Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

WorkFlowSoft – инструмент для организации работы компании

14.09.2018

Получается, что мы работаем с инструментами, которые использовались (пусть и не в электронном виде) еще до нашего рождения. Поэтому мы не можем гарантировать эффективность этих методов. Но есть ли современные альтернативы? Есть! Я хотел бы рассказать об инструменте WorkFlowSoft, которым пользуюсь ежедневно.

Первая мысль, которая приходит в голову, когда тебе ставят задачу: «А можно ли ее удалить?». И самое интересное, что «Да! Таки можно!». Возьмите любую задачу в Outlook и нажмите Delete: одно нажатие кнопки – и задачи нет.

Вторая мысль: «а можно ли перепоручить задачу другому человеку?». И окажется, что простого способа делегировать задачу нет.

Остается еще много вопросов: «А что делать, если задача состоит из нескольких подзадач, каждую из которых должен выполнять отдельный человек?», «Как быть, если для постановки задачи мне нужно получить вводную информацию?», «Как поставить задачу так, чтобы исполнитель не переспрашивал и ничего не напутал в процессе?».

Получается, что в Outlook и подобных приложениях мы работаем не с задачами, а с  простыми напоминаниями о задачах. Мы оперируем напоминаниями, как если бы прикрепляли себе на монитор цветные листочки с липучкой. Но эти листочки не дают никакой возможности контролировать процесс выполнения задач.

Кто-то скажет: но существуют же приложения типа Project! Верно, но представьте, что вам необходимо научить бухгалтеров пользоваться Project. Кроме того, такие инструменты – довольно тяжелые серверные приложения, требующие обучения, да и цены на них кусаются.

Что такое WorkFlowSoft?

WorkFlowSoft – это приложение для организации работы компании, позволяющее оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения и контролировать процесс.

WorkFlowSoft доступно и как серверное приложение, и как приложение в Office 365 (разработчик обещает в скорости адаптировать продукт и для «облака» Google). В случае работы в «облаке» все сотрудники компании и структура организации вносятся в список программы автоматически, и их не нужно добавлять руками.

Попробовать онлайн-демо можно здесь: http://workflowsoft.com/ru

Регистрируемся и стартуем.

WorkFlowSoft позволяет оперировать группами пользователей, поэтому я создам виртуальную компанию.

В которой будет иерархическая структура с руководителями и подчиненными.

Давайте сделаем самое простое действие: поручим инженеру подготовить отчет о командировке на мероприятие Intel Galaxy.

Особенность в том, что можно выставить контролера (человека, который определит, что задание выполнено) и наблюдателей.

К заданию можно прикрепить файлы, с которыми нужно будет работать в процессе выполнения. Но самое интересное в том, что можно делать подзадачи, без выполнения которых главное задание не будет выполнено.

В нашей задаче инженер ездил в другой город, а значит, были затраты на билеты, проживание, чеки на командировочные расходы, справка из милиции, куда инженер был доставлен после фуршета, и т.д.

Особенность работы с WorkFlowSoft в том, что не нужно нажимать кнопку «Сохранить». Ситуация «ой, создал задание, но забыл отправить» в этом случае невозможна. Вы создаете задачу – она сохраняется автоматически. Вы правите задачу – правка создается незамедлительно.

Исполнитель получает задания на почту вот в таком виде:

При этом четко видны все правки, легко можно перейти непосредственно в задание, а ответ на письмо будет ответом автору задания.

После всех приключений нашему инженеру предстоит задачка посложнее: пройти квест по сдаче отчета внутри компании. Автору нужно предусмотреть, что сотрудник не забыл чеки, билеты и печать в командировочном удостоверении.

Для этого придется немного попрограммировать, оперируя блок-схемой.

Мы можем задать элемент блок-схемы: сообщение, необходимость ввести текст или число, ввести дату, создать новое задание, ветвление или опрос.

