Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

WorkFlowSoft – инструмент для организации работы компании

Получается, что мы работаем с инструментами, которые использовались (пусть и не в электронном виде) еще до нашего рождения. Поэтому мы не можем гарантировать эффективность этих методов. Но есть ли современные альтернативы? Есть! Я хотел бы рассказать об инструменте WorkFlowSoft, которым пользуюсь ежедневно.

Первая мысль, которая приходит в голову, когда тебе ставят задачу: «А можно ли ее удалить?». И самое интересное, что «Да! Таки можно!». Возьмите любую задачу в Outlook и нажмите Delete: одно нажатие кнопки – и задачи нет.

Вторая мысль: «а можно ли перепоручить задачу другому человеку?». И окажется, что простого способа делегировать задачу нет.

Остается еще много вопросов: «А что делать, если задача состоит из нескольких подзадач, каждую из которых должен выполнять отдельный человек?», «Как быть, если для постановки задачи мне нужно получить вводную информацию?», «Как поставить задачу так, чтобы исполнитель не переспрашивал и ничего не напутал в процессе?».

Получается, что в Outlook и подобных приложениях мы работаем не с задачами, а с  простыми напоминаниями о задачах. Мы оперируем напоминаниями, как если бы прикрепляли себе на монитор цветные листочки с липучкой. Но эти листочки не дают никакой возможности контролировать процесс выполнения задач.

Кто-то скажет: но существуют же приложения типа Project! Верно, но представьте, что вам необходимо научить бухгалтеров пользоваться Project. Кроме того, такие инструменты – довольно тяжелые серверные приложения, требующие обучения, да и цены на них кусаются.

Что такое WorkFlowSoft?

WorkFlowSoft – это приложение для организации работы компании, позволяющее оперировать задачами, автоматизировать алгоритм их исполнения и контролировать процесс.

WorkFlowSoft доступно и как серверное приложение, и как приложение в Office 365 (разработчик обещает в скорости адаптировать продукт и для «облака» Google). В случае работы в «облаке» все сотрудники компании и структура организации вносятся в список программы автоматически, и их не нужно добавлять руками.

Попробовать онлайн-демо можно здесь: http://workflowsoft.com/ru

Регистрируемся и стартуем.

WorkFlowSoft позволяет оперировать группами пользователей, поэтому я создам виртуальную компанию.

В которой будет иерархическая структура с руководителями и подчиненными.

Давайте сделаем самое простое действие: поручим инженеру подготовить отчет о командировке на мероприятие Intel Galaxy.

Особенность в том, что можно выставить контролера (человека, который определит, что задание выполнено) и наблюдателей.

К заданию можно прикрепить файлы, с которыми нужно будет работать в процессе выполнения. Но самое интересное в том, что можно делать подзадачи, без выполнения которых главное задание не будет выполнено.

В нашей задаче инженер ездил в другой город, а значит, были затраты на билеты, проживание, чеки на командировочные расходы, справка из милиции, куда инженер был доставлен после фуршета, и т.д.

Особенность работы с WorkFlowSoft в том, что не нужно нажимать кнопку «Сохранить». Ситуация «ой, создал задание, но забыл отправить» в этом случае невозможна. Вы создаете задачу – она сохраняется автоматически. Вы правите задачу – правка создается незамедлительно.

Исполнитель получает задания на почту вот в таком виде:

При этом четко видны все правки, легко можно перейти непосредственно в задание, а ответ на письмо будет ответом автору задания.

После всех приключений нашему инженеру предстоит задачка посложнее: пройти квест по сдаче отчета внутри компании. Автору нужно предусмотреть, что сотрудник не забыл чеки, билеты и печать в командировочном удостоверении.

Для этого придется немного попрограммировать, оперируя блок-схемой.

Мы можем задать элемент блок-схемы: сообщение, необходимость ввести текст или число, ввести дату, создать новое задание, ветвление или опрос.

