Архивы уходят в цифру

Недавно Минэкономразвития предложило проект закона о переводе делового документооборота в электронный вид. Это очередной шаг к полному отказу от бумажных документов, шаг на пути, по которому мы идем уже несколько лет. Если законопроект будет принят, перед российскими организациями встанет задача по организации эффективного хранения и упорядочивания электронных документов. Требования к срокам хранения вряд ли изменятся, а это значит, что организация долговременных цифровых архивов станет для многих задачей номер один. 

Крупный бизнес осознал неизбежность перемен уже этой весной, после старта эксперимента Минтруда по внедрению электронных трудовых документов. Такие документы должны храниться в архиве до 75 лет: после того, как кадровые службы полностью перейдут на новый формат работы, обойтись без создания специализированных архивов не получится.

Если до весны обращения по вопросам создания электронных архивов были единичными, то сегодня у нас в проработке находится сразу несколько проектов в крупных организациях. Недавно Softline завершила проект по внедрению долговременного электронного архива в промышленном холдинге.

В случае, если ваша компания уже определилась в потребности организовать надежное хранилище для цифровых документов, но еще не разобралась с тем, с чего начать, предлагаю разобраться в том, какие типы хранилищ представлены сегодня на рынке, и чем они отличаются друг от друга.

Единый электронный архив

Создание единого электронного архива дает возможность максимально перевести работу с документами организации в электронный вид. В хранилище стекаются все документы из различных информационных систем, существующих в компании, что позволяет облегчить доступ к ним и стандартизировать сервисы работы с контентом. Оперативный архив выполняет ряд функций, в числе которых классификация, типизация и каталогизация электронных объектов, проверка корректности входящих документов, обеспечение целостности и подлинности электронных объектов в течение всего срока хранения, расширенный поиск документов, экспертиза сохранности и ценности, архивное делопроизводство, формирование отчетов и многое другое.

При этом, стоит понимать, что «просто сложить» все документы в электронный архив не получится, надо выстраивать процессы по работе с ними. Даже по документам, которые создаются вне регламентированных процессов, придется прививать пользователям привычку создавать и искать документы в системе. Исключение составляет миграция ранее созданных документов из старой системы, из файлов, сканированием - их можно «просто перенести».

Долговременный архив

Те файлы, которые, согласно законодательству, должны храниться более десяти лет, передаются в долговременный архив. Такие решения обеспечивают централизованное длительное хранение документов с контролем целостности и юридической значимости, а также комплексную автоматизацию процедур архивного делопроизводства. С их помощью может также осуществляться управление хранением бумажных документов. Их оригиналы при этом хранятся в архивохранилищах. При необходимости возможна оцифровка бумажных документов и хранение скан-копий.

Так как данные в долговременных архивах хранятся десятилетиями, их легитимность должна регулярно подтверждаться – для этого существуют так называемые «штампы времени». Это специальный электронный документ, подписанный электронной подписью, который помогает подтвердить факт существования документа, наличия и действительности поставленной на нем ЭП в момент постановки штампа. Эти данные постоянно актуализируются с помощью перештамповки. Таким образом, если у организации возникнет потребность сослаться на какой-то документ, оспорить указанную в нем информацию будет невозможно, даже если он пролежит в архиве все 75 лет.

Финансовый архив

В любую компанию ежедневно поступают различные финансовые и договорные документы. С ростом их количества появляются трудности с хранением, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом каждая налоговая проверка требует срочного предоставления документов, несвоевременный же ответ на запрос чреват штрафными санкциями.

Внедрение финансового архива помогает обеспечить централизованное и надежное хранение финансово-хозяйственных и договорных документов, оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, быстрый поиск документов по различным критериям, а также осуществлять контроль полноты и целостности архива. Такие решения позволяют работать с документами всех организаций, обособленных подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания. Доступ к документам при этом может быть предоставлен высшему руководству, сотрудникам бухгалтерии, договорных и юридических отделов.

Работа в комплексе

Описанные выше типы архивов могут эффективно работать по-отдельности: каждый из них выполняет свою функцию и позволяет решить определенные задачи компании. Для полного же покрытия задач оперативного и архивного хранения информации лучше всего использовать их в комплексе. То есть, после завершения работы с документами в системах-источниках, они могут быть выгружены на оперативное хранение. И уже в рамках решения «Долговременный архив» будут сформированы необходимые дела для передачи документов на архивное хранение.

Большинство заказчиков осознают важность создания единого цифрового пространства, внутри которого будет храниться информация компании, и склоняются именно к такому комплексному подходу.

«Умные» архивы

Для повышения эффективности системы архивов могут использоваться дополнительные сервисы, основанные на инструментах, применяющих алгоритмы машинного обучения и искусственного интеллекта. Они облегчают выполнение рутинных операций в информационных системах компании (ECM, ERP, CRM и т.п.), например, обработку документов для их классификации, извлечения значимых данных, автоматической маршрутизации и регистрации.

Сервисы обрабатывают как объекты, содержащие текст, так и документы без текстового слоя (например, отсканированные документы). С их помощью можно извлечь текстовый слой из документов любых форматов или извлечь значимые данные из текста (например, дату и номер договора). Они помогают классифицировать документы, определять наличие и координаты печатей и подписей на документах и многое другое.

Применение «умных» технологий в системах электронного документооборота и архивного хранения позволяет существенно упростить работу с данными в компании