Автоматизация бизнес-процессов

На российском рынке компьютерных программ по бюджетированию и управленческому учету представлен большой выбор как отечественных, так и зарубежных систем, включая «КИС», «Инталев», Oracle, Hyperion, Adatum, Compshare и ряд других. Одними из наиболее популярных и распространенных являются продукты 1С и SAP. Насколько они актуальны для небольшого бизнеса, рассказывают эксперты.

Программных продуктов по автоматизации бюджетирования действительно предлагается достаточно много. Они различаются функциональными возможностями, а также стоимостью внедрения и масштабами предприятий, на которых могут работать.

«Рынок систем автоматизации бюджетирования весьма широк: здесь и Excel, и системы на основе предметно-ориентированных платформ (1С, SAP и прочие), – соглашается директор ООО Внедренческий Центр «Технологии Управления Бизнесом» Андрей Петров. – С практической точки зрения, интерес представляют системы, имеющие широкое распространение, опирающиеся на некоторые общепринятые концепции и характеризуемые приемлемой стоимостью владения. Например, существующее решение в составе конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой» не отличается широким набором возможностей, однако вполне может подойти как раз малым предприятиям. Да, все вручную, но это уже «мостик» в полноценное бюджетирование, несмотря на противоречивость самой конфигурации, которую никто не запрещает дорабатывать. Второй пример, который может оказаться интересен более крупным компаниям, – это система на базе конфигурации «1С: Подрядчик строительства. Управление финансами». Некоторое время назад мы познакомились с конфигурацией в рамках внедрения ее в строительной компании. В конфигурации имеются некоторые ограничения на глубину аналитики, что может осложнить ее применение в рамках крупных холдигов со сложной структурой владельцев/акционеров. В остальном – оптимальное решение. Третий пример, использование конфигураций «1С: Управление производственным предприятием» или «1С:Консолидация». Это полноценные платформы для автоматизации бюджетирования».

Российские разработчики предлагают «1С: Финансовое планирование» как комплексное программное решение для создания автоматизированного контроля бюджетных средств и финансовых потоков для многопрофильных компаний. В совокупности системный комплекс включает в себя несколько конфигураций и приложений, рассматривающих отдельные аспекты организации бюджетных отношений для профильных предприятий. Программа готова к использованию, не требует внедрения дополнительных компонентов и полностью интегрируема в состав таких типовых программ, как «Оперативный учет», входящей в состав программного продукта «1С: Торговля и Склад 7.7» и в комплексную поставку системы «1С: Предприятие». В основе международной системы управления предприятием Microsoft Business Solutions Navision заложены мощные инструменты для управленческого, бухгалтерского и налогового учета, управления товарно-материальными потоками и производством. Систему можно быстро внедрить, легко модифицировать, просто использовать и поддерживать.

«Компания Softline предлагает решение SAP Business All-in-One – это ERP-система мирового класса, автоматизирующая бизнес-процессы компаний среднего бизнеса, в том числе управленческий учет, казначейство и бюджетирование, – рассказывает руководитель группы продвижения (направление SAP-решений) компании Softline Ирина Галактионова. – Решение предназначено для компаний с годовым оборотом от 20 млн. евро и штатом сотрудников от 50 человек. SAP Business All-in-One полностью покрывает как текущие, так и будущие потребности компаний среднего бизнеса. В системе реализовано большое число бизнес-сценариев, многие из которых являются лучшими практиками ведения бизнеса. Это значит, что компания не перерастет решение SAP: с ростом бизнеса пользователи просто настраивают необходимые бизнес-процессы с учетом отраслевой специфики предприятия. В активе компании Softline отраслевые решения для оптовой и розничной торговли, пищевой промышленности, строительства и машиностроения. Существенно, что данные решения гибко настраиваются под индивидуальные особенности компании».

Какими же средствами обеспечить планирование, учет и контроль на верхнем уровне управления компанией? Организация, как единое целое, нуждается в скоординированном планировании и систематическом отражении результатов своей деятельности, и в первую очередь это необходимо высшему руководству компании.

Особенности, достоинства и недостатки

Системы бюджетирования – это аналитические инструменты, предназначенные для накопления и анализа управленческой информации. Они наиболее удобны для разработки и анализа планов. Однако решение задач учета на их основе связано с определенными сложностями. Такие системы не предусматривают регистрации каждой хозяйственной операции. «Для того, чтобы недостатки не влияли на качество решения, оно должно быть хорошо спланировано и реализовано. Далеко не всегда необходимость проведения существенных доработок являются определяющими при выборе решения, однако возможность и доступность таких доработок, наоборот, являются существенными факторами при выборе решения», – отмечает Андрей Петров.

