АРХИВажный вопрос

Архивы предоставляют многопользовательский доступ к документам, что особенно актуально для торговых организаций, в которых есть территориально распределенные подразделения. Это важно в ситуациях, когда несколько человек из разных офисов одновременно должны вести работу над одним документом, например, первичной финансовой отчетностью.

Массовая обработка и распознавание документов

Распространенной проблемой является массовая обработка повседневной документации, договоров, счетов-фактур. Причем для, например, бухгалтерской документации характерна неравномерность: каждый квартал случаются периоды пиковой нагрузки, когда нужно закрывать отчетный период. В такое время бухгалтеры могут сканировать документы, загружать их в СЭД, автоматически распознавать ключевые поля, извлекать необходимые атрибуты. Специалисты выполняют верификацию, а потом экспортируют данные в учетную систему, например, SAP или Axapta. Оригиналы после этого можно перевести в место для хранения. Решения ABBYY  FlexiCapture и ABBYY Recognition Server позволяют сканировать, распознавать документы и  переводить их в электронный вид. Эти системы актуальны для любых бизнес-процессов, которые связаны с обработкой большого количества информации, особенно формализованной. Она значительно сокращает ручной труд: вместо повторного ввода можно находить аналогичные документы и менять в них соответствующие поля.

Создание архива: основные этапы

• cканирование/перевод в электронный вид бумажных документов;
• настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации;
• интеграция электронного архива и ввод отсканированной документации.

При необходимости электронный архив можно интегрировать практически с любой ИТ-cистемой, функционирующей в компании, например, 1C или SAP.

Безопасность и техподдержка

Система архивирования и хранения предусматривает резервное копирование и другие механизмы защиты. Некоторая часть информации может дублироваться базой предварительной обработки архива на начальной стадии; есть возможность создавать резервную копию хранилища. Архивное хранилище данных, предназначенное для долговременного хранения данных, может функционировать, к примеру, на базе роботизированных DVD-библиотек и (или)  устройств хранения данных на магнитной ленте.

Электронный архив: бизнес-выгоды

Повышение эффективности бизнеса за счет применения автоматизированных средств хранения и архивирования документов. Сокращение временных и финансовых издержек, связанных с поиском и обработкой документов, достигается за счет их высокой доступности. Ценные файлы из многочисленных источников (филиалов компании) автоматически попадают в единое хранилище, доступное для ответственных лиц. Электронный архив позволит систематизировать документацию, распределив ее по видам и срокам хранения, а также структурировав данные согласно любым другим критериям. В грамотно выстроенной системе электронного архива высокий уровень информационной безопасности достигается благодаря гибкой системе разграничения прав доступа, а также значительному снижению риска несанкционированной работы с бумажными документами, что особенно важно для отдела бухгалтерии.