Softline завершила проект по автоматизации делопроизводства в «КамчатскЭнерго»

CNews от 2 сентября
CRN от 2 сентября
Журнал «Сети и системы связи» от 5 сентября

Системный интегратор Softline Consulting Services объявил о завершении проекта по автоматизации делопроизводства в компании «КамчатскЭнерго». В ходе проекта, длившегося около 4 месяцев, был реализован электронный реестр входящей и исходящей документации с возможностью последовательного и параллельного назначения поручений и контроля за их исполнением, а также разработана подсистема отчетности, позволяющая отслеживать и анализировать эффективность использования документов в компании.

Деятельность «КамчатскЭнерго» сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции – более 2 000 документов в месяц. Для осуществления учета и контроля за использованием документов в «КамчатскЭнерго» вся документация регистрировалась в устаревшей программе, работа которой не отвечала современным требованиям, и в бумажном виде отправлялась на рассмотрение ответственным лицам. Контроль за исполнением поручений по работе с такими документами был затруднен, а поиск и повторное использование информации, содержащейся в этих документах, оказывался слишком сложным. В результате руководство компании приняло решение о модернизации делопроизводства и постепенном переводе документооборота в электронный вид.

Для реализации этих целей была приглашена компания Softline Consulting Services, консалтинговое подразделение Softline. После детального анализа и консультаций со специалистами Softline был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007 – средство для организации совместной работы с электронной информацией и документами.

В рамках первого этапа проекта специалисты Softline Consulting Services провели предпроектное обследование и подготовили техническое задание на разработку системы, где были формализованы требования к системе документооборота и описаны основные бизнес-процессы по работе с документами в компании «КамчатскЭнерго». В ходе следующего этапа разработчики Softline Consulting Services создали прототип системы и развернули его в тестовой среде для опытной эксплуатации. В рамках финального этапа был осуществлен ввод системы в промышленную эксплуатацию и подготовлен комплект документации по проекту и функционалу системы.

Построенная для «КамчатскЭнерго» система позволяет регистрировать входящую и исходящую документацию путем заполнения электронных регистрационных форм, выбирать ответственных за исполнение документов, руководителям подразделений формировать поручения подчиненным, назначать контролирующих, накладывать резолюции (утвержден, отклонен), отчитываться об исполнении поставленных задач, осуществлять эффективный поиск по названию, регистрационным свойствам и содержанию (если возможно) документов.

В дальнейшем «КамчатскЭнерго» планирует автоматизировать документооборот во всех филиалах компании, построить структурированный электронный архив, позволяющий автоматически классифицировать хранимые в системе электронные документы, а также автоматизировать сложные бизнес-процессы по созданию, согласованию и утверждению внутренних и исходящих документов (приказов, служебных записок, договоров и т. п.).

«Необходимость работы со все возрастающими объемами документации привела к тому, что автоматизация делопроизводства стала первоочередной задачей, стоящей перед нашим IT-департаментом: руководителям требовался инструмент, который бы позволял, с одной стороны, эффективно систематизировать и классифицировать создаваемую информацию, а с другой стороны – контролировать деятельность подчиненных по исполнению поручений. Созданная специалистами Softline Consulting Services система позволяет значительно упростить и оптимизировать деятельность сотрудников нашей компании при работе с документами, повысить скорость принимаемых в нашей компании решений, а, следовательно, увеличить эффективность деятельности организации в целом», – прокомментировал результаты Евгений Михайлович, руководитель проекта от «КамчатскЭнерго».