Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

Как оптимизировать бизнес-процессы с помощью Workflowsoft

Как оптимизировать бизнес-процессы с помощью Workflowsoft

Автоматизация бизнес-процессов - необходимый фактор для эффективной работы компании. Но существуют трудности, останавливающие компании от нововведения: поиск подходящего сервиса и необходимость в отдельных специалистах, способных его внедрить. Выход - продукт, не требующий специальных знаний. Таким является сервис Workflowsoft. Это инструмент для организации работы компании, позволяющий оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения и контролировать процесс.

Инструменты Workflowsoft

Чтобы разобраться в преимуществах, посмотрим, как работает сервис на конкретных примерах. Но для начала разберем ключевые элементы программы, из которых, как в конструкторе, строится вся работа:

  • Задачи - базовая единица, представляющая собственно постановку задач. Имеет название, описание, исполнителя и срок выполнения.
  • Поля - опциональные элементы внутри задач. Необходимы для ввода данных разного типа (Текст, Валюта, Сотрудник и так далее), которые будут использоваться в дальнейших задачах. Также могут выполнять функцию переменных для автоматизации процессов.
  • Связи - “стрелки”, ведущие от одной задачи к другой и контролирующие последовательное или параллельное их выполнение. Кроме стандартных статусов “В работе” и “Выполнено”, сервис позволяет назначить неограниченное количество результатов задачи, которые продвинут процесс по соответствующим связям. Помимо этого, есть возможность задавать условия внутри “стрелок” для автоматического перехода. 
  • Процесс - по сути одна комплексная задача, состоящая из множества подзадач, объединенных заранее определенными связями. Представляет собой блок-схему, которую в любой момент может посмотреть каждый участник, чтобы понять, на каком этапе находится выполнение процесса. Создаеется и редактируется во в встроенном графическом редакторе.

Создание бизнес-процесса

Теперь поэтапно рассмотрим, как создать новый процесс и как он будет выполняться. Допустим, некая мебельная компания, специализирующаяся на продаже диванов, решила запустить в производство столы. Необходимо запустить рекламную кампанию для продвижения нового продукта. При этом нужно провести дополнительные исследования, чтобы лучше понять, как именно мы будем его рекламировать. Для этого создадим новый процесс во вкладке “Редактор процессов”.

Workflowsoft

Запускать процесс будет руководитель отдела маркетинга. Итак, первую задачу будет выполнять он сам – согласует проведение кампании с директором департамента. Создаем блок “Задача”, даем соответствующее название и выбираем в графе “Исполнитель” пункт “Кто запустил процесс”. Добавим текстовое поле для описания планируемой кампании и ее необходимости, а также поле с выпадающим списком, где будет предложено выбрать конкретный тип рекламы. В нашем случае это будет таргетированная реклама.

После заполнения обязательных полей процесс переходит к директору. От него требуется указать максимальный бюджет, который позволяется потратить, в созданном поле типа “Валюта” и утвердить либо отклонить заявку. Во втором случае процесс сразу прекратится. В первом - разделится на две задачи. Технолог добавит подробное техническое и качественное описание стола и его фотографии. Для этого создадим поля типа “Файл”.

В это время руководитель отдела маркетинга задаст реалистичный срок исполнения и определит исполнителей последующих задач из своего отдела. Для делегирования используется графа “Исполнитель”, в которую можно назначать не только людей, но и поля типа “Сотрудник”. Используем два таких поля - Маркетолог и Сотрдуник отдела, в которых руководитель укажет конкретные имена. В этом ему поможет раздел “Календарь”, где можно быстро посмотреть загруженность каждого работника.

Создание бизнес-процесса

Далее процесс переходит к следующим двум задачам. Маркетолог проведет анализ предложений конкурентов, производящих столы, а другой сотрудник отдела маркетинга (которого ранее назначил руководитель) соберет обратную связь по теплой базе клиентов, чтобы выявить, на каких качествах продукта стоит акцентировать внимание. Стоит отметить, что в случае, когда к одной задаче ведут несколько “стрелок”, над ней появляется плашка, определяющая последовательность. В данном случае выбираем “Ждать исполнения всех задач”.

Теперь, имея результаты исследований, маркетолог сможет составить полный план рекламной кампании и передать его таргетологу, а тот, исходя из всех факторов, спрогнозирует реальный необходимый бюджет. Если сумма будет укладываться в установленный лимит, ветка пойдет дальше, иначе таргетолог выберет результат “Бюджет превышен” и стрелка вернет процесс на этап согласования с директором. Добавим к этой задаче стрелку “Новый бюджет утвержден”, чтобы движение могло продолжиться, и выберем пункт “Ждать исполнения любой задачи”.

