Бизнес теряет деньги на ИТ-закупках. Сокращаем издержки с помощью «Софтлайн Цифровой актив»

Ручные согласования и хаотичные закупки ежегодно обходятся компаниям в миллионы. Главная причина — изолированность процессов и лоскутная автоматизация. По данным международного исследования компании «Делойт», 57% директоров по закупкам называют разобщенность отделов и ручную координацию задач главным барьером, который мешает контролировать затраты и извлекать ценность из ИТ-инвестиций. Как остановить скрытую утечку бюджета? Экосистема «Софтлайн Цифровой актив» автоматизирует управление закупками ПО и ускоряет согласование. Она сокращает закупочный цикл и превращает хаос в единую систему для поиска, оплаты, продления лицензий и эффективного управления активами.

Что такое «Софтлайн Цифровой актив»?

«Софтлайн Цифровой актив» — это экосистема цифровых инструментов для ИТ-закупок, ядром которой является личный кабинет заказчика. Вместо разрозненных процессов клиент получает единую точку входа для всего цикла закупки: от поиска и выбора ПО до оплаты, получения ключей и закрывающих документов.

Личный кабинет напрямую связан с интернет-магазином store.softline.ru.

Дополнительные инструменты, расширяющие возможности кабинета, подключаются отдельно, например, «Softline Подписки» для управления подписочными и облачными сервисами и B2B-порталы (маркетплейсы). Сквозные переходы между личным кабинетом и дополнительными инструментами находятся в плане развития.

Схема «Как автоматизация ИТ-закупок экономит время»

Какие проблемы решает

Платформа закрывает главную боль бизнеса — снижает непрофильные затраты на внутреннее согласование типовых закупок. Иногда эти расходы бывают сопоставимы с ценой самого контракта. Спотовые закупки* и продления больше не требуют десятков писем и многоуровневых согласований: тем самым устраняются скрытые потери бюджета.

Обычно каждая заявка на лицензию — это эстафета. Руководители согласуют, финансист выделяет бюджет, закупщик ищет поставщика, юрист проверяет договор, бухгалтер подтверждает оплату. Параллельно поставщик готовит коммерческое предложение, выставляет счёт и вручную отправляет ключ. Каждую такую транзакцию можно умножить на сто или тысячу в зависимости от размера организации.

На спотовые закупки тратится огромное количество человеко-часов, которые в денежном эквиваленте могут достигать миллионов рублей. Прибавьте человеческий фактор — ошибки, задержки, забывчивость, которые еще сильнее затягивают операции.

*Спотовые закупки — единичные покупки товаров и услуг «здесь и сейчас», по актуальной рыночной цене, с незамедлительной оплатой и оперативной доставкой.

Как меняется процесс закупки

Мы стремимся к созданию «супермаркета с фиксированными ценами», в который представитель компании заходит, выбирает нужное и быстро получает без бюрократического ада. Сквозной процесс занимает меньше ресурсов со стороны клиента и поставщика.

Люди не уходят из процесса полностью — эксперты остаются для сложных нестандартных задач, или сразу подключаются, если у клиента возникают сложности. В цифру переводятся однообразные типовые процессы, чтобы пользователю было так же удобно, как на привычных маркетплейсах.

Как найти подходящее ПО для бизнеса?

В малом и среднем бизнесе закупки софта часто ложатся на плечи собственника или просто «технически подкованного сотрудника». Для этих людей разбираться в типах лицензий, версиях продуктов и схемах поставки — дополнительная нагрузка. Им нужен не просто каталог, а понятная навигация, подсказка и уверенность, что он выбирает верно.

В системе «Цифрового актива» — это зона работы интернет-магазина. В нем мы разработали функционал, который помогает находить необходимое ПО быстро и точно по запросу.

1. Умный поиск с ИИ

Пользователь вводит запрос, например «антивирус на год» или «ноутбук для дизайнера». Система ищет не только буквальное совпадение, но и понимает смысл запроса. Под капотом работают два механизма: классический поиск по ключевым словам и векторный. Векторный анализирует характеристики запроса: описание продукта, тип лицензии, срок действия, условия доставки и другие характеристики. В результате пользователь получает наиболее релевантные варианты, даже если не знает точного названия продукта.

