Москва
Мероприятия
Блог
Корзина
Регистрация Войти
main-bg
Блог

Управляемые сервисы печати MPS

28.06.2019

Печать – технический процесс, непосредственно связанный с бизнесом и влияющий на него. Казалось бы, что здесь такого? Просто рутина – отправил документ на принтер и получил распечатку. На деле все выглядит несколько иначе: закончившийся тонер или чернила, неисправная техника или большие очереди на печать могут вылиться бизнесу в большие издержки.

Что такое Managed Print Services (MPS)?

MPS – это аутсорсинговая услуга, благодаря которой заказчик получает оптимизированную печатную инфраструктуру, работающую без простоев и перебоев.

Рассмотрим реальный случай.

Клиент: логистическая компания.

Проблема: время загрузки машин регламентировано, но грузы нельзя отправить со склада без сопроводительных документов. Час простоя из-за невозможности распечатать документы и отправить автомобиль может обойтись в 5 млн рублей (данные реального кейса).

Решение: передача печати на аутсорсинг, оптимизация печатной инфраструктуры.

Какие проблемы решает MPS?

  • Неэффективность устройств и документооборота. Можно, конечно, поставить каждому сотруднику по индивидуальному принтеру, но надо ли? 90% времени эти принтеры будут простаивать.
  • Непрозрачность. Скрытые расходы, связанные с доставкой, администрированием и хранением. Технике нужны расходные материалы и ресурсные детали, которые нужно вовремя покупать и доставлять. Все это – время штатных сотрудников и затраты, которых могло бы и не быть.
  • Перегруженность одних устройств и недостаточная загруженность других, вынужденные простои системы. Толпа сотрудников у одного принтера, и полная тишина около тех, которые стоят в другом конце офиса. В итоге один принтер изнашивается до предела, а два просто стоят и «ржавеют». Оптимальным использованием техники это точно не назвать.
  • Необходимость управления парком оборудования и большой бюджет на обслуживание и ИТ-услуги. Принтеры работают в сети, которую надо администрировать, устройства нуждаются в профилактике и ремонте, соответственно, на все это приходится закладывать бюджет, а иногда – нанимать специального человека.
  • Внезапная потребность в оборудовании и высокий уровень затрат на расходные материалы, ЗИП. Принтер сломался – нагрузка на остальные устройства возросла. А если еще два сломаются? Тогда придется срочно покупать замену, деньги на которую в бюджете выделены не были, настраивать устройство. Тонер, картриджи, чернила, бумага… на них тоже расходуется заметная сумма.
  • Высокий уровень потребления энергии и расхода бумаги, наличие отходов. С энергией и бумагой понятно, а как ликвидировать использованные картриджи? В мусор их выбрасывать нельзя. А как избавляться от тонн невостребованных распечаток?
  • Небрежность и бесконтрольная печать документов. Знаете ли вы, что по статистике до 30% распечатанных бумаг так и остаются невостребованными, то есть техника работает, ресурсы потребляются, а потом все отправляется в корзину. А сколько распечаток сотрудники делают для личных целей? Один лист – не жалко, а тысячу? Десять тысяч? Стоит ли говорить еще о том, что распечатанные документы, в том числе и с конфиденциальной информацией, легко вынести за пределы офиса. Запреты на перенос файлов на внешние носители, контроль за пересылаемой корреспонденцией не имеют большого смысла, если заинтересованные сотрудники могут просто распечатать данные, представляющие коммерческую тайну, и унести их с собой.

Как упорядочить процесс печати?

Компания Softline предлагает несколько уровней сервисов, позволяющих решить проблемы, связанные с печатью.

Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати. На этом уровне мы помогаем с расходниками, ресурсными компонентами и инженерами, обслуживающими технику.

Преимущества:

  • Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
  • Прогнозируемый бюджет, так как затраты на печать относятся к прямым расходам.
  • Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати позволяют обеспечить бесперебойность работы.
  • Обслуживание оргтехники по единым стандартам приводит к снижению или сокращению времени на обслуживание техники.

