Дилемма чиновника: что не так с лицензионной чистотой в российских госструктурах

Ситуация с лицензионной чистотой программного обеспечения в России не блестящая. По информации BSA (Business Software Alliance), в среднем в нашей стране лишь 38% ПО используется легально. В госструктурах, которые охотно закупают софт, оборудование и ИТ-услуги, этот показатель, по нашим оценкам, не дотягивает и до 20%.

Как чиновники софт покупают

Почему бизнес-структуры более дисциплинированы? Они испытывают на себе гораздо большее давление с разных сторон – еще свежа память после показательных проверок лицензионной чистоты правоохранительными органами, в частности Управлением «К» МВД. Да и руководители коммерческих организаций часто принимают осознанное решение обеспечить лицензионное соответствие, особенно если компания ведут бизнес за рубежом, или имеет международные компании в числе заказчиков. 
В государственных органах надзор за лицензионной чистотой переведен в плоскость надзора за расходованием средств. При этом факт того, насколько правильно или неправильно с точки зрения условий лицензирования будет использоваться конкретный программный продукт, редко принимается во внимание. Отсюда, собственно, и пугающе низкие цифры лицензионной чистоты в госструктурах, которые выглядят странно на фоне их постоянных инвестиций в ИТ.
В закупках ПО для госструктуры чиновника более всего беспокоит необходимость правильно отчитаться. «Правильно» - это так, чтобы закупка не повлекла за собой репрессий со стороны вышестоящих руководителей или внешнего аудитора. 
Однако любая попытка разобраться в тонкостях лицензирования способна вызвать увеличение или уменьшение стоимости закупки. А значит придется заново готовить обоснование на приобретение софта. Поскольку закупочные процедуры в госструктурах устроены сложнее, чем в коммерческих организациях, любое вмешательство в уже отработанные процессы сильно усложняет чиновнику жизнь. Впрочем, даже если служащий не испугается трудностей, возьмет на себя заботу переписать обоснования и снизить цену закупки, это снижение грозит ему возможными подозрениями в растрате.

Сэкономить нельзя растратить

Представьте, что вы в государственной структуре отвечаете за закупки ПО. В один прекрасный день вы решаете оптимизировать затраты на софт в вашем ведомстве и начинаете с малого – меняете типы лицензий программных продуктов с тех, которые закупались обычно, на те, использование которых более оправдано для решения конкретных задач. Например, отказываетесь от дорогих редакций Microsoft Office или Microsoft Visio в пользу более простых редакций тех же продуктов. 
Вы заполняете заявку, и на изменение цены закупки обращает внимание проверяющий. Он поднимает прошлогодние документы, выслушивает ваши объяснения и задает вопрос: «Почему вы как ответственное лицо не подумали над такой оптимизацией в прошлом и позапрошлом годах?» Его вопрос справедлив – это действительно можно было сделать, избежав тем самым растраты, поскольку схемы лицензирования в прошлом году были теми же самыми. 
Впрочем, принять конформистскую позицию и отсидеться в сторонке все равно не получится. В случае внутренней проверки в ведомстве или полная инвентаризаций, риск возникновения вопроса о нецелесообразных тратах («Потратили больше, чем могли бы»), мягко говоря, ненулевой.

Как не выбирать из двух зол

Дилемма чиновника – решить, какой из рисков принять. Очевидно, что на перспективу более разумно принять риск, связанный со снижением цен закупок лицензий ПО. Это поможет перейти от стратегии латания дыр к осмысленному подходу, оптимизации затрат на ИТ. Плюс восторжествует принцип разумной достаточности, когда заказчик выбирает самое нужное ПО и не переплачивает за избыточную функциональность.
Сложностей, впрочем, принятие этого риска тоже принесет немало. Однако, в этом случае есть понятный и стандартизованный путь – внедрить управление программными активами, описанное как международным стандартом ISO-19770-1, так и российским ГОСТ ИСО Р 19770-1. Приняв методологию SAM, или, как минимум, проведя инвентаризацию учреждение получает возможность оперировать объективными данными, помогать в составлении закупочных заявок исходя из целесообразности того или иного типа лицензии, а также подготовить регламентирующую документацию, которая защитит бы от дилеммы чиновника. Широкий спектр инструментов для автоматизации управления активами ПО поможет удобно и качественно решать все задачи, связанные с ПО.
Внедрение методологии управления программными активами позволит исключить практически любую ситуацию, связанную с отсутствием контроля над ПО. Также добавятся важные плюсы, например, повышение уровня кибербезопасности. Но это уже тема отдельного разговора.

Автор статьи:
Илья Панкратов, замдиректора департамента бизнес-консалтинга Softline