2. Конфигураторы для сложных продуктов

Чтобы облегчить выбор подходящего продукта из тысяч артикулов интернет-магазина, мы внедряем конфигураторы. Это помощники подбора лицензий для особенно популярных и сложных продуктов.

Например, у Astra Linux или Dr.Web огромное количество артикулов, и пользователи часто теряются в этом многообразии. В конфигураторе (по кнопке «Выбрать лицензию») пользователь отвечает на несколько простых вопросов о своих задачах и на выходе получает список продуктов, которые ему подходят. Без необходимости изучать технические спецификации.

3. Живая помощь на каждом шагу

Если запрос не типовой и требуется сложное решение, на сайте есть чаты, контакты менеджеров, которые оперативно подключаются и помогают. Они не переводят клиента обратно в ручной сценарий с письмами и согласованиями, а помогают пройти автоматизированный путь: подсказывают, что выбрать, и остаются на связи, пока заказ не будет оформлен.

Как ускорить процессы согласования и сократить издержки?

Парадоксально, но больше всего времени в сумме уходит на наименее значимые с финансовой точки зрения сделки — продления подписок, небольшие наборы лицензий, разовые инструменты. В пересчёте на деньги операционные расходы на каждую такую сделку становятся непропорционально высокими, а задержки в цикле ведут к простоям сотрудников и упущенной выгоде.

Когда пользователь может самостоятельно и эффективно работать с сайтом, все лишние звенья нивелируются. Клиенту больше не нужно согласовывать каждую позицию — цена зафиксирована, остатки актуальны, условия прозрачны. Это означает, что из цепочки согласования выпадает целый пласт работы: запрос к менеджеру, ожидание ответа от вендора, пересылка КП, уточняющие вопросы по реквизитам и др.

Клиент видит на сайте актуальную цену, легко выбирает продукт, получает счет в личный кабинет и согласовывает внутри компании только сам факт оплаты.

Счет доступен в личном кабинете. Оплатить можно банковским переводом или онлайн, если такой способ выбран при оформлении.

После поступления средств заказ уходит в обработку. Конечно, бывают случаи, когда процесс не такой линейный. Например, если в одном заказе несколько позиций от разных юрлиц. Пока на сайте нет возможности разбивать заказ на несколько счетов, но в большинстве случаев заказы обрабатываются автоматически.

Как купить лицензии быстро и безопасно?

Покупка в интернет-магазине обычно занимает около 5 минут. Счет выставляется в личном кабинете «Софтлайн Цифровой актив». Закрывающие документы (акт, УПД и счёт-фактура) подгружаются после оплаты в течение нескольких часов. Если заказ оформлен через менеджера, он автоматически отображается в личном кабинете.

Оплатить заказ можно банковским переводом, картой, SberPay, СБП или через цифровой договор; для организаций автоматически генерируется счёт на юрлицо. Лицензионные ключи приходят на почту и одновременно появляются в личном кабинете — по многим позициям уже в течение нескольких минут после оплаты. Покупатели приобретают легальные и подлинные продукты.

Пошаговая инструкция в блоге «Софтлайн Решений»:

Как быстро купить лицензионное ПО

Как быстро продлевать лицензии?

Часто продление лицензий ничем не отличается от первой покупки. Тот же бюрократический круг начинается заново: запросы менеджеру, выставление счетов, долгие согласования. В личном кабинете этот процесс упрощен благодаря автоматизации продлений. Там отображается информация о том, какой продукт и когда истекает. По части лицензий также приходят письма-напоминания — дополнительный страховочный канал, чтобы никто не пропустил важный срок.

Продление лицензий в несколько кликов

Когда срок подходит к концу, у позиции в личном кабинете появляется кнопка «Продлить».

• При нажатии система открывает оформление заказа с подобранным продуктом.
• Клиент проверяет данные.
• Оплачивает.

Счет и документы затем доступны в личном кабинете. Для крупных и нестандартных сделок подключается специалист, который помогает с расчетами, условиями и оформлением.

Продление подписок

Для управления подписками (например, Яндекс 360, Softline Cloud) доступен функционал «Softline Подписки». Здесь можно автоматически активировать, приостанавливать, изменять параметры подписки, менять тарифы, отслеживать расходы, продлевать услуги в пару кликов без обращения к менеджеру. Платформа также поддерживает модель оплаты по факту потребления ресурсов.