Создание бизнес-процесса Workflowsoft

Возможные проблемы с бюджетом решены, так что можем переходить к финальной стадии. Дизайнер разрабатывает макет рекламного баннера, а штатный журналист параллельно пишет к нему текст. В следующей задаче дизайнер делает итоговый баннер,   поэтому сделаем дополнительную ветку согласования на случай, если текст не удается уложить в макет. Когда все готово, в отдел бухгалтерии переходит задача по оплате и таргетолог, наконец, может запустить рекламную кампанию. Для дополнительного контроля в настройках процесса укажем главу производственного отдела как “Наблюдателя”. Теперь он, как и все участники, сможет видеть все изменения и результаты, а также оставлять комментарии.

Почему Workflowsoft?

Пользуясь простым графическим редактором, мы смогли настроить сложный комплексный бизнес-процесс, который предполагает взаимодействие разных специалистов и их руководителей, а также взаимодействие между отделами. При этом четко разграничены зоны ответственности: каждый выполняет свою задачу и получает все необходимые данные для ее выполнения, а продуманная система связей исключает путаницу в постановке и распределении подзадач, минимизирует лишние коммуникации и согласования. Все это позволяет добиться максимальной скорости выполнения процесса и отследить слабые места.

В дальнейшем созданная схема может использоваться как готовый шаблон для запуска новых кампаний с небольшими корректировками. Ее можно как усложнить (добавив, например, ветку создания рекламного ролика), так и упростить, заменив этапы с новыми исследованиями на заполнение полей в первой задаче. С помощью полей можно составлять полноценные анкеты в начале процесса, что еще больше ускорит его выполнение. К примеру, если нужно найти нового сотрудника, заявитель может заранее составить полный список требований.

Таким образом можно выделить следующие важнейшие характеристики Workflowsoft:

  1. Удобство

    Любой процесс создается в графическом редакторе, который не требует навыков программирования и других специальных знаний. Также пользоваться сервисом можно через мобильные приложения на Ios и Android.<>

  2. Гибкость

    Благодаря имеющимся функциям, вы можете создавать часто повторяющиеся рутинные процессы, состоящие из нескольких задач, или комплексные процессы, за которыми обычно сложно уследить. А блок “Интеграция” позволяет подключить к процессу сторонние приложения через API или сервис Zapier.

  3. Автоматизация

    Каждую созданную схему можно использовать как шаблон в будущем. Кроме того, в сервисе уже имеется два шаблона для распространенных процессов. При этом есть возможность задать запуск процесса в определенное время. Также в самой схеме имеется настройка событий через блоки “Вычисление поля” и “Таймер”. Поля можно использовать как переменные для установки условий в связях, которые будут срабатывать автоматически.

  4. Контролируемость

    Все участники и наблюдатели могут отслеживать течение процесса (что особенно удобно, благодаря визуализации).  Также инициатор оценивает работу после завершения процесса, из чего автоматически формируется отчетность, которую можно посмотреть в виде диаграммы в соответствующем разделе. Кроме того выполненную задачу любой давности легко найти через поиск и фильтры.

В итоге с помощью одного сервиса мы получаем единую среду для всего коллектива, позволяющую без труда оптимизировать бизнес-процесс любой сложности и отслеживать всю работу.

Теги:

Новости, истории и события
Смотреть все
Акционеры ПАО «Софтлайн» в ходе Годового общего собрания приняли ряд важных решений, направленных на создание долгосрочной акционерной стоимости Компании
Новости

Акционеры ПАО «Софтлайн» в ходе Годового общего собрания приняли ряд важных решений, направленных на создание долгосрочной акционерной стоимости Компании

01.07.2025

Академия АйТи (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) и CoMind запускают практико-ориентированную программу обучения ИИ для бизнеса
Новости

Академия АйТи (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) и CoMind запускают практико-ориентированную программу обучения ИИ для бизнеса

30.06.2025

ПАО «Софтлайн» стало эталоном IR-рейтинга Smart-lab
Новости

ПАО «Софтлайн» стало эталоном IR-рейтинга Smart-lab

30.06.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и компания «Береста РК» объявили о стратегическом партнерстве в сфере цифровой трансформации бизнеса
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) и компания «Береста РК» объявили о стратегическом партнерстве в сфере цифровой трансформации бизнеса

27.06.2025

 ГК Softline приобретает контролирующую долю в группе компаний Омег-Альянс
Новости

ГК Softline приобретает контролирующую долю в группе компаний Омег-Альянс

27.06.2025

Российский производитель лазерных решений VPG LaserONE (ГК Softline) принял участие в Центрально-азиатском конгрессе по эндоурологии (CEAC 2025)
Новости

Российский производитель лазерных решений VPG LaserONE (ГК Softline) принял участие в Центрально-азиатском конгрессе по эндоурологии (CEAC 2025)

26.06.2025

Bell Integrator (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) принял участие в дискуссии на тему искусственного интеллекта в рамках ПМЭФ-2025
Новости

Bell Integrator (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) принял участие в дискуссии на тему искусственного интеллекта в рамках ПМЭФ-2025

26.06.2025

Позиция ГК Softline по приобретению завода по производству электроинструментов в г. Энгельс
Новости