Таким образом, используя базовые логические элементы, мы строим алгоритм предоставления отчета о командировке. Задача, конечно, простая, но представьте, если в компании предусмотрено несколько десятков видов отчетов! Сколько уйдет времени, чтобы каждому сотруднику донести, как правильно нужно эти отчеты формировать?

Можно, конечно, написать кучу инструкций, но кто читает инструкции? В случае с WorkFlowSoft программа подскажет, что и как нужно сделать, что исключит массу вопросов и ошибок.

Заметьте, задача разделилась на подзадачи, и, например, необходимость запросить копии билетов – это уже не проблема вашего инженера, задача автоматически делегируется в отдел логистики.

В процессе выполнения алгоритма ведется журнал, и руководитель может отслеживать процесс выполнения на каждом этапе.

Я сохраняю алгоритм маршрута как шаблон, делюсь с моим подразделением, и впоследствии все мои коллеги смогут пользоваться этим алгоритмом: ставить его в задачу себе или подчиненным.

В некоторых случаях перед запуском маршрута нам необходимо сделать небольшой опрос. Например, наш инженер хочет взять новое оборудование Intel на тест у дистрибьютора. Мы формируем опросный лист с обязательными полями: название продукта, количество единиц, выбор сценария тестирования, времени тестирования и опрос «да/нет»: «не подарит ли нам дистрибьютор оборудование, если мы напишем классный обзор и поделимся результирующими материалами для их блога?».

Итак, какой уникальный функционал дает WorkFlowSoft?

1. Цепочки задач (с подзадачами и различными ответственными за каждую из них).
2. Возможность делегирования подзадач другим сотрудникам.
3. Возможность контролировать выполнение задачи на каждом этапе и возможность вносить правки в процесс выполнения «на лету».
4. Абсолютная мобильность: сотрудник может работать с приложением с любого устройства через web-интерфейс.
5. Интуитивно понятный интерфейс и функционал, не требующий специального обучения.

WorkFlowSoft – это и «облачное», и onpremise приложение, позволяющее организовать работу компании за счет гибкой системы постановки задач и элементов автоматизации некоторых рабочих процессов.

Это решение может стать незаменимым инструментом для работы большинства департаментов: логистика, бухгалтерия, юридическая служба, управление офисом, отдел кадров и т.д.

В отличие от стандартного функционала напоминаний и заданий, присутствующих, например, в Outlook, WorkFlowSoft предлагает решать значительно более сложные сценарии организации рабочего процесса.

На данный момент WorkFlowSoft используется как рабочий инструмент в офисах компании Softline во всем мире, а это более 2000 сотрудников. Таким образом, компания повышает качество труда и демонстрирует эффективность своего продукта.

WorkFlowSoft позволяет в повседневной работе абстрагироваться от классических механизмов «поставить задачу – решить задачу». Жизненные реалии намного сложнее, чем операции с нулями и единицами. Многие вопросы приходится дробить на более мелкие, делегировать другим исполнителям, и, напротив, нести ответственность за качество выполнения задач коллегами.

На мой взгляд, мы живем в эпоху, когда привычные подходы к работе не позволяют достичь той же эффективности, что и 30-40 лет назад. Мы прошли период, когда «новое» было синонимом «сложного». Можно себе только представить, каким бы сложным был функционал WorkFlowSoft, будь он выпущен в нулевых. Сейчас большинство самых эффективных инструментов, с которыми мы работаем, выглядят очень просто, при том что полностью меняют подход к рабочему процессу.

Самая большая сложность в том, чтобы «заставить всю компанию использовать один инструмент для работы, при том, что есть сотрудники, весьма далекие от IT». Важная особенность WorkFlowSoft в том, что приложение обладает удивительным эффектом привыкания. Простой и интуитивно понятный интерфейс скрывает в себе невероятно гибкий функционал, из-за чего даже закоренелые консерваторы с легкостью осваивают работу с инструментом и в дальнейшем уже не могут от него отказаться.

