Цифровые инструменты для HR – с чего все начиналось и что есть сейчас

Современный стек технологий сформировался в практике кадровиков крупных организаций, которые в массовом масштабе предоставляют HR услуги и организовывают соответствующие бизнес-процессы. Его дальнейшее развитие обусловили современные требования и вызовы – сегодня все привыкли работать со смартфона, быстро находить информацию, работать удаленно.

Корпоративные порталы

Порталы стали первым инструментом автоматизации, который HR-службы массово взяли на вооружение. Первые порталы получили распространение, выполняя роль единой точки входа к корпоративным сервисам, а также обеспечивая быстрый поиск информации. Каталог сотрудников, шаблоны документов, инструкции – все это удобно собрать на портале.

Позже, с развитием интеграции с другими информационными системами, на порталы возложили роль средства автоматизации любых кадровых процессов – подбора персонала, кадрового документооборота, обработки заявок, обучения и тестирования, сбора и оценки показателей эффективности сотрудников.

Порталы остаются базовым инструментов служб HR и сегодня. Кадровики и сотрудники относятся к порталу как к единому окну, через которое удобно решать все кадровые вопросы.

Вот основные тренды, которые определяют развитие порталов сегодня:

Адаптивность и мобильные версии. Следуя требованиям времени, компании готовы предоставлять доступ к порталу извне, в том числе с мобильных устройств. По нашей оценке, 30% порталов уже имеют мобильную версию, а 40% планируют внедрять мобильную версию. При этом лишь у 10% наших заказчиков есть существенные ограничения по удаленному доступу к порталам со стороны служб безопасности. Все чаще продолжением портала становится мобильное приложение.

Облачные технологии. Все меньше заказчиков готовы заниматься хостингом портала на собственных серверах. Размещение в облаке становится нормой.

Омниканальность. Портал - не единственная точка входа к службам и ресурсам компании. Принцип омниканальности заключается в том, что доступ к одному и тому же процессу возможен через разные инструменты, причем система узнает пользователя и продолжает работу с той же точки. Например, вы оставляете заявку на предоставление кадровых документов через мессенджер, добавляете в нее нужные данные на портале и получаете результат в почту. 

Таргетирование. Информации и сервисов становится на порталах все больше, поэтому удобство и безопасность требуют, чтобы каждый сотрудник видел на портале только предназначенную для него информацию и сервисы и мог настраивать портал под себя. Популярный инструмент в последнее время – личные кабинеты.

Интеграция. Через портал должны быть доступны данные из самых разных источников, поэтому развивается интеграция портала с самыми разными информационными системами – от бухгалтерской системы до системы электронной очереди.

Как видно, портал – весьма масштабный и инструмент, который глубоко настраивается для нужд конкретной организации. Решения из коробки устраивают пользователя только в 10% случаев, а 90% проектов связаны с настройкой портала под задачи заказчика.

Любая организация развивается, а значит развития требует и ее портал. Лишь 20% компаний никогда не модернизировали портал – ведь это живой организм, который развивается вместе с организацией. Многие наши проекты связаны именно с модернизацией и миграцией порталов на новые версии.

Порталы используются широко, и каждый год мы выполняем десятки проектов, связанных с созданием и модернизацией порталов. Один из недавних проектов – создание личных кабинетов для сотрудников HR.

Каждый сотрудник кадровой службы, в соответствии с ролью, имеет свой круг обязанностей. В личном кабинете сотрудник видит список текущих задач с указанием их статуса. Сроки выполнения задач автоматически контролируются, чтобы HR-службы соблюдали SLA своих сервисов. Сюда же попадают запросы, которые могут приходить как от сервисов на портале, так и из других источников, например от чатботов. Здесь же есть доступ к внешним системам, данные из которых могут понадобиться в работе.

Голосовые и текстовые чатботы

Чатбот - это программа, имитирующая поведение человека при общении с одним или несколькими собеседниками. В последнее время мы всё чаще сталкиваемся с чатботами, и уже не всегда способны отличить их от человека. Виртуальный собеседник имитирует человека, пытается распознать запрос пользователя и дает ответы на естественном языке. И если раньше чатботы служили в основном для коммуникаций с клиентами компаний, то сейчас всё больше их ориентированы на сотрудников.

