Как найти новые точки роста продуктивности труда с помощью трекера производительности в Office365 Е5

Как найти новые точки роста продуктивности труда с помощью трекера производительности в Office365 Е5

Очевидный тренд последних лет – массовый переход в облака большинства программных продуктов. Даже такое типично десктопное решение, как Microsoft Office перевели в облако и наделили большим количеством новых возможностей, одна из которых – трекер производительности My Analytics (ранее – Delve Analytics). Аналитика Delve обрабатывает данные электронной почты и собраний, предоставляя возможность  по-новому взглянуть на то, как вы взаимодействуете с коллегами, используете свое рабочее время. Трекер автоматически предоставит всю аналитику, и вы сможете не только оценить свою продуктивность, исходя из тех целей, которые сами себе ставите, но и благодаря наглядным отчетам более эффективно выстроить рабочие процессы. Давайте посмотрим, как это работает.

Как это работает? Элементарно!

My Analytics – очень простой в обращении самообучающийся инструмент. Вы самостоятельно выставляете свои цели-данные, и трекер уже через месяц работы начинает выдавать аналитические выкладки по вашим основным рабочим процессам. Трекер собирает  информацию и выдает ее в виде удобных интерактивных таблиц и графиков, а дальше вы сами для себя решаете, как с этими данными поступить. 

Проверять или не проверять, вот в чем вопрос

Возьмем, к примеру, оптимизацию переписки. Некоторые пользователи рекомендуют для этого проверять почту два-три раза в день. Но не для каждого сотрудника верным является утверждение, что он слишком много времени тратит на почту. Кто-то начнёт этому правилу следовать и у него резко упадет эффективность. Потому что он не может ответить сразу на десять писем, поскольку на одно письмо тратит не менее десяти минут. My Analytics помогает понять: правильно ли то, что мне навязывают проверку почты раз в несколько часов, когда раньше я это делал постоянно? По графикам аналитики вы сможете отследить, что именно тогда отклик на ваши письма был лучше, работа шла быстрее, и важный контакт не был потерян. 

Что эффективнее: многозадачность или однозадачность?

Трекер позволяет проанализировать способности к многозадачности – для понимания, в каком режиме вы работаете более эффективно – в многозадачном или однозадачном. Как с помощью трекера в данном случае посчитать свою продуктивность? Вы сами себе выставляете цели. Например, что хотите на встречи потратить десять часов в  неделю. Из этих 10 часов потом видите, что  нормальные собрания у вас были только три часа. Всё остальное время – многозадачные собрания, во время которых вы занимались какой-то другой работой, в частности, читали письма и отвечали на них, либо у вас вообще были конфликтующие встречи. И план работы показывает, что из десяти поставленных задач решено меньше, чем следовало. Соответственно, сами делаете выводы, получается ли у вас работать в многозадачном режиме или стоит вернуться в однозадачное состояние, чтобы максимально эффективно распланировать свою работу. 

Никто не будет забыт

Еще один замечательный раздел по аналитике посвящен вопросу, с кем вы чаще всего взаимодействуете. Трекер вычленяет группу сотрудников, с которыми вы много времени проводите на встречах, ведете активную переписку, быстро реагируете на их письма. При этом здесь же можно увидеть тех, кто ушел из ваших контактов: некоторое время назад вы с ними много работали и вдруг перестали. Вы смотрите аналитику и понимаете, что «потеряли» коллегу, с которым у вас стоит общая задача. Здесь My Analytics выступает в качестве напоминалки, благодаря которой вы возвращаетесь к потерянному контакту, смотрите, сколько времени вы уже не общались с коллегой, что сейчас происходит с вашей общей задачей, что уже сделано и куда дальше необходимо двигаться, чтобы достичь цели.

Аналитика, встроенная в Outlook

Строка My Analytics встроена в клиент Outlook.  Здесь, не заходя на страничку Delve, можно посмотреть конкретную аналитику по конкретному человеку: сколько времени вы с ним провели на встречах, в каком режиме вы друг другу отвечаете на письма: часто-нечасто. Кто из вас тормозит с ответами: он или вы. Данная возможность может стать таким прикольным дополнительным бонусом в разрезе, например, анализа взаимодействия со своим руководителем.

Как выстроить рабочий процесс без ущерба для личной жизни

My Analytics предоставляет отчеты о работе, проделанной вне рабочего дня: в выходные и праздничные дни, а также до или после работы. Для некоторых категорий офисных сотрудников выполнение обязанностей после окончания рабочего дня неприемлемо. Но для других, чьи обязанности требуют присутствия за ПК в разное время суток, владение информацией о количестве сверхурочных часов позволит соблюсти баланс в работе; правильно выставить цели, придерживаясь которых, можно без ущерба для личной жизни достичь максимальной производительности.

Продукт командной работы

В аналитике есть еще такая интересная функция, как возможность работать над документом в Office Online одновременно c коллегами. Она позволяет не тратить время на ожидание того, когда один из членов команды, с которым вы работаете над проектом, закончит вносить изменения в документ, прежде чем вы сможете поработать с файлом. Вы получаете возможность одновременно с другими участниками проектной группы просматривать дополнения, вести обсуждение, обмениваться мыслями.    

Решение в развитии: новые грани оценки эффективности

Мы рассмотрели примерные точки роста производительности, которые трекер My Analytics предоставляет всем пользователям O365E5 на данный момент. Это первый выпуск решения, основанный на том, что большая часть сотрудников офиса значительную часть своего времени уделяет собраниям и работе с почтой. Как логичное продолжение развития продукта в настоящий момент рассматривается расширение аналитики на Skype для бизнеса: звонки, конференции.

Автор: Лидия Гудкова, менеджер по развитию бизнеса компании Softline