Новости, истории и события
Смотреть все
SL Soft (ГК Softline) завершила разработку HR-платформы «БОСС-HCM»
Новости

SL Soft (ГК Softline) завершила разработку HR-платформы «БОСС-HCM»

26.07.2024

ЗАРМы АКБ «Барьер» (входит в экосистему «Инферит»,  ГК Softline) на основе системного блока вошли в Реестр российской промышленной продукции Минпромторга
Новости

ЗАРМы АКБ «Барьер» (входит в экосистему «Инферит», ГК Softline) на основе системного блока вошли в Реестр российской промышленной продукции Минпромторга

25.07.2024

«Инферит Клаудмастер» сократил облачные расходы Управления сервисов ГК Softline на 24.7%
Новости

«Инферит Клаудмастер» сократил облачные расходы Управления сервисов ГК Softline на 24.7%

24.07.2024

ГК Softline примет участие в ИТ-Пикнике 17 августа
Новости

ГК Softline примет участие в ИТ-Пикнике 17 августа

24.07.2024

SL Soft (ГК Softline) и Konica Minolta реализовали проект по роботизации для компании «Генериум»
Новости

SL Soft (ГК Softline) и Konica Minolta реализовали проект по роботизации для компании «Генериум»

23.07.2024

«Гемотест» повысил эффективность колл-центра с помощью голосового бота Robovoice от компании SL Soft (ГК Softline)
Новости

«Гемотест» повысил эффективность колл-центра с помощью голосового бота Robovoice от компании SL Soft (ГК Softline)

22.07.2024

Аналитические инструменты Polymatica компании SL Soft (ГК Softline) включены в образовательный процесс «Академии ФНС ЛАБ — Волга»
Новости

Аналитические инструменты Polymatica компании SL Soft (ГК Softline) включены в образовательный процесс «Академии ФНС ЛАБ — Волга»

18.07.2024

Голосовой бот Robovoice компании SL Soft (ГК Softline) совершил более 3 млн звонков для дистанционного мониторинга пациентов в 2023 году
Новости

Голосовой бот Robovoice компании SL Soft (ГК Softline) совершил более 3 млн звонков для дистанционного мониторинга пациентов в 2023 году

17.07.2024

«Инферит Облако» (ГК Softline) развивает высокопроизводительную инфраструктуру совместно с «ФИБО-ТЕЛЕКОМ»
Новости

«Инферит Облако» (ГК Softline) развивает высокопроизводительную инфраструктуру совместно с «ФИБО-ТЕЛЕКОМ»

16.07.2024

ПАО «Софтлайн» объявит основные неаудированные финансовые показатели Компании за 2 квартал и 6 месяцев 2024 года 15 августа 2024 года
Новости

ПАО «Софтлайн» объявит основные неаудированные финансовые показатели Компании за 2 квартал и 6 месяцев 2024 года 15 августа 2024 года

16.07.2024

Голосовой бот Robovoice от SL Soft (ГК Softline)более чем в 3 раза сократил расходы на обработку входящих заявок для «ЮМВенд»
Новости

Голосовой бот Robovoice от SL Soft (ГК Softline)более чем в 3 раза сократил расходы на обработку входящих заявок для «ЮМВенд»

15.07.2024

ГК Softline интегрирует передовую российскую платформу для защищенного обмена файлами MFlash в экосистему Softline Universe
Новости

ГК Softline интегрирует передовую российскую платформу для защищенного обмена файлами MFlash в экосистему Softline Universe

12.07.2024

Компания SL Soft (ГК Softline) внедрила программных роботов ROBIN в «ДоброЗайме»
Новости

Компания SL Soft (ГК Softline) внедрила программных роботов ROBIN в «ДоброЗайме»

11.07.2024

Подтверждена совместимость ПК «Инферит» с ОС Astra Linux Special Edition 1.7
Новости

