-
Latin America
-
Central & Eastern Europe
-
Asia
Управляемая печать
Перевод печати на аутсорсинг – это современное решение для бизнеса.
В каждом среднем офисе находится в эксплуатации от 10 печатных устройств. Основные недостатки использования обычных принтеров по сравнению с инфраструктурой на аутсорсинге:
- отсутствие мониторинга устройств: непрозрачные расходы, сложность планирования закупок, сложность оптимизации парка, простаивание устройств при поломке;
- нет авторизации при печати: опасность утечки важной информации, забытые документы около устройства, очередь около одного устройства при простаивании другого;
- отсутствие аудита печати: излишняя печать в цвете, личная печать пользователей, сложность контроля расходов отдельных сотрудников или отделов.
Softline предлагает услугу аутсорсинга печати, благодаря которой все эти вопросы будут решены.
Какие возможности аутсорсинга печати открывает сотрудничество с Softline?
- Единый стандарт печати на базе оборудования.
- Сокращение числа печатающих устройств в среднем в 2 раза и использование только оригинальных расходных материалов.
- Единый поставщик услуги «аутсорсинг печати» (один держатель контракта): обслуживание и сопровождение всего нового парка печатной техники.
- Прозрачность расходов.
- Единый центр управления печатью и сканированием на базе решения с использованием дополнительных сервисных утилит.
- Реализация доступа к печатающим устройствам коридорного типа расположения с помощью бесконтактных карт и получение пользователями только своих заданий на печать.
- Печать как с обычных рабочих станций, так и с мобильных устройств.
- Различные способы авторизации: по карте доступа, ПИН-коду, логину и паролю.
- Защита и шифрование данных между сервером и устройствами печати.
- Широкая поддержка устройств: 25 вендоров и более 1200 моделей.
Как работает подобная система?
Система будет состоять из сервера головного офиса, который контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика, а также хранит на себе все работы печати.
Подсистема будет отслеживать их, анализировать по различным параметрам и публиковать результаты в наглядной форме. Выполненные работы будут записываться на счет конкретного пользователя, группы.
Для учета заданий печати будет применяться онлайн-режим, что означает получение сервером обратной связи от печатного устройства непосредственно во время сеанса печати или копирования, а также вычисление фактического количества страниц, напечатанных при выполнении работы или пакета работ. На счету пользователя находится только фактическое количество отпечатанных страниц, отмененные или ненапечатанные по каким-то причинам работы корректно отображаются в системе учета.
В рамках внедрения СУИП доступны также следующие функции:
Комплексный подход к оптимизации
Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати
- Централизация сервиса и закупок –> Один поставщик услуги; один исполнитель.
- Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
- Поставка РМ и ЗИП, поддержание оперативного склада, подменный фонд.
- Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати -> Бесперебойность работы.
- Расходы на печать относятся к прямым расходам -> Точное прогнозирование бюджета.
- Обслуживание оргтехники по единым стандартам -> Снижение или сокращение времени на обслуживание техники.
- Охват всех офисов по России в рамках одного поставщика и одного контракта.
- Переход CAPEX в OPEX при аренде оборудования -> Оборудование не ставится на баланс -> Нет налога на имущество.
Оптимизация инфраструктуры печати
- Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (Print-room / Print-zone).
- Оборудование как сервис (HaaS).
- Управление потоками печати и политики печати – кто, как и что печатает.
- Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.
- Утилизация оборудования, РМ, ЗИП.
Полное предоставление услуги управляемой печати или HW + SW + Consult + Integration + Service = DOCaaS:
- Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
- Понятные и описанные бизнес-процессы, связанные с печатью.
- ПО по управлению инфраструктурой печати, архивированию документов, кросс-платформенная интеграция ПО ввода-вывода документов.
- Модель предоставления услуги – «click charge» и «Все включено» -> прогнозируемость расходов на средне- и долгосрочную перспективу.
- Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
- Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.
- Для ДИТ – концентрация на основном бизнесе компании -> Непрерывность бизнеса.
Взаимодействие в рамках проекта
|
№ |
Описание |
Примерная длительность (от момента договоренностей) |
|
1 |
Формирование рабочей группы для взаимодействия в рамках эксплуатации |
5 рабочих дней |
|
2 |
Предоставление списка персонала |
5 рабочих дней |
|
3 |
Настройка систем взаимодействия (учетные записи, Service Desk и т.п.) |
10 рабочих дней |
|
4 |
Приемка оборудования на обслуживание |
15-30 рабочих дней |
|
5 |
Настройка системы мониторинга |
20 рабочих дней |
|
6 |
Начало предоставления услуг переходного периода |
10 рабочих дней |
|
7 |
Начало предоставления услуг постоянного уровня |
3 месяца |
|
8 |
Контроль качества, выделенный менеджер |
Постоянно |
|
9 |
Встречи по уровню сервиса |
Ежеквартально/ ежемесячно |
Реализованные проекты по направлению Техподдержка и IT-аутсорсинг 24х7
выполненные проекты
«Olympus Moscow благодарит компанию Softline за плодотворное сотрудничество в рамках проекта по внедрению системы управляемой печати. Мы получили решение, которое позволило уменьшить расход ресурсов, более эффективно формировать ИТ-бюджет и повысить удобство работы пользователей. Теперь в распоряжении персонала нашего офиса современное оборудование и гибкая система авторизации по смарт-картам при использовании печатных устройств.
