Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

WorkFlowSoft – инструмент для организации работы компании

Получается, что мы работаем с инструментами, которые использовались (пусть и не в электронном виде) еще до нашего рождения. Поэтому мы не можем гарантировать эффективность этих методов. Но есть ли современные альтернативы? Есть! Я хотел бы рассказать об инструменте WorkFlowSoft, которым пользуюсь ежедневно.

Первая мысль, которая приходит в голову, когда тебе ставят задачу: «А можно ли ее удалить?». И самое интересное, что «Да! Таки можно!». Возьмите любую задачу в Outlook и нажмите Delete: одно нажатие кнопки – и задачи нет.

Вторая мысль: «а можно ли перепоручить задачу другому человеку?». И окажется, что простого способа делегировать задачу нет.

Остается еще много вопросов: «А что делать, если задача состоит из нескольких подзадач, каждую из которых должен выполнять отдельный человек?», «Как быть, если для постановки задачи мне нужно получить вводную информацию?», «Как поставить задачу так, чтобы исполнитель не переспрашивал и ничего не напутал в процессе?».

Получается, что в Outlook и подобных приложениях мы работаем не с задачами, а с  простыми напоминаниями о задачах. Мы оперируем напоминаниями, как если бы прикрепляли себе на монитор цветные листочки с липучкой. Но эти листочки не дают никакой возможности контролировать процесс выполнения задач.

Кто-то скажет: но существуют же приложения типа Project! Верно, но представьте, что вам необходимо научить бухгалтеров пользоваться Project. Кроме того, такие инструменты – довольно тяжелые серверные приложения, требующие обучения, да и цены на них кусаются.

Что такое WorkFlowSoft?

WorkFlowSoft – это приложение для организации работы компании, позволяющее оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения и контролировать процесс.

WorkFlowSoft доступно и как серверное приложение, и как приложение в Office 365 (разработчик обещает в скорости адаптировать продукт и для «облака» Google). В случае работы в «облаке» все сотрудники компании и структура организации вносятся в список программы автоматически, и их не нужно добавлять руками.

Попробовать онлайн-демо можно здесь: http://workflowsoft.com/ru

Регистрируемся и стартуем.

WorkFlowSoft позволяет оперировать группами пользователей, поэтому я создам виртуальную компанию.

В которой будет иерархическая структура с руководителями и подчиненными.

Давайте сделаем самое простое действие: поручим инженеру подготовить отчет о командировке на мероприятие Intel Galaxy.

Особенность в том, что можно выставить контролера (человека, который определит, что задание выполнено) и наблюдателей.

К заданию можно прикрепить файлы, с которыми нужно будет работать в процессе выполнения. Но самое интересное в том, что можно делать подзадачи, без выполнения которых главное задание не будет выполнено.

В нашей задаче инженер ездил в другой город, а значит, были затраты на билеты, проживание, чеки на командировочные расходы, справка из милиции, куда инженер был доставлен после фуршета, и т.д.

Особенность работы с WorkFlowSoft в том, что не нужно нажимать кнопку «Сохранить». Ситуация «ой, создал задание, но забыл отправить» в этом случае невозможна. Вы создаете задачу – она сохраняется автоматически. Вы правите задачу – правка создается незамедлительно.

Исполнитель получает задания на почту вот в таком виде:

При этом четко видны все правки, легко можно перейти непосредственно в задание, а ответ на письмо будет ответом автору задания.

После всех приключений нашему инженеру предстоит задачка посложнее: пройти квест по сдаче отчета внутри компании. Автору нужно предусмотреть, что сотрудник не забыл чеки, билеты и печать в командировочном удостоверении.

Для этого придется немного попрограммировать, оперируя блок-схемой.

Мы можем задать элемент блок-схемы: сообщение, необходимость ввести текст или число, ввести дату, создать новое задание, ветвление или опрос.

Таким образом, используя базовые логические элементы, мы строим алгоритм предоставления отчета о командировке. Задача, конечно, простая, но представьте, если в компании предусмотрено несколько десятков видов отчетов! Сколько уйдет времени, чтобы каждому сотруднику донести, как правильно нужно эти отчеты формировать?

Можно, конечно, написать кучу инструкций, но кто читает инструкции? В случае с WorkFlowSoft программа подскажет, что и как нужно сделать, что исключит массу вопросов и ошибок.

Заметьте, задача разделилась на подзадачи, и, например, необходимость запросить копии билетов – это уже не проблема вашего инженера, задача автоматически делегируется в отдел логистики.

В процессе выполнения алгоритма ведется журнал, и руководитель может отслеживать процесс выполнения на каждом этапе.

Я сохраняю алгоритм маршрута как шаблон, делюсь с моим подразделением, и впоследствии все мои коллеги смогут пользоваться этим алгоритмом: ставить его в задачу себе или подчиненным.