Подтверждена совместимость ПК «Инферит» с ОС Astra Linux Special Edition 1.7

11.07.2024

Продукты «Цитрос» компании SL Soft (ГК Softline) обогатились интеллектуальными сервисами
Новости

Продукты «Цитрос» компании SL Soft (ГК Softline) обогатились интеллектуальными сервисами

10.07.2024

«Инферит» (ГК Softline) и компания РОСА подтвердили совместимость продуктов ОС «МСВСфера Сервер» 9 и ROSA Virtualization
Новости

«Инферит» (ГК Softline) и компания РОСА подтвердили совместимость продуктов ОС «МСВСфера Сервер» 9 и ROSA Virtualization

09.07.2024

Лицензии ОС «МСВСфера» 9 от «Инферит» (ГК Softline) теперь доступны в интернет-магазине Softline Store
Новости

Лицензии ОС «МСВСфера» 9 от «Инферит» (ГК Softline) теперь доступны в интернет-магазине Softline Store

08.07.2024

ГК Softline интегрировала платформу NBT в экосистему Softline Universe
Новости

ГК Softline интегрировала платформу NBT в экосистему Softline Universe

08.07.2024

SL Soft (ГК Softline) и РЕД СОФТ подтвердили совместимость продуктов
Блог

SL Soft (ГК Softline) и РЕД СОФТ подтвердили совместимость продуктов

28.07.2023

Microsoft Inspire 2021: безопасность в основе бизнеса
Блог

Microsoft Inspire 2021: безопасность в основе бизнеса

27.07.2021

Удаленная работа Apple Практики в Softline. День 2. Антон Карпов
Блог

Удаленная работа Apple Практики в Softline. День 2. Антон Карпов

09.07.2020

Работа из дома – хорошее решение. Доказано Softline
Блог

Работа из дома – хорошее решение. Доказано Softline

09.07.2020

Учим безопасности
Блог

Учим безопасности

08.07.2020

Сертификация ФСТЭК для чайников
Блог

Сертификация ФСТЭК для чайников

26.05.2020

Облачная симфония CloudMaster
Блог

Облачная симфония CloudMaster

21.05.2020

Удаленная работа Apple Практики в Softline. День 1. Дмитрий Шалеев
Блог

Удаленная работа Apple Практики в Softline. День 1. Дмитрий Шалеев

18.05.2020

Централизация или независимость?
Блог

Централизация или независимость?

14.05.2020

Видеоконференции корпоративного уровня бесплатно для всех
Блог

Видеоконференции корпоративного уровня бесплатно для всех

12.05.2020

«Защита КИИ на удаленке» вошла в чат
Блог

«Защита КИИ на удаленке» вошла в чат

08.05.2020

На длинной дистанции: как Softline перевела 3000 человек на удаленную работу за 1 день
Блог

На длинной дистанции: как Softline перевела 3000 человек на удаленную работу за 1 день

07.05.2020

Безопасная виртуализация бизнеса вместе с Citrix Xen и Bitdefender
Блог

Безопасная виртуализация бизнеса вместе с Citrix Xen и Bitdefender

29.04.2020

Высококачественная техническая поддержка при работе из дома
Блог

Высококачественная техническая поддержка при работе из дома

27.04.2020

Биллинг и работа с бюджетными лимитами
Блог

Биллинг и работа с бюджетными лимитами

23.04.2020

Возможности самообслуживания и автоматизации
Блог

Возможности самообслуживания и автоматизации

21.04.2020

Softline на рынке аутсорсинга бизнес-процессов «в вопросах и ответах»
Блог

Softline на рынке аутсорсинга бизнес-процессов «в вопросах и ответах»

17.04.2020

Дорога в облака: как быстро, безопасно и выгодно организовать удаленную работу сотрудников
Блог

Дорога в облака: как быстро, безопасно и выгодно организовать удаленную работу сотрудников

16.04.2020