Таким образом, используя базовые логические элементы, мы строим алгоритм предоставления отчета о командировке. Задача, конечно, простая, но представьте, если в компании предусмотрено несколько десятков видов отчетов! Сколько уйдет времени, чтобы каждому сотруднику донести, как правильно нужно эти отчеты формировать?

Можно, конечно, написать кучу инструкций, но кто читает инструкции? В случае с WorkFlowSoft программа подскажет, что и как нужно сделать, что исключит массу вопросов и ошибок.

Заметьте, задача разделилась на подзадачи, и, например, необходимость запросить копии билетов – это уже не проблема вашего инженера, задача автоматически делегируется в отдел логистики.

В процессе выполнения алгоритма ведется журнал, и руководитель может отслеживать процесс выполнения на каждом этапе.

Я сохраняю алгоритм маршрута как шаблон, делюсь с моим подразделением, и впоследствии все мои коллеги смогут пользоваться этим алгоритмом: ставить его в задачу себе или подчиненным.

В некоторых случаях перед запуском маршрута нам необходимо сделать небольшой опрос. Например, наш инженер хочет взять новое оборудование Intel на тест у дистрибьютора. Мы формируем опросный лист с обязательными полями: название продукта, количество единиц, выбор сценария тестирования, времени тестирования и опрос «да/нет»: «не подарит ли нам дистрибьютор оборудование, если мы напишем классный обзор и поделимся результирующими материалами для их блога?».

Итак, какой уникальный функционал дает WorkFlowSoft?

1. Цепочки задач (с подзадачами и различными ответственными за каждую из них).
2. Возможность делегирования подзадач другим сотрудникам.
3. Возможность контролировать выполнение задачи на каждом этапе и возможность вносить правки в процесс выполнения «на лету».
4. Абсолютная мобильность: сотрудник может работать с приложением с любого устройства через web-интерфейс.
5. Интуитивно понятный интерфейс и функционал, не требующий специального обучения.

WorkFlowSoft – это и «облачное», и onpremise приложение, позволяющее организовать работу компании за счет гибкой системы постановки задач и элементов автоматизации некоторых рабочих процессов.

Это решение может стать незаменимым инструментом для работы большинства департаментов: логистика, бухгалтерия, юридическая служба, управление офисом, отдел кадров и т.д.

В отличие от стандартного функционала напоминаний и заданий, присутствующих, например, в Outlook, WorkFlowSoft предлагает решать значительно более сложные сценарии организации рабочего процесса.

На данный момент WorkFlowSoft используется как рабочий инструмент в офисах компании Softline во всем мире, а это более 2000 сотрудников. Таким образом, компания повышает качество труда и демонстрирует эффективность своего продукта.

WorkFlowSoft позволяет в повседневной работе абстрагироваться от классических механизмов «поставить задачу – решить задачу». Жизненные реалии намного сложнее, чем операции с нулями и единицами. Многие вопросы приходится дробить на более мелкие, делегировать другим исполнителям, и, напротив, нести ответственность за качество выполнения задач коллегами.

На мой взгляд, мы живем в эпоху, когда привычные подходы к работе не позволяют достичь той же эффективности, что и 30-40 лет назад. Мы прошли период, когда «новое» было синонимом «сложного». Можно себе только представить, каким бы сложным был функционал WorkFlowSoft, будь он выпущен в нулевых. Сейчас большинство самых эффективных инструментов, с которыми мы работаем, выглядят очень просто, при том что полностью меняют подход к рабочему процессу.

Самая большая сложность в том, чтобы «заставить всю компанию использовать один инструмент для работы, при том, что есть сотрудники, весьма далекие от IT». Важная особенность WorkFlowSoft в том, что приложение обладает удивительным эффектом привыкания. Простой и интуитивно понятный интерфейс скрывает в себе невероятно гибкий функционал, из-за чего даже закоренелые консерваторы с легкостью осваивают работу с инструментом и в дальнейшем уже не могут от него отказаться.

