HR-процессы от DIRECTUM: автоматизация и перевод в электронный формат

В законодательстве сферы трудовых отношений прослеживается устойчивый тренд к цифровизации. В частности, обсуждается инициатива перевода кадровых документов в электронный вид. Решение «HR-процессы» позволяет перевести кадровый документооборот в электронный формат, сохраняя при этом возможность работы с бумажными документами. Оно встраивается в текущие процессы предприятия и становится удобным инструментом для управления персоналом.

Законодательные инициативы

В настоящее время рассматриваются законопроекты по переводу кадровых документов в электронный вид, а именно:

• проект Федерального закона № 736455-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (о юридически значимых сообщениях сторон трудового договора);
• проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей»;
• приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».

Три подхода к организации электронного документооборота

В решение «HR-процессы» заложено три подхода к организации электронного кадрового документооборота: «классическая» автоматизация, при которой все кадровые документы сохраняются в бумажном виде; «частичная» автоматизация, при которой ключевые кадровые документы (трудовые договоры, доп. соглашения и т.п.) остаются в бумажном виде, остальные – переводятся в электронный вид; и «инновационная» автоматизация, при которой все кадровые документы переводятся в электронный вид.

Решение предусматривает возможность работы в соответствии с текущим законодательством (т.е. в бумажном виде), а также предоставляет набор инструментов для быстрого перехода на работу с кадровыми документами в электронном виде в последующем.

Соотношение с другими классами информационных систем

«HR-процессы» не заменяет функциональность HRM-систем (системы управления персоналом, систем для хранения кадровой информации) или ERP-систем (зарплатные системы), а дополняет их как инструмент обеспечения взаимодействия между участниками HR-процессов, а также инструмент, обеспечивающий перевод кадровых документов в электронный вид, с соблюдением юридической значимости. Наиболее эффективная автоматизация HR-процессов достигается за счет взаимодействия этих систем и решения «HR-процессы».

Для кого подойдет решение?

Перевод кадровых процессов в электронный вид актуален:

• для крупных компаний (А, А+) свыше 1000 сотрудников: банки, современные заводы, страховые компании, производители продуктов питания, консалтинговые компании, а также крупные организации, в составе которых выделяется объединенный центр обслуживания (ОЦО) – эти компании получат наибольший эффект от внедрения решения.
• для средних компаний (B, С) свыше 200 сотрудников.

Бизнес-заказчики

• руководители кадровых служб, директоры по персоналу, начальники отдела кадров — для повышения прозрачности и контролируемости кадровых процессов;
• руководители организаций — для сокращения издержек на печать, хранение и транспортировку кадровых документов, за счет перевода их в электронный вид;
• специалисты кадровых служб, HR-специалисты, рекрутеры — для ускорения кадровых процессов, сокращения времени за счет автоматизации рутинных операций.

Автоматизация бизнес-процессов

Решение «HR-процессы» поддерживает работу как с бумажными, так и с электронными документами на всех этапах.

Рассмотрение кандидатов. Сотрудник отдела кадров может легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее результат.

Прием на работу. Создать комплект необходимых документов можно в один клик: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных. Информация из системы подставляется в текст автоматически.

Переводы и увольнения сотрудников. Работник самостоятельно инициирует процессы с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и др.

Кадровые заявления. Сотрудники могут быстро оформить или перенести отпуск. Кроме того, можно настроить работу и с другими типами заявлений. Например, на материальную помощь, выплату пособия, изменение персональных данных.

Юридически значимое ознакомление. Специалисты кадровой службы могут быстро ознакомить персонал с приказами по личному составу с проставлением электронной подписи сотрудников.

Перечисленные процессы уже входят в стандартную поставку решения, однако круг задач ими не ограничивается. Решение адаптируется под потребности конкретной организации.

Бизнес-эффекты

Для руководства компании

HR-процессы в компании ускоряются за счет их автоматизации и становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла, что облегчает контроль за ними. Компания экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов за счет перевода в электронный вид.

Для специалистов кадровых и HR-служб

Снижаются трудозатраты на прием, перевод, увольнение сотрудников; сокращается трудоемкость формирования комплектов документов при приеме сотрудника на работу; ускоряется поиск кадровых документов по работнику.

Почему «HR-процессы» от DIRECTUM?

«HR-процессы» — это мощная ECM-платформа от лидера российских ECM-систем — DIRECTUM, имеющего многолетний опыт внедрения систем управления контентом. Решение обеспечивает возможность отказа от бумажных кадровых документов и интеграции с решением «Долговременный архив» для сохранности кадровых документов длительного и постоянного срока хранения с обеспечением юридической значимости. Внедрение системы открывает возможности для импортозамещения и обладает сертификацией ФСТЭК v.3.2.

Остались вопросы? Обращайтесь!

Полина Дуйкова
Руководитель направления СЭД/ECM
Департамент бизнес-решений
Polina.Duykova@softline.com