Ситуация
В результате анализа статуса лицензирования используемого программного обеспечения компания «Монэкс Трейдинг» не только привела в порядок собственные IT-активы, кроме того, крупный российский ритейлер получил целый комплекс рекомендаций по оптимизации затрат на программное обеспечение и сформировал четкую стратегию дальнейшего развития своей инфраструктуры.
Периодическая диспансеризация требуется не только людям. IT-инфраструктура любого предприятия со временем теряет эффективность. И дело не только в моральном устаревании и быстром развитии технологий. Меняются условия лицензирования, появляются новые пути сокращения издержек и новые возможности оптимизации. Анализ текущего состояния информационных технологий предприятия поможет не только навести порядок в «цифровом хозяйстве». С его помощью компания может выявить неиспользуемые излишки, заменить устаревшее программное обеспечение актуальными версиями, оптимизировать будущие затраты на IT-инфраструктуру. Опыт использования методологии SAM (SoftwareAssetManagement) показывает, что благодаря периодическим «инспекциям» программного обеспечения можно добиться 20-процентной экономии расходов на него.
Компания «Монэкс Трейдинг» — один из ведущих российских ритейлеров, специализирующихся на развитии сетей розничных магазинов популярных торговых марок по системе франчайзинга. Mothercare, M.A.C., The Body Shop, Next, Victoria’s Secret хорошо знакомы жителям Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Нижнего Новгорода, Ростова-на-Дону, Самары, Тольятти, Казани, Краснодара, Омска. Обширная IT-инфраструктура компании, в которую на сегодняшний день входит более 200 магазинов по всей стране, насчитывает сотни компьютеров и десятки серверов, лицензирование ПО Microsoft, на которых осуществляется по программе Microsoft Enterprise Agreement.
Решение
«С течением времени понимание ситуации с лицензированием программного обеспечения, работающего на наших ПК и серверах, стало недостаточно четким. И когда специалисты компании Softline, российского партнера Microsoft, предложили нам провести инвентаризацию использующихся в компании программных продуктов и лицензий, мы охотно воспользовались возможностью точно выяснить объемы ПО, которое нам необходимо закупить, и выявить излишки, образовавшиеся по некоторым позициям, — вспоминает IT-директор «Монэкс Трейдинг» Андрей Князев. — Анализ программных активов позволил нам привести в полный порядок финансовое планирование в части затрат на IT, оценить возможные финансовые и юридические риски, связанные с некорректным владением ПО. Наконец, мы смогли разобраться с довольно сложным механизмом лицензирования Microsoft и организовать управление лицензиями внутри компании».
«Мы обратились в «Монэкс Трейдинг» с предложением провести оценку статуса лицензирования в начале осени 2014 года и 29 сентября уже приступили к работе. Уже к концу октября работа была закончена и подготовлено итоговое заключение», –
Павел Пучков, руководитель направления Software Asset Management компании Softline
Результаты
На начальном этапе проекта специалистами «Монэкс Трейдинг» был проведен сбор необходимых документов, подтверждающих приобретение ПО: самих лицензий, финансово-хозяйственной документации, лицензионных договоров. Кроме того, была проведена выгрузка необходимой информации из личного кабинета заказчика в системе Microsoft. Затем, на этапе инвентаризации, к проекту подключились сотрудники компании Softline. С их участием были развернуты специальные технические средства — бесплатный инструмент Microsoft Assessment and Planning Toolkit, при помощи которого был точно установлен объем используемого в «Монэкс Трейдинг» ПО, подлежащего лицензированию. И, наконец, на основе полученных данных была проведена верификация, другими словами «сверка» установленного программного обеспечения, с предоставленными заказчиком документами, подтверждающими покупку ПО.
В ходе проекта был исследован весь парк компьютеров «Монэкс Трейдинг»: компьютеры и серверы, установленные в центральном офисе, дистрибуторском центре и магазинах компании. Все они объединены в централизованную инфраструктуру, поэтому с технической точки зрения инвентаризация не составила никаких проблем. За месяц была проведена верификация операционных систем Windows различных версий, пакетов Microsoft Office, клиентских лицензий для SQL Server и других решений Microsoft на более чем 900 компьютерах, работающих в компании.
«Обычно необходимость подобного рода процедур воспринимается не слишком позитивно. Люди часто думают, что такие проекты могут сильно отвлекать от выполнения непосредственных обязанностей, требуют соблюдения большого количества формальных процедур. Проект Software Asset Management оказался для нас на удивление комфортным: консультации со специалистами Softline позволили свести наши затраты к минимуму», — рассказывает Андрей Князев.
