Ситуация
В результате анализа статуса лицензирования используемого программного обеспечения компания «Монэкс Трейдинг» не только привела в порядок собственные IT-активы, кроме того, крупный российский ритейлер получил целый комплекс рекомендаций по оптимизации затрат на программное обеспечение и сформировал четкую стратегию дальнейшего развития своей инфраструктуры.
Периодическая диспансеризация требуется не только людям. IT-инфраструктура любого предприятия со временем теряет эффективность. И дело не только в моральном устаревании и быстром развитии технологий. Меняются условия лицензирования, появляются новые пути сокращения издержек и новые возможности оптимизации. Анализ текущего состояния информационных технологий предприятия поможет не только навести порядок в «цифровом хозяйстве». С его помощью компания может выявить неиспользуемые излишки, заменить устаревшее программное обеспечение актуальными версиями, оптимизировать будущие затраты на IT-инфраструктуру. Опыт использования методологии SAM (SoftwareAssetManagement) показывает, что благодаря периодическим «инспекциям» программного обеспечения можно добиться 20-процентной экономии расходов на него.
Компания «Монэкс Трейдинг» — один из ведущих российских ритейлеров, специализирующихся на развитии сетей розничных магазинов популярных торговых марок по системе франчайзинга. Mothercare, M.A.C., The Body Shop, Next, Victoria’s Secret хорошо знакомы жителям Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Нижнего Новгорода, Ростова-на-Дону, Самары, Тольятти, Казани, Краснодара, Омска. Обширная IT-инфраструктура компании, в которую на сегодняшний день входит более 200 магазинов по всей стране, насчитывает сотни компьютеров и десятки серверов, лицензирование ПО Microsoft, на которых осуществляется по программе Microsoft Enterprise Agreement.
Решение
«С течением времени понимание ситуации с лицензированием программного обеспечения, работающего на наших ПК и серверах, стало недостаточно четким. И когда специалисты компании Softline, российского партнера Microsoft, предложили нам провести инвентаризацию использующихся в компании программных продуктов и лицензий, мы охотно воспользовались возможностью точно выяснить объемы ПО, которое нам необходимо закупить, и выявить излишки, образовавшиеся по некоторым позициям, — вспоминает IT-директор «Монэкс Трейдинг» Андрей Князев. — Анализ программных активов позволил нам привести в полный порядок финансовое планирование в части затрат на IT, оценить возможные финансовые и юридические риски, связанные с некорректным владением ПО. Наконец, мы смогли разобраться с довольно сложным механизмом лицензирования Microsoft и организовать управление лицензиями внутри компании».
«Мы обратились в «Монэкс Трейдинг» с предложением провести оценку статуса лицензирования в начале осени 2014 года и 29 сентября уже приступили к работе. Уже к концу октября работа была закончена и подготовлено итоговое заключение», –
Павел Пучков, руководитель направления Software Asset Management компании Softline
Результаты
На начальном этапе проекта специалистами «Монэкс Трейдинг» был проведен сбор необходимых документов, подтверждающих приобретение ПО: самих лицензий, финансово-хозяйственной документации, лицензионных договоров. Кроме того, была проведена выгрузка необходимой информации из личного кабинета заказчика в системе Microsoft. Затем, на этапе инвентаризации, к проекту подключились сотрудники компании Softline. С их участием были развернуты специальные технические средства — бесплатный инструмент Microsoft Assessment and Planning Toolkit, при помощи которого был точно установлен объем используемого в «Монэкс Трейдинг» ПО, подлежащего лицензированию. И, наконец, на основе полученных данных была проведена верификация, другими словами «сверка» установленного программного обеспечения, с предоставленными заказчиком документами, подтверждающими покупку ПО.
В ходе проекта был исследован весь парк компьютеров «Монэкс Трейдинг»: компьютеры и серверы, установленные в центральном офисе, дистрибуторском центре и магазинах компании. Все они объединены в централизованную инфраструктуру, поэтому с технической точки зрения инвентаризация не составила никаких проблем. За месяц была проведена верификация операционных систем Windows различных версий, пакетов Microsoft Office, клиентских лицензий для SQL Server и других решений Microsoft на более чем 900 компьютерах, работающих в компании.
«Обычно необходимость подобного рода процедур воспринимается не слишком позитивно. Люди часто думают, что такие проекты могут сильно отвлекать от выполнения непосредственных обязанностей, требуют соблюдения большого количества формальных процедур. Проект Software Asset Management оказался для нас на удивление комфортным: консультации со специалистами Softline позволили свести наши затраты к минимуму», — рассказывает Андрей Князев.