Новости, истории и события
Смотреть все
SL Soft (ГК Softline) и «Тензор» выполнили интеграцию систем «БОСС» и Saby для работы с КЭДО
Новости

SL Soft (ГК Softline) и «Тензор» выполнили интеграцию систем «БОСС» и Saby для работы с КЭДО

02.04.2025

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в международной выставке «Металлообработка. Сварка – Урал»
Новости

Российский производитель лазерных решений VPG Laserone (ГК Softline) принял участие в международной выставке «Металлообработка. Сварка – Урал»

01.04.2025

ГК Softline реализовала для «Новой Вагоноремонтной компании» проект по автоматизации ИТ-процессов на базе свободного ПО
Новости

ГК Softline реализовала для «Новой Вагоноремонтной компании» проект по автоматизации ИТ-процессов на базе свободного ПО

01.04.2025

ГК Softline вновь стала лидером среди партнеров «Лаборатории Касперского»
Новости

ГК Softline вновь стала лидером среди партнеров «Лаборатории Касперского»

31.03.2025

SL Soft (ГК Softline) перенесла в облако HR-систему «БОСС» крупному производителю кофе
Новости

SL Soft (ГК Softline) перенесла в облако HR-систему «БОСС» крупному производителю кофе

31.03.2025

ПАО «СОФТЛАЙН» ПУБЛИКУЕТ АУДИРОВАННЫЕ КОНСОЛИДИРОВАННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ГРУППЫ ЗА 2024 ГОД, ПОДТВЕРЖДАЯ РОСТ СКОРР. EBITDA НА 58% И ВОЗМОЖНОСТЬ ВЫПЛАТЫ ДИВИДЕНДОВ ЗА 2024 ГОД
Новости

ПАО «СОФТЛАЙН» ПУБЛИКУЕТ АУДИРОВАННЫЕ КОНСОЛИДИРОВАННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ГРУППЫ ЗА 2024 ГОД, ПОДТВЕРЖДАЯ РОСТ СКОРР. EBITDA НА 58% И ВОЗМОЖНОСТЬ ВЫПЛАТЫ ДИВИДЕНДОВ ЗА 2024 ГОД

31.03.2025

ГК Softline подтвердила высший партнерский статус «Системный интегратор» от «Группы Астра»
Новости

ГК Softline подтвердила высший партнерский статус «Системный интегратор» от «Группы Астра»

29.03.2025

Операционная система для образования: «Академия Softline» займется сублицензированием ОС «МСВСфера»
Новости

Операционная система для образования: «Академия Softline» займется сублицензированием ОС «МСВСфера»

28.03.2025

ГК Softline помогла группе компаний ФСК автоматизировать управление ИТ-услугами на базе Naumen Service Desk
Новости

ГК Softline помогла группе компаний ФСК автоматизировать управление ИТ-услугами на базе Naumen Service Desk

27.03.2025

ГК Softline и Hexway договорились о продвижении решений для безопасной разработки и пентеста
Новости

ГК Softline и Hexway договорились о продвижении решений для безопасной разработки и пентеста

27.03.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) предоставит клиентам оборудование по модели HaaS
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) предоставит клиентам оборудование по модели HaaS

26.03.2025

Bell Integrator (ГК Softline) разработала платформу автоматизации создания программного обеспечения на базе искусственного интеллекта «Алькод»
Новости

Bell Integrator (ГК Softline) разработала платформу автоматизации создания программного обеспечения на базе искусственного интеллекта «Алькод»

25.03.2025

Совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 вендора «Инферит» (ГК Softline) и POS-терминалов АТОЛ способствует надежной работе бизнеса
Новости

Совместимость ОС «МСВСфера АРМ» 9 вендора «Инферит» (ГК Softline) и POS-терминалов АТОЛ способствует надежной работе бизнеса

25.03.2025

Облачный провайдер ActiveCloud  (ГК Softline) помог одному из российских банков организовать эффективную работу инфраструктуры и защитить данные
Новости

