Как HRM-система помогает оптимизировать HR-процессы и снизить потери от текучести кадров

Когда сотрудник увольняется, компания несет миллионные потери, и речь не только о зарплате. Уходят знания, ослабевают связи в команде, падает моральный дух. В статье разбираемся, из чего складываются реальные потери от текучести и как перевести разговор об удержании талантов на язык бизнеса.

Материал подготовлен на основе партнерского вебинара «Оптимизируя HR-процессы, или возможности SimpleOne HRMS»‎.

Смотреть запись вебинара ⮕

Как компании теряют деньги на кадрах

Текучесть персонала — это не абстрактная проблема отдела кадров, а конкретные финансовые потери, которые можно и нужно считать. Когда уходит специалист, компания несет прямые расходы на поиск замены: зарплата HR-специалиста или рекрутера, оплата услуг кадровых агентств, доступ к платным базам на работных сайтах. И после найма начинается новый цикл затрат: время наставников и руководителей на адаптацию, обучающие программы, стоимость ошибок новичка. При этом первые 3–6 месяцев новый сотрудник приносит производительность не выше 50–70% — то есть компания платит полную зарплату, а получает половину результата.

Но самое болезненное — скрытые потери. С уходом специалиста компания теряет накопленную экспертизу: знание продукта, понимание бизнес-процессов, связи с клиентами и партнерами. Ослабевают внутрикомандные связи, коллегам приходится перестраивать рабочие процессы, искать новые точки контакта. А еще возникают ошибки, исправление которых отнимает ресурсы, так как новый человек не знает всех нюансов и подводных камней.

Почему это происходит

Корень проблемы не в том, что HR-специалисты не хотят заниматься людьми, а в том, что у них физически нет на это времени. Представьте врача в переполненной поликлинике: у него 10 минут на прием, гора бумаг, которые нужно заполнить. Он искренне хочет поставить точный диагноз, пообщаться с пациентом, разобраться в проблеме, но у него просто нет времени на диалог. Все внимание уходит на заполнение форм и соблюдение регламентов.

То же самое происходит с HR. Данные о сотрудниках и процессах живут в «зоопарке систем», информация разбросана по десяткам Excel-таблиц и разрозненным системам. Одна программа для кадрового учета, другая — для заявок на оборудование, третья — для согласований. А половина процессов вообще проходит по электронной почте. Чтобы собрать полную картину по текучести кадров или эффективности адаптации, нужно потратить несколько часов на сведение данных вручную.

«Когда с рынка ушли многие иностранные поставщики, мы потеряли значительные позиции на системном уровне. Объем фокусировки на тушении пожаров, на точечных запросах «убивает» человечность не потому, что ты не хочешь помогать людям. HR-специалисты с сервисным мышлением хотят помогать, но ты просто завален тонной бумажек и запросов», — Георгий Захмылов, старший HR-BP Управления отраслевых и бизнес-решений, Softline.

При этом основное время уходит на рутину. Оформление отпусков, справки, ответы на сотни типовых вопросов — все это отнимает ресурс, который мог бы пойти на развитие корпоративной культуры, работу с талантами, выстраивание коммуникаций. В конце года все HR-специалисты собирают бесконечные Excel-файлы с графиками отпусков от каждого подразделения — процесс, который можно автоматизировать одним корпоративным календарем.

Есть и еще одна проблема: лучшие специалисты для новой позиции часто уже работают в компании, но их не видят. В традиционной модели потенциал сотрудника записан в голове его прямого руководителя — навыки, результаты оценок, завершенные курсы, обратная связь, карьерные амбиции нигде не фиксируются. И когда открывается вакансия, например, владельца нового продукта, компания идет искать специалиста на внешний рынок, хотя идеальный кандидат с опытом управления проектами и завершенными курсами может работать в соседнем отделе и просто ждать новых вызовов.

Лучшие сотрудники уходят не только за деньгами. Часто они уходят за возможностями, которых не видят внутри компании. При этом компания теряет не просто специалиста — она теряет уже адаптированного, обученного человека, который знает процессы и культуру. И начинает весь цикл заново: поиск, найм, адаптация, обучение.

В этих условиях удержание существующих талантов становится критически важной задачей. Но без инструментов, которые освобождают время HR для работы с людьми, без данных для принятия решений и без системы выявления внутренних талантов эту задачу не решить.

Как перестать терять таланты и деньги

Осознать масштаб проблемы недостаточно, бизнесу и HRD нужен четкий план действий. Переход от разрозненных процессов к системному подходу в удержании сотрудников требует последовательных шагов: от пересчета реальных потерь до создания инструментов для работы с людьми. Разбираем, что конкретно нужно сделать.

1. Перевести разговор о текучке из эмоциональной плоскости в цифровую
   
   Нужно посчитать, во сколько обходится уход каждого специалиста: прямые затраты на рекрутинг, траты на адаптацию, потери от сниженной производительности в первые месяцы, скрытые потери от ухода экспертизы. Затем оценить эффект от снижения текучести на 20–30% и показать, сколько компания сэкономит.
   
