Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

Управление архивами: проблемы и их решение

05.10.2018

Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.

Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.

Проблемы управления архивами

Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.

Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.

Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – нуждами самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.

На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходится хранить.

Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.

Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.

Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.

Не следует забывать и о нормах хранения документации, при несоблюдении которых юридически значимые бумаги могут утратить свою силу (от выцветшей подписи до полного уничтожения). При малейшем несоблюдении процедуры хранения весь фонд документов может стать «пустым». А практика показывает, что под архивы выделяют не лучшие помещения по остаточному принципу, так что вероятность потерять нужные бумаги из-за ненадлежащего хранения очень велика.

Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.

Решение проблем

Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.

Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.

Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.

В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.

Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.

Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.

Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствие, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.

Вопросы?

На них ответит Артем Тропин, аналитик группы внедрений СЭД/ECM компании Softline, Artem.Tropin@softline.com

 

Новости, истории и события
Смотреть все
Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) расширяет партнерство с ИБ-аудитором Card Security
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) расширяет партнерство с ИБ-аудитором Card Security

04.12.2024

ОС «МСВСфера» от «Инферит» (ГК Softline) подтвердила совместимость с геоинформационной системой «Аксиома»
Новости

ОС «МСВСфера» от «Инферит» (ГК Softline) подтвердила совместимость с геоинформационной системой «Аксиома»

04.12.2024

ГК Softline объявляет о выходе на рынок Индонезии
Новости

ГК Softline объявляет о выходе на рынок Индонезии

04.12.2024

Российский производитель НТО «ИРЭ-Полюс» (ГК Softline) презентовал на выставке «Металл-Экспо 2024» оборудование для лазерной сварки и очистки металлов
Новости

Российский производитель НТО «ИРЭ-Полюс» (ГК Softline) презентовал на выставке «Металл-Экспо 2024» оборудование для лазерной сварки и очистки металлов

03.12.2024

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и DataSpace объединили усилия для продвижения облачных технологий
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и DataSpace объединили усилия для продвижения облачных технологий

03.12.2024

ГК Softline добавила в продуктовый портфель платформу универсальных коммуникаций CommuniGate Pro
Новости

ГК Softline добавила в продуктовый портфель платформу универсальных коммуникаций CommuniGate Pro

02.12.2024

ИТ-вендор «Инферит» (ГК Softline) получил Решение ФСТЭК России о проведении сертификации ОС «МСВСфера» 9
Новости

ИТ-вендор «Инферит» (ГК Softline) получил Решение ФСТЭК России о проведении сертификации ОС «МСВСфера» 9

02.12.2024

ГК Softline и GreenMDC создали модульный центр обработки данных для Комитета финансов Волгоградской области
Новости

ГК Softline и GreenMDC создали модульный центр обработки данных для Комитета финансов Волгоградской области

29.11.2024

«Девелоника» (ГК Softline) разработала устройство и приложение для самостоятельного определения пациентами состояния легких
Новости

«Девелоника» (ГК Softline) разработала устройство и приложение для самостоятельного определения пациентами состояния легких

29.11.2024

ЮЗЭДО-решение «Цитрос» компании SL Soft (ГК Softline) используется для обмена договорными документами с внешними контрагентами в ПАО «Газпром нефть»
Новости

ЮЗЭДО-решение «Цитрос» компании SL Soft (ГК Softline) используется для обмена договорными документами с внешними контрагентами в ПАО «Газпром нефть»

29.11.2024

Финансовая команда ГК Softline стала победителем в номинации «Лучший финансовый департамент 2024 года»
Новости

Финансовая команда ГК Softline стала победителем в номинации «Лучший финансовый департамент 2024 года»

29.11.2024

Компания «ХАБЭКО-ПАРТНЕР» (ГК Softline) впервые в России внедрила отечественную систему хранения резервных копий TATLIN.BACKUP
Новости

Компания «ХАБЭКО-ПАРТНЕР» (ГК Softline) впервые в России внедрила отечественную систему хранения резервных копий TATLIN.BACKUP

28.11.2024

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и «Телеком биржа» заключили соглашение о комплексном партнерстве
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и «Телеком биржа» заключили соглашение о комплексном партнерстве