В некоторых случаях перед запуском маршрута нам необходимо сделать небольшой опрос. Например, наш инженер хочет взять новое оборудование Intel на тест у дистрибьютора. Мы формируем опросный лист с обязательными полями: название продукта, количество единиц, выбор сценария тестирования, времени тестирования и опрос «да/нет»: «не подарит ли нам дистрибьютор оборудование, если мы напишем классный обзор и поделимся результирующими материалами для их блога?».

Итак, какой уникальный функционал дает WorkFlowSoft?

1. Цепочки задач (с подзадачами и различными ответственными за каждую из них).
2. Возможность делегирования подзадач другим сотрудникам.
3. Возможность контролировать выполнение задачи на каждом этапе и возможность вносить правки в процесс выполнения «на лету».
4. Абсолютная мобильность: сотрудник может работать с приложением с любого устройства через web-интерфейс.
5. Интуитивно понятный интерфейс и функционал, не требующий специального обучения.

WorkFlowSoft – это и «облачное», и onpremise приложение, позволяющее организовать работу компании за счет гибкой системы постановки задач и элементов автоматизации некоторых рабочих процессов.

Это решение может стать незаменимым инструментом для работы большинства департаментов: логистика, бухгалтерия, юридическая служба, управление офисом, отдел кадров и т.д.

В отличие от стандартного функционала напоминаний и заданий, присутствующих, например, в Outlook, WorkFlowSoft предлагает решать значительно более сложные сценарии организации рабочего процесса.

На данный момент WorkFlowSoft используется как рабочий инструмент в офисах компании Softline во всем мире, а это более 2000 сотрудников. Таким образом, компания повышает качество труда и демонстрирует эффективность своего продукта.

WorkFlowSoft позволяет в повседневной работе абстрагироваться от классических механизмов «поставить задачу – решить задачу». Жизненные реалии намного сложнее, чем операции с нулями и единицами. Многие вопросы приходится дробить на более мелкие, делегировать другим исполнителям, и, напротив, нести ответственность за качество выполнения задач коллегами.

На мой взгляд, мы живем в эпоху, когда привычные подходы к работе не позволяют достичь той же эффективности, что и 30-40 лет назад. Мы прошли период, когда «новое» было синонимом «сложного». Можно себе только представить, каким бы сложным был функционал WorkFlowSoft, будь он выпущен в нулевых. Сейчас большинство самых эффективных инструментов, с которыми мы работаем, выглядят очень просто, при том что полностью меняют подход к рабочему процессу.

Самая большая сложность в том, чтобы «заставить всю компанию использовать один инструмент для работы, при том, что есть сотрудники, весьма далекие от IT». Важная особенность WorkFlowSoft в том, что приложение обладает удивительным эффектом привыкания. Простой и интуитивно понятный интерфейс скрывает в себе невероятно гибкий функционал, из-за чего даже закоренелые консерваторы с легкостью осваивают работу с инструментом и в дальнейшем уже не могут от него отказаться.

Новости, истории и события
Смотреть все
Bell Integrator FabricaONE.AI (акционер - ГК Softline) разработал собственное решение для управления API компаний
Новости

Bell Integrator FabricaONE.AI (акционер - ГК Softline) разработал собственное решение для управления API компаний

18.07.2025

Подтверждена совместимость платформ Octo и Test IT («Девелоника», кластер FabricaONE.AI ГК Softline): решения для тестирования ПО работают в связке
Новости

Подтверждена совместимость платформ Octo и Test IT («Девелоника», кластер FabricaONE.AI ГК Softline): решения для тестирования ПО работают в связке

17.07.2025

Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) выпустила новую версию Citeck CRM
Новости

Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) выпустила новую версию Citeck CRM

17.07.2025

«Инферит ОС» (ГК Softline) и «БПМСофт» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 и платформы BPMSoft
Новости

«Инферит ОС» (ГК Softline) и «БПМСофт» подтвердили совместимость ОС «МСВСфера Сервер» 9 и платформы BPMSoft

16.07.2025

Международная финансовая организация выбрала систему хранения электронных клиентских досье «Цитрос» компании SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)
Новости

Международная финансовая организация выбрала систему хранения электронных клиентских досье «Цитрос» компании SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)

16.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) сообщает о включении ноутбука INFERIT Mercury в реестр отечественной продукции Минпромторга
Новости

«Инферит» (ГК Softline) сообщает о включении ноутбука INFERIT Mercury в реестр отечественной продукции Минпромторга

15.07.2025

Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) представила интеллектуальный сервис нормализации НСИ для корпоративных систем
Новости

Компания SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) представила интеллектуальный сервис нормализации НСИ для корпоративных систем

14.07.2025

ГК Softline и компания TData стали партнерами
Новости

ГК Softline и компания TData стали партнерами

14.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) и Orion soft подтвердили совместимость виртуализации zVirt с сервером и СХД INFERIT
Новости

«Инферит» (ГК Softline) и Orion soft подтвердили совместимость виртуализации zVirt с сервером и СХД INFERIT

11.07.2025

ПАО «Софтлайн» объявляет о приобретении свыше 1 миллиона акций Компании на Московской бирже в рамках обратного выкупа
Новости