В результате стало возможным равномерно распределять нагрузку на печатные устройства и ранжировать вывод документов на принтер в соответствии с настроенными политиками и вести биллинг, чтобы более детально анализировать расходы.
Мы высоко ценим профессионализм команды Softline, их экспертизу и рекомендуем компанию как надежного и компетентного партнера по реализации проектов в области управляемой печати».
Рекомендательное письмо (PDF)
Нам импонирует стратегия экспансии Softline. Компания давно присутствует на рынках, которые считает для себя целевыми, у нее отличный международный бизнес, мы рады поддержать ее амбиции и верим в достижение высоких целей.
Облачное решение позволило нашим специалистам сохранить требуемый для бизнеса уровень эффективности IТ-процессов без дополнительных затрат и внесения существенных изменений в инфраструктуру. Мы получили надежную, современную и гибкую систему, работа с которой позволяет получать коммерческую выгоду и одновременно экономить средства компании. Оценив преимущества облачных технологий, мы и дальше планируем использовать подобные сервисы в работе.
Реализация проекта по защите данных позволила нам привести процессы обработки персональных данных в соответствие требованиям современного законодательства. Разработанная нормативно-методическая документация является основой для прохождения проверок со стороны уполномоченных надзорных органов в сфере персональных данных. Проект стал важным этапом на пути развития и усовершенствования процессов обеспечения информационной безопасности предприятия.
Благодаря созданной инфраструктуре мы можем с минимальными затратами разворачивать IT-сервисы в новых офисах по всей России, управлять ими и обслуживать их. При этом все пользователи как управляющей компании, так и регионов, получают все возможности корпоративной работы, что позволяет максимально эффективно решать задачи расширения компании, которые поставлены на 2009 – 2010 годы.
Завершено внедрение корпоративного портала на платформе Microsoft SharePoint Server 2010 для Страховой Группы «СОГАЗ». Проект выполняли специалисты департамента решений Microsoft компании Softline. Опыт совместной работы позволяет говорить о Softline как о надежном и профессиональном партнере, выполняющим принятые на себя обязательства, – мы полностью удовлетворены результатами.
Внедрение решения System Center Configuration Manager 2007 R2 значительно облегчило задачу по управлению имеющимися активами информационной системы. Если раньше для форматирования, установки операционной системы и ПО в 4 компьютерных классах (по 20 компьютеров в каждом) двум квалифицированным специалистам требовалось три дня, то теперь та же операция занимает всего три часа, причем ее можно поручить и неспециалисту. Упростилась и система учета программного обеспечения: данные, которые раньше снимали «вручную», что занимало достаточно много времени, теперь можно получить в течение нескольких минут в консоли управления продукта. Хочется выразить благодарность компании в целом и персонально Иреку Ишкуватову, руководителю направления внедрения IT-решений представительства Softline в Уфе.
Компания Softline завершила проект по миграции почтовой инфраструктуры компании «Леруа Мерлен Восток» на Microsoft Exchange Server 2010. Внедрение Microsoft Exchange Server 2010 позволило повысить производительность труда за счет более эффективного расходования рабочего времени пользователей, предоставляя возможность решать большее количество задач в сжатые сроки. Специалисты компании Softline подошли к вопросу профессионально, задача была решена качественно и быстро, мы полностью удовлетворены результатами работы.
Компания Softline оказала нам неоценимую помощь в выборе системы управления взаимодействиями с клиентами. Теперь быстрое получение аналитических отчетов на основании хранящейся в Microsoft Dynamics CRM информации позволяет нашей компании оценивать эффективность бизнес-процессов и принимать обоснованные и подкрепленные качественными данными управленческие решения.
Внедрение CRM-системы – это инвестиции, которые позволили значительно улучшить бизнес-процессы нашей компании. Учитывая тот факт, что до момента использования системы информация по клиентам хранилась в разных базах данных и не могла обрабатываться консолидированно в едином источнике, мы сразу увидели преимущества использования системы. В два раза сократилось количество потерянных или не вовремя обработанных заявок, на 20% уменьшилось число дублей объектов недвижимости. Единая база данных наших клиентов позволяет нам вести полную историю взаимоотношений с нашими клиентами и поставщиками.