Одни системы лучше подходят для учета, другие – для планирования. Как выбирать между ними, если существует необходимость комплексного решения задач управления?

«Решение SAP Business All-in-One позволяет исключить дублирование информации для бухгалтерского и управленческого учета, – комментирует Ирина Галактионова. – Информация вводится один раз, а в модуле контроллинга ведется учет, перерасчет, контроль и анализ информации по затратам и выручке предприятия. Это позволяет строить эффективные модели управления компанией, своевременно отслеживать отклонения и выяснять их причины. Применение данного модуля обеспечивает наличие точных данных по себестоимости, возможности планирования и контроля выполнения бюджетов подразделений, определение неэффективных и затратных бизнес-единиц, калькуляцию продукта на стадии его разработки. В системе реализованы следующие возможности: учет по видам затрат; учет по местам возникновения затрат; учет по местам возникновения прибыли; перераспределение косвенных затрат; учет затрат и выручки по заказам контроллинга; планирование затрат и выручки; учет результатов и другое. Стоит отметить, что SAP Business All-in-One содержит все необходимые инструменты для планирования и бюджетирования. Данные процессы объединены, что помогает компании интегрировать стратегические, оперативные и финансовые планы. Наиболее востребованными являются следующие функциональные возможности: моделирование и бизнес-планирование; ведение основных и вспомогательных бюджетов; поддержка бюджетного регламента (согласование и утверждение бюджетов); консолидация плановых и фактических данных и другое».

Выбор той или иной модели автоматизации управления зависит от ожидаемого эффекта и цены, которую готово заплатить предприятие за соответствующее решение.

Что это дает?

Выбирая решение, нужно четко сформулировать требования к системе автоматизации ведения бюджетов, которые бы учитывали особенности IT-инфраструктуры компании. Система должна иметь центральную базу данных для ведения бюджетов. Это позволяет организовать единое информационное пространство компании и устранить проблему противоречия данных в управляющей компании и филиалах. Поскольку предприятие вынуждено реагировать на изменение рынка, система бюджетного управления должна оперативно перестраиваться под новые требования менеджмента, обеспечивать сбор и консолидацию первичных данных из различных учетных систем. Чтобы вести бюджеты в центральной базе данных, необходимо создать согласованную базу нормативно-справочной информации и обеспечить сбор и выверку фактических показателей исполнения бюджетов из различных учетных систем.

Андрей Петров отмечает: «Системы бюджетирования позволяют управленцам видеть экономику компании «сверху», определять ее стратегию движения к выполнению бюджета. Интересным примером применения системы бюджетирования может являться план-фактный анализ брака, отработка по которому состоит в отборе наиболее существенных мест его возникновения, анализа причин и устранения их на уровне технологий производства».

Очень важно, чтобы поставщик системы хорошо понимал специфические проблемы своего клиента и имел положительный опыт их решения. «Например, в результате внедрения нами SAP в группе компаний «Мега-Ф» увеличилась производительность инженеров сервисного направления на 15%, повысилось качество обслуживания клиентов, обеспечен контроль за выполнением сервисных операций, – делится опытом Ирина Галактионова. – Система SAP позволяет проводить анализ малоэффективных позиций, корректировку планов по проведению закупочных кампаний, а также предоставляет актуальную информацию о реальной себестоимости для сотрудников, что позволяет выявлять убыточные позиции. Благодаря SAP обеспечен контроль за ценообразованием, фиксирование и контроль кредитных лимитов, предоставлена возможность выявления наиболее прибыльных направлений, оборот увеличился на 22%, что позволяет сделать вывод о повышении контроля продаж в компании в целом. Улучшения коснулись всех направлений бизнеса, значительно упростилась работа руководства компании по планированию, контролю и анализу целостной картины бизнеса. Своевременность и достоверность полученной информации помогают топ-менеджерам компании гибко, а главное, быстро реагировать на постоянные изменения рынка и принимать взвешенные решения».

С чего начать?

Можно выделить два подхода к автоматизации бюджетирования и, в частности, финансовой модели, с помощью которой рассчитываются бюджеты. Самый распространенный подход заключается в том, что постановку бюджетирования нужно начинать с автоматизации. То есть, сначала выбрать программный продукт, который можно будет настроить на конкретное предприятие. Как обещают некоторые IT-компании, в этом случае бюджетирование заработает буквально через несколько месяцев. Второй подход к автоматизации финансовой модели предполагает сначала разработку методологии и регламентов бюджетирования, которые нужно будет в течение определенного времени отработать на предприятии. При этом финансовая модель планирования может вестись в электронных таблицах. И только после того, как модель будет опробована на практике, компания переходит к решению задачи автоматизации. Такой метод создает впечатление гораздо более сложного подхода, к тому же здесь тоже возможны варианты выполнения каждого этапа – самостоятельного или с привлечением внешних трудовых ресурсов. Возможно, это является одной из основных причин того, что достаточно часто выбор делают в пользу первого варианта стратегии автоматизации бюджетирования.