Отчет, предоставленный сотрудниками компании Softline, содержал не только сведения об использовании лицензионного программного обеспечения. Специалисты проанализировали текущую ситуацию и подготовили целый ряд рекомендаций по оптимизации пакета лицензий, принадлежащих компании «Монэкс Трейдинг».
К примеру, специалисты Softline рекомендовали в целом ряде случаев перейти от приобретения лицензий к аренде приложений по программе Office 365. Касалось это таких решений, как Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Standard и Microsoft Visio. Использование программного обеспечения как сервиса позволило бы заказчику не только полностью обеспечить лицензионную чистоту используемого программного обеспечения, но и значительно оптимизировать расходы, переведя часть из них из капитальных в операционные. Кроме того, «Монэкс Трейдинг» получил бы возможность в режиме реального времени масштабировать свою IT-инфраструктуру в зависимости от текущих потребностей.
Проект помог нам не только избежать юридических и финансовых рисков. Благодаря анализу программных активов и помощи специалистов Softline мы составили для самих себя правильное представление о том, какое ПО и, главное, каким образом нужно лицензировать. В результате нам удалось не столько докупить необходимые лицензии, сколько оптимизировать уже имеющиеся. Мы пересмотрели внутренние политики по организации закупок программного обеспечения, рассмотрели возможность внедрения технического средства для постоянного мониторинга инфраструктуры на базе решения Microsoft System Center Configuration и назначили сотрудника, ответственного за регулярный мониторинг программных активов компании. Все это дало нам новое видение в части финансового и технологического планирования, а это очень важно, ведь IT-инфраструктура компании постоянно развивается, и учет экономической составляющей в этом процессе просто необходим.
В лице Softline мы приобрели надежного партнера, грамотную поддержку и уверенность в том, что в агрохолдингах и в сельском хозяйстве IT может дать не меньше конкурентных преимуществ, чем в телекоме или ритейле. Благодаря опыту Softline в реализации аналогичных проектов мы внедрили решение в установленные сроки, без увеличения бюджета. Были достигнуты все поставленные КПЭ и удалось избежать возможных «подводных камней». По окончании проекта мы получили подробные консультации специалистов Softline и помощь в рамках начавшейся промышленной эксплуатации системы.
Обеспечение бесперебойной работы и защита от внешних угроз – основная задача департамента информационных технологий. Мы смогли на практике убедиться в том, что продукт «Лаборатории Касперского» надежно защищает рабочие станции и почтовые серверы от всех видов современных интернет-угроз, а также гарантирует свободный обмен информацией внутри компании и безопасные коммуникации с внешним миром. Поставку 1300 лицензий выполнил наш партнер – компания Softline.
При выборе программного обеспечения для защиты IT-инфраструктуры мы ориентировались на поиск продукта, который хорошо зарекомендовал себя на российском рынке. Специалисты компании Softline предложили оптимальные условия поставки лицензий защитного решения «Лаборатории Касперского» и выполнили свою работу в установленные сроки.
Softline построила хранилище данных для компании Holcim (Rus), позволившее сотрудникам организации перейти с ручного построения отчетности на автоматическое и существенно повысить качество управленческих решений. Отличительной особенностью построенного хранилища является объединение данных из различных учетных систем: SAP ERP, системы по управлению взаимоотношениями с клиентами, а также системы по внесению, редактированию и утверждению планов. Реализация проекта существенно облегчает задачи построения отчетности и позволит нам, тем самым, повысить качество управленческих решений. Вопросы взаимоотношения с клиентами чрезвычайно важны для нас. Мы уверены, что система, предложенная Softline, позволит компании стать более клиентоориентированной.
Решение Websense Web Security позволяет наилучшим образом защитить работу наших сотрудников в сети, не препятствуя функционированию сетевых программных средств и приложений. Работы по обновлению системы были проведены специалистами Softline на качественно высоком уровне и в максимально сжатые сроки.
Работая с персональными данными, наша компания уделяет большое внимание соблюдению требований государственных регуляторов. Обеспечение конфиденциальности клиентской информации для нас является основополагающим принципом ведения бизнеса. Благодаря проекту, реализованному специалистами Softline, у нас есть как техническая, так и правовая база для нашей дальнейшей деятельности.
Softline подключила Хабаровский институт искусств и культуры к Федеральному центру тестированию с помощью тонкого клиента VipNet Terminal. Подключение к Федеральному центру тестирования позволит нам оперативно получить полную и достоверную информацию о поступающих в вуз. Это значительно сэкономит время для получения информации о результатах Единого государственного экзамена.
Внедрение корпоративного портала DeskWork разработки компании Softline не только упростило ведение бизнес-процессов, но и значительно повысило культуру производства.