MyQ: сокращаем расходы на печать и заботимся об окружающей среде

Мы живем в мире, где побеждают самые быстрые и изобретательные. Поэтому необходимо сосредоточиться на том, что мы делаем лучше всего.

MyQ – это не просто решение для печати, которое контролирует ваши принтеры и МФУ, обеспечивает безопасный документооборот, снижает ваши расходы и защищает окружающую среду за счет сокращения отходов. MyQ уникально своей способностью интегрировать до семи различных решений, с революционной простотой развертывания, использования и поддержки. Независимо от типа и масштаба вашей организации, малой, средней или большой, вы всегда найдете именно те функции, которые поддержат ваши процессы и повысят эффективность работы.

C каждым годом возрастает необходимость выполнять больше операций за ограниченное время, поэтому важно избегать ненужных шагов. Автоматизируя документооборот, MyQ позволяет быстрее достигать целей.

С какими проблемами сталкиваются компании, у которых отсутствует комплексная система управления печатью?

Если говорить в общем и целом, то типовые проблемы – это безопасность, повышенные расходы на печать, потеря времени и ошибки пользователей при выполнении операций обработки документов.

В традиционной печати без систем управления существует опасность утечки конфиденциальных данных в виде отпечатков. Существует также вероятность раскрытия конфиденциальной информации в электронном виде, например, если при сканировании документ был случайно отправлен не тому адресату. Еще один момент – забытые отпечатки с конфиденциальной информацией на общих принтерах могут быть использованы третьими лицами в корыстных целях.

У компаний зачастую нет понимания точных расходов на печать, нет должного контроля и инструментов влияния на эти расходы, управления ими. В таких условиях сложно планировать закупки на печатные устройства и расходные материалы. Из-за отсутствия контроля также невозможно оценить эффективность использования принтеров, принять решение о закупке дополнительного оборудования или ротации оборудования внутри компании, удовлетворяющей изменившиеся потребности бизнеса. По тем же причинам мы не можем управлять печатью пользователей в цвете, которая обходится значительно дороже монохромной.

Сложным представляется и распределение расходов между группами пользователей: отделами, департаментами, филиалами.

Если в парке печатающего оборудования имеется много различных моделей со своим интерфейсом панели управления, то это затрудняет пользователям выполнение повседневных операций обработки документов. Нередко возникает ситуация, когда мы отправляем на печать документ на ближайший принтер, подходим к нему и наблюдаем очередь коллег, ожидающих свои отпечатки, и нам приходится отправлять свои документы на другой принтер. Тратятся впустую время сотрудника и деньги компании, т.к. редко кто в таких случаях отменяет задание, и в итоге документы будут распечатаны и отправлены в мусорную корзину.

Какие инструменты используются в MyQ для решения вышеописанных проблем?

Одной из ключевых особенностей MyQ является возможность замены заводского интерфейса МФУ на свой, стандартный для любых устройств и дружественный по отношению к пользователю. Для каждого пользователя или группы этот интерфейс можно кастомизировать в зависимости от наиболее часто выполняемых операций, и этот интерфейс будет сопровождать пользователя на всех МФУ компании, объединенных комплексом MyQ. Данную возможность можно реализовать на большинстве современных МФУ.

Проблемы с безопасностью можно решить внедрением аутентификации на оборудовании – доступ к устройству и выполнение любых операций, связанных с вводом/выводом документов, осуществляется только после аутентификации пользователя (с помощью логина/пароля, пин-кода или карты). Неавторизованный в системе пользователь не может пользоваться устройством либо полностью, либо отдельными его функциями. При наличии определенных опций можно просматривать содержимое любых заданий на печать, контролируя тем самым, не печатают ли пользователи личные документы. Данная функция также позволит установить, кто, когда и на каком принтере распечатал конфиденциальный документ в случае его утечки.

Программно-аппаратный комплекс MyQ имеет мощный функционал отчетности. С помощью нескольких десятков шаблонов и встроенного конструктора отчетов можно получить большое количество данных для анализа и планирования: отчеты по пользователям, печатающим устройствам, группам принтеров и пользователей, учет по проектам, подъемы и спады печатного трафика в разные промежутки рабочего времени, в разные дни недели, месяцы. Достаточно просто становится идентифицировать сотрудников или принтеры с необоснованно большим объемом печати и принимать соответствующие меры.

Практически во всех случаях после внедрения таких решений объем печати снижается, так как сотрудники понимают, что каждое их действие логируется, каждый обработанный документ фиксируется. Если говорить про аппаратную часть инфраструктуры печати, то для нас не составит труда идентифицировать оборудование, которое работает с превышением рекомендованной нагрузки, либо наоборот, недогруженное. Встроенные инструменты позволяют применять политики обработки документов, принятые в компании как тотально, так и выборочно к определенным группам пользователей или печатающим устройствам. Например, чтобы пользователи не печатали на небольших настольных принтерах объемные задания, можно ввести правило автоматического перенаправления больших заданий на более мощные принтеры с уведомлением пользователя, на какое устройство перенаправлен документ. Можно ограничить печать электронных писем либо автоматически применять к ним режим экономии тонера и т.п. Исходя из выгод для бизнеса, мы можем создавать и применять эти политики и правила обработки документов, что неизбежно приведет к сокращению расходов на документооборот и повысит доступность и удобство сервисов.

