Как адаптировать коллектив к внедрению системы управления бизнес процессами (BPM)

Системы управления бизнес-процессами уже доказали свою эффективность. За относительно короткий срок они помогают перестроить механизмы работы в компании, минимизировать «человеческий фактор» и издержки из-за ошибок, а также значительно сэкономить на ускорении всех процессов в целом и на повышении пользы от каждого сотрудника, в частности. Однако важно не забывать, что BPM – это не только программное обеспечение, но и комплексный подход к управлению бизнесом. 

Сколь бы хорошую BPM-систему вы не выбрали, она не сможет полностью реализовать свой потенциал без грамотного управления и формирования процессно-ориентированной корпоративной культуры. А в случае саботажа со стороны сотрудников и вовсе станет пустой тратой времени и денег. Поэтому в этой статье мы рассмотрим несколько главных шагов для адаптации коллектива к внедрению новой BPMS.

1. Заранее четко объясните причины, важность и необратимость нововведения.

Как известно, самое сильное чувство человека – это страх, а сильнейший из них – страх перед неизвестностью. Нежелание изменять привычный уклад жизни в нас заложен самой природой, а потому при недостатке информирования вы неизбежно столкнетесь с сопротивлением сотрудников.  Они могут посчитать, например, что новая система усложнит их работу или ляжет дополнительным грузом помимо основных обязанностей.

Покажите, что внедрение BPM – это не просто дань моде на цифровизацию или прихоть высшего руководства. Простыми словами расскажите, как именно это работает, назовите причины перехода, преимущества такого подхода и конкретные цели, которых компания сможет достичь. Объясните, что новая система, в первую очередь, станет помощником для сотрудников. Сделайте акцент на упрощении их работы, снижении стресса из-за путаницы и исключении лишних задач, относящихся к чужой зоне ответственности.

При этом важно донести решительность и необратимость изменений. Скорее всего останутся те, кто продолжит искать пути обхода и работать «по старинке». Или возможно будут транслировать коллегам свое недовольство в надежде, что вместе им удастся переубедить руководство. Издайте полноценный приказ о переведении работы в новый формат, следите за его соблюдением и подавайте личный пример.  Если это не поможет, и по завершении внедрения поведение таких сотрудников не изменится, придется прибегнуть к увольнениям.

2. Проведите обучение и добейтесь максимальной прозрачности.

Прозрачность – один из главных плюсов BPM – важна не только руководству для отслеживания процессов и формирования отчетности. Она также может послужить дополнительным источником мотивации для сотрудников. Чем лучше коллектив будет понимать, как работает система, тем быстрее он осознает ее пользу и тем меньше останется места для страхов и сомнений. 

Даже если в основном работать с BPM будет узкий круг людей (например, технические специалисты), проведите обучение в любом удобном вам формате для группы людей, состоящей из представителей разных отделов и руководителей разного уровня. Те смогут поверхностно объяснить суть своим коллегам, и все сотрудники будут иметь представление о том, что происходит в компании. 

Также заранее продумайте механизмы информирования сотрудников и обратной связи. Рассылка о запуске новых бизнес-процессов или об успешности уже введенных поможет коллективу почувствовать причастность и убедиться в правильности выбранного направления. А сбор фидбэка поможет постоянно оптимизировать процессы и продемонстрирует, что внедрение BPM нацелено на эффективность и удобство конечных исполнителей.

3. Установите адаптационный период. 

Четкие сроки внедрения новой системы стоит определить заранее и указать в приказе. Это станет дополнительным доказательством решительности действий и покажет, что у вас есть определенный план. 

Кроме того, это позволит избежать двух негативных крайностей. Если вы попытаетесь форсировать события и сразу поставите все бизнес-процессы на рельсы BPM-системы, люди не успеют привыкнуть к изменениям. Это спровоцирует лишний стресс, замедляющий работу, трату времени на советы от коллег и ошибки. То есть вы получаете ровно противоположный эффект и обманутое доверие сотрудников.  С другой стороны, если вы затянете запуск процессов, сложится впечатление, что все разговоры о новом подходе были впустую и на деле ничего особо не изменится. В этом случае использование BPM  покажется не столь обязательным и не будет принято с должной ответственностью даже после завершения внедрения.

Наиболее оптимальным и здоровым для коллектива считается поэтапное внедрение процессов. Начинайте с основополагающих, и постепенно переходите к более мелким и специализированным задачам. При этом убедитесь, что процесс введен успешно и стабильно применяется, перед тем как запускать новый. Также можно разделить этапы по подразделениям. 

