Как оптимизировать бизнес-процессы с помощью Workflowsoft

• Инструменты Workflowsoft
• Создание бизнес-процесса
• Почему Workflowsoft

Как оптимизировать бизнес-процессы с помощью Workflowsoft

Автоматизация бизнес-процессов - необходимый фактор для эффективной работы компании. Но существуют трудности, останавливающие компании от нововведения: поиск подходящего сервиса и необходимость в отдельных специалистах, способных его внедрить. Выход - продукт, не требующий специальных знаний. Таким является сервис Workflowsoft. Это инструмент для организации работы компании, позволяющий оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения и контролировать процесс.

Инструменты Workflowsoft

Чтобы разобраться в преимуществах, посмотрим, как работает сервис на конкретных примерах. Но для начала разберем ключевые элементы программы, из которых, как в конструкторе, строится вся работа:

• Задачи - базовая единица, представляющая собственно постановку задач. Имеет название, описание, исполнителя и срок выполнения.
• Поля - опциональные элементы внутри задач. Необходимы для ввода данных разного типа (Текст, Валюта, Сотрудник и так далее), которые будут использоваться в дальнейших задачах. Также могут выполнять функцию переменных для автоматизации процессов.
• Связи - “стрелки”, ведущие от одной задачи к другой и контролирующие последовательное или параллельное их выполнение. Кроме стандартных статусов “В работе” и “Выполнено”, сервис позволяет назначить неограниченное количество результатов задачи, которые продвинут процесс по соответствующим связям. Помимо этого, есть возможность задавать условия внутри “стрелок” для автоматического перехода. 
• Процесс - по сути одна комплексная задача, состоящая из множества подзадач, объединенных заранее определенными связями. Представляет собой блок-схему, которую в любой момент может посмотреть каждый участник, чтобы понять, на каком этапе находится выполнение процесса. Создаеется и редактируется во в встроенном графическом редакторе.

Создание бизнес-процесса

Теперь поэтапно рассмотрим, как создать новый процесс и как он будет выполняться. Допустим, некая мебельная компания, специализирующаяся на продаже диванов, решила запустить в производство столы. Необходимо запустить рекламную кампанию для продвижения нового продукта. При этом нужно провести дополнительные исследования, чтобы лучше понять, как именно мы будем его рекламировать. Для этого создадим новый процесс во вкладке “Редактор процессов”.

Запускать процесс будет руководитель отдела маркетинга. Итак, первую задачу будет выполнять он сам – согласует проведение кампании с директором департамента. Создаем блок “Задача”, даем соответствующее название и выбираем в графе “Исполнитель” пункт “Кто запустил процесс”. Добавим текстовое поле для описания планируемой кампании и ее необходимости, а также поле с выпадающим списком, где будет предложено выбрать конкретный тип рекламы. В нашем случае это будет таргетированная реклама.

После заполнения обязательных полей процесс переходит к директору. От него требуется указать максимальный бюджет, который позволяется потратить, в созданном поле типа “Валюта” и утвердить либо отклонить заявку. Во втором случае процесс сразу прекратится. В первом - разделится на две задачи. Технолог добавит подробное техническое и качественное описание стола и его фотографии. Для этого создадим поля типа “Файл”.

В это время руководитель отдела маркетинга задаст реалистичный срок исполнения и определит исполнителей последующих задач из своего отдела. Для делегирования используется графа “Исполнитель”, в которую можно назначать не только людей, но и поля типа “Сотрудник”. Используем два таких поля - Маркетолог и Сотрдуник отдела, в которых руководитель укажет конкретные имена. В этом ему поможет раздел “Календарь”, где можно быстро посмотреть загруженность каждого работника.

Далее процесс переходит к следующим двум задачам. Маркетолог проведет анализ предложений конкурентов, производящих столы, а другой сотрудник отдела маркетинга (которого ранее назначил руководитель) соберет обратную связь по теплой базе клиентов, чтобы выявить, на каких качествах продукта стоит акцентировать внимание. Стоит отметить, что в случае, когда к одной задаче ведут несколько “стрелок”, над ней появляется плашка, определяющая последовательность. В данном случае выбираем “Ждать исполнения всех задач”.

