Оценка отдачи от мобильности: возможности измерения
Создание мобильных рабочих мест с каждым годом становится все популярнее. Однако не все компании могут извлечь максимальную выгоду от мобильных сотрудников. Чтобы понять, стоит ли следовать за модными новшествами или лучше работать «по старинке», нужно сопоставить ожидаемые выгоды с затратами на реализацию проекта. Разобраться в ситуации поможет директор департамента разработки компании Softline Александр Рубанов.
Совсем недавно мобильное рабочее место воспринималось как модный тренд. Теперь же для многих компаний, особенно зарубежных, мобилизацию можно без преувеличения назвать необходимым условием развития бизнеса. По данным MarketsandMarkets, почти 80% компаний из списка Fortune 500 уже мобилизировали свой бизнес, что позволило достичь 30% экономии. Согласно результатам опроса CIO.com и SAP, более 70% IT-директоров считают мобилизацию стратегически важным проектом для своего бизнеса. В России бум мобилизации еще не начался. Частично это связано с недостаточной обеспеченностью населения смартфонами.
Тем не менее, по данным отчета «Корпоративная мобильность в России – 2012», подготовленного Центром корпоративной мобильности АйТи, к концу 2013 г. более половины организаций планируют предоставлять доступ к корпоративным ресурсам со смартфонов и планшетов для широкого круга сотрудников (более 100 пользователей) и тем самым повысить продуктивность работы и оперативность реакции сотрудников. Однако не все решения корпоративной мобилизации можно назвать успешными. Ведь прежде чем получить выгоды, которые к тому же не всегда можно надежно оценить, придется понести немалые и вполне измеримые расходы. Поэтому одной готовности IT-директора воплотить новшества в жизнь недостаточно для начала проекта. Важно заручиться поддержкой генерального и финансового директора, а значит, убедить их в том, что проект принесет прогнозируемые выгоды после внедрения.
Очевидно, что рентабельность проекта по мобилизации бизнеса будет зависеть от количества создаваемых мобильных рабочих мест. Поэтому важно определить, каким сотрудникам следует предоставить доступ к информационным системам с мобильных устройств. Обобщенно можно говорить о трех вариантах мобилизации. Первый вариант – возможность полноценной работы на мобильном устройстве есть только у топ-менеджмента. Второй – доступ к информационным системам с мобильных устройств есть у топ-менеджмента и менеджмента среднего звена. Это самая распространенная ситуация на развитых рынках. Третий – работать с мобильных устройств могут абсолютно все сотрудники компании, включая полевых.
Александр Рубанов, директор департамента разработки компании Softline, отмечает, что для России сейчас скорее характерны первые два варианта. В целом выбор стратегии мобилизации зависит от структуры бизнеса компании и готовности персонала работать, используя возможности мобильного офиса. По словам Александра Рубанова, сейчас любое крупное предприятие сталкивается с необходимостью мобилизации топ-менеджмента: «Чем крупнее компания, тем ценнее время руководителя и потребность в мобилизации».
Основной проблемой при определении эффективности проектов по мобилизации бизнеса является оценка выгод. Напрямую подсчитать преимущества от мобильных технологий не всегда возможно: они воздействуют на конечный финансовый результат опосредовано. Выгоды от проекта по мобилизации бизнеса в целом можно разделить на две большие категории: количественные и качественные.
Количественные выгоды выражаются в экономии затрат или увеличении выручки. Они могут достигаться за счет оперативности в принятии решений, быстрой обработки информации, а также возможности работать удаленно, снижения количества ошибок при работе с данными и улучшения взаимодействия с клиентами. «Внедрение мобильных технологий способствует получению выраженного экономического эффекта – возможен рост прибыли из-за оптимального использования ресурсов, прироста объема продаж или производства», – отмечает Александр Рубанов.
Если с оценкой выгод могут возникнуть трудности, затраты на мобилизацию бизнеса можно подсчитать более-менее точно. Обычно это единовременные расходы и последующие ежегодные. Типичные единовременные затраты включают расходы на замену стационарных компьютеров на ноутбуки, оплату доступа к беспроводной локальной сети, установку беспроводных точек доступа и другого сетевого оборудования для создания беспроводной локальной сети, обеспечение зоны покрытия сети в офисе и т. д. «Основные статьи расходов – это аналитика, подготовка инфраструктуры («железо» и ПО), закупка мобильных устройств, создание специфичных приложений, автоматизирующих бизнес-процессы компании, обучение, поддержка деятельности виртуального офиса после внедрения», – отмечает Александр Рубанов.
«Самый простой способ оценить эффективность мобилизации – определить соотношение затрат и результата как отдельного подразделения или исследуемой контрольной группы, так и всего предприятия», – говорит Александр Рубанов. Для иллюстрации подхода к определению эффективности «мобильного» проекта рассмотрим условный пример.
Предположим, что до внедрения проекта по мобилизации сотрудник отдела продаж обрабатывал 1000 счетов-фактур в год. Обработка вручную каждого документа занимает 0,5 часа. Всего в компании около 500 специалистов по продажам, и зарплата каждого из них составляет $25 в час. После мобилизации процесса сэкономленное время на один счет-фактуру составит 0,5 часа (обработка будет проходить на мобильном устройстве в режиме реального времени). Общее сэкономленное время за год составит 500 часов на каждого специалиста (1000 х 0,5). В результате экономия затрат составит $12 500 на каждого специалиста (500 х 25). А общая экономия затрат за год составит $6,25 млн (500 х 12 500). Также допустим, что компания потратила около $1,5 млн на приобретение программного обеспечения и $250 тыс. на приобретение смартфонов. Затраты на внедрение, обучение и поддержку пользователей составили $800 тыс. Тогда ROI в первый год проекта по мобилизации составит 145% ((6 250 000 – 2 550 000) х 100 / 2 550 000).
Стоит отметить, что экономическую эффективность IT-проектов оценить непросто. Трудно оценить, что именно позволило получить дополнительные выгоды/сократить расходы – изменение бизнес-процесса или непосредственно реализация IT-проекта по мобилизации бизнеса, в результате которого этот процесс изменился? Поэтому корректнее рассматривать IT-проекты в комплексе с другими процессами.