Во время адаптационного периода особенно важна техническая поддержка, как внутри компании, так и со стороны интегратора. Каждый должен быть уверен, что при возникновении проблем получит качественную и оперативную помощь. 

Помимо этого, можно ввести систему мотивации, действующую только во время адаптационного периода. Всячески поощряйте сотрудников, которые будут активно пользоваться программой и помогать с этим коллегам. И наоборот, применяйте дисциплинарные меры к тем, кто систематически и целенаправленно отказывается это делать. При этом важно сначала убедиться в причинах такого поведения. Если применять санкции к сотрудникам, которые не разобрались в деталях из-за некачественного обучения, вы рискуете потерять авторитет и вызвать негативное отношение к нововведению. 

По окончании периода от таких методов стоит отказаться и перейти к стандартному KPI. Также лучше не использовать KPI, привязанный к отчетности BPM-системы до конца адаптационного периода. 

4. Отслеживайте релевантность бизнес-процессов.  

Это, казалось бы, чисто техническое правило на деле напрямую влияет на восприятие системы сотрудниками. Часто получается так, что в схеме процесса не учтены некоторые нюансы, например, отпуск или отсутствие специалиста, без которого задача не может автоматически двигаться дальше. В таком случае людям придется на этом этапе прибегать к старым методам коммуникации и распределения обязанностей. Либо в продуманном процессе находятся серые зоны, в которых сотрудникам удобнее сделать все «вручную». То есть информационный поток выходит за рамки BPM. Письма, документы и прочие материалы экспортируются или сохраняются вне системы. Иногда это может дойти до критических масштабов, когда процесс существует лишь номинально, задачи отмечают выполненными для галочки, а вся работа происходит как раньше . 

Кроме очевидной потери эффективности BPM теряется и осознание сотрудниками ее пользы, и как следствие, нарастает ощущение, что можно работать  «по старинке». Чтобы этого избежать, стоит уделять много внимания каждому процессу на этапе составления и тестировать его перед запуском. Также не стоит полностью перекладывать эту задачу на плечи технических специалистов. Да, это логично и удобно, однако они не могут самостоятельно увидеть картину в целом, как и не могут знать всех нюансов работы на местах. Поэтому желательно привлекать к описанию (хотя бы в качестве консультантов) рядовых сотрудников и руководителей разного уровня.  

Идеальный вариант ― когда адаптацией и описанием занимаются владельцы процессов (то есть те, кто будет их запускать и использовать на практике). Обычно это руководители среднего звена или их подчиненные, которым делегируются конкретные задачи. А технические специалисты привлекаются только при работе со сложными сценариями.

Тем не менее, сразу запустить идеальный процесс не получится. Найдутся детали, которые можно выявить только благодаря постоянной практике, или появятся новые потребности вместе с развитием бизнеса.  Это нужно принять, и не забывать регулярно совершенствовать уже созданные схемы  благодаря обратной связи.  

5. Выбирайте BPMS, ориентированную на пользователей.   

Сами по себе BPM-системы не решают всех проблем волшебным образом, но некоторые из них могут быть полезны  и в таких задачах, как адаптация коллектива. Например, no code система Workflowsoft. Главное ее преимущество – простота и ориентация на обычных пользователей (с минимальными или нулевыми знаниями программирования).

Такой подход может значительно облегчить переход сотрудников  к новому механизму работы. Интуитивный и привычный Outlook-подобный интерфейс, визуализированная карта процессов, общая и личная отчетности – все это гарантирует высокую прозрачность уже на ранних этапах. Также «дружелюбность» Workflowsoft способствует быстрому пониманию принципов его работы. Простого тасктрекинга на первой презентации достаточно для уверенности в том, что большинство будет иметь представление о системе (что ощутимо снизит волнение).

Описание бизнес-процессов проходит в графическом редакторе без использования кода. Это позволяет сэкономить время и ресурсы на обучении, а также дает возможность участвовать в создании  схемы любому сотруднику. Как следствие – более грамотные процессы, качественная обратная связь и высокая степень вовлеченности. Кроме того, упрощается внедрение в целом – запуск первого глобального процесса обычно происходит менее чем через месяц после покупки. Благодаря этому можно естественным образом добиться сокращения адаптационного периода без негативных последствий для коллектива. 

Таким образом, выбирая Workflowsoft, вы можете быть уверены не только в качестве системы.  При минимально необходимой отдаче с вашей стороны скорость и безболезненность внедрения гарантированы.  Такие преимущества особенно ощутимы для компаний малого и среднего бизнеса, имеющих существенные ограничения по бюджету на проект.

Получайте новые статьи моментально в Telegram по ссылке: https://t.me/sldonline_bot