Взять в оборот

Системы электронного документооборота (СЭД) особенно актуальны для компаний государственного сектора, вне зависимости от их размеров и специфики деятельности. Неважно, в какой отрасли работает организация: если нужно повысить и ускорить качество управления, снизить количество возможных ошибок в обработке документации и таким образом взять новую бизнес-высоту, очень важно внедрить и непрерывно совершенствовать систему электронного документооборота – ведь он постоянно развивается вместе с компанией.

Дмитрий Шейкин, руководитель направления электронных архивов и СЭД Департамента развития бизнеса Softline в регионах, и Александр Калиновский, руководитель направления продаж  электронных архивов и СЭД Департамента продуктовой экспертизы и комплексных решений Softline, рассказывают о преимуществах грамотно построенной СЭД.

В интересах руководства Главная задача людей, управляющих госорганизацией (да, в сущности, и любой другой), — постоянно улучшать качество работы и оптимизировать выполнение постав

ленных задач и все затраты. Сокращение бумажного документооборота и расходов на закупки расходных печатных материалов (например, картриджей для принтеров), а также на хранение бумажного «фонда» дает ощутимую финансовую выгоду. Вы удивитесь тому, как быстро почувствуете и оцените экономию «по всем статьям»!

Но сохраненные деньги — это еще не все. Если вы руководитель, то как никто другой стремитесь выстроить в компании исполнительскую дисциплину и сделать бизнес-процессы максимально прозрачными. Системы электронного документооборота работают четко, дают наглядную картину по состоянию дел на текущий момент и значительно уменьшают время на обработку одного документа.

Дополнительные преимущества

Наверняка каждая компания не раз сталкивалась с такой тривиальной проблемой, как поиск потерявшегося документа. К сожалению, в госорганизациях такое тоже случается, но что, если последствия потери или чересчур долгого поиска нужных файлов могут оказаться критичными?

Возможность быстрого поиска электронных документов — настоящее спасение для организаций, вынужденных ранее работать с миллионами печатных. Надо также отметить, что СЭД помогают соответствовать отраслевым и госстандартам, предъявляющим строгие требования к документообороту. Но и небольшим компаниям эти системы тоже интересны, поскольку им тоже приходится сталкиваться с потоком информации, а промедление с ее обработкой особенно критично для СМБ. Кроме того, именно с помощью ЕСМ проще всего выполнить требования к документообороту, диктуемые государственными и отраслевыми стандартами.

Найдем для вас лучшее

Разнообразие специфики работы государственных организаций в России сложно описать словами. Однако для каждого заказчика мы подберем систему СЭД, которая идеально впишется как в бюджет, так и в особенности деловых процессов компании.

Если ваша компания крупная, с разветвленной сетью филиалов, региональных представительств, сотрудники которой ежедневно обрабатывают огромное количество документов, обратите внимание на такие платформы, как Oracle, IBM, SAP Open Text, Documentum.

Организациям с более низким объемом документооборота подойдут решения Директум, Docsvision, Тезис. Эти продукты российской разработки становятся особенно актуальными среди государственных заказчиков с учетом современных тенденций импортозамещения.

Выбираем СЭД!

Что нужно учесть? Существуют три главных критерия, на которые нужно ориентироваться при выборе системы электронного документооборота. Во-первых, общая стоимость. Она складывается из двух чисел — цен на внедрение и на владение СЭД. Стоимость владения включает в себя и расходы на сопровождение. Во-вторых, функционал. Оцените, насколько он соответствует реальным потребностям вашей организации. Насколько полно решает ее задачи? Скольким сотрудникам поможет в работе? Третий критерий — гибкость системы. Большинство СЭД представляют собой структуру, в которую можно встраивать дополнительные модули — ведь со временем в компании появляются новые задачи и процессы. Электронный документооборот в идеале должен представлять собой систему, которую можно изменять практически как угодно, подстраивая под нужды сотрудников. Мы рекомендуем обратить внимание на возможности масштабируемости платформы. Это особенно важно, если у компании кроме центрального офиса есть также и подразделения в регионах. И последние два немаловажных фактора. Невозможно не учитывать IT-архитектуру компании. Существуют СЭД, ориентированные на SharePoint Server. Другие рассчитаны на Windows, третьи — на ОС Linux Кроме того, важен уровень компетенций ИТ-сотрудников вашей компании. Специалисты Softline помогут не только подобрать подходящую платформу, но и в случае необходимости предложат обучение для сотрудников IТ или любого другого отдела.

Компетенции Softline

Softline и компания Новаком, входящая в ГК Softline, обладают большим опытом внедрения СЭД и электронных архивов. В этом направлении работает более 30 сотрудников, имеющих опыт разработки, настройки и внедрения решений на разных платформах, таких как Directum, Docsvision, Тезис, EOS for SharePoint, Документум, IBM FileNet, Alfresco, Oracle, ABBYY FlexiCapture, и др. Для того, чтобы всегда оставаться в курсе новых технологий, наши инженеры регулярно проходят курсы повышения квалификации.