Глобальный порядок! Master data management

Все компании, с одной стороны, перенасыщены огромным количеством поступающей информации, которая требует обработки, а с другой — перегружены программным обеспечением, с помощью которого эта обработка должна осуществляться. Но для того, чтобы в результате получать достоверные отчеты или быстро коррелировать данные между собой, от них требуется единообразие. Помочь в этом может система Master data management — MDM, о которой Softline direct рассказала Ольга Чусова, руководитель аналитической группы Департамента сервисных услуг и технической поддержки Softline.

— Ольга, каковы общие проблемы качества данных в компаниях?

— Абсолютно все организации, как небольшие, так и крупные, рано или поздно сталкиваются с тем, что накопленная информация о клиентах, продуктах и услугах, сотрудниках, бизнес-процессах представляют собой неупорядоченный массив всевозможных данных. С первого взгляда может показаться, что эта проблема не так уж велика, ведь работа не останавливается из-за некоторого «беспорядка».

Однако это иллюзия, которая мгновенно рассеивается, стоит только столкнуться с проблемами эффективности процессов, в которых используются данные из разных информационных систем организации, или с проблемами достоверности анализа, основанного на ручном сведении разнородных данных из разных информационных систем. Низкое качество подразумевает под собой неточные, разноформатные, противоречивые и дублирующиеся данные.

Если у вас есть проблемы с данными в системах: они разнородны, противоречивы, их полнота и качество стали вызывать вопросы; если встречается дублирование данных или их наличие в одной и отсутствие в другой системе; если системы содержат об одном и том же объекте противоречивые сведения — время задуматься о наведении порядка. Что, если, например, доходы отдела продаж представлены то в рублях, то в долларах? Или списки поставщиков уже год не вычитывались на предмет актуальности данных, и фирма-партнер, помеченная как «Активный», уже перестала существовать? Знаниями, накопленными организацией на все время ее существования, необходимо правильно управлять, и тогда они станут новым инструментом прогнозирования и получения прибыли.

— Что такое MDM?

— Это определенный набор информационных, технических, программных, нормативно-методических средств, предназначенных для управления, ведения и использования нормативно-справочной информации. MDM можно понимать как технологически узаконенный порядок, который обеспечивает единообразие, точность, управление и семантическую целостность предприятия, доступные основные данные об активах. Получается, что это методология, инструменты и знания людей, позволяющие управлять так называемыми «золотыми» или эталонными данными, под которыми мы понимаем некие правила, общепринятые в компании для стандартизации информации и хранения ее в единообразном виде. MDM — это не только программное обеспечение, а особые регламенты, которые позволяют обеспечить высокое качество данных организации, их полноту.

— Каковы предпосылки внедрения MDM?

— Главная предпосылка — невозможность оперативно контролировать и анализировать производственные процессы и своевременно реагировать, корректируя ситуацию. Кроме того, можно назвать сложность и высокую трудоемкость в формировании корпоративной отчетности и, конечно, увеличение расходов на поддержание каждой локальной информационной системы и обеспечение информационных стыковок между системами.

Потребность в MDM появляется, когда компания выходит на новый этап в своем развитии: например, создает холдинг, объединяющий ранее самостоятельные предприятия, и оказывается перед необходимостью управлять ими. Или же развивается производство, налаживаются новые производственные связи, внедряются современные автоматизированные системы.

Об MDM наши клиенты начинают задумываться либо достигнув высокой степени зрелости, либо столкнувшись с проблемами. И заказчиком практически всегда выступает топ-менеджмент, который видит, что что-то в компании перестает работать корректно, и понимает, что пришло время усилить проверку поступающих данных и их качество. Так, к нам обращаются заказчики, которым необходимо совместить данные из нескольких модулей 1С, с которыми работает бухгалтерия, управление персоналом, финансовый департамент. Что сделать, чтобы получать сведения от всех отделов в одном и том же виде?

Эту проблему решает ввод эталонных данных. Среди наших клиентов есть организации сектора СМБ, а также крупные компании с парком ПК более 1500 шт. MDM очень вострабованы там, где ведется бизнес-аналитика. Для того чтобы BI во всей компании работала корректно, нужна выгрузка данных из многочисленных внутренних систем. И важно обеспечить единообразие всего информационного потока. Вот и получается, что MDM — это наведение глобального порядка.