Сейчас у платформы отдельный кабинет, но в будущем планируется единая авторизация с личным кабинетом «Софтлайн Цифровой актив». Клиент сможет бесшовно переключаться между ними без повторного входа, управляя всеми подписками и лицензиями в едином пространстве.

Как удобно управлять ИТ-активами?

В личном кабинете все приобретенные цифровые ресурсы компании собраны в едином пространстве. Это позволяет принимать эффективные решения: планировать бюджет на продление, выбирать оптимальные тарифы, переходить на долгосрочные контракты.

Уровни Личного кабинета: пользователь, компания, холдинг

Документы, ключи и лицензии в одном месте

Все лицензионные ключи, дистрибутивы, счета и закрывающие документы хранятся в личном кабинете. Клиенту больше не нужно искать файлы в письмах или запрашивать их у менеджера — всё доступно в любой момент. Можно быстро найти нужную лицензию по поиску или фильтрам, а также отслеживать, какие продукты истекают в ближайшее время. Это позволяет вовремя увидеть истекающие лицензии и не остаться без прав на использование.

Триальные лицензии

Всем клиентам доступен каталог пробных версий продуктов. Клиент устанавливает их у себя и тестирует в течение пробного периода.

Просмотр истории заказов

Получив права администратора, сотрудник может видеть все закупки компании в разделах «Счета и платежи» и «Продукты» — от первого приобретения до последнего продления. Доступны поиск по номеру счета и фильтры по статусу, договору и дате.

В личном кабинете уровня «Холдинг» можно переключаться между компаниями.

Доступ по правам

Для корпоративных клиентов работает ролевая модель доступа. Компания документально назначает администратора личного кабинета, который управляет правами сотрудников. Каждый видит только те данные и заказы, которые ему разрешены. Это исключает бесконтрольный доступ к коммерческой информации и обеспечивает прозрачность корпоративных закупок. Пока администратор не назначен, сотрудник видит только свои заказы.

Демокафе

Для холдингов, помимо триальных лицензий, доступны еще демостенды, которые разворачиваются на инфраструктуре «Софтлайн Решений» (ГК Softline). Так компании могут проверить программу в деле, не тратя собственные ресурсы.

Как крупным холдингам автоматизировать ИТ-закупки и управлять ими?

Главная сложность в том, что государственные и муниципальные заказчики, а также ряд организаций с государственным участием обязаны осуществлять закупки с соблюдением требований закона № 44-ФЗ или закона № 223-ФЗ. Поэтому они не всегда могут просто приобрести товар через обычный интернет-магазин. Способ закупки, порядок выбора поставщика и оформление сделки должны строго соответствовать применимому законодательству и внутренним регламентам.

Частные крупные компании, как правило, формально не подпадают под действие вышеуказанных законов, если отсутствуют предусмотренные законом основания для их применения. Вместе с тем на практике они нередко устанавливают собственные закупочные процедуры, сопоставимые по уровню формализации и строгости с требованиями законодательства в сфере закупок.

В холдингах со сложной многоуровневой структурой и десятками дочерних обществ даже стандартная закупка может требовать проведения внутренней конкурентной процедуры или согласования с головной компанией. При большом объёме таких закупок возникает задача совместить централизованный контроль и соблюдение внутренних регламентов со скоростью операционных процессов.

В экосистеме предусмотрен набор инструментов для решения этих задач по двум возможным сценариям.

Сценарий №1. У компании уже есть площадка для закупок

«Софтлайн Решения» (ГК Softline) загружает свой каталог с ценами на портал клиента, настраивая автоматическую синхронизацию цен, остатков и номенклатуры. Так обеспечиваются единые условия и уровень сервиса для всех подразделений. Заказчикам не нужно каждый раз запрашивать коммерческие предложения — все уже собрано в одном месте.

Интеграция с маркетплейсами и B2B-порталами

Клиент размещает заказ на привычной для себя площадке для закупок: это может быть корпоративный портал холдинга или внешняя B2B-площадка, на которой компания уже работает (Industrial Market, Uptrade, «Максмарт», SberB2B, «РТС-тендер», ЭТП ГПБ и др.). Сотрудники заказывают ПО и оборудование, не выходя из системы, по действующим в компании процедурам согласования.

