Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

Управление архивами: проблемы и их решение

Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.

Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.

Проблемы управления архивами

Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.

Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.

Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – нуждами самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.

На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходится хранить.

Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.

Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.

Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.

Не следует забывать и о нормах хранения документации, при несоблюдении которых юридически значимые бумаги могут утратить свою силу (от выцветшей подписи до полного уничтожения). При малейшем несоблюдении процедуры хранения весь фонд документов может стать «пустым». А практика показывает, что под архивы выделяют не лучшие помещения по остаточному принципу, так что вероятность потерять нужные бумаги из-за ненадлежащего хранения очень велика.

Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.

Решение проблем

Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.

Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.

Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.

В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.

Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.

Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.

Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствие, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.

Вопросы?

На них ответит Артем Тропин, аналитик группы внедрений СЭД/ECM компании Softline, Artem.Tropin@softline.com

 

Новости, истории и события
Смотреть все
«Инферит» (ГК Softline) и Orion soft подтвердили совместимость виртуализации zVirt с сервером и СХД INFERIT
Новости

«Инферит» (ГК Softline) и Orion soft подтвердили совместимость виртуализации zVirt с сервером и СХД INFERIT

11.07.2025

ПАО «Софтлайн» объявляет о приобретении свыше 1 миллиона акций Компании на Московской бирже в рамках обратного выкупа
Новости

ПАО «Софтлайн» объявляет о приобретении свыше 1 миллиона акций Компании на Московской бирже в рамках обратного выкупа

11.07.2025

Внеочередное общее собрание акционеров ПАО «Софтлайн» состоится 14 августа 2025 года с целью принятия решений, повышающих качество корпоративного управления Компании
Новости

Внеочередное общее собрание акционеров ПАО «Софтлайн» состоится 14 августа 2025 года с целью принятия решений, повышающих качество корпоративного управления Компании

10.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) подтвердил совместимость операционной системы «МСВСфера АРМ» 9 и семейства офисных приложений «Р7-Офис»
Новости

«Инферит» (ГК Softline) подтвердил совместимость операционной системы «МСВСфера АРМ» 9 и семейства офисных приложений «Р7-Офис»

10.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новую версию платформы для управления подписками BillogicPlatform
Новости

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новую версию платформы для управления подписками BillogicPlatform

09.07.2025

ПАО «Софтлайн» объявляет о промежуточных результатах обратного выкупа и подтверждает намерение продолжать покупки акций Компании на Московской бирже
Новости

ПАО «Софтлайн» объявляет о промежуточных результатах обратного выкупа и подтверждает намерение продолжать покупки акций Компании на Московской бирже

08.07.2025

«РЖД-Технологии» автоматизируют закупочные процессы с помощью платформы ROBIN от SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)
Новости

«РЖД-Технологии» автоматизируют закупочные процессы с помощью платформы ROBIN от SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)

08.07.2025

Инициатива по ведению уроков информатики на базе ОС «МСВСфера» от «Инферит» (ГК Softline) в школах вошла в топ-100 лучших идей форума «Сильные идеи для нового времени»
Новости

Инициатива по ведению уроков информатики на базе ОС «МСВСфера» от «Инферит» (ГК Softline) в школах вошла в топ-100 лучших идей форума «Сильные идеи для нового времени»

07.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) представил рабочую станцию с жидкостным охлаждением для решения ИИ-задач
Новости

«Инферит» (ГК Softline) представил рабочую станцию с жидкостным охлаждением для решения ИИ-задач

07.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новый сервер с жидкостным охлаждением для ИИ-задач
Новости

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новый сервер с жидкостным охлаждением для ИИ-задач

04.07.2025

Вышел новый релиз бизнес-платформы Polymatica ЕРМ компании SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)
Новости

Вышел новый релиз бизнес-платформы Polymatica ЕРМ компании SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)

03.07.2025

Платформа «Клаудмастер» от «Инферит FinOps» (ГК Softline) возглавила рейтинг российских решений для управления облачными финансами
Новости