Боты можно встраивать любые платформы чатов, такие как Skype или Teams, а также в существующие корпоративные инструменты, например в те же порталы. Боты помогают сделать процесс получения информации еще более простым, максимально ускоряя процессы, а также повышают лояльность сотрудников. Вот типичные сценарии применения чатботов в практике служб HR.

• HR-бот: обор кандидатов для вакансии, собеседование, для сотрудников запрос отпуска, отгулов, информация об остатке отпуска.
• Бот – офисный ассистент: бронирование переговорных, заявки на канцтовары, запрос пропуска для гостей, заявки на ремонт оборудования, оформление командировок.
• Бот-ассистент сотрудника: информация о задачах для сотрудника, регистрация рабочего времени, адаптация на новом рабочем месте.

Приведем пример диалога с голосовым чатботом робота рекрутера, который назначает интервью.

- Добрый день! Иван?

- Да.

- Это компания *** меня зовут Егор, мы обратились к вашему резюме на сайте. Сейчас у нас открыты под новый проект вакансии менеджера по работе с клиентами. Скажите, поиск работы для вас актуален?

- Актуален. А в каком городе вы предлагаете работу?

- Мы находимся в Заозерном, это крупнейший контакт-центр Курганского региона, в штате работает более 350 сотрудников. Хочу вас пригласить на собеседование. Сможете подойти сегодня в 13:00? 

- Сегодня не получится.

- Есть еще вариант завтра в 9 утра. Вы сможете подойти?

- Постараюсь

- Отлично, тогда будем ждать вас. Я продублирую информацию в СМС и укажу точный адрес. Пожалуйста подойдите за 10-15 минут до назначенного времени. До встречи!

- До свидания.

Такой бот практически самостоятельно формирует расписание встреч, договаривается с кандидатами и снимает необходимость рутинного обзвона на первом этапе собеседования силами работников HR.

Роботизация процессов (RPA)

Программный робот, который имитирует действия человека, выполняющего работу на компьютере, способен выполнять в автоматическом режиме различные однотипные рутинные задачи с четко определенной логикой. Что важно – робот работает в том же самом приложении, что и человек, просто заменяя его.

Один из недавних примеров применения роботов внутри Softline – расчет стоимости продления лицензий по запросу. Робот принимает заявку из CRM системы в браузере, открывает прайс-лист в Excel, вводит в таблицу нужные данные, выгружает расчет в файл и прикрепляет его в заявку CRM.

Способные работать круглосуточно 365 дней в году, роботы на порядки превосходят человека по производительности, не делают ошибок и освобождают время человека для более творческих задач.

Роботы, созданные чтобы облегчить работу сотрудника HR, рассчитывают зарплату и другие выплаты, транслируют кадровые изменения в другие системы, управляют рабочим временем, обрабатывают трудовые документы, помогают новым сотрудникам в адаптации и делают многое другое.

Один из наших заказчиков автоматизировал с нашей помощью подготовку расчетных листков по зарплате. Решение предназначено для сотрудников, у которых нет рабочего места с компьютером. Раньше такие сотрудники ходили за расчетными листками в бухгалтерию, теперь же все расчетные листки формируются автоматически роботом, загружаются в систему и хранятся до востребования. Сотрудник может подойти к принтеру и распечатать свой листок, просто приложив к принтеру свой электронный пропуск.

Все вместе

Как и другие пользователи, кадровые службы начинали когда-то автоматизацию с обособленных, точечных решений - порталов, BPM систем, автономных баз данных. И, так же, как и другие, службы HR приходят сегодня к интеграции своих разрозненных систем между собой. Интеграционные возможности современных решений дают возможность связать разные сервисы, приложения и источники данных в связанную экосистему, в которой удобно хранить данные и обмениваться ими, искать информацию, совместно работать.

Переход от отдельных технологий к связанной системе, способной при этом роботизировать рутинные операции, и представляет собой подлинную цифровую трансформацию в области HR.