Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

Управление архивами: проблемы и их решение

05.10.2018

Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.

Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.

Проблемы управления архивами

Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.

Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.

Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – нуждами самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.

На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходится хранить.

Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.

Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.

Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.

Не следует забывать и о нормах хранения документации, при несоблюдении которых юридически значимые бумаги могут утратить свою силу (от выцветшей подписи до полного уничтожения). При малейшем несоблюдении процедуры хранения весь фонд документов может стать «пустым». А практика показывает, что под архивы выделяют не лучшие помещения по остаточному принципу, так что вероятность потерять нужные бумаги из-за ненадлежащего хранения очень велика.

Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.

Решение проблем

Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.

Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.

Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.

В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.

Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.

Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.

Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствие, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.

Вопросы?

На них ответит Артем Тропин, аналитик группы внедрений СЭД/ECM компании Softline, Artem.Tropin@softline.com

 

Новости, истории и события
Смотреть все
Платформа ИТ-сертификации «СЛМетрикс» от Академии Softline получила аккредитацию АПКИТ
Новости

Платформа ИТ-сертификации «СЛМетрикс» от Академии Softline получила аккредитацию АПКИТ

26.12.2024

SL Soft (ГК Softline) представила новую версию модуля «Электронный наряд-допуск» платформы Visitech
Новости

SL Soft (ГК Softline) представила новую версию модуля «Электронный наряд-допуск» платформы Visitech

26.12.2024

Система MD Audit от SL Soft (ГК Softline) помогла «Саратовской кондитерской мануфактуре» снизить процент брака на 80%
Новости

Система MD Audit от SL Soft (ГК Softline) помогла «Саратовской кондитерской мануфактуре» снизить процент брака на 80%

25.12.2024

SL Soft (ГК Softline) и Московский венчурный фонд инвестировали 100 млн рублей в ИТ-платформу «Цитрос»
Новости

SL Soft (ГК Softline) и Московский венчурный фонд инвестировали 100 млн рублей в ИТ-платформу «Цитрос»

25.12.2024

HCM-система «БОСС» от компании SL Soft (ГК Softline) внесена в реестр российского ПО
Новости

HCM-система «БОСС» от компании SL Soft (ГК Softline) внесена в реестр российского ПО

24.12.2024

Академия Softline запустила комплексное решение для корпоративного обучения «Стадия»
Новости

Академия Softline запустила комплексное решение для корпоративного обучения «Стадия»

24.12.2024

«Инферит Облако» и «Телеком биржа» назвали 3 популярных запроса клиентов
Новости

«Инферит Облако» и «Телеком биржа» назвали 3 популярных запроса клиентов

23.12.2024

«Девелоника» (ГК Softline) помогла компании МТС перейти на ЭЦП в системе электронного документооборота
Новости

«Девелоника» (ГК Softline) помогла компании МТС перейти на ЭЦП в системе электронного документооборота

23.12.2024

ПАО «Софтлайн» прогнозирует двузначные темпы роста бизнеса в 2025 году и подтверждает ожидания по 2024 году
Новости

ПАО «Софтлайн» прогнозирует двузначные темпы роста бизнеса в 2025 году и подтверждает ожидания по 2024 году

23.12.2024

ГК Softline и «ИТ-ГУРУ» объединяют усилия для продвижения интеграционной шины данных
Новости

ГК Softline и «ИТ-ГУРУ» объединяют усилия для продвижения интеграционной шины данных

20.12.2024

ОС «МСВСфера» (ГК Softline) теперь доступна в облачной платформе «Яндекс.Cloud»
Новости

ОС «МСВСфера» (ГК Softline) теперь доступна в облачной платформе «Яндекс.Cloud»

19.12.2024

ГК Softline обеспечила банку из топ-10 переход на облачную платформу Softline Universe (SLU)
Новости

ГК Softline обеспечила банку из топ-10 переход на облачную платформу Softline Universe (SLU)

19.12.2024

ПАО «Софтлайн» информирует участников обмена ГДР Noventiq о приближающейся дате фиксации реестра акционеров по третьему этапу обмена
Новости

ПАО «Софтлайн» информирует участников обмена ГДР Noventiq о приближающейся дате фиксации реестра акционеров по третьему этапу обмена

