Microsoft Planner – новый таск-менеджер в Office

Управление проектами – важная часть рабочего процесса, которой приходится уделять всё больше времени и сил. Рабочего пространство становится мобильнее, фрилансерам или аутсорсерам передается всё больше работы. По данным аналитиков Национального агентства финансовых исследований, уже сегодня каждая пятая российская компания перевела часть сотрудников на дистанционную работу, а еще около 10% собираются поступить так в ближайшие несколько лет.

Инструменты для планирования работ, распределения заданий и их последующего контроля привлекают всё больший интерес. Один из них – сервис Planner корпорации Microsoft, способный упростить ведение проектной деятельности между участниками команды.

Microsoft уже включает Planner наряду с привычной триадой Word-Excel-PowerPoint в штатную поставку Office 365. Заметим, что Microsoft в состав Office включает и некоторые другие популярные сервисы, о функционале которых мы расскажем в следующих обзорах.

Planner ориентирован на work management, новое понятие в бизнес-среде – процесс управления делегированием и отслеживанием хода работ сразу по нескольким задачам, находящийся между управлением задачами и управлением проектами. Для работы с объемными проектами Microsoft предлагает использовать Project. Небольшие задачи можно планировать «на бумажке», а Planner ориентирован на управление проектами средней сложности с возможностью совместной работы.

Интерфейс Planner прост и выдержан в той же стилистике, что и другие приложения Office 365. В поле рабочего окна по каждому плану-проекту выделена «доска», на которой в нужном порядке размещают «карточки» с заданиями и другой рабочей информацией. Каждая «карточка» – объект со своей структурой, на ней можно установить срок исполнения задания и назначить ответственного, можно прикрепить необходимые рабочие файлы и т. д. Сотрудники, также задействованные в работе над проектом, могут обладать правами для изменения содержимого доски, например, добавлять «карточку», присоединять к ней новые файлы, редактировать вложения, участвовать в обсуждениях – Planner их тоже поддерживает – и т. д.

Предусмотрены и другие дополнительные инструменты для удобства управления проектом: например, карточкам можно задавать текстовые и цветовые метки, группировать задачи по степени готовности (новые, находящиеся в работе, выполненные), а также объединять их в «сегменты». Для обзора задач по проекту в сервисе Planner есть контрольная панель, на которой в виде наглядных диаграмм представлен ход исполнения проекта, процент выполнения отдельных задач и продуктивность каждого члена команды.

 Актуальной особенностью новой программы является Planner Hub, инструмент, позволяющий объединять в единый пул несколько проектов. Контролировать их общее состояние программа позволяет с той же легкостью, как и отдельного проекта – доступно простое для визуального восприятия графическое представление данных, получение детальной статистики и т.д.

Интеграция Planner с другими программами и онлайн-сервисами Microsoft делает систему гораздо удобней существующих конкурентов (Trello, Basecamp). Например, как только вы создаете план на доске, к нему автоматически будет сгенерирована записная книжка в OneNote, создано файловое хранилище, календарь и переписка в Outlook. Разумеется, в Planner легко добавлять документы Word, таблицы Excel, заметки OneNote.

Также важной особенностью нового приложения для work management является релиз клиентов Planner для мобильных устройств на платформах Google Android, Apple iOS и Microsoft Windows Phone, которое произойдет в ближайшее время.