— Каковы перспективы MDM в нашей стране?

— Огромные. Проекты по MDM бывают достаточно длительными, бывают короткими — все зависит от поставленной задачи и масштабов компании. Без MDM невозможно провести BI-проект, и явственно ощущается потребность рынка именно в консалтинговых услугах. Российские компании, в процессе своего роста и расширяя инфраструктуру, часто закупают новое ПО и железо очень хаотично. Появляются CRM, ERP и многие другие системы, содержимое которых рано или поздно потребуется систематизировать. Для этого вначале нужно провести описание бизнес-процессов, понять, как они построены и предложить соответствующую систему MDM. Это может быть просто регламент, или же некий инструмент.

В целом, российский бизнес сталкивается с проблемой неупорядоченности ввиду отсутствия стратегии. Западные организации чаще продумывают любой свой шаг намного тщательнее. Прежде чем что-то внедрить или сделать, они пишут стратегический план на долгие года и поэтому реже сталкиваются с проблемой, связанной с эталонными данными. То есть заранее продумываются все детали взаимодействия систем внутри компании. У нас же зачастую действуют наугад.

— Каков залог успешного MDM-проекта?

— Их несколько. Прежде всего, инициатива должна исходить от руководства, с самых верхов. Когда бизнес понимает, зачем наводить порядок в информационных массивах компании, он сможет транслировать идею на всех остальных сотрудников, объяснив им полезность MDM. Во-вторых, нужно, чтобы все вовлеченные в работу люди четко понимали цель этой работы. Что в итоге должно получиться и зачем?

Так, иногда случается, что у сильной организации в какой-то момент прекращается развитие, то есть требуются новые точки роста. И важно найти новые точки роста бизнеса, с помощью которых получим новую прибыль. Обычно для того, чтобы отыскать эти рычаги, требуется некая аналитика.

Третий залог успеха — максимум времени уделить описанию бизнес-процессов в компании. Часто проектная команда на этапе аудита сталкивается с тем, что, скажем, руководители среднего звена не знают, что происходит в соседних департаментах, и начинают друг другу противоречить, не зная, как же на самом деле идет работа в отделах.

— Что еще важно знать бизнесу об MDM?

— Что эта система не обладает искусственным интеллектом, и чтобы она работала, требуется настройка по определенным правилам. Возможно, для ввода информации потребуется особый сотрудник, однако это зависит от особенностей бизнес-процессов компании и специфики данных.

MDM — это понятие, к которому неприменим принцип «сделал — и забыл». Это процесс, которому постоянно нужна поддержка и сопровождение. С появлением новых систем структура данных будет меняться снова и снова, и важно за этим следить, назначая дополнительные стандарты и регламенты.

Этапы создания единой системы научно-справочной информации

По материалам каталога программных и аппаратных решений и IT-услуг Softline direct.

1. Этап обследования и проектирования включает в себя:
   • составление технического задания, определение структуры данных;
   • разработку методики нормализации и классификации данных;
   • разработку методики ведения аналогов;
   • описание модели бизнес-процессов;
   • определение организационной структуры службы ведения НСИ;
   • разработку технической архитектуры решения;
   • определение требований к интеграции с информационными системами.
2. Этап реализации — это:
   • установка и настройка стенда;
   • нормализация и загрузка данных;
   • настройка рабочих потоков;
   • настройка интеграционных процессов.
3. Этап подготовки к опытно-промышленной эксплуатации подразумевает:
   • подготовку документов (руководство пользователя, администратора, эксперта);
   • разворачивание и настройку системы в продуктивной зоне;
   • загрузку нормализованных и классифицированных данных;
   • заведение физических пользователей и настройку их ролей;
   • создание Службы ведения НСИ;
   • обучение пользователей, экспертов и администраторов;
   • интеграционное тестирование передачи данных в Шину и на предприятия пилотной зоны, тестирование Шины в тестовой зоне в условиях миграции данных.
4. Этап опытно-промышленной эксплуатации включает в себя:
   • миграцию данных на новые коды и наименования;
   • начало работы пользователей в системе;
   • подготовку документов:
   • описание финальных настроек системы,
   • описание кастомизаций системы,
   • описание итоговой технической архитектуры решения;
   • передачу системы в промышленную эксплуатацию.