Отчет, предоставленный сотрудниками компании Softline, содержал не только сведения об использовании лицензионного программного обеспечения. Специалисты проанализировали текущую ситуацию и подготовили целый ряд рекомендаций по оптимизации пакета лицензий, принадлежащих компании «Монэкс Трейдинг».
К примеру, специалисты Softline рекомендовали в целом ряде случаев перейти от приобретения лицензий к аренде приложений по программе Office 365. Касалось это таких решений, как Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Standard и Microsoft Visio. Использование программного обеспечения как сервиса позволило бы заказчику не только полностью обеспечить лицензионную чистоту используемого программного обеспечения, но и значительно оптимизировать расходы, переведя часть из них из капитальных в операционные. Кроме того, «Монэкс Трейдинг» получил бы возможность в режиме реального времени масштабировать свою IT-инфраструктуру в зависимости от текущих потребностей.
Проект помог нам не только избежать юридических и финансовых рисков. Благодаря анализу программных активов и помощи специалистов Softline мы составили для самих себя правильное представление о том, какое ПО и, главное, каким образом нужно лицензировать. В результате нам удалось не столько докупить необходимые лицензии, сколько оптимизировать уже имеющиеся. Мы пересмотрели внутренние политики по организации закупок программного обеспечения, рассмотрели возможность внедрения технического средства для постоянного мониторинга инфраструктуры на базе решения Microsoft System Center Configuration и назначили сотрудника, ответственного за регулярный мониторинг программных активов компании. Все это дало нам новое видение в части финансового и технологического планирования, а это очень важно, ведь IT-инфраструктура компании постоянно развивается, и учет экономической составляющей в этом процессе просто необходим.
Компания Softline завершила проект по миграции почтовой инфраструктуры компании «Леруа Мерлен Восток» на Microsoft Exchange Server 2010. Внедрение Microsoft Exchange Server 2010 позволило повысить производительность труда за счет более эффективного расходования рабочего времени пользователей, предоставляя возможность решать большее количество задач в сжатые сроки. Специалисты компании Softline подошли к вопросу профессионально, задача была решена качественно и быстро, мы полностью удовлетворены результатами работы.
Одной из важнейших особенностей проекта была необходимость его осуществления без влияния на работу нашей организации. Компания Softline успешно справилась с этой задачей, разделив весь процесс миграции на два этапа, которые были проведены в выходные дни, что позволило исключить даже малейшие простои в работе наших сотрудников. Все работы были выполнены качественно, и мы полностью удовлетворены результатом.
Внедрение системы управления и мониторинга на базе решений System Center является важным шагом на пути перехода от затратного IT к прибыльным информационным технологиям. Мы получаем инструмент управления IT-инфраструктурой, позволяющий держать под контролем состояние как самой инфраструктуры, так и IT-сервисов, и проактивно вносить необходимые изменения, чтобы поддержать уровень сервиса в рамках согласованных SLA. Итоги 4-го квартала уже позволяют говорить о положительных результатах от реализации данного проекта.
Филиалы компании расположены по всей Сибири. Сотрудничество с Softline позволило оперативно и грамотно начать централизованный переход на новую версию операционной системы Windows 10, для которого было необходимо обновление средств автоматического распространения ПО.
Реализация SAM-проекта компанией Softline позволила нам точно установить объем используемых программных активов, оптимизировать расходы на IT-инфраструктуру, основываясь на реальных бизнес-потребностях.
Специалисты Softline произвели оперативную поставку оборудования в строго оговоренные сроки. Для нас это очень важно, потому что количество студентов значительно увеличивается с каждым учебным годом, и мы должны предоставить каждому комфортные условия для работы.
Благодаря проекту виртуализации нам удалось не только обеспечить сохранность конфиденциальной информации и высокую скорость выполнения бизнес-процессов, но и облегчить работу коллег. Раньше нам часто приходилось мириться с вынужденными простоями, дожидаясь, пока ключ для входа в систему «Клиент-Банк» будет передан от одного сотрудника к другому. Теперь подготовка рабочего места для нового бухгалтера занимает считанные минуты, и мы можем расширять бизнес, предоставляя сотрудникам возможность выполнять свою работу в наиболее комфортных условиях: удаленно, с помощью мобильного устройства.
В результате проекта внедрения решения SAP в нашей компании было создано единое информационное пространство, сформирован единый источник актуальных и исторических данных. Интерактивные панели, созданные специалистами Softline в системе SAP, помогают осуществлять контроль продаж в разрезе регионов, контрактов, номенклатурных групп и контрагентов. Мы рады сотрудничеству с командой профессионалов Softline.