В целях внедрения АСУД «до последнего пользователя» в ОАО «ФСК ЕЭС» Учебным центром Softline совместно с компанией TopS BI работе в системе было обучено 1305 сотрудников ФСК ЕЭС в 7 регионах РФ.
В мае 2005 года в ОАО "ФСК ЕЭС" была введена в опытно-промышленную эксплуатацию автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД), предназначенная для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения ОАО "ФСК ЕЭС".
В рамках новой системы документооборота были автоматизированы бизнес-процессы входящей и исходящей корреспонденции ОАО"ФСК ЕЭС", внутренние организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, в которых реализовано создание, согласование, утверждение, регистрация, хранение и рассылка управленческих документов, а также контроль исполнения связанных с ними резолюций и поручений. 10 января 2006 года система АСУД была принята в промышленную эксплуатацию в ОАО ФСК ЕЭС.
В каждом подключенном к системе представительстве ОАО ФСК ЕЭС Учебным центром Softline было проведено обучение персонала, что позволило компании ускорить возврат инвестиций в АСУД и сократить затраты рабочего времени сотрудников на самостоятельное изучение новой системы.
Главной особенностью проекта оказалось обучение большого количества сотрудников в сжатые сроки и необходимость одновременного проведения тренингов для специалистов сразу в нескольких представительствах компании. Курсы проводились в Екатеринбурге, Санкт-Петербурге, Москве, Самаре, Ессентуках, Сургуте, Красноярске и Хабаровске. За этот период были обучены все сотрудники, которым предстоит пользоваться АСУД «ФСК ЕЭС»: сотрудники канцелярии, системные администраторы, руководители предприятия, а также руководители и работники структурных подразделений.
На первоначальном этапе специалистами компании TopS BI была проведена подготовка тренеров Учебного центра Softline для дальнейшего обучения ими персонала ОАО ФСК ЕЭС. Обучение преподавателей длилось неделю. За это время 10 преподавателей центра не только узнали о возможностях АСУД и освоили пользовательский функционал системы, но и изучили системную архитектуру, приобрели навыки администрирования системы, что позволило им в дальнейшем передать знания слушателям в максимально полном объеме.
Кувшинова Наталия, начальник Департамента административногоуправления и делопроизводства ОАО «ФСК ЕЭС» (Москва), отмечает: «Автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД) разработана в целях автоматизации и приведения управленческого документооборота Компании к единым стандартам и поддерживает все бизнес-процессы управленческого документооборота Компании. Внедрение АСУД в исполнительном аппарате и филиалах ФСК позволило создать единую базу всех управленческих документов, обеспечить возможность быстрого поиска и веерной рассылки документов, осуществлять согласование организационно-распорядительных документов в электронном виде, построить систему контроля поручений, появилась возможность одновременной работы пользователей с документами и возможность видеть «дерево» всех поручений. Система АСУД стала одним из основных инструментов поддержки управления многофилиальной компании ФСК ЕЭС. Масштабное внедрение такой системы требовало быстрого и качественного обучения персонала работе в ней. Проект обучения, который практически одновременно охватил все филиалы ФСК ЕЭС, предусматривал двухдневное четырехчасовое обучение каждого сотрудника. Параллельно с обучением осуществлялось внедрение АСУД в филиалах. Этопозволило оперативно перейти к работе с документами в АСУД в рамках всей Компании».
Параллельно проекту по обучению в ОАО «ФСК ЕЭС» проводились завершающие работы по внедрению АСУД. Это позволило пользователям приступить к работе с новой системой уже подготовленными, что сократило период их адаптации и ускорило, в свою очередь, возврат инвестиций во внедряемый продукт.
В настоящее время общее количество сотрудников ОАО ФСК ЕЭС, работающих с системой АСУД, составляет 2500 человек. Планируется, что к концу 2007 года с системой будет работать 5000 сотрудников организации. В рамках проекта также идет разработка системы федерации СЭД (система электронного документооборота) ОАО ФСК ЕЭС и компаний, подведомственных БЕ «Сети» (БЕ - бизнес-единицы)
Обучение проводилось как на базе представительств Учебного центра Softline, так и непосредственно в филиалах ФСК ЕЭС, на рабочих местах. Один курс для группы слушателей из десяти человек занимал 8 часов, и в среднем на обучение всего персонала одного подразделения требовался месяц. Сроки выполнения проекта сократились благодаря одновременному обучению в нескольких филиалах ФСК ЕЭС.
Татьяна Поволоцкая, директор Учебного центра Softline, комментирует: «Переход на любые новые программные решения подразумевает, что на адаптацию их пользователей нужно потратить время и усилия, и во многом скорость возврата инвестиций во внедрение зависит от того, насколько быстро сотрудники компании смогут узнать все тонкости системы для ее наиболее эффективного использования. В данном случае руководством обеих компаний было принято наиболее оптимальное решение - обучить пользователей автоматизированной системы документооборота во время внедрения АСУД. Масштабность проекта для Учебного центра Softline заключалась не в количестве обученных пользователей (более 1000 обученных пользователей по этому проекту составляет лишь двенадцатую часть от всех обученных слушателей в 2006 году). Сказать, что данный проект действительно стал масштабным, позволяет территориальная разветвленность филиальной сети ФСК ЕЭС и ограниченные сроки обучения. Реализация проекта такого уровня в очередной раз подтвердила надежную репутацию нашего Учебного центра и показала, что УЦSoftline является достойным партнером по обучению таких компаний, как ОАО ФСК ЕЭС и TopS BI».
О компании "Федеральная Сетевая Компания Единой Энергетической Системы"
Открытое акционерное общество "Федеральная Сетевая Компания Единой Энергетической Системы" (ОАО "ФСК ЕЭС") было создано в 2002 году в ходе реформирования российской отрасли электроэнергетики для решения задач управления единой национальной (общероссийской) электрической сетью (ЕНЭС). Производственную основу ФСК ЕЭС в настоящее время составляют более 300 мощных высоковольтных воздушных линий электропередачи общей протяженностью 43,7 тыс. километров. В компании работает более 9 тыс. человек. К сфере деятельности ФСК ЕЭС относятся предоставление услуг субъектам оптового рынка электрической энергии по передаче электрической энергии и присоединению к электрической сети; инвестиционная деятельность в области развития ЕНЭС.
ОАО «ФСК ЕЭС» является дочерним обществом ОАО «РАО ЕЭС России», 100% уставного капитала принадлежит материнской компании.
О компании TopS Business Integrator
Компания TopS Business Integrator (TopS BI), входящая в Группу компаний TopS, с 1991 года работает в области информационных технологий и занимает лидирующее положение на российском рынке системной интеграции.Деятельность компании направлена на повышение эффективности бизнеса предприятий средствами информационных технологий. TopS BI предлагает широкий спектр услуг по следующим направлениям деятельности: управленческий консалтинг, внедрение систем автоматизации управления производственно-коммерческой деятельностью, создание IT-инфраструктуры, внедрение систем управления инфраструктурой и IT-сервисами, заказные разработки, решения для электронного бизнеса. TopS BI совместно с другими компаниями Группы TopS предлагает ряд специализированных решений для компаний финансового сектора, телекоммуникационной отрасли, а также решения в области энергетики.