19.12.2024

SL Soft (ГК Softline) выпустила новый релиз бизнес-платформы Polymatica ЕРМ
Новости

SL Soft (ГК Softline) выпустила новый релиз бизнес-платформы Polymatica ЕРМ

18.12.2024

ГК Softline стала партнером года F.A.C.C.T. по объему продаж
Новости

ГК Softline стала партнером года F.A.C.C.T. по объему продаж

18.12.2024

Защиту ИТ-инфраструктуры провайдера «Инферит Облако» (ГК Softline) усилили с помощью BI.ZONE TDR
Новости

Защиту ИТ-инфраструктуры провайдера «Инферит Облако» (ГК Softline) усилили с помощью BI.ZONE TDR

17.12.2024

Детский онлайн-лагерь «Наша безопасность» Академии Softline получил Гран-при премии «СМАРТ пирамида – 2024»
Новости

Детский онлайн-лагерь «Наша безопасность» Академии Softline получил Гран-при премии «СМАРТ пирамида – 2024»

17.12.2024

Bell Integrator (ГК Softline) стала партнером Форума инновационных центров
Новости

Bell Integrator (ГК Softline) стала партнером Форума инновационных центров

17.12.2024

Елена Типисова (ГК Softline): «2024-й год стал годом вызовов и возможностей для ИТ-отрасли, заложив фундамент для дальнейшего развития»
Блог

Елена Типисова (ГК Softline): «2024-й год стал годом вызовов и возможностей для ИТ-отрасли, заложив фундамент для дальнейшего развития»

20.12.2024

Кибербезопасность от А до Я
Блог

Кибербезопасность от А до Я

20.12.2024

Мурад Мирзоев, «Инферит»: В рамках бизнес группы Softline мы испытываем здоровую конкуренцию
Блог

Мурад Мирзоев, «Инферит»: В рамках бизнес группы Softline мы испытываем здоровую конкуренцию

20.12.2024

Пилотные проекты по переходу на российское ПО
Блог

Пилотные проекты по переходу на российское ПО

18.12.2024

Вместе эффективнее: как объединение крупных игроков ИТ-рынка помогает цифровизации промышленного сектора
Блог

Вместе эффективнее: как объединение крупных игроков ИТ-рынка помогает цифровизации промышленного сектора

18.12.2024

Как эмоциональный интеллект помогает строить карьеру
Блог

Как эмоциональный интеллект помогает строить карьеру

17.12.2024

4 совета джуну, который хочет построить карьеру в ИТ
Блог

4 совета джуну, который хочет построить карьеру в ИТ

17.12.2024

Как построить карьеру в информационной безопасности
Блог

Как построить карьеру в информационной безопасности

17.12.2024

Как построить карьеру в крупной компании: краткий гайд
Блог

Как построить карьеру в крупной компании: краткий гайд

17.12.2024

Шире или глубже: как строить ИТ-карьеру
Блог

Шире или глубже: как строить ИТ-карьеру

17.12.2024

Как запомниться работодателю и получить работу мечты
Блог

Как запомниться работодателю и получить работу мечты

17.12.2024

В ИТ сразу после вуза: гайд по старту карьеры
Блог

В ИТ сразу после вуза: гайд по старту карьеры

17.12.2024

Как студенту начать карьеру в ИТ-компании
Блог

Как студенту начать карьеру в ИТ-компании

17.12.2024

Новые штрафы за утечку персональных данных: как подготовиться к изменениям
Блог

Новые штрафы за утечку персональных данных: как подготовиться к изменениям

13.12.2024

Цифровизация госсектора: роль заказной разработки в достижении целей
Блог

Цифровизация госсектора: роль заказной разработки в достижении целей

12.12.2024

Александр Рожков (ГК Softline): «Наша цель — стать проводником для российских ИТ-производителей при выходе на новые для них международные рынки»
Блог

Александр Рожков (ГК Softline): «Наша цель — стать проводником для российских ИТ-производителей при выходе на новые для них международные рынки»

10.12.2024

Российские суперкомпьютеры для искусственного интеллекта
Блог

Российские суперкомпьютеры для искусственного интеллекта

06.12.2024

Умные каски Proteqta выходят на рынок Казахстана и ОАЭ
Блог

Умные каски Proteqta выходят на рынок Казахстана и ОАЭ

03.12.2024