Softline автоматизировала управление заявками в аптечной сети «Ригла»

CNews от 21 апреля
MSKIT от 22 апреля
CRN от 21 апреля

Системный интегратор Softline Consulting Services автоматизировал управление заявками на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в центральном офисе ООО «Ригла», межрегиональной аптечной сети. В ходе пилотного проекта, длившегося два месяца, была достигнута одна из основных целей автоматизации – сокращение времени утверждения документов за счет перевода процесса в электронный вид и параллельного согласования.

В связи с наличием сложной территориальной структуры в компании «Ригла» для обеспечения нормального функционирования и контроля за использованием денежных средств были стандартизованы бизнес-процессы по утверждению заявок на выполнение различных работ внутри компании. Для этого были разработаны типовые бумажные формы, определены маршруты их согласования и утверждения, формализованы политики их хранения. Однако по мере дальнейшего развития компании использование бумажных документов становилось все менее эффективным.

В результате руководством ООО «Ригла» было принято решение о переводе внутреннего документооборота в электронный вид. После детальных консультаций со специалистами Microsoft и Softline в качестве платформы для автоматизации был выбран продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007. Он позволяет реализовать систему электронного документооборота в масштабах предприятия с использованием набора программных компонентов и инструментов для построения workflow-приложений – Windows Workflow Foundations.

В рамках первого этапа проекта перед специалистами Softline Consulting Services была поставлена задача реализовать автоматизацию утверждения заявок в IТ-департамент компании на предоставление доступа к информационным ресурсам и тем самым повысить скорость их согласования и снизить трудозатраты на данном процессе. В результате был автоматизирован рабочий процесс по утверждению заявки с распределением до 10 ролей, привязанных к Active Directory. Физическая форма самой заявки была переведена в электронный вид. Были созданы приложения и справочники, доступ к которым предоставляется пользователям, участвующим в процессе согласования. В справочнике операций были прописаны все варианты доступа и полномочия пользователей, а также роли сотрудников, участвующих в процессе утверждения заявки.

Реализованная система согласования заявок обеспечивает:

• Мониторинг всех рабочих процессов.
• Возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel для анализа и оценки длительности процесса на каждом этапе и применения необходимых мер для его продолжения в случае остановки.
• Режим оповещения о назначении задачи по согласованию заявки в Outlook.
• Функцию переназначения задачи на другого участника.
• Сокращение физических потерь документов.

На следующем этапе проекта по автоматизации документооборота в компании «Ригла» запланировано использование электронных форм в режиме оффлайн для сети аптек в промышленном масштабе и их последующая синхронизация. В случае успешной работы системы предполагается автоматизировать процесс согласования служебных записок, нормативных документов и договоров.