По поводу того, к кому обратиться, тоже существуют разные точки зрения. «Обращаться следует к компаниям, обладающим полным набором компетенций по анализу и проектированию вычислительных систем и систем управления бизнесом на их основе, – советует Андрей Петров. – Идеальным вариантом может быть составление сборной команды: аналитики и архитекторы из одной компании, разработчики и внедренцы – из другой. Такой подход позволит снизить риски ошибок проектирования такой системы и обеспечит эффективное развитие решения в будущем. Конечно, каждая такая компания должна иметь подтвержденные рекомендациями компетенции и, что самое важное, опыт. Мы – сторонники рационального использования ресурсов компании, выстроенного по принципу роста эффективности бизнеса, нацеленного на достижение бизнес-целей. В этой связи экономия по принципу «ваши соседи сделают это дешевле» может нанести предприятию не только финансовый, но и идеологический ущерб – каждое нерезультативное внедрение создает в компании самую неблагоприятную атмосферу для проведения изменений».

Стоимость решения зависит от ряда факторов, включая отрасль, в которой работает компания, специфику бизнес-процессов, масштаб предприятия. Ирина Галактионова детализирует: «Основные параметры, которые необходимо учитывать при формировании бюджета, следующие:

• Инфраструктуру, на которой будет развернута система, включая сервер и рабочие станции.
• Лицензии на программное обеспечение, которые обычно включают в себя лицензию непосредственно на систему управления бизнесом, лицензию на сервер баз данных.
• Услуги по внедрению системы (внедрение состоит из нескольких этапов: предварительного обследования, пилотного проекта, обучения сотрудников, развертывания системы и сдачи в эксплуатацию).
• Услуги по технической поддержке и сопровождению системы».

Практические советы и заключения

С одной стороны, перед тем как начать автоматизировать, нужно иметь четкое техническое задание. С другой, чтобы его разработать, нужно обкатать методологию и регламент, для чего потребуется собрать большое количество плановой и фактической информации.

«Компания Softline предлагает два типа внедрения: внедрение типового отраслевого пакета SAP Business All-in-One и традиционное внедрение, – разъясняет Ирина Галактионова. – В первом варианте экономия заключается в том, что для настройки системы используется готовое описание процессов, объем дополнительных разработок минимален, существуют пользовательские инструкции по работе с системой, а большинство настроек протестировано. В рамках проекта, чтобы не потребовалось переписывать инструкции и повторно тестировать настройки системы, реализуется не более 15% индивидуальных настроек под клиента. Средний срок таких проектов составляет 4-6 месяцев. Основные преимущества: фиксированный функциональный объем; фиксированная цена; фиксированный срок внедрения. В случае традиционного внедрения проект начинается с описания бизнес-процессов компании («как будет»), согласования новой модели работы и стратегии перехода к ней. Затем система настраивается под индивидуальные требования клиента. Продолжительность проекта обычно составляет 9 – 12 месяцев. Стоимость такого проекта выше в силу меньшей повторяемости работ по сравнению с другими проектами. Данный вариант внедрения обычно называется классическим внедрением SAP. В обоих случаях существует возможность настройки новых модулей на последующих этапах внедрения и использования отраслевых решений SAP».

Какой бы вариант автоматизации бюджетирования не был выбран, компания столкнется с решением такой задачи, как автоматизация плановой и учетной модели компании. Для того чтобы что-то автоматизировать, это «что-то» должно быть. «Назначьте руководителя проекта из числа директоров или их заместителей. Возложите на него не только ответственность, но и наделите его полномочиями. Осуществляйте регулярный контроль полученных результатов. Создайте команду, которая будет внедрять изменения внутри, дополните ее внешними компетенциями. Внешними о всех смыслах, так как разбор полетов в ключе «вы нам так ничего не внедрили« – абсурден по своей сути – эта задача только ваша. Другими словами, основные преобразующие процессы должны находиться целиком внутри компании, что в свою очередь, позволит менять коней на переправе без рисков для проекта», – советует Андрей Петров.

Таким образом, автоматизация бюджетирования и управленческого учета позволяет предприятию максимально эффективно использовать имеющиеся и привлекаемые ресурсы, выгодно использовать рыночные колебания, избегать неблагоприятных ситуаций. Конечным решением должна стать система, позволяющая максимально автоматизировать техническую работу, которой достаточно много как на этапе планирования бюджетов, так и на этапе сбора фактической информации об исполнении бюджетов.