Ситуация
В результате анализа статуса лицензирования используемого программного обеспечения компания «Монэкс Трейдинг» не только привела в порядок собственные IT-активы, кроме того, крупный российский ритейлер получил целый комплекс рекомендаций по оптимизации затрат на программное обеспечение и сформировал четкую стратегию дальнейшего развития своей инфраструктуры.
Периодическая диспансеризация требуется не только людям. IT-инфраструктура любого предприятия со временем теряет эффективность. И дело не только в моральном устаревании и быстром развитии технологий. Меняются условия лицензирования, появляются новые пути сокращения издержек и новые возможности оптимизации. Анализ текущего состояния информационных технологий предприятия поможет не только навести порядок в «цифровом хозяйстве». С его помощью компания может выявить неиспользуемые излишки, заменить устаревшее программное обеспечение актуальными версиями, оптимизировать будущие затраты на IT-инфраструктуру. Опыт использования методологии SAM (SoftwareAssetManagement) показывает, что благодаря периодическим «инспекциям» программного обеспечения можно добиться 20-процентной экономии расходов на него.
Компания «Монэкс Трейдинг» — один из ведущих российских ритейлеров, специализирующихся на развитии сетей розничных магазинов популярных торговых марок по системе франчайзинга. Mothercare, M.A.C., The Body Shop, Next, Victoria’s Secret хорошо знакомы жителям Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Нижнего Новгорода, Ростова-на-Дону, Самары, Тольятти, Казани, Краснодара, Омска. Обширная IT-инфраструктура компании, в которую на сегодняшний день входит более 200 магазинов по всей стране, насчитывает сотни компьютеров и десятки серверов, лицензирование ПО Microsoft, на которых осуществляется по программе Microsoft Enterprise Agreement.
Решение
«С течением времени понимание ситуации с лицензированием программного обеспечения, работающего на наших ПК и серверах, стало недостаточно четким. И когда специалисты компании Softline, российского партнера Microsoft, предложили нам провести инвентаризацию использующихся в компании программных продуктов и лицензий, мы охотно воспользовались возможностью точно выяснить объемы ПО, которое нам необходимо закупить, и выявить излишки, образовавшиеся по некоторым позициям, — вспоминает IT-директор «Монэкс Трейдинг» Андрей Князев. — Анализ программных активов позволил нам привести в полный порядок финансовое планирование в части затрат на IT, оценить возможные финансовые и юридические риски, связанные с некорректным владением ПО. Наконец, мы смогли разобраться с довольно сложным механизмом лицензирования Microsoft и организовать управление лицензиями внутри компании».
«Мы обратились в «Монэкс Трейдинг» с предложением провести оценку статуса лицензирования в начале осени 2014 года и 29 сентября уже приступили к работе. Уже к концу октября работа была закончена и подготовлено итоговое заключение», –
Павел Пучков, руководитель направления Software Asset Management компании Softline
Результаты
На начальном этапе проекта специалистами «Монэкс Трейдинг» был проведен сбор необходимых документов, подтверждающих приобретение ПО: самих лицензий, финансово-хозяйственной документации, лицензионных договоров. Кроме того, была проведена выгрузка необходимой информации из личного кабинета заказчика в системе Microsoft. Затем, на этапе инвентаризации, к проекту подключились сотрудники компании Softline. С их участием были развернуты специальные технические средства — бесплатный инструмент Microsoft Assessment and Planning Toolkit, при помощи которого был точно установлен объем используемого в «Монэкс Трейдинг» ПО, подлежащего лицензированию. И, наконец, на основе полученных данных была проведена верификация, другими словами «сверка» установленного программного обеспечения, с предоставленными заказчиком документами, подтверждающими покупку ПО.
В ходе проекта был исследован весь парк компьютеров «Монэкс Трейдинг»: компьютеры и серверы, установленные в центральном офисе, дистрибуторском центре и магазинах компании. Все они объединены в централизованную инфраструктуру, поэтому с технической точки зрения инвентаризация не составила никаких проблем. За месяц была проведена верификация операционных систем Windows различных версий, пакетов Microsoft Office, клиентских лицензий для SQL Server и других решений Microsoft на более чем 900 компьютерах, работающих в компании.
«Обычно необходимость подобного рода процедур воспринимается не слишком позитивно. Люди часто думают, что такие проекты могут сильно отвлекать от выполнения непосредственных обязанностей, требуют соблюдения большого количества формальных процедур. Проект Software Asset Management оказался для нас на удивление комфортным: консультации со специалистами Softline позволили свести наши затраты к минимуму», — рассказывает Андрей Князев.