Площадки для B2B-закупок: Industrial Market, Uptrade, «Максмарт», SberB2B, «РТС-тендер», ЭТП ГПБ

Сценарий №2. У компании нет собственной платформы

Для компаний без собственной закупочной платформы «Софтлайн Решения» (ГК Softline) становится внешним провайдером закупочного процесса с помощью цифровых инструментов.

Уровень «Холдинг» — верхний уровень «Цифрового актива»

«Холдинг» — это максимальный набор возможностей личного кабинета для компаний со сложной структурой. На этом уровне помимо всего вышеописанного в статье функционала появляются дополнительные возможности: холдинговая модель доступа, демокафе и программа преимуществ.

Чтобы подключить уровень «Холдинг», компания оформляет поручение о назначении администратора кабинета. После этого в личном кабинете появляется оферта программы Softline Enterprise Agreement, и по ее принятии открываются возможности уровня. Требований к обороту для подключения нет, но баллы начинают начисляться от определенного объема закупок.

Программа Softline Enterprise Agreement дает сервисные преимущества, и начисленные баллы видны в кабинете уровня «Холдинг».

Холдинговая модель доступа

Администратор из головной компании заводит сотрудников из всех дочерних обществ с разными уровнями прав. Кто-то может только формировать заявку, кто-то — согласовывать. Процесс прозрачен: заявка собирается на площадке, направляется на согласование руководителю, и только после этого запускается полноценный закупочный цикл. Центр получает управляемость, а дочерние компании — скорость.

Программа преимуществ с балльной системой

Баллы начисляются при объеме закупок от 2 млн руб., их количество зависит от суммы соглашения. Потратить их можно на:

• обучение — 120+ курсов по продуктам 12 вендоров для пользователей и технических специалистов;
• консультации — по планированию миграции, проектированию решений по продуктам 15 вендоров;
• мультивендорную техническую поддержку — единое окно и соглашение об уровне предоставления услуги (SLA) на поддержку продуктов 12 вендоров.

Развитие экосистемы

Мы продолжаем развивать инструменты для холдингов и расширяем автоматизацию.

Заключение. Что получает бизнес от автоматизации ИТ-закупок?

Автоматизация ИТ-закупок через экосистему «Софтлайн Цифровой актив» превращает многочисленные ручные процессы в быстрый цифровой цикл. Чем меньше ручных операций, писем и согласований, тем меньше внутренние издержки на каждую транзакцию, ниже совокупная стоимость владения ИТ, и тем быстрее бизнес получает необходимые ресурсы. Сотрудники не тратят большую часть рабочего времени на рутину, а направляют на задачи, где их экспертиза действительно приносит бизнесу ценность.

Ключевые результаты для бизнеса

1. Прямая экономия бюджета. Сокращение операционных расходов за счет исключения посреднических звеньев, минимизации человеческих ошибок и перехода от экстремальных срочных закупок к плановым и прозрачным транзакциям.
2. Высвобождение ресурсов. Автоматизация типовых задач (поиск, оплата, получение ключей) освобождает время высококвалифицированных сотрудников, перенаправляя их фокус на сложные, нестандартные и важные для развития компании задачи.
3. Прозрачность и контроль. Единое окно для управления всеми ИТ-активами, ролевая модель доступа и возможность видеть историю заказов дают руководству полный контроль над закупочной деятельностью холдинга, исключая нецелевое использование средств.
4. Скорость и безопасность. Заказ оформляется за минуты. При этом покупатели приобретают легальные и подлинные продукты.
5. Стратегические преимущества. Возможность участвовать в долгосрочных программах лицензирования, получать технологические баллы на обучение и консультации, а также масштабировать решения на все дочерние структуры делает бизнес устойчивым и готовым к росту. Экосистема меняет экономику ИТ-закупок и даёт бизнесу управляемость, прозрачность и масштабируемость процессов.

Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите преимущества «Софтлайн Цифровой актив»

• Зайдите в кабинет и проверьте сроки лицензий
• Заполните форму и задайте вопрос

Контакты

Диана Ахмедова, руководитель проектов отдела продвижения Softline Enterprise Agreement

Email: diana.akhmedova@softline.com