Ситуация
В Столичном филиале ОАО «МегаФон» для эффективного взаимодействия сотрудников использовался внутренний корпоративный портал Меганет, разработанный на технологии PHP. В связи с ростом и развитием компании имеющийся портал перестал соответствовать бизнес-требованиям HR-подразделения компании. Перед компанией встала задача по развитию и модернизации текущей системы, однако развивать и поддерживать имеющийся портал было довольно сложно, поэтому было принято решение произвести миграцию внутреннего портала на SharePoint Server 2007. Платформа Microsoft Office SharePoint Server 2007 была выбрана как отлично зарекомендовавшая себя портальная система с хорошим документооборотом и развитой поддержкой.
Разрабатываемая система должна была заменить существующий портал компании, используемый для взаимодействия сотрудников, упростить работу пользователей, но при этом обладать привычным функционалом, а также:
- Обеспечить взаимодействие и обмен информацией между сотрудниками компании.
- Разграничить права доступа сотрудников к документам в зависимости от их принадлежности к функциональному подразделению.
- Повысить общую информированность сотрудников о процессах, происходящих в организации.
- Обеспечить удобный доступ к информации, необходимой для работы сотрудников.
Для выполнения этих задач также необходимо было развернуть и настроить новые наборы функциональных модулей, сокращающие время, которое тратится на рутинные процессы в работе сотрудников.
Решение
В ходе тендера в качестве подрядчика на выполнение работ по миграции данных с имеющегося портала и переносу функционала на новую платформу в Столичном филиале ОАО «МегаФон» была выбрана компания Softline, накопившая значительный опыт реализации проектов по миграции данных и разработке корпоративных порталов на базе SharePoint.
Проект состоял из нескольких этапов, включающих разработку технического задания на портальную систему, создание прототипа системы, перенос данных со старого портала с помощью специально разработанных модулей, программирование нового функционала и развертывание портала в промышленных условиях.
В ходе миграции был осуществлен перенос внутреннего корпоративного портала, включающий такие разделы, как новости, статьи, инструкции, описание функций, с технологии PHP на платформу Microsoft Office SharePoint Server 2007. На портале были разработаны и созданы новые функциональные модули, связанные с такими объектами, как «сотрудник», «подразделение», «вакансия», «обучающий курс», «переговорная комната» и другие; разграничены права доступа; настроен вывод списка необходимых объектов, созданы настраиваемые рассылки (дни рождения, новые вакансии), на которые можно подписаться или отписаться. Был создан новый сервис: «запись к врачу», включающий расписание приема нескольких врачей и запись сотрудников на определенное время.
Для отработки решения первоначально проводилось тестовое внедрение на небольшом количестве внутренних пользователей – около двадцати человек; комплексное тестирование программных модулей было необходимо для определения нагрузки и возможных ошибок системы. После того, как решение было отлажено, портал был открыт для всех остальных пользователей компании.
Результаты
Уже в первые несколько дней после развертывания решения разработанными специалистами Softline новыми программными модулями успели воспользоваться и оценить удобство новых сервисов более трехсот человек.
Новый портал обладает привычным интерфейсом. У HR-департамента появился удобный инструмент, позволяющий повысить общую информированность сотрудников о процессах, происходящих внутри организации; разработанные программные модули позволили ускорить согласование различных заявок и бизнес-процессов; сократились издержки на быстрый поиск необходимой информации; прозрачная интеграция с внешними системами позволила повысить комплексную безопасность всех информационных систем.
Корпоративный портал используется как единое информационное пространство для организации повседневной работы пользователей, рутинных бизнес-процессов, является надежным хранилищем для документов, позволяет повысить производительность и стабильность работы системы в целом и облегчить ее администрирование и обслуживание.
«Созданное решение позволило вывести информационное взаимодействие между сотрудниками внутри компании на новый уровень в соответствии с современными тенденциями развития внутрикорпоративных портальных технологий».
Роман Романцов, руководитель отдела продажи решений компании Softline.