщательного анализа печатной инфраструктуры компании и определения потребностей организации: анализа того, как на сегодняшний день осуществляются печатные процессы и документооборот и какие из них требуют оптимизации. В зависимости от требований и нужд организации, выявленных в процессе аудита, будет предложено решение, точно соответствующее требованиям компании.
Второй этап: разработка решения
Комплексное решение включает аппаратное, программное и сервисное обеспечение, гарантирующее ощутимые выгоды на долгий срок.
Третий этап: внедрение
Внедрение готового решения проходит так, чтобы обеспечить плавный переход на новую печатную инфраструктуру: с минимальным вмешательством в деятельность организации и работу конечных пользователей.
Четвертый этап: поддержка
Комплексное обслуживание решения и регулярное обновление систем, постоянный контроль производительности, поддержка сервисов и управление парком печатных машин, непрерывный мониторинг – приоритетные задачи при поддержке и обслуживанию компаний после внедрения решений MPS.
Обратная связь
Это заключительный, пятый этап. Отзывы клиентов на тему улучшения производительности инфраструктуры печати с коммерческой и операционной точек зрения помогают производителям и интеграторам совершенствовать сервис. Поэтому они всегда рады обратной связи от своих заказчиков!
Подпишитесь на нашу рассылку последних новостей и событий
Подписаться