Получается, что мы работаем с инструментами, которые использовались (пусть и не в электронном виде) еще до нашего рождения. Поэтому мы не можем гарантировать эффективность этих методов. Но есть ли современные альтернативы? Есть! Я хотел бы рассказать об инструменте WorkFlowSoft, которым пользуюсь ежедневно.

Первая мысль, которая приходит в голову, когда тебе ставят задачу: «А можно ли ее удалить?». И самое интересное, что «Да! Таки можно!». Возьмите любую задачу в Outlook и нажмите Delete: одно нажатие кнопки – и задачи нет.

Вторая мысль: «а можно ли перепоручить задачу другому человеку?». И окажется, что простого способа делегировать задачу нет.

Остается еще много вопросов: «А что делать, если задача состоит из нескольких подзадач, каждую из которых должен выполнять отдельный человек?», «Как быть, если для постановки задачи мне нужно получить вводную информацию?», «Как поставить задачу так, чтобы исполнитель не переспрашивал и ничего не напутал в процессе?».

Получается, что в Outlook и подобных приложениях мы работаем не с задачами, а с  простыми напоминаниями о задачах. Мы оперируем напоминаниями, как если бы прикрепляли себе на монитор цветные листочки с липучкой. Но эти листочки не дают никакой возможности контролировать процесс выполнения задач.

Кто-то скажет: но существуют же приложения типа Project! Верно, но представьте, что вам необходимо научить бухгалтеров пользоваться Project. Кроме того, такие инструменты – довольно тяжелые серверные приложения, требующие обучения, да и цены на них кусаются.

Что такое WorkFlowSoft?

WorkFlowSoft – это приложение для организации работы компании, позволяющее оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения и контролировать процесс.

WorkFlowSoft доступно и как серверное приложение, и как приложение в Office 365 (разработчик обещает в скорости адаптировать продукт и для «облака» Google). В случае работы в «облаке» все сотрудники компании и структура организации вносятся в список программы автоматически, и их не нужно добавлять руками.

Попробовать онлайн-демо можно здесь: http://workflowsoft.com/ru

Регистрируемся и стартуем.

WorkFlowSoft позволяет оперировать группами пользователей, поэтому я создам виртуальную компанию.

В которой будет иерархическая структура с руководителями и подчиненными.

Давайте сделаем самое простое действие: поручим инженеру подготовить отчет о командировке на мероприятие Intel Galaxy.

Особенность в том, что можно выставить контролера (человека, который определит, что задание выполнено) и наблюдателей.

К заданию можно прикрепить файлы, с которыми нужно будет работать в процессе выполнения. Но самое интересное в том, что можно делать подзадачи, без выполнения которых главное задание не будет выполнено.

В нашей задаче инженер ездил в другой город, а значит, были затраты на билеты, проживание, чеки на командировочные расходы, справка из милиции, куда инженер был доставлен после фуршета, и т.д.

Особенность работы с WorkFlowSoft в том, что не нужно нажимать кнопку «Сохранить». Ситуация «ой, создал задание, но забыл отправить» в этом случае невозможна. Вы создаете задачу – она сохраняется автоматически. Вы правите задачу – правка создается незамедлительно.

Исполнитель получает задания на почту вот в таком виде:

При этом четко видны все правки, легко можно перейти непосредственно в задание, а ответ на письмо будет ответом автору задания.

После всех приключений нашему инженеру предстоит задачка посложнее: пройти квест по сдаче отчета внутри компании. Автору нужно предусмотреть, что сотрудник не забыл чеки, билеты и печать в командировочном удостоверении.

Для этого придется немного попрограммировать, оперируя блок-схемой.

Мы можем задать элемент блок-схемы: сообщение, необходимость ввести текст или число, ввести дату, создать новое задание, ветвление или опрос.

Таким образом, используя базовые логические элементы, мы строим алгоритм предоставления отчета о командировке. Задача, конечно, простая, но представьте, если в компании предусмотрено несколько десятков видов отчетов! Сколько уйдет времени, чтобы каждому сотруднику донести, как правильно нужно эти отчеты формировать?

Можно, конечно, написать кучу инструкций, но кто читает инструкции? В случае с WorkFlowSoft программа подскажет, что и как нужно сделать, что исключит массу вопросов и ошибок.

Заметьте, задача разделилась на подзадачи, и, например, необходимость запросить копии билетов – это уже не проблема вашего инженера, задача автоматически делегируется в отдел логистики.

В процессе выполнения алгоритма ведется журнал, и руководитель может отслеживать процесс выполнения на каждом этапе.

Я сохраняю алгоритм маршрута как шаблон, делюсь с моим подразделением, и впоследствии все мои коллеги смогут пользоваться этим алгоритмом: ставить его в задачу себе или подчиненным.

В некоторых случаях перед запуском маршрута нам необходимо сделать небольшой опрос. Например, наш инженер хочет взять новое оборудование Intel на тест у дистрибьютора. Мы формируем опросный лист с обязательными полями: название продукта, количество единиц, выбор сценария тестирования, времени тестирования и опрос «да/нет»: «не подарит ли нам дистрибьютор оборудование, если мы напишем классный обзор и поделимся результирующими материалами для их блога?».

Итак, какой уникальный функционал дает WorkFlowSoft?

1. Цепочки задач (с подзадачами и различными ответственными за каждую из них).
2. Возможность делегирования подзадач другим сотрудникам.
3. Возможность контролировать выполнение задачи на каждом этапе и возможность вносить правки в процесс выполнения «на лету».
4. Абсолютная мобильность: сотрудник может работать с приложением с любого устройства через web-интерфейс.
5. Интуитивно понятный интерфейс и функционал, не требующий специального обучения.

WorkFlowSoft – это и «облачное», и onpremise приложение, позволяющее организовать работу компании за счет гибкой системы постановки задач и элементов автоматизации некоторых рабочих процессов.

Это решение может стать незаменимым инструментом для работы большинства департаментов: логистика, бухгалтерия, юридическая служба, управление офисом, отдел кадров и т.д.

В отличие от стандартного функционала напоминаний и заданий, присутствующих, например, в Outlook, WorkFlowSoft предлагает решать значительно более сложные сценарии организации рабочего процесса.

На данный момент WorkFlowSoft используется как рабочий инструмент в офисах компании Softline во всем мире, а это более 2000 сотрудников. Таким образом, компания повышает качество труда и демонстрирует эффективность своего продукта.

WorkFlowSoft позволяет в повседневной работе абстрагироваться от классических механизмов «поставить задачу – решить задачу». Жизненные реалии намного сложнее, чем операции с нулями и единицами. Многие вопросы приходится дробить на более мелкие, делегировать другим исполнителям, и, напротив, нести ответственность за качество выполнения задач коллегами.

На мой взгляд, мы живем в эпоху, когда привычные подходы к работе не позволяют достичь той же эффективности, что и 30-40 лет назад. Мы прошли период, когда «новое» было синонимом «сложного». Можно себе только представить, каким бы сложным был функционал WorkFlowSoft, будь он выпущен в нулевых. Сейчас большинство самых эффективных инструментов, с которыми мы работаем, выглядят очень просто, при том что полностью меняют подход к рабочему процессу.

Самая большая сложность в том, чтобы «заставить всю компанию использовать один инструмент для работы, при том, что есть сотрудники, весьма далекие от IT». Важная особенность WorkFlowSoft в том, что приложение обладает удивительным эффектом привыкания. Простой и интуитивно понятный интерфейс скрывает в себе невероятно гибкий функционал, из-за чего даже закоренелые консерваторы с легкостью осваивают работу с инструментом и в дальнейшем уже не могут от него отказаться.