Отчет, предоставленный сотрудниками компании Softline, содержал не только сведения об использовании лицензионного программного обеспечения. Специалисты проанализировали текущую ситуацию и подготовили целый ряд рекомендаций по оптимизации пакета лицензий, принадлежащих компании «Монэкс Трейдинг».
К примеру, специалисты Softline рекомендовали в целом ряде случаев перейти от приобретения лицензий к аренде приложений по программе Office 365. Касалось это таких решений, как Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Standard и Microsoft Visio. Использование программного обеспечения как сервиса позволило бы заказчику не только полностью обеспечить лицензионную чистоту используемого программного обеспечения, но и значительно оптимизировать расходы, переведя часть из них из капитальных в операционные. Кроме того, «Монэкс Трейдинг» получил бы возможность в режиме реального времени масштабировать свою IT-инфраструктуру в зависимости от текущих потребностей.
Проект помог нам не только избежать юридических и финансовых рисков. Благодаря анализу программных активов и помощи специалистов Softline мы составили для самих себя правильное представление о том, какое ПО и, главное, каким образом нужно лицензировать. В результате нам удалось не столько докупить необходимые лицензии, сколько оптимизировать уже имеющиеся. Мы пересмотрели внутренние политики по организации закупок программного обеспечения, рассмотрели возможность внедрения технического средства для постоянного мониторинга инфраструктуры на базе решения Microsoft System Center Configuration и назначили сотрудника, ответственного за регулярный мониторинг программных активов компании. Все это дало нам новое видение в части финансового и технологического планирования, а это очень важно, ведь IT-инфраструктура компании постоянно развивается, и учет экономической составляющей в этом процессе просто необходим.
Мы очень довольны работой команды Softline, специалисты которой сумели оперативно подобрать облачный сервис, соответствующий нашим запросам к доступности, качеству подключения и уровню поддержки. Предложенное нам оборудование отвечает всем требованиям производителя CRM. За несколько месяцев мы смогли повысить эффективность продающих сотрудников, улучшить информированность руководства и намерены двигаться дальше. Softline смогла предоставить нам по приемлемой цене мощности, которые позволят работать с новой системой, не задумываясь о нехватке ресурсов или их доступности.
Решение SAP помогает нам в реализации выбранной стратегии развития «Гепард», построенной на «трех китах» – цена, продукт и маркетинговая активность – поскольку полностью охватывает связанные с ними бизнес-процессы.
Инфраструктура, развернутая специалистами Softline, обеспечивает высокую производительность ERP-системы нашей компании. При появлении дополнительных задач решение легко масштабируется; новые компоненты могут внедряться поэтапно. Модернизация IT-инфраструктуры позволит нам существенно оптимизировать расходы на IT – в том числе и благодаря снижению ТСО.
Благодаря предпроектному обследованию, проведенному специалистами Softline, мы детально проанализировали соответствие функциональных возможностей Dynamics CRM реальным бизнес-процессам компании, оценили ресурсы и сроки реализации проекта, включая интеграцию с ERP-системой, спланировали ресурсы, необходимые на этапе внедрения, и возможности для выполнения работ с привлечением наших IT-специалистов.
В процессе нашего сотрудничества компания Softline показала высокий уровень компетенций и глубокое понимание запросов и потребностей предприятия. Перед проектной командой Softline стояла задача оценки уровня безопасности информационных ресурсов, защиты персональных данных, а также разработки организационно-технических мероприятий для повышения уровня информационной безопасности. Эти задачи были решены своевременно, качественно и на высоком профессиональном уровне.
Завершено внедрение корпоративного портала на платформе Microsoft SharePoint Server 2010 для Страховой Группы «СОГАЗ». Проект выполняли специалисты департамента решений Microsoft компании Softline. Опыт совместной работы позволяет говорить о Softline как о надежном и профессиональном партнере, выполняющим принятые на себя обязательства, – мы полностью удовлетворены результатами.
Компания Softline, зарекомендовавшая себя в качестве крупнейшего поставщика лицензионного программного обеспечения, предоставила оптимальное предложение по цене и оказала квалифицированную консультацию.
На всех площадках «Балтики» внедрено комплексное решение для мониторинга и анализа производительности корпоративных серверов баз данных.
Предложенная специалистами Softline технология позволяет нашей компании обеспечить стабильное функционирование всех подсистем и непрерывность существующих бизнес-процессов. Мы получили эффективное решение по мониторингу и анализу инфраструктуры СУБД, которое упростило администрирование, повысило производительность, надежность и скорость обработки данных. Это, в свою очередь, позволяет быстро реагировать на меняющиеся условия работы и оставаться динамичной компанией.