Оптимизация инфраструктуры печати. Чем больше в компании устройств печати, тем чаще приходится нанимать для их обслуживания специальных инженеров. Чем более разнороден состав оборудования и чем он старше, тем сложнее его обслуживать. В рамках услуги оптимизации инфраструктуры печати мы предлагаем комплекс мер, позволяющий уйти от избыточности парка печатающих устройств.

Преимущества:

  • Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (print-room/print-zone).
  • Управление потоками и политикой печати.
  • Оборудование как сервис (HaaS).
  • Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.

Полное предоставление услуги управляемой печати. На этом уровне инфраструктура печати полностью передается на аутсорсинг компании Softline, которая занимается ее упорядочиванием, решает инциденты, масштабирует инфраструктуру по мере необходимости, прогнозирует всплески, спад и проч., настраивает доступ новым пользователям. При таком подходе предусмотрено несколько вариантов оплаты: либо отдельно за лизинг устройств, специалистов и прочие оказываемые услуги, либо общая сумма за количество напечатанных страниц.

Преимущества:

  • Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
  • Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
  • Модель предоставления услуги – «click charge» и «все включено», позволяющая прогнозировать расходы на среднюю и долгосрочную перспективу.
  • Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.

При всех трех вариантах сервиса вы получаете единую точку входа в виде одного поставщика услуги, единую точку ответственности, консолидированную отчетность и мониторинг инфраструктуры печати.

Не только печать, но еще и сканирование!

Компания Softline предлагает услуги автоматизации сканирования, распознавания и сортировки документов на портале, в хранилище, СЭД. В проект внедрения может быть включена работа оператора, который занимается оцифровкой и складированием отсканированных документов.

Помним про безопасность печати!

DLP-системы позволяют отслеживать действия пользователей, но они не способны обеспечить безопасность вывода на твердом носителе (бумага). Между тем, любой из сотрудников может вывести конфиденциальную информацию на бумагу и унести распечатку с собой. В зоне риска и сведения, которые выводились на печать для служебного пользования, но долго лежали невостребованными и могли быть скопированы посторонними лицами, не имеющими прав на доступ к этой информации.

Системы управления печатью, такие как MyQ, SafeQ, PaperCut, Ringdale FollowMe и др. позволяют контролировать этот источник потенциальной утечки информации, анализируя права пользователей на печать тех или иных данных.

Функционал отложенной печати по пин-коду или по бесконтактной карте доступа предполагает возможность отправлять документы на принтер с последующей распечаткой только в присутствии их владельца. Кроме того, существует опция выбора файлов, печать которых действительно нужна, ведь иногда бывает, что выводимая на бумагу версия не является последней. В ней находятся ошибки или недочеты, которые исправляются, после чего обновленный документ опять отправляется на принтер.

И, конечно, следует помнить, что до 30% документов, отправленных на печать, остаются невостребованными.

Использование систем управления печатью имеет значительный экономический эффект:

  • Сокращение затрат: обслуживание инфраструктуры – до 30%; закупка однотипных РМ и ЗИП – до 30%; потребление бумаги – до 50%; энергопотребление – до 50%.
  • Бюджетирование: прозрачность расходов на печать; разделение статей расходов по устройствам, подразделениям, центрам затрат.
  • Оптимизация: экономия до 30% бюджета печати; замена и перемещение неэффективных устройств; сокращение наименований номенклатуры РМ и прозрачное бюджетирование ЗИП, обслуживание – снижение ТСО.

Все вышеприведенные цифры подтверждены практикой. Средняя экономия по нашим клиентам после внедрения систем управления печатью составляет 15-20%.

Это интересно!

В практике нашей компании есть проект, при котором был реализован функционал платной печати в библиотеке по карточке с выделенным лимитом средств. Благодаря ему читатели получили возможность самостоятельно распечатывать документы, не прибегая к услугам сотрудников организации.

Коробочная услуга управляемой печати

Для небольших организаций и компаний, где объем печати не больше 100 тыс. отпечатков в месяц, мы запустили услугу «коробочного» аутсорсинга на новом оборудовании XEROX или HP Inc., позволяющую на длительный срок обеспечить бесперебойность печати заказчика.