Какие вы бы выделили особенности решения MyQ, которые отличают его от решений подобного рода?

Его отличают модель лицензирования, стоимость и простота эксплуатации.

Большая часть решений лицензируется по количеству пользователей и/или серверов. Решение MyQ лицензируется по количеству печатающих устройств – относительно постоянная величина.

Особенность его лицензирования такова, что после покупки 40-й лицензий заказчик может подключать к системе неограниченное количество печатающих устройств без дополнительных затрат на лицензии.

Сегодня решений много, но они зачастую либо дорогие, либо сложные в инсталляции, конфигурировании и эксплуатации. Решение MyQ в этом отношении явный фаворит. Простые, но в то же время очень информативные и функциональные интерфейсы администраторов и пользователей, автоматизация различных операций, настраиваемые инструменты мониторинга и уведомлений, легкое масштабирование – все это и многое другое позволяет свести к минимуму временные потери на внедрение и освоение решения пользователями, для которых на первый план выходит его роль надежного и удобного офисного помощника, а не мощного и грозного инструмента контроля.

Комплектацию решения можно варьировать в зависимости от требуемого функционала либо финансовых возможностей компании в текущий момент времени. С течением времени систему можно масштабировать на множество филиалов с десятками тысяч сотрудников и печатающих устройств.

Сложно ли внедрять систему?

На сегодняшний день MyQ – одно из самых несложных решений в плане внедрения. На практике сложности возникают, только если заказчик не подготовил должным образом свою ИТ-инфраструктуру – не учел системные требования для внедрения решения, которые, к слову, более чем лояльные.

В общем случае MyQ, как и большинство его аналогов, не «коробочное решение». Архитектура разрабатывается под определенную ИТ-инфраструктуру и требования заказчика. Перед тем как начать разработку решения с использованием программно-аппаратного комплекса MyQ, заказчик должен заполнить небольшой опросный лист, который и является основой для разработки конфигурации.

MyQ предоставляет следующие возможности:

• Контроль и управление печатной инфраструктурой.
• Сокращение затрат и оптимизация печатной инфраструктуры.
• Персонализированный учет заданий.
• Индивидуальные настройки очередей печати для конкретного пользователя и/или отделов, департаментов.
• Доменная авторизация пользователей в личном кабинете MyQ.

MyQ обладает богатым функционалом:

Аутентификация ― простой доступ к устройствам с помощью ПИН-кода, ИД-карты или логина/пароля, либо двухэтапная аутентификация с помощью их сочетания, например, ИД-карты и ПИН-кода.

Печать FollowMe ― задание отправляется на виртуальный принтер и распечатывается на любом удобном для вас и свободном печатающем устройстве после аутентификации.

Безопасность ― безопасная печать, шифрование данных и функция FollowMe гарантируют, что получить доступ к вашим документам и распечатать их могут только авторизованные пользователи.

Единый и простой интерфейс управления на любом МФУ независимо от производителя оборудования.

Easy Scan ― одно нажатие на кнопку дает возможность быстро и без ошибок сканировать документы в папку или электронную почту.

Отчетность ― MyQ хранит подробные статистические данные обо всех аспектах печати, сканирования и копирования по пользователям, группам, проектам.

Персонализированные функции ― MyQ дает возможность ИТ-администраторам настраивать различные функции обработки документов и приложений для каждого пользователя в зависимости от его требований и выполняемых задач.

E-mail печать ― печатайте документы с любых устройств, посылая задание на специально выделенный почтовый ящик MyQ.

100% отказоустойчивость сервисов печати, сканирования и копирования.

Учет печати на локальных устройствах и многое другое.

История проекта

На базе MyQ специалисты Softline реализовали для Olympus авторизацию по смарт-картам при использовании печатных устройств. Теперь задания печати не отправляются напрямую на принтер, а временно хранятся на специальном сервере. Сотрудники заказчика выбирают любое устройство, и, авторизовавшись, запускают печать. Это позволило избавиться от невостребованных копий и инцидентов, связанных с человеческим фактором. Так как все знают, какие документы они должны забрать, в лотке не остается «лишних» листков. А в силу того, что процесс печати персонифицирован, и у пользователей различные права доступа, стало невозможным забрать чужие документы по ошибке.

«Внедренное решение позволило заказчику централизованно управлять потоками печати, равномерно распределять нагрузку на оборудование и ранжировать вывод документов на принтер в соответствии с настроенными политиками. В целом применение подобных решений позволяет сократить объем печати на 15-30%, так как уменьшает нерациональное использование расходных материалов. Клиент высоко оценил экспертизу нашей команды по услугам управляемой печати, надеемся, нас ждет дальнейшее плодотворное сотрудничество по модернизации печатной инфраструктуры», – подвел итоги проекта Александр Петров, руководитель направления услуг управляемой печати компании Softline.

Автор: Александр Побидаш, менеджер по продажам решений направления услуг управляемой печати Softline