Платформа «Клаудмастер» от «Инферит FinOps» (ГК Softline) возглавила рейтинг российских решений для управления облачными финансами

02.07.2025

ГК Softline и Центр развития транспортных систем договорились о сотрудничестве в сфере цифровизации транспорта
Новости

ГК Softline и Центр развития транспортных систем договорились о сотрудничестве в сфере цифровизации транспорта

01.07.2025

Акционеры ПАО «Софтлайн» в ходе Годового общего собрания приняли ряд важных решений, направленных на создание долгосрочной акционерной стоимости Компании
Новости

Акционеры ПАО «Софтлайн» в ходе Годового общего собрания приняли ряд важных решений, направленных на создание долгосрочной акционерной стоимости Компании

01.07.2025

Академия АйТи (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) и CoMind запускают практико-ориентированную программу обучения ИИ для бизнеса
Новости

Академия АйТи (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) и CoMind запускают практико-ориентированную программу обучения ИИ для бизнеса

30.06.2025

ПАО «Софтлайн» стало эталоном IR-рейтинга Smart-lab
Новости

ПАО «Софтлайн» стало эталоном IR-рейтинга Smart-lab

30.06.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и компания «Береста РК» объявили о стратегическом партнерстве в сфере цифровой трансформации бизнеса
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и компания «Береста РК» объявили о стратегическом партнерстве в сфере цифровой трансформации бизнеса

27.06.2025

 ГК Softline приобретает контролирующую долю в группе компаний Омег-Альянс
Новости

ГК Softline приобретает контролирующую долю в группе компаний Омег-Альянс

27.06.2025

Отказоустойчивость кластеров vSphere: практика HA и DRS
Блог

Отказоустойчивость кластеров vSphere: практика HA и DRS

11.07.2025

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM
Блог

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM

07.07.2025

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности
Блог

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности

04.07.2025

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ
Блог

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ

01.07.2025

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса
Блог

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса

27.06.2025

Технологии умного города: от ИИ до RPA
Блог

Технологии умного города: от ИИ до RPA

25.06.2025

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)
Блог

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)

23.06.2025

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор
Блог

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор

20.06.2025

VPS: что это и когда он необходим бизнесу
Блог

VPS: что это и когда он необходим бизнесу

17.06.2025

Яндекс 360: эволюция решений для цифровой трансформации бизнеса
Блог

Яндекс 360: эволюция решений для цифровой трансформации бизнеса

11.06.2025

Платформизация, безопасность ИИ и активная защита малого бизнеса — «Лаборатория Касперского» об ИБ-рынке
Блог

Платформизация, безопасность ИИ и активная защита малого бизнеса — «Лаборатория Касперского» об ИБ-рынке

09.06.2025

Генеративный ИИ в промышленности: роботы, агенты и «Индустрия 6.0»
Блог

Генеративный ИИ в промышленности: роботы, агенты и «Индустрия 6.0»

04.06.2025

Платежные терминалы: виды, безопасность и тенденции рынка
Блог

Платежные терминалы: виды, безопасность и тенденции рынка

28.05.2025

Российские антивирусы
Блог

Российские антивирусы

26.05.2025

Увеличение штрафов за нарушения в обработке и хранении ПДн с 30 мая 2025
Блог

Увеличение штрафов за нарушения в обработке и хранении ПДн с 30 мая 2025

20.05.2025

Цифровая трансформация: с чего начать
Блог

Цифровая трансформация: с чего начать

15.05.2025

Защита персональных данных: требования законодательства и способы защиты от утечек
Блог

Защита персональных данных: требования законодательства и способы защиты от утечек

06.05.2025

Как устроены цифровые двойники: этапы разработки и примеры использования
Блог

Как устроены цифровые двойники: этапы разработки и примеры использования

29.04.2025

ИТ-решения, кейсы, новости
в Telegram-канале Softline
Подписаться