СЭД работает, вы отдыхаете!

Можно сказать, что документооборот зародился уже далеком XV веке: в те времена, когда появились первые бумажные приказы и дела. На тот момент они представляли собой свитки, длина которых могла достигать 300 метров! При чтении подобных документов людям приходилось волочить их по полу — так родилось понятие «бумажная волокита».

С тех пор прошло 5 столетий, однако эта самая волокита до сих пор является частым спутником бумажной работы. К счастью, современные технические решения позволяют оптимизировать и автоматизировать документооборот, переведя его в электронный вид. Рынок систем управления электронным контентом и электронного документооборота стабильно растет, увеличиваясь в среднем на 20% в год последние несколько лет.

Сценарии электронного документооборота.

• Организационно-распорядительный документооборот. Предполагает обработку документов, обслуживающих управленческую деятельность компании: входящие и исходящие письма, приказы, распоряжения, поручения, служебные записки.
• Документооборот операционной деятельности. Подразумевает обработку документов, специфичных для той сферы деятельности, в которой работает компания. Например, для страховых компаний, это может быть обработка страховых полисов, для банков — обработка заявок на кредит, для НИИ — обработка заявок на патент и так далее.

СЭД для всех

СЭД охватывают все виды документооборота в компаниях, в большинстве случаев используются для автоматизации договорной деятельности, бухгалтерского и кадрового документооборота, автоматизации документооборота операционной деятельности. С точки зрения отраслей, наибольшую потребность в СЭД испытывают государственные организации, торговые, телекоммуникационные компании. Также стоит выделить организации с распределенной организационной структурой (ГК, холдинги) и большим объемом документации: проектно-ориентированные, строительные и т.д.

Типовые сценарии внедрения

• Внедрение решения в развивающемся предприятие, где бизнес-процессы находятся в стадии становления и описания.
• Внедрение в компании, имеющей только бумажный документооборот. В этом случае руководство предприятия будет ожидать сокращения внутренних издержек.
• Внедрение решения на предприятие в качестве замены морально устаревшей системы, не устраивающей заказчика по тем или иным причинам.

80% корпоративной информации— это неструктурированный и неуправляемый контент.

Ключевые функциональные возможности СЭД

• Регистрация организационно-распорядительной документации (приказы, указания, аспоряжения).
• Возможность последовательного, параллельного и/или смешанного процесса согласования и утверждения документов, а также создания и настройки различных маршрутов прохождения документов с возможностью возврата документа к определенным точкам маршрута.
• Организация обработки и хранения специализированных видов документации: бухгалтерских первичных документов, проектных документов, аудио-видео материалов и т.д.
• Авторизация и аутентификация пользователей, внедрение электронной цифровой подписи и шифрования данных.
• Создание заданий и поручений, установление срока и типа контроля исполнения с возможностью продления сроков исполнения.
• Система уведомлений: своевременное информирование пользователей о поступивших в его адрес документах и об истечении срока исполнения задания,
• Создание связи между документами, например, исходящего или внутреннего документа с входящим документом, в целях возможности отследить исполнение входящего документа.
• Поиск (в т.ч. полнотекстовый) документов по различным параметрам.
• Построение отчетности как внутренними средствами, так и внешними системами, в т.ч. с  возможностью экспорта результатов в формат MS Excel.
• Установление ссылочной связи между документами.