Коробочная услуга включает определенный набор сервисов, в который включена аренда устройства, расходники, ресурсные детали, стоимость заданного объема печати и SLA. Страницы, распечатанные за рамками базового платежа, тарифицируются отдельно. Все инциденты устраняются на следующий рабочий день.

Преимущества коробочной услуги управляемой печати:

  • Экономическая эффективность: полная прозрачность затрат, отсутствие капитальных инвестиций.
  • Продуктивность: парк устройств печати под конкретные задачи пользователей, гарантированный сервис, проактивный мониторинг.
  • Планирование и контроль: единая точка ответственности, обязательства по SLA.

Сервисы MPS компании Softline гарантируют высокий уровень надежности систем. Мы обеспечиваем безопасность и функционирование системы, если необходимо, то и в режиме 24/7.

Новости, истории и события
Смотреть все
ГК Softline стала платиновым партнером UserGate
Новости

ГК Softline стала платиновым партнером UserGate

13.03.2025

SL Soft (ГК Softline) представила обновления платформы ROBIN и цифрового ассистента
Новости

SL Soft (ГК Softline) представила обновления платформы ROBIN и цифрового ассистента

12.03.2025

В «Цитрос ЮЗ ЭДО» от SL Soft (ГК Softline) поддержаны новые правила работы по упрощенной системе налогооблажения
Новости

В «Цитрос ЮЗ ЭДО» от SL Soft (ГК Softline) поддержаны новые правила работы по упрощенной системе налогооблажения

11.03.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) защитит данные клиентов с помощью DRaaS
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) защитит данные клиентов с помощью DRaaS

11.03.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) представил новый интерфейс для управления облачными ресурсами
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) представил новый интерфейс для управления облачными ресурсами

10.03.2025

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) заключил технологическое партнерство с MIND Software
Новости

Провайдер «Инферит Облако» (ГК Softline) заключил технологическое партнерство с MIND Software

07.03.2025

ГК Softline объявляет о смене названия компании НТО «ИРЭ-Полюс» на VPG Laserone с 7 марта 2025 года
Новости

ГК Softline объявляет о смене названия компании НТО «ИРЭ-Полюс» на VPG Laserone с 7 марта 2025 года

07.03.2025

ГК Softline оснастила новый корпус центра детского (юношеского) технического творчества «Охта» в Санкт-Петербурге
Новости

ГК Softline оснастила новый корпус центра детского (юношеского) технического творчества «Охта» в Санкт-Петербурге

06.03.2025

Bell Integrator (ГК Softline) провела конференцию «Автоматизация тестирования в ИТ»
Новости

Bell Integrator (ГК Softline) провела конференцию «Автоматизация тестирования в ИТ»

05.03.2025

Подтверждена совместимость UDV ITM и UDV DATAPK Industrial Kit с ОС семейства «МСВСфера» (ГК Softline)
Новости

Подтверждена совместимость UDV ITM и UDV DATAPK Industrial Kit с ОС семейства «МСВСфера» (ГК Softline)

04.03.2025

Ирина Назаренко возглавит направление «Инферит ОС» (ГК Softline)
Новости

Ирина Назаренко возглавит направление «Инферит ОС» (ГК Softline)

04.03.2025

FastFox перешел на отечественную ОС «МСВСфера Сервер» 9 от «Инферит» (ГК Softline)
Новости

FastFox перешел на отечественную ОС «МСВСфера Сервер» 9 от «Инферит» (ГК Softline)

03.03.2025

Российский ИТ-вендор «Инферит» (ГК Softline) вошел в АРПЭ
Новости

Российский ИТ-вендор «Инферит» (ГК Softline) вошел в АРПЭ

03.03.2025

ГК Softline снова запускает программу обучения «ИТ — твоё место работы» для менеджеров по продажам
Новости

ГК Softline снова запускает программу обучения «ИТ — твоё место работы» для менеджеров по продажам

03.03.2025

Российский производитель лазеров НТО «ИРЭ-Полюс» (ГК Softline) принял участие в международном мероприятии SUAC-2025 – 36‑й конференции Саудовской урологической ассоциации
Новости

Российский производитель лазеров НТО «ИРЭ-Полюс» (ГК Softline) принял участие в международном мероприятии SUAC-2025 – 36‑й конференции Саудовской урологической ассоциации

28.02.2025

Академия Softline объявляет о стратегическом партнерстве с Arenadata и развитии направления Data Science
Новости

Академия Softline объявляет о стратегическом партнерстве с Arenadata и развитии направления Data Science

28.02.2025

ГК Softline реализовала комплексное оснащение школ-новостроек в Ставрополе
Новости

ГК Softline реализовала комплексное оснащение школ-новостроек в Ставрополе

28.02.2025

SL Soft автоматизировала для фармкомпании «АКРИХИН» бюджетирование на базе системы «БОСС»
Новости

SL Soft автоматизировала для фармкомпании «АКРИХИН» бюджетирование на базе системы «БОСС»

28.02.2025

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года
Блог

Инвестиции в цифровизацию ритейла: стратегии 2025 года

11.03.2025

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы
Блог

Топ-редакторы для работы с PDF — сравниваем программы

04.03.2025

Российские офисные системы: выбор и преимущества
Блог

Российские офисные системы: выбор и преимущества

03.03.2025

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры
Блог

Softline Assessment и СУБД Tantor: мощный тандем для диагностики инфраструктуры

26.02.2025

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна
Блог

Интервью ГК Softline и «Базальт СПО»: сервис Softline Enterprise Agreement — инфраструктура заказчика из единого окна

24.02.2025

ИИ-тренды в промышленности: от цифровых ассистентов до умных АСУ ТП
Блог

ИИ-тренды в промышленности: от цифровых ассистентов до умных АСУ ТП

20.02.2025

Как эффективно защитить инфраструктуру компании от DDoS-атак?
Блог

Как эффективно защитить инфраструктуру компании от DDoS-атак?

14.02.2025

ИТ-тренды в образовании: с чем идем в 2025 год
Блог

ИТ-тренды в образовании: с чем идем в 2025 год

11.02.2025

Программирование без кода: как с помощью No-Code и Low-Code адаптировать Service Desk под любые задачи
Блог

Программирование без кода: как с помощью No-Code и Low-Code адаптировать Service Desk под любые задачи

04.02.2025

Егор Кукушкин (Группа «Борлас»): «Отечественный рынок смог в существенной степени переориентироваться на импортозамещение»
Блог

Егор Кукушкин (Группа «Борлас»): «Отечественный рынок смог в существенной степени переориентироваться на импортозамещение»

04.02.2025

Юрий Латин, Bell Integrator: Будущее заказной разработки перспективное, и не только из-за импортозамещения
Блог

Юрий Латин, Bell Integrator: Будущее заказной разработки перспективное, и не только из-за импортозамещения

04.02.2025

Стек российских технологий из одного «окна»: как выгодно импортозаместить ПО с Softline Enterprise Agreement
Блог

Стек российских технологий из одного «окна»: как выгодно импортозаместить ПО с Softline Enterprise Agreement

04.02.2025

Как технологии no-code ускоряют внедрение цифровых двойников
Блог

Как технологии no-code ускоряют внедрение цифровых двойников

03.02.2025

Как оснастить школу в соответствии с приказом № 838: руководство для строительных компаний
Блог

Как оснастить школу в соответствии с приказом № 838: руководство для строительных компаний

29.01.2025

Рынок BPM-систем вчера, сегодня, завтра
Блог

Рынок BPM-систем вчера, сегодня, завтра

28.01.2025

Дата-центры в России: тенденции и перспективы
Блог

Дата-центры в России: тенденции и перспективы

13.01.2025

Как эффективно внедрить стандарты ГОСТ в организацию: этапы и советы
Блог

Как эффективно внедрить стандарты ГОСТ в организацию: этапы и советы

12.01.2025

Работник кода: как искусственный интеллект может помочь в смене профессии. Нейросети полезны кандидатам с нулевым опытом или возрастным соискателям
Блог

Работник кода: как искусственный интеллект может помочь в смене профессии. Нейросети полезны кандидатам с нулевым опытом или возрастным соискателям

10.01.2025