G Suite. С чего начинаются перемены и 90-миллионная экономия

Роман Веселов, директор по информатизации ПАО «ТрансКонтейнер», отвечает за внедрение инновационных решений в сфере информационных технологий, которые призваны вывести организацию на новый уровень. О том, как изменились бизнес-процессы и внутренняя культура в результате перехода компании на G Suite, он рассказал Александру Ивлеву, руководителю отдела решений Google департамента облачных технологий Softline.

О компании

ПАО «ТрансКонтейнер» – российский интермодальный контейнерный оператор, управляющий крупнейшим в России парком контейнеров и фитинговых платформ, на всей сети железных дорог стандарта 1520.

У компании есть уникальный опыт