ПАО «Софтлайн» объявляет о приобретении свыше 1 миллиона акций Компании на Московской бирже в рамках обратного выкупа

11.07.2025

Внеочередное общее собрание акционеров ПАО «Софтлайн» состоится 14 августа 2025 года с целью принятия решений, повышающих качество корпоративного управления Компании
Новости

Внеочередное общее собрание акционеров ПАО «Софтлайн» состоится 14 августа 2025 года с целью принятия решений, повышающих качество корпоративного управления Компании

10.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) подтвердил совместимость операционной системы «МСВСфера АРМ» 9 и семейства офисных приложений «Р7-Офис»
Новости

«Инферит» (ГК Softline) подтвердил совместимость операционной системы «МСВСфера АРМ» 9 и семейства офисных приложений «Р7-Офис»

10.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новую версию платформы для управления подписками BillogicPlatform
Новости

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новую версию платформы для управления подписками BillogicPlatform

09.07.2025

ПАО «Софтлайн» объявляет о промежуточных результатах обратного выкупа и подтверждает намерение продолжать покупки акций Компании на Московской бирже
Новости

ПАО «Софтлайн» объявляет о промежуточных результатах обратного выкупа и подтверждает намерение продолжать покупки акций Компании на Московской бирже

08.07.2025

«РЖД-Технологии» автоматизируют закупочные процессы с помощью платформы ROBIN от SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)
Новости

«РЖД-Технологии» автоматизируют закупочные процессы с помощью платформы ROBIN от SL Soft FabricaONE.AI (акционер — ГК Softline)

08.07.2025

Инициатива по ведению уроков информатики на базе ОС «МСВСфера» от «Инферит» (ГК Softline) в школах вошла в топ-100 лучших идей форума «Сильные идеи для нового времени»
Новости

Инициатива по ведению уроков информатики на базе ОС «МСВСфера» от «Инферит» (ГК Softline) в школах вошла в топ-100 лучших идей форума «Сильные идеи для нового времени»

07.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) представил рабочую станцию с жидкостным охлаждением для решения ИИ-задач
Новости

«Инферит» (ГК Softline) представил рабочую станцию с жидкостным охлаждением для решения ИИ-задач

07.07.2025

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новый сервер с жидкостным охлаждением для ИИ-задач
Новости

«Инферит» (ГК Softline) выпустил новый сервер с жидкостным охлаждением для ИИ-задач

04.07.2025

ИБ-консультанты: кто спасет бизнес от утечек и хакерских атак
Блог

ИБ-консультанты: кто спасет бизнес от утечек и хакерских атак

18.07.2025

TMS-системы: рациональный и интеллектуальный подход к управлению тестированием
Блог

TMS-системы: рациональный и интеллектуальный подход к управлению тестированием

17.07.2025

Востребованные ИТ-профессии в 2025 году
Блог

Востребованные ИТ-профессии в 2025 году

15.07.2025

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM
Блог

Без паники: как управлять ИТ-инфраструктурой без SCCM

07.07.2025

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности
Блог

ЦОД: основные компоненты, классификация и системы безопасности

04.07.2025

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ
Блог

Критическая информационная инфраструктура: все, что нужно знать о КИИ

01.07.2025

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса
Блог

SimpleOne HRMS: автоматизация управления персоналом для повышения лояльности сотрудников и эффективности бизнеса

27.06.2025

Технологии умного города: от ИИ до RPA
Блог

Технологии умного города: от ИИ до RPA

25.06.2025

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)
Блог

ГК Softline развивает наукоемкое ПО для инженерного анализа (САЕ)

23.06.2025

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор
Блог

Российские облачные сервисы: преимущества, особенности и выбор

20.06.2025

VPS: что это и когда он необходим бизнесу
Блог

VPS: что это и когда он необходим бизнесу

17.06.2025

Яндекс 360: эволюция решений для цифровой трансформации бизнеса
Блог

Яндекс 360: эволюция решений для цифровой трансформации бизнеса

11.06.2025

Платформизация, безопасность ИИ и активная защита малого бизнеса — «Лаборатория Касперского» об ИБ-рынке
Блог

Платформизация, безопасность ИИ и активная защита малого бизнеса — «Лаборатория Касперского» об ИБ-рынке

09.06.2025

Генеративный ИИ в промышленности: роботы, агенты и «Индустрия 6.0»
Блог

Генеративный ИИ в промышленности: роботы, агенты и «Индустрия 6.0»

04.06.2025

Платежные терминалы: виды, безопасность и тенденции рынка
Блог

Платежные терминалы: виды, безопасность и тенденции рынка

28.05.2025

Российские антивирусы
Блог

Российские антивирусы

26.05.2025

Увеличение штрафов за нарушения в обработке и хранении ПДн с 30 мая 2025
Блог

Увеличение штрафов за нарушения в обработке и хранении ПДн с 30 мая 2025

20.05.2025

Цифровая трансформация: с чего начать
Блог

Цифровая трансформация: с чего начать

15.05.2025

ИТ-решения, кейсы, новости
в Telegram-канале Softline
Подписаться