Облачный провайдер ActiveCloud (ГК Softline) помог одному из российских банков организовать эффективную работу инфраструктуры и защитить данные

24.03.2025

Артем Улогов возглавит направление развития продаж софтверных продуктов вендора «Инферит» (ГК Softline)
Новости

Артем Улогов возглавит направление развития продаж софтверных продуктов вендора «Инферит» (ГК Softline)

24.03.2025

SL Soft (ГК Softline) провела курс лекций по ИИ для студентов УГНТУ
Новости

SL Soft (ГК Softline) провела курс лекций по ИИ для студентов УГНТУ

21.03.2025

Акции ПАО «Софтлайн» доступны к торгам на утренней сессии Московской биржи
Новости

Акции ПАО «Софтлайн» доступны к торгам на утренней сессии Московской биржи

21.03.2025

«Клаудмастер» (ГК Softline) помог «МТС Юрент» на 20% сократить расходы на ИТ-инфраструктуру
Новости

«Клаудмастер» (ГК Softline) помог «МТС Юрент» на 20% сократить расходы на ИТ-инфраструктуру

20.03.2025

Киберучения: готовим сотрудников к успешным отражениям атак
Блог

Киберучения: готовим сотрудников к успешным отражениям атак

27.03.2025

Контроль усталости водителей
Блог

Контроль усталости водителей

25.03.2025

Инновации в школах в 2025 году: 3D-модели, БПЛА, роботы и VR
Блог

Инновации в школах в 2025 году: 3D-модели, БПЛА, роботы и VR

14.03.2025

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года
Блог

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года

11.03.2025

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы
Блог

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы

04.03.2025

Российские офисные системы: выбор и преимущества
Блог

Российские офисные системы: выбор и преимущества

03.03.2025

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры
Блог

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры

26.02.2025

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна
Блог

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна

24.02.2025

ИИ-тренды в промышленности: от цифровых ассистентов до умных АСУ ТП
Блог

ИИ-тренды в промышленности: от цифровых ассистентов до умных АСУ ТП

20.02.2025

Как эффективно защитить инфраструктуру компании от DDoS-атак?
Блог

Как эффективно защитить инфраструктуру компании от DDoS-атак?

14.02.2025

ИТ-тренды в образовании: с чем идем в 2025 год
Блог

ИТ-тренды в образовании: с чем идем в 2025 год

11.02.2025

Программирование без кода: как с помощью No-Code и Low-Code адаптировать Service Desk под любые задачи
Блог

Программирование без кода: как с помощью No-Code и Low-Code адаптировать Service Desk под любые задачи

04.02.2025

Егор Кукушкин (Группа «Борлас»): «Отечественный рынок смог в существенной степени переориентироваться на импортозамещение»
Блог

Егор Кукушкин (Группа «Борлас»): «Отечественный рынок смог в существенной степени переориентироваться на импортозамещение»

04.02.2025

Юрий Латин, Bell Integrator: Будущее заказной разработки перспективное, и не только из-за импортозамещения
Блог

Юрий Латин, Bell Integrator: Будущее заказной разработки перспективное, и не только из-за импортозамещения

04.02.2025

Стек российских технологий из одного «окна»: как выгодно импортозаместить ПО с Softline Enterprise Agreement
Блог

Стек российских технологий из одного «окна»: как выгодно импортозаместить ПО с Softline Enterprise Agreement

04.02.2025

Как технологии no-code ускоряют внедрение цифровых двойников
Блог

Как технологии no-code ускоряют внедрение цифровых двойников

03.02.2025

Как оснастить школу в соответствии с приказом № 838: руководство для строительных компаний
Блог

Как оснастить школу в соответствии с приказом № 838: руководство для строительных компаний

29.01.2025

Рынок BPM-систем вчера, сегодня, завтра
Блог

Рынок BPM-систем вчера, сегодня, завтра

28.01.2025