28.11.2024

Bell Integrator (ГК Softline) запатентовал решения для анализа данных и работы с цифровыми активами
Новости

Bell Integrator (ГК Softline) запатентовал решения для анализа данных и работы с цифровыми активами

27.11.2024

«Инферит» выпустил ОС «МСВСфера Сервер» 9 в специальной редакции для хостинг-провайдеров
Новости

«Инферит» выпустил ОС «МСВСфера Сервер» 9 в специальной редакции для хостинг-провайдеров

26.11.2024

Softline Digital выпустила модуль позиционирования персонала под брендом Proteqta для работы во взрывоопасных средах
Новости

Softline Digital выпустила модуль позиционирования персонала под брендом Proteqta для работы во взрывоопасных средах

26.11.2024

ГК Softline объединяет финтех-активы под брендом Сомерс для создания импортонезависимых платежных решений
Новости

ГК Softline объединяет финтех-активы под брендом Сомерс для создания импортонезависимых платежных решений

25.11.2024

ПАО «Софтлайн» объявляет о проведении первого после переизбрания заседания Совета директоров
Новости

ПАО «Софтлайн» объявляет о проведении первого после переизбрания заседания Совета директоров

25.11.2024

Умные каски Proteqta выходят на рынок Казахстана и ОАЭ
Блог

Умные каски Proteqta выходят на рынок Казахстана и ОАЭ

03.12.2024

Много задач — одно решение: как организовать безопасную работу с документами
Блог

Много задач — одно решение: как организовать безопасную работу с документами

27.11.2024

Как умные камеры делают города безопаснее, заводы умнее, а магазины эффективнее?
Блог

Как умные камеры делают города безопаснее, заводы умнее, а магазины эффективнее?

25.11.2024

Инфраструктура доверия
Блог

Инфраструктура доверия

12.11.2024

Как объединить CRM, ЭДО и корпоративные коммуникации на одной платформе
Блог

Как объединить CRM, ЭДО и корпоративные коммуникации на одной платформе

08.11.2024

RuDesktop 2.7: новый функционал и улучшенные возможности удаленного доступа и управления рабочими местами
Блог

RuDesktop 2.7: новый функционал и улучшенные возможности удаленного доступа и управления рабочими местами

29.10.2024

Управление мобильными устройствами компании из единой консоли
Блог

Управление мобильными устройствами компании из единой консоли

22.10.2024

Пора ли переходить на отечественный почтовый сервер?
Блог

Пора ли переходить на отечественный почтовый сервер?

17.10.2024

HR-бот: автоматизация воронки найма
Блог

HR-бот: автоматизация воронки найма

11.10.2024

Рынок сейчас остро нуждается в специалистах, владеющих импортозамещающими технологиями
Блог

Рынок сейчас остро нуждается в специалистах, владеющих импортозамещающими технологиями

02.10.2024

Повышаем вовлеченность сотрудника с помощью цифровых HR-систем
Блог

Повышаем вовлеченность сотрудника с помощью цифровых HR-систем

27.09.2024

Современные российские серверы на процессорах Gen 4/5
Блог

Современные российские серверы на процессорах Gen 4/5

25.09.2024

Промышленная автоматизация: настоящее и будущее АСУ ТП в России
Блог

Промышленная автоматизация: настоящее и будущее АСУ ТП в России

24.09.2024

Программные роботы с интеллектом — новое поколение RPA
Блог

Программные роботы с интеллектом — новое поколение RPA

09.09.2024

Влияние ИИ на рынок аппаратного обеспечения: новый виток роста?
Блог

Влияние ИИ на рынок аппаратного обеспечения: новый виток роста?

05.09.2024

ОС «МСВСфера»: российский ответ на вызовы импортозамещения в сфере системного ПО
Блог

ОС «МСВСфера»: российский ответ на вызовы импортозамещения в сфере системного ПО

03.09.2024

Правосудие будущего: как искусственный интеллект меняет суды
Блог

Правосудие будущего: как искусственный интеллект меняет суды

28.08.2024

Content AI и DocTrix: новые возможности для оптимизации рабочих процессов
Блог

Content AI и DocTrix: новые возможности для оптимизации рабочих процессов

16.08.2024