Позиция ГК Softline по приобретению завода по производству электроинструментов в г. Энгельс

25.06.2025

ГК Softline и «Телеком биржа» объявляют о партнерстве в сфере облачных решений
Новости

ГК Softline и «Телеком биржа» объявляют о партнерстве в сфере облачных решений

25.06.2025

«Инферит ОС» (ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 и справочной правовой системы «КонсультантПлюс»
Новости

«Инферит ОС» (ГК Softline) подтвердил совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 и справочной правовой системы «КонсультантПлюс»

25.06.2025

Генеральный директор ГК Softline Владимир Лавров выступил на ежегодном ИТ-завтраке РУССОФТ на ПМЭФ-2025
Новости

Генеральный директор ГК Softline Владимир Лавров выступил на ежегодном ИТ-завтраке РУССОФТ на ПМЭФ-2025

24.06.2025

Стационарный комплекс РДИ от «Инферит Техника» (ГК Softline) вошел в реестр Минпромторга
Новости

Стационарный комплекс РДИ от «Инферит Техника» (ГК Softline) вошел в реестр Минпромторга

24.06.2025

Платформа для корпоративного обучения «Стадия» от Академии АйТи (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) получила главную награду премии HR Tech Awards 2025
Новости

Платформа для корпоративного обучения «Стадия» от Академии АйТи (кластер FabricaONE.AI ГК Softline) получила главную награду премии HR Tech Awards 2025

24.06.2025

ГК Softline примет участие во встрече HR-клуба РУССОФТ
Новости

ГК Softline примет участие во встрече HR-клуба РУССОФТ

23.06.2025

Сомерс (ГК Softline) внедряет Bluetooth-платежи «Волна» от НСПК
Новости

Сомерс (ГК Softline) внедряет Bluetooth-платежи «Волна» от НСПК

23.06.2025

Группа «Борлас» (ГК Softline) подтверждает лидирующие позиции в консалтинге
Новости

Группа «Борлас» (ГК Softline) подтверждает лидирующие позиции в консалтинге

20.06.2025

«Софтлайн Решения» и Axoft обеспечили информационную безопасность УЭСК
Новости

«Софтлайн Решения» и Axoft обеспечили информационную безопасность УЭСК

20.06.2025

Павел Витков возглавил отдел продаж софтверных продуктов «Инферит» (ГК Softline)
Новости

Павел Витков возглавил отдел продаж софтверных продуктов «Инферит» (ГК Softline)

19.06.2025

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ
Блог

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ

01.07.2025

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса
Блог

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса

27.06.2025

Технологии умного города: от ИИ до RPA
Блог

Технологии умного города: от ИИ до RPA

25.06.2025

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)
Блог

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)

23.06.2025

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор
Блог

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор

20.06.2025

VPS: что это и когда он необходим бизнесу
Блог

VPS: что это и когда он необходим бизнесу

17.06.2025

Яндекс 360: эволюция решений для цифровой трансформации бизнеса
Блог

Яндекс 360: эволюция решений для цифровой трансформации бизнеса

11.06.2025

Платформизация, безопасность ИИ и активная защита малого бизнеса — «Лаборатория Касперского» об ИБ-рынке
Блог

Платформизация, безопасность ИИ и активная защита малого бизнеса — «Лаборатория Касперского» об ИБ-рынке

09.06.2025

Генеративный ИИ в промышленности: роботы, агенты и «Индустрия 6.0»
Блог

Генеративный ИИ в промышленности: роботы, агенты и «Индустрия 6.0»

04.06.2025

Платежные терминалы: виды, безопасность и тенденции рынка
Блог

Платежные терминалы: виды, безопасность и тенденции рынка

28.05.2025

Российские антивирусы
Блог

Российские антивирусы

26.05.2025

Увеличение штрафов за нарушения в обработке и хранении ПДн с 30 мая 2025
Блог

Увеличение штрафов за нарушения в обработке и хранении ПДн с 30 мая 2025

20.05.2025

Цифровая трансформация: с чего начать
Блог

Цифровая трансформация: с чего начать

15.05.2025

Защита персональных данных: требования законодательства и способы защиты от утечек
Блог

Защита персональных данных: требования законодательства и способы защиты от утечек

06.05.2025

Как устроены цифровые двойники: этапы разработки и примеры использования
Блог

Как устроены цифровые двойники: этапы разработки и примеры использования

29.04.2025

Стратегия перехода в облако
Блог

Стратегия перехода в облако

24.04.2025

Защита данных и информации: методы, практика, стандарты и законы
Блог

Защита данных и информации: методы, практика, стандарты и законы

22.04.2025

Цифровые профессии будущего: кто выживет в эпоху искусственного интеллекта
Блог

Цифровые профессии будущего: кто выживет в эпоху искусственного интеллекта

17.04.2025

ИТ-решения, кейсы, новости
в Telegram-канале Softline
Подписаться