Перевод печати на аутсорсинг – это современное решение для бизнеса.
В каждом среднем офисе находится в эксплуатации от 10 печатных устройств. Основные недостатки использования обычных принтеров по сравнению с инфраструктурой на аутсорсинге:
- отсутствие мониторинга устройств: непрозрачные расходы, сложность планирования закупок, сложность оптимизации парка, простаивание устройств при поломке;
- нет авторизации при печати: опасность утечки важной информации, забытые документы около устройства, очередь около одного устройства при простаивании другого;
- отсутствие аудита печати: излишняя печать в цвете, личная печать пользователей, сложность контроля расходов отдельных сотрудников или отделов.
Softline предлагает услугу аутсорсинга печати, благодаря которой все эти вопросы будут решены.
Какие возможности аутсорсинга печати открывает сотрудничество с Softline?
- Единый стандарт печати на базе оборудования.
- Сокращение числа печатающих устройств в среднем в 2 раза и использование только оригинальных расходных материалов.
- Единый поставщик услуги «аутсорсинг печати» (один держатель контракта): обслуживание и сопровождение всего нового парка печатной техники.
- Прозрачность расходов.
- Единый центр управления печатью и сканированием на базе решения с использованием дополнительных сервисных утилит.
- Реализация доступа к печатающим устройствам коридорного типа расположения с помощью бесконтактных карт и получение пользователями только своих заданий на печать.
- Печать как с обычных рабочих станций, так и с мобильных устройств.
- Различные способы авторизации: по карте доступа, ПИН-коду, логину и паролю.
- Защита и шифрование данных между сервером и устройствами печати.
- Широкая поддержка устройств: 25 вендоров и более 1200 моделей.
Как работает подобная система?
Система будет состоять из сервера головного офиса, который контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика, а также хранит на себе все работы печати.
Подсистема будет отслеживать их, анализировать по различным параметрам и публиковать результаты в наглядной форме. Выполненные работы будут записываться на счет конкретного пользователя, группы.
Для учета заданий печати будет применяться онлайн-режим, что означает получение сервером обратной связи от печатного устройства непосредственно во время сеанса печати или копирования, а также вычисление фактического количества страниц, напечатанных при выполнении работы или пакета работ. На счету пользователя находится только фактическое количество отпечатанных страниц, отмененные или ненапечатанные по каким-то причинам работы корректно отображаются в системе учета.

В рамках внедрения СУИП доступны также следующие функции:

Комплексный подход к оптимизации
Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати
- Централизация сервиса и закупок –> Один поставщик услуги; один исполнитель.
- Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
- Поставка РМ и ЗИП, поддержание оперативного склада, подменный фонд.
- Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати -> Бесперебойность работы.
- Расходы на печать относятся к прямым расходам -> Точное прогнозирование бюджета.
- Обслуживание оргтехники по единым стандартам -> Снижение или сокращение времени на обслуживание техники.
- Охват всех офисов по России в рамках одного поставщика и одного контракта.
- Переход CAPEX в OPEX при аренде оборудования -> Оборудование не ставится на баланс -> Нет налога на имущество.
Оптимизация инфраструктуры печати
- Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (Print-room / Print-zone).
- Оборудование как сервис (HaaS).
- Управление потоками печати и политики печати – кто, как и что печатает.
- Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.
- Утилизация оборудования, РМ, ЗИП.
Полное предоставление услуги управляемой печати или HW + SW + Consult + Integration + Service = DOCaaS:
- Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
- Понятные и описанные бизнес-процессы, связанные с печатью.
- ПО по управлению инфраструктурой печати, архивированию документов, кросс-платформенная интеграция ПО ввода-вывода документов.
- Модель предоставления услуги – «click charge» и «Все включено» -> прогнозируемость расходов на средне- и долгосрочную перспективу.
- Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
- Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.
- Для ДИТ – концентрация на основном бизнесе компании -> Непрерывность бизнеса.
Взаимодействие в рамках проекта
№
|
Описание
|
Примерная длительность (от момента договоренностей)
|
1
|
Формирование рабочей группы для взаимодействия в рамках эксплуатации
|
5 рабочих дней
|
2
|
Предоставление списка персонала
|
5 рабочих дней
|
3
|
Настройка систем взаимодействия (учетные записи, Service Desk и т.п.)
|
10 рабочих дней
|
4
|
Приемка оборудования на обслуживание
|
15-30 рабочих дней
|
5
|
Настройка системы мониторинга
|
20 рабочих дней
|
6
|
Начало предоставления услуг переходного периода
|
10 рабочих дней
|
7
|
Начало предоставления услуг постоянного уровня
|
3 месяца
|
8
|
Контроль качества, выделенный менеджер
|
Постоянно
|
9
|
Встречи по уровню сервиса
|
Ежеквартально/ ежемесячно
|
«Olympus Moscow благодарит компанию Softline за плодотворное сотрудничество в рамках проекта по внедрению системы управляемой печати. Мы получили решение, которое позволило уменьшить расход ресурсов, более эффективно формировать ИТ-бюджет и повысить удобство работы пользователей. Теперь в распоряжении персонала нашего офиса современное оборудование и гибкая система авторизации по смарт-картам при использовании печатных устройств.
В результате стало возможным равномерно распределять нагрузку на печатные устройства и ранжировать вывод документов на принтер в соответствии с настроенными политиками и вести биллинг, чтобы более детально анализировать расходы.
Мы высоко ценим профессионализм команды Softline, их экспертизу и рекомендуем компанию как надежного и компетентного партнера по реализации проектов в области управляемой печати».
Рекомендательное письмо (PDF)
Компания «АССМАНН Бератен + Планен» арендовала виртуальную инфраструктуру Softline для размещения системы Pilot-ICE.
