Управление архивами: проблемы и их решение

Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.

Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.

Проблемы управления архивами

Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.

Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.

Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – необходимостями самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.

На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходился хранить.

Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.

Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.

Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.

Не следует забывать и о нормах хранения документации, при несоблюдении которых юридически значимые бумаги могут утратить свою силу (от выцветшей подписи до полного уничтожения). При малейшем несоблюдении процедуры хранения весь фонд документов может стать «пустым». А практика показывает, что под архивы выделяют не лучшие помещения по остаточному принципу, так что вероятность потерять нужные бумаги из-за ненадлежащего хранения очень велика.

Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.

Решение проблем

Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.

Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.

Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.

В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.

Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.

Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.

Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствия, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.

Вопросы?

На них ответит Артем Тропин, аналитик группы внедрений СЭД/ECM компании Softline, Artem.Tropin@softline.com