Безопасный документооборот

• Какова главная проблема безопасности при работе в системе внутреннего документооборота?
• Кто должен отвечать за безопасность данных?
• Какие существуют возможности обеспечения сохранности документов в системах Directum и ТЕЗИС?
• Кто и как может контролировать обеспечение подлинности документа внутри системы документооброта?
• Удаленная работа с системой документооборота
• Внедряйте СЭД с Softline
• Остались вопросы?

Хотите обеспечить полноценную систему безопасности при работе с документами? Внедрите систему электронного документооборота. Если в ней реализуются все возможности по обеспечению сохранности и конфиденциальности документов, общая безопасность документооборота предприятия усилится десятикратно. Подробнее об этом рассказала Полина Дуйкова, эксперт с 10-летним опытом внедрения СЭД (количество реализованных проектов — более 50), руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений Softline.

Какова главная проблема безопасности при работе в системе внутреннего документооборота?

— Сразу отмечу, что задача повышения безопасности работы с документами в рамках внутреннего документооборота стоит перед каждой компанией всегда, на постоянной основе. Основные проблема, возникающая в разрезе внутренней безопасности, — это отсутствие разграничения доступа к документам и их низкий уровень сохранности. Отсутствие политик безопасности.

Если в компании внедрена система документооборота, то в зависимости от вида электронных документов в рамках большого электронного архива важно распределить при помощи политик безопасности доступ сотрудников на уровне документов внутри системы документооборота и баз данных. При грамотном внедрении системы документооборота в организации обеспечивается целостность системы безопасности при работе с документами и в дальнейшем постоянно поддерживается.

Кто должен отвечать за безопасность данных?

— Я всегда рекомендую разделять данные по зонам ответственности. На мой взгляд, их три, и вводить их нужно при создании положения об электронном документообороте в организации.
За персональные данные должен отвечать HR-директор, поскольку именно на отделе кадров лежит ответственность за прием и увольнение сотрудников. HR инициирует заявки на подбор персонала, появление сотрудника в информационном пространстве.

Служба безопасности отвечает за сохранность коммерческой тайны внутри компании. Сотрудники ИТ-департаментов организуют базу данных и следят за сохранностью информации внутри бизнеса, отвечая за ее целостность и структурность, а также за защиту от вирусных атак.

Служба безопасности помимо того, что проверяет благонадежность контрагентов, должна внутри системы документооборота проверять протоколирование всех действий с документами: смотрел ли тот или иной сотрудник определенный файл, когда и т.д. С помощью настройки маячковых верификаторов можно отслеживать действия пользователей и их действия с определенными документами.

Какие существуют возможности обеспечения сохранности документов в системах Directum и ТЕЗИС?

— Эти системы дают высокую надежность хранения документов и быстрый доступ к ним — в зависимости от выданных правил безопасности.

Документ имеет жизненный цикл — от инициации до конечного исполнения. Если не внедрена система документооброта, то количество копий, которые хранятся локально на компьютерах, достигает колоссальных значений. И эту информцию, какая бы она ни была, можно скачать и отправить куда угодно, с любого мессенджера, на любую личную почту.

В системе Directum можно включать механизмы, которые помогают системам документооборота запретить отправку файлов по различным метрикам вовне.

Внутри Directum и ТЕЗИС можно ограничить доступ к документам посредством различных клиентских приложений с двойной аутентификацией, смс-уведомлений. Также могут быть внедрены смарт-карты, биометрические устройства. Для этого дополнительно к стационарным компьютерам добавляют оборудование, позволяющее осуществлять вход в устройство по сетчатке глаза или отпечатку пальца.

Доступ пользователей к документам может быть открыт только на чтение, на изменение, а может быть предоставлен и полный доступ для переназначения на документы, и полный запрет. Если регламентно права на просмотр документа не выданы, человек никогда не найдет этот документ внутри системы. Неважно какие запросы он будет применять, он даже не узнает о существовании файла.

Кто и как может контролировать обеспечение подлинности документа внутри системы документооброта?

— Согласно внутреннему регламенту положения об электронном документообороте, в каждой компании есть особые правила по использованию электронно-цифровых подписей. Они бывают квалифицированные и неквалифицированные. По Закону об электронной подписи, внутри компании можно использовать обычную бесплатную подпись. Документ может быть подписан одним или несколькими пользователями. При подписании, как и в случае с шифрованием документов, могут применяться сертифицированные средства криптозащиты.

За выдачу сертификатов отвечает системный администратор. Подписи выдаются согласно определенной роли сотрудника в компании. Здесь важно не сделать ошибки. Например, не выдать ненадежному сотруднику роль на согласование бюджета. А такое может произойти, особенно в крупной, территориально-распределенной компании. Ситуация крайне нежелательная, ведь когда документ подписан, он является фактом неизменности.

Поэтому обеспечение подлинности документов во многом завязано на действиях ИТ-департамента.

Расскажите о мобильных пользователях, которым нужно удаленно работать с системой документооборота.

— Различают два уровня внешнего доступа — для всех пользователей и для топ-менеджеров. Последние – привилегированные пользователи, которым я рекомендую использовать решения, позволяющие работать не в онлайн-режиме, а скачивать документы, работать с ними на устройстве и затем передавать по шифрованным каналам, как только появляется доступ к интернету, на основной сервер, где развернута система документооборота.

Есть и два «массовых решения» — DIRECTUM Jazz и DIRECTUM Solo. Это мобильные приложения, которые дают доступ к контенту вне офиса с возможностью запуска новых бизнес-процессов и занесения документов в систему.

DIRECTUM Solo особенно пригодится руководителям, которые пользуются планшетами на iOS и Android.

Приложения позволяют рассматривать входящие документы, выносить резолюции, ставить и контролировать ход выполнения задач и т.д. Интерфейс отображает всю необходимую информацию на одном экране, а возможность работы без интернета и локального рецензирования документов обеспечивает максимальную мобильность. При появлении сети все изменения будут синхронизированы. Это позволяет руководителям работать откуда угодно, эффективно и быстро.

Внедряйте СЭД с Softline

Мы предлагаем проверенную бизнес-логику по электронному документообороту и опираемся на богатый опыт внедрения СЭД в разных отраслях: от энергетики и промышленности до ритейла, банков, государственных учреждений.

Остались вопросы?

Пишите: Polina.Duykova@softlinegroup.com