   
2. Создать единую цифровую среду, где все данные о сотрудниках живут в одном месте и обновляются автоматически
   
   HR нужны не десятки Excel-таблиц и разрозненных систем, а единая платформа, которая ведет сотрудника от момента запроса на подбор до увольнения. В таких системах у каждого специалиста есть цифровой профиль — живая, постоянно обновляемая анкета, где хранятся навыки, должность, результаты оценки эффективности за всю историю работы. Там же — завершенные курсы, собранная обратная связь от коллег и руководителей, карьерные амбиции самого сотрудника, поставленные цели, матрица компетенций с выявленными сильными и слабыми сторонами.
   
   «Когда открывается новая позиция, руководитель может не идти на внешний рынок, а быстро посмотреть в системе, есть ли подходящие кандидаты из числа действующих сотрудников. Это решает сразу две задачи: компания не тратит деньги на дорогого внешнего специалиста и дает карьерный рост собственному сотруднику, а внутренний рост — один из главных факторов удержания», — Дарья Белякова, ведущий аналитик SimpleOne HRMS.‎
   
   
3. Автоматизировать рутину 
   
   Отпуска, справки, типовые вопросы — все это должно обрабатываться системой через портал самообслуживания. Планирование отпусков должно происходить через общий календарь, где видно загрузку всех подразделений. Когда рутина автоматизирована, у HR-специалистов освобождаются десятки часов для стратегической работы: развитие корпоративной культуры, программы менторства, работа с вовлеченностью и удержанием ключевых сотрудников, выстраивание коммуникаций.
   
   
4. Сделать данные доступными для принятия решений 
   
   Руководителям нужно понимание, кто именно уходит и почему. Это сотрудники с высоким потенциалом или средние специалисты? Они уходят в период адаптации (первые полгода) или уже после двух-трех лет работы, когда полностью изучили процессы? Какая доля открытых вакансий закрывается за первый месяц, а каким нужно больше времени? Без единой системы, которая хранит всю историю взаимодействия с сотрудником и автоматически собирает метрики, получить такую аналитику невозможно. С разрозненными Excel-файлами можно потратить неделю на сведение данных — и к моменту, когда отчет готов, ситуация уже изменится.
   
   

   «Раньше, когда просили что-то сделать в HR-системе, это занимало месяцы обсуждений с аналитиками, и реализация не всегда была удачной. Сейчас технологии позволяют кастомизировать системы быстрее, но проблема в другом: мы стали хуже понимать, что нам нужно. Нет времени остановиться и подумать, какие данные действительно важны для принятия решений. Low/no-code платформы дают инструмент, но без четкого понимания бизнес-задач этот инструмент не поможет», — Алексей Лыков, руководитель направления ITSM, Softline.
   

   
   
   
5. Измерять вовлеченность и лояльность постоянно и точечно
   
   Современные HRM-системы позволяют проводить регулярные пульс-опросы после ключевых событий: закрытия проекта, внедрения изменений в процессы, завершения адаптации. Важно и измерять NPS, отслеживать активность на корпоративном портале — с чем сотрудники работают чаще всего, а что остается за пределами их внимания.

SimpleOne HRMS: единая платформа для управления персоналом

SimpleOne HRMS — это комплексная система управления персоналом, построенная на базе Low/No-code платформы. Решение охватывает весь жизненный цикл сотрудника: от планирования подбора и рекрутинга до развития, оценки и увольнения.

Система состоит из двух основных компонентов:

1. Корпоративный портал как единая точка входа для сотрудников. Здесь каждый видит каталог HR-услуг с понятным описанием, что нужно предоставить на вход и что получить в результате. В личном кабинете доступны профиль, организационная структура компании, инструменты внутренних коммуникаций, корпоративный календарь для планирования отпусков и отсутствий.
2. Рабочий интерфейс для HR-специалистов с управлением задачами, построением отчетов по любым метрикам и функциональностью для работы с сотрудниками на всех этапах.

Главное отличие SimpleOne HRMS — гибкость настройки. Решение позволяет HR-директору или руководителю направления самостоятельно выстраивать процессы без привлечения разработчиков: создавать уникальные формы адаптации для разных офисов, настраивать гибридные системы мотивации для отдела продаж и разработчиков, проектировать индивидуальные сценарии карьерного роста.

Решение помогает бизнесу консолидировать данные о сотрудниках в едином цифровом профиле, автоматизировать рутинные операции через портал самообслуживания и освободить десятки часов HR-специалистов для стратегической работы.

Сильный HR сегодня — это бизнес-стратег, который говорит на языке цифр и ROI. Когда удается перевести разговор об удержании талантов в плоскость конкретных финансовых потерь и окупаемости решений, инвестиции в развитие сотрудников становятся способом снизить миллионные потери от текучки. А автоматизация процессов на единой платформе дает для этого инструмент: она превращает разрозненные данные и рутину в целостную систему управления самым ценным ресурсом компании — людьми.