Внутренние корпоративные порталы

Пользу от внедрения и использования интранет-ресурсов получают практически все структурные подразделения компании, а с точки зрения HR-департаментов корпоративный портал может стать незаменимым инструментом взаимодействия с сотрудниками и большим подспорьем в организации работы самой кадровой службы.

Цели и возможности

Ключевые цели внедрения корпоративных порталов:

1. Создание «одного окна». Портал позволяет собрать в одном месте все ключевые и часто используемые сотрудниками ресурсы и приложения. Достаточно открыть страницу в браузере и все важные документы, необходимые контакты, назначенные задачи и последние новости окажутся перед глазами.
2. Обеспечение ускорение процесса принятия решения за счет встроенных областей для совместной работы и коммуникаций.
3. Эффективное управление документами. Портал позволяет организовать единое структурированное хранилище информации и повысить скорость движения и согласования документов.
4. Безопасность данных. Функционал портала предусматривает разграничение прав доступа у внутренней информации в зависимости от должностей и ролей.

Функционал внутренних порталов, позволяет оптимизировать работу всех жизненно важных областей работы организации.

Ключевые возможности порталов:

1. Единое информационное пространство и поддержание корпоративной культуры. Портал позволяет представить общую информацию о компании, ее организационную структуру, иерархию, справочники сотрудников, партнеров, клиентов и других контрагентов.
2. Календарь событий. Свод всех общегосударственных, корпоративных, персональных, и других значимых для организации и ее сотрудников праздников и мероприятий, например: дни рождения коллег, день рождения компании и т.д. Данная область позволяет добавлять новые события и своевременно информировать сотрудников о предстоящих праздниках.
3. Шаблоны документов и электронный документооборот. Функционал внутренних корпоративных порталов позволяет минимизировать ручные и рутинные операции и максимально перейти на электронную форму документооборота. С помощью портала можно:
   • Создавать встроенные шаблоны типовых документов, например договора с подрядчиками, объяснительные записки, заявления на отпуск и т.д. – для оперативности и стандартизации оформления и заполнения подобных документов.
   • Построить электронную систему подачи заявок. Например, автоматизировать обращения сотрудников в ряд внутренних служб, таких как: АХО, служба IТ и т.д.
   • Выстроить полноценный документооборот. Портал позволяет заложить логику движения документов, например, согласование договора или приказа. Согласно данной логике можно будет отслеживать статус документа и его местоположение.
4. Хранилище информации – ключевая функциональная возможность внутренних порталов. Хранение: от различных документов (приказы, назначения, заявления, договора и т.д.) до тяжелых файлов (картинки, фотографии, презентации и видеоматериалы).
5. Управление задачами. Внутренний корпоративный портал – это удобный инструмент для постановки и контроля над исполнением поставленных задач. Данная область позволяет назначать и отслеживать задачи, сортируя их в удобном для пользователя виде: по сроку, ответственному и т.д.
6. Внутренние коммуникации. Корпоративный портал дает широкие возможности для увеличения эффективности внутренних коммуникаций.
   • Видеоконференции. В портал может быть встроен блок для организации и проведения внутренних видеоконференций, что не только значительно экономит время сотрудников и руководителей на местных командировках, но и позволяет коллективно решать задачи, не покидая рабочего места.
   • Чат – это возможность оперативного решения вопросов в режиме онлайн прямо на страницах портала. В чат встроен функционал, отслеживающий ненормативную лексику.
   • Форум – возможность поднимать общезначимые вопросы и вести обсуждения.
7. Инфоблоки. На главную и внутренние страницы портала, в зависимости от задач, можно выводить различные внешние и внутренние инфоблоки:
   • прогноз погоды;
   • мировое время;
   • пробки;
   • последние новости в отрасли;
   • распоряжения;
   • цитаты (из встроенного списка);
   • планы организации и статусы их выполнения и многое другое.
8. Выход в Интернет на пользовательском компьютере не требуется!
9. Интеграция. Портал может быть интегрирован с рядом внутренних и внешних систем организации, например:
   • с внешним корпоративным сайтом, что позволит получать заявки клиентов через сайт и, например, автоматически регистрировать на портале;
   • с корпоративной почтой, что позволит использовать систему оповещений и уведомлений;
   • другими внутренними системами для повышения производительности труда.
10. Система уведомлений. Функционал корпоративных порталов дает возможность всегда быть в курсе изменений по тем задачам и областям, которые важны для пользователя. Система уведомлений направляет оповещение на почту сотрудника в ряде случаев, среди них:
    • назначение задачи пользователю;
    • приближение и/или достижение срока исполнения данной задачи;
    • день рождения коллеги или другой значимый праздник;
    • принят новый сотрудник и т.д.
11. Безопасность. Внутренний портал обеспечивает надежное хранение информации, благодаря строгому, но гибкому разграничению прав доступа и ролей пользователей.

Портал поможет бизнесу:

• создать единый образ компании;
• повысить управляемость компании за счет внедрения стандартов совместной работы, оптимизации хранения информации, повышении контроля выполнения поставленных задач;
• упростить коммуникации, создав единую адресную книгу с контактами, должностями и другой полезной информацией о человеке;
• организовать совместную работу в рамках рабочих групп с возможностями для обсуждений, постановки и контроля поручений, хранения файлов и поиском информации;
• информировать сотрудников: новости, приказы, информационные письма;
• создать единую базу знаний и наращивать ее;
• проводить обучение, тестирование и другие опросы сотрудников;
• доносить историю, цели и ценности компании;
• предоставлять доступ к неофициальной информации: истории и события из личной жизни сотрудников: поздравления, конкурсы, достижения, фотогалерея;
• ускорить процесс адаптации нового сотрудника.

Порталы позволяют сотрудникам:

• всегда иметь под рукой структуру организации, с подробным делением по подразделениям и рабочим группам, с указанием руководителей и их контактной информации;
• быть в курсе последних новостей компании, дней рождения коллег и других событий;
• знать коллег в лицо и получать максимум общей информации о сотрудниках, используя только карточку контакта.

Пример использования HR-службой внутреннего портала в рамках корпоративного празднования Нового года

• Размещение на главной странице портала обращения генерального директора;
• отметка наиболее значимых сотрудников уходящего года;
• организация и проведение корпоратива: голосование за место проведения, согласование с руководством;
• информирование сотрудников о порядке проведения праздника;
• размещение фотографий по итогам мероприятия.

«Внутренняя часть интернет-ресурса – интегрированный с сайтом корпоративный портал - представляет собой единое и структурированное хранилище информации, предоставляющее возможности для совместной работы сотрудников. Среди ключевых функциональных особенностей реализованного интерактивного портала стоит выделить: организационную структуру с визуальным отображением кадровых изменений, возможность создания групп пользователей для работы над проектами, модуль для подачи и обработки различных заявок в части АХО, техподдержки и т.д. Также нами была реализована сквозная интеграция сайта с различными системами компании», – Олег Грешнев, заместитель генерального директора Develonica, о создании корпоративного портала для Мострансавто