Теперь, имея результаты исследований, маркетолог сможет составить полный план рекламной кампании и передать его таргетологу, а тот, исходя из всех факторов, спрогнозирует реальный необходимый бюджет. Если сумма будет укладываться в установленный лимит, ветка пойдет дальше, иначе таргетолог выберет результат “Бюджет превышен” и стрелка вернет процесс на этап согласования с директором. Добавим к этой задаче стрелку “Новый бюджет утвержден”, чтобы движение могло продолжиться, и выберем пункт “Ждать исполнения любой задачи”.

Возможные проблемы с бюджетом решены, так что можем переходить к финальной стадии. Дизайнер разрабатывает макет рекламного баннера, а штатный журналист параллельно пишет к нему текст. В следующей задаче дизайнер делает итоговый баннер,   поэтому сделаем дополнительную ветку согласования на случай, если текст не удается уложить в макет. Когда все готово, в отдел бухгалтерии переходит задача по оплате и таргетолог, наконец, может запустить рекламную кампанию. Для дополнительного контроля в настройках процесса укажем главу производственного отдела как “Наблюдателя”. Теперь он, как и все участники, сможет видеть все изменения и результаты, а также оставлять комментарии.

Почему Workflowsoft?

Пользуясь простым графическим редактором, мы смогли настроить сложный комплексный бизнес-процесс, который предполагает взаимодействие разных специалистов и их руководителей, а также взаимодействие между отделами. При этом четко разграничены зоны ответственности: каждый выполняет свою задачу и получает все необходимые данные для ее выполнения, а продуманная система связей исключает путаницу в постановке и распределении подзадач, минимизирует лишние коммуникации и согласования. Все это позволяет добиться максимальной скорости выполнения процесса и отследить слабые места.

В дальнейшем созданная схема может использоваться как готовый шаблон для запуска новых кампаний с небольшими корректировками. Ее можно как усложнить (добавив, например, ветку создания рекламного ролика), так и упростить, заменив этапы с новыми исследованиями на заполнение полей в первой задаче. С помощью полей можно составлять полноценные анкеты в начале процесса, что еще больше ускорит его выполнение. К примеру, если нужно найти нового сотрудника, заявитель может заранее составить полный список требований.

Таким образом можно выделить следующие важнейшие характеристики Workflowsoft:

1. Удобство

   Любой процесс создается в графическом редакторе, который не требует навыков программирования и других специальных знаний. Также пользоваться сервисом можно через мобильные приложения на Ios и Android.<>

2. Гибкость

   Благодаря имеющимся функциям, вы можете создавать часто повторяющиеся рутинные процессы, состоящие из нескольких задач, или комплексные процессы, за которыми обычно сложно уследить. А блок “Интеграция” позволяет подключить к процессу сторонние приложения через API или сервис Zapier.

3. Автоматизация

   Каждую созданную схему можно использовать как шаблон в будущем. Кроме того, в сервисе уже имеется два шаблона для распространенных процессов. При этом есть возможность задать запуск процесса в определенное время. Также в самой схеме имеется настройка событий через блоки “Вычисление поля” и “Таймер”. Поля можно использовать как переменные для установки условий в связях, которые будут срабатывать автоматически.

4. Контролируемость

   Все участники и наблюдатели могут отслеживать течение процесса (что особенно удобно, благодаря визуализации).  Также инициатор оценивает работу после завершения процесса, из чего автоматически формируется отчетность, которую можно посмотреть в виде диаграммы в соответствующем разделе. Кроме того выполненную задачу любой давности легко найти через поиск и фильтры.

В итоге с помощью одного сервиса мы получаем единую среду для всего коллектива, позволяющую без труда оптимизировать бизнес-процесс любой сложности и отслеживать всю работу.