Что учесть при подготовке диаграммы бизнес-процессов

• Что такое диаграмма бизнес-процессов?
• Как создать диаграмму бизнес-процессов?
• Workflowsoft

Визуализация ваших бизнес-процессов — это простой и эффективный подход к упрощению взаимодействия сотрудников в компании. В результате вы разделяете бизнес-процессы на конкретные управляемые задачи и связываете их в блок-схему, описывающую все этапы работы. Такие диаграммы помогают вам лучше понять все задачи, виды работ и процедуры, из которых складывается ваш бизнес.

Что же представляют из себя диаграммы бизнес-процессов? Какие преимущества они дают? И как создать свою первую диаграмму?

Что такое диаграмма бизнес-процессов?

Диаграммы отражают каждый шаг, который выполняет компания в рамках конкретного процесса, например найма нового сотрудника, выполнения запросов клиентов, маркетинга, генерации лидов или поставки товаров. Диаграммы бизнес-процессов — это простой способ визуализации, который наглядно показывает все последовательные этапы работы.

Процессы, из которых состоит деятельность компании, уникальны для каждого бизнеса. Но их можно разбить на универсальные подзадачи, присущие разным компаниям, и для этого отлично подходят диаграммы.

Диаграммы, как правило, содержат символы для различных задач (деятельность, результат), а также стрелки, указывающие на рабочие процессы. Вы можете назначать каждую задачу конкретному сотруднику, прикреплять к ней соответствующую документацию (инструкции, нормативные и внутренние требования и так далее), а также устанавливать сроки.

Начать строить диаграммы довольно просто, при этом со временем вы можете сделать их сложнее и отразить с их помощью уникальные особенности вашего бизнеса. Например, вы можете создавать более детализированные карты процессов или кросс-функциональные потоковые диаграммы. В основе этих методик лежат те же основные принципы, но добавляются дополнительные уровни и функции для решения конкретных задач.

ПРЕИМУЩЕСТВА ДИАГРАММ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Отразив этапы каждого процесса на диаграмме, компания получит ряд преимуществ:

• Коммуникация — после картирования вы лучше поймете, какую работу требуется выполнить на каком этапе, упростите общение и совместную работу членов команды, заинтересованных сторон, внешних консультантов и клиентов.
• Обучение — диаграммы бизнес-процессов отлично подходят для обучения сотрудников. С их помощью они узнают, какие входные данные нужны для каждого этапа и что должно получиться на выходе.
• Улучшение процессов — при создании диаграмм бизнес-процессов вы можете проанализировать их характеристики и лучше понять потенциальные узкие места, а также области для повышения эффективности.
• Стандартизация процессов — диаграммы также помогают стандартизировать процессы во всей компании, благодаря чему вы сможете применять оптимизированные и воспроизводимые последовательности действий на разных участках деятельности.
• Внутренний аудит — диаграммы рабочих процессов можно использовать при внутреннем аудите для проверки на соответствие миссии компании и стандартам качества.
• Нормативно-правовое соответствие — диаграммы бизнес-процессов играют важную роль в обеспечении соответствия многим внешним и внутренним стандартам, в том числе, например, ISO 9000.
• Ответственность — четкое описание процессов вашей компании позволяет формализовать роли и зоны ответственности сотрудников, что повышает их осознанность.

Как создать диаграмму бизнес-процессов?

На построение диаграммы бизнес-процессов может уйти много времени и сил, но преимущества, которые вы получите, стоят того. Дальше мы опишем последовательность действий, необходиую для того, чтобы создать карты бизнес-процессов, которые можно будет применить для повышения эффективности бизнеса:

1. УКАЖИТЕ ПРОЦЕССЫ, КОТОРЫЕ ВЫ ХОТИТЕ КАРТИРОВАТЬ

Четко определите один или несколько процессов, для которых вы хотите составить диаграмму. С чего вы хотите начать? Есть ли процессы, которые сейчас имеют недостаточную эффективность? Или, возможно, вы хотите сосредоточиться на процессах, которые имеют наибольшую ценность для заказчиков?

2. ИССЛЕДОВАНИЕ

Соберите как можно больше информации о процессе. Понаблюдайте за тем, как выполняется каждый этап, изучите его досконально и проинтервьюируйте всех участников и заинтересованных лиц. На этом этапе хорошо получить ответы на следующие вопросы:

В чем цель процесса?

Каковы начальная и конечная точка процесса?

Как осуществляется переход от начальной к конечной точке? Какие промежуточные этапы существуют?

Можете ли вы перечислить все входные данные и результаты процесса?

3. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММЫ

Выстройте все этапы в последовательность и добавьте стрелки между задачами. И наконец, не забудьте зафиксировать результаты работы в выбранном вами ПО для дальнейшего анализа.

4. АНАЛИЗ ДИАГРАММЫ

После того, как диаграмма будет готова, вам нужно будет вернуться к ней и проанализировать ее. Охватывает ли она все необходимое для того, чтобы успешно довести бизнес-процесс до конца? Есть ли потенциал для улучшения? Можно ли упростить бизнес-процесс, убрав ненужные этапы?

5. АНАЛИЗ И МОНИТОРИНГ ВАШИХ ДИАГРАММ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Диаграммы бизнес-процессов создаются не для того, чтобы один раз внести изменения и забыть о них. Они нужны для непрерывного мониторинга ваших бизнес-процессов и выявления зон роста. Например, стоит смотреть, не возникает ли регулярно на каком-либо из этапов процесса узкое место. Возможно, стоит поискать этапы, которые можно автоматизировать, сократив рабочую нагрузку на сотрудников и предоставив им возможность сосредоточиться на более сложных задачах.

Workflowsoft

Workflowsoft — это визуальный сервис для автоматизации процессов, который идеально подходит для разработки диаграмм. Попробуйте бесплатную версию за 14 дней и научитесь оптимизировать вашу деятельность и создавать диаграммы бизнес-процессов, способные по-настоящему изменить ваш бизнес к лучшему.