«Pilot-ICE необходим для работы с особо требовательными заказчиками, желающими полностью контролировать процесс работы над проектом. В этом случае сроки подготовки документации значительно сокращаются. Использование облачной инфраструктуры Softline для решения конкретной задачи позволило нам оптимизировать затраты на ИТ и запустить систему документооборота в течение нескольких дней. Первоначально рассматривался и альтернативный вариант: полная замена офисной серверной инфраструктуры и сетевого оборудования на новые решения с их настройкой. Но в этом случае модернизация заняла бы несколько месяцев», –
По результатам проекта (миграция на Windows 10) были обновлены операционные системы на 1000 рабочих мест. Благодаря сотрудничеству с Softline мы провели сложный процесс миграции в сжатые сроки. Консультации, организованные Softline для IT-специалистов вуза, помогли нам самостоятельно продолжить переход на новую версию Windows.
Теперь студенты факультета компьютерных технологий и информатики СПбГЭТУ «ЛЭТИ» используют в процессе обучения широкие возможности суперкомпьютера NVIDIA DGX A100. Специалисты Softline принимали активное участие на всех этапах, но особо хочу отметить помощь в выборе площадки для размещения оборудования. Причем многочисленные варианты мы обсуждали с ними едва ли не до самого последнего дня. Для нас также было важно, чтобы специалисты сервисного провайдера были сертифицированы NVIDIA. Эксперты компании Softline доказали свой профессионализм на деле.
Разработанный портал запущен в эксплуатацию, но еще предстоит объемный этап наполнения его контентом. Презентация проекта Softline руководству банка прошла успешно, было одобрено его дальнейшее развитие. Уже сейчас ведется работа по формированию требований к новому этапу работ. В перспективе на базе портала будет построена система управления проектами, созданы различные сервисные модули для планирования мероприятий и ресурсов.
Softline установила для нужд Управления дорожного хозяйства Омской области девять автоматических пунктов весогабаритного контроля.
«Совместно с компанией Softline в Омской области была создана система весогабаритного контроля (ВГК), которая с 2 марта 2020 г. работает в режиме промышленной эксплуатации. Рамки не мешают законопослушным перевозчикам, но останавливают нарушителей. За январь, когда система работала в тестовом режиме, на одной точке весогабаритного контроля было зафиксировано порядка тысячи нарушений, что эквивалентно 250 – 300 млн руб. Полученные деньги могут быть направлены только в дорожный фонд Омской области: на ремонт, содержание, строительство дорог.
Всего по территории области установлено девять таких постов. По нашим прогнозам, в течение трех лет областной бюджет получит более 3 млрд руб., как в виде штрафов, так и в виде оплаты официальных разрешений на легальный проезд большегрузов. Математика достаточно простая: стоимость ремонта дороги начинается от 10 млн руб. за один километр. Комплексы ВГК на сегодняшний день закрывают порядка 180 километров, что означает поступление порядка 1,8 млрд руб. ежегодно. Сэкономленные деньги область сможет пустить на развитие дорожной сети и восстановление дорог, Неотвратимость наказания в итоге ведет к повышению культуры поведения на автодорогах. С какой стороны ни посмотри, такой проект – благо для региона», –
PT Network Attack Discovery — полезный инструмент для мониторинга безопасности сети. После внедрения продукта мы почти моментально увидели первые результаты, которые помогли нам снизить риски безопасности и улучшить защищенность инфраструктуры. Специалисты Softline реализовали проект качественно и в кратчайший срок.
Инвентаризация помогла нам облегчить планирование закупок ПО, а программы лицензирования, рекомендованные экспертами Softline, позволят сократить затраты на обслуживание IT.
Государственный комитет республики Башкортостан по информатизации и вопросам функционирования системы «Открытая Республика» выражает благодарность АНО ДПО «СофтЛайн Эдюкейшн» (далее – Учебный центр Softline, центр) за успешную реализацию проекта по модернизации системы мониторинга развития электронного обучения в образовательных организациях Республики Башкортостан. Разработка методологии мониторинга развития электронного образования (далее – методика) является важнейшей задачей стратегии совершенствования системы электронного образования в Республике Башкортостан.
При разработке методики была актуализирована система информации о состоянии и динамическом изменении в системе электронного обучения республики для принятия адекватных управленческих решений в этой области.
Команда Учебного центра Softline провела анализ существующих механизмов, практик и исследований в области мониторинга электронного образования в тесном взаимодействии с ведущими российскими экспертами в этой области.
При разработке механизмов модернизации методики оценки эффективности реализации электронного образования были проанализированы современные подходы и эффективные практики по мотивации использования электронного обучения и дистанционных образовательных технологий в образовательных организациях (как на региональном, так и на федеральном уровне). На основе проведенного анализа были спроектированы методические рекомендации по мотивации использования электронного обучения и дистанционных образовательных технологий в образовательных организациях Республики Башкортостан.
В итоге проекта специалистами центра была произведена модернизация и актуализация показателей и индикаторов мониторинга развития электронного образования в образовательных организациях Республики Башкортостан, адаптированных для различных уровней образования. Новая система оценки образовательных программ создана на основе уже существующей, таким образом, она не потребует дополнительного обучения пользователей.
В модернизированной методике мониторинга электронного образования, разработанной командой Учебного центра Softline, были сформированы единые подходы, требования и рекомендации, ориентирующие образовательные организации на высокий уровень достижений в области электронного обучения и дистанционных образовательных технологий.
Высокий уровень профессионализма экспертов Учебного центра Softline, их готовность глубоко изучить потребности клиента, внимание к деталям предоставленного технического задания и умение работать в сжатые сроки позволили нам создать обновленную систему мониторинга, понятную пользователям и отвечающую требованиям современного образовательного дискурса.
Рекомендательное письмо (PDF)