Softline завершила пилотный проект по внедрению решения для автоматизации процессов для «Монди Сыктывкарский ЛПК»

Компания Softline объявила о завершении проекта по внедрению решения для автоматизации процесса утверждения заявок для «Монди Сыктывкарский ЛПК» на базе Microsoft SharePoint Server 2007.

Ситуация

«Монди Сыктывкарский ЛПК» – один из крупнейших производителей целлюлозно-бумажной продукции в России. В структуре комбината – собственное древесно-подготовительное производство, целлюлозный завод, ТЭЦ и комплекс очистных сооружений. В части железнодорожных перевозок и хранения грузов комбинат обслуживает «Сыктывкарское предприятие промышленного железнодорожного транспорта» («СППЖТ»).

Для обеспечения бесперебойной работы «Монди СЛПК» процесс утверждения заявок на предоставление услуг «СППЖТ» по подаче вагонов был стандартизован, для чего разработаны типовые бумажные формы и формализована процедура обработки и утверждения заявок. Зачастую процесс оформления и утверждения затягивался из-за отсутствия контроля и невозможности отследить историю прохождения заявки, к тому же, бывали случаи, когда заявки принимались диспетчером по телефону без заполнения соответствующих форм. Все это приводило к простоям, потерям рабочего времени, увеличению затрат на обработку и хранение заявок, что, в конечном счете, снижало качество услуг.

С целью сокращения временных издержек на обработку заявок руководством компании было принято решение о переводе части внутреннего документооборота в электронный вид. Специалисты компании Softline, обладающей успешным опытом в сфере IT-консалтинга, к которой «Монди СЛПК» обратились за консультацией, предложили клиенту внедрить решение по автоматизации процессов внутреннего документооборота на платформе Microsoft SharePoint Server 2007.

Решение

В качестве пилотного проекта был автоматизирован процесс утверждения заявок на услуги «СППЖТ» по подаче вагонов. Интегрированная служба представляла собой комплекс программных средств, который использовал в работе систему безопасности Microsoft SharePoint Server 2007 и несколько различных типов списков – справочники, реестр заявок и архив заявок. Решение состояло из нескольких компонентов – из сервера приложений Microsoft SharePoint Server 2007 для хостинга пользовательских интерфейсов и приложений, где были расположены все пользовательские web-части и статические страницы, а также из сервера базы данных Microsoft SQL Server 2005.

Для работы с заявками было создано несколько ролей с разграниченными правами доступа. Заявки вводятся пользователями в цехах «Монди СЛПК» или диспетчером «СППЖТ» по телефону. При заполнении полей заявки пользователям стали доступны для выбора значения из соответствующих справочников, представляющих собой списки Microsoft SharePoint Server 2007. При внедрении был реализован полный набор функций по созданию и обработке заявок – пользователи могут их создавать, отзывать, редактировать, отклонять, отправлять в архив.

Специалистами Softline в рамках пилотного проекта были разграничены права доступа к ресурсам и к информации, реализована защита от несанкционированного использования, контроль над последовательностью и полнотой ввода данных, а также периодическая архивация и резервное копирование базы данных во избежание потерь информации при возникновении сбоев и аварийных ситуаций.

Результаты

В результате реализации проекта по автоматизации процесса утверждения заявок на услуги на платформе Microsoft SharePoint Server 2007 было развернуто полноценное решение для работы пользователей. После получения результатов тестирования стало понятно, что построенная служба позволяет повысить эффективность деятельности сотрудников за счет сокращения потерь времени, связанных с прохождением документов.

Основными преимуществами службы являются возможность отслеживать ход выполнения заявки и статус выполнения; возможность выгрузки отчета в Microsoft Excel; сокращение физических потерь документов, что, в свою очередь, повышает скорость обработки заявок. Уже сейчас «СППЖТ» обрабатывает около 75 тысяч заявок в год от «Монди СЛПК».

Дмитрий Коробейников, начальник управления информационных процессов «Монди СЛПК», отмечает: «В результате внедрения данной службы мы получили полноценное решение для работы пользователей и расширили область применения платформы Microsoft SharePoint на предприятии в части использования функционала «workflow». Для нас было важно не только внедрить приложение, но также оценить возможности и преимущества платформы Microsoft SharePoint. Мы остались довольны реализованным проектом и в будущем планируем развивать решения на базе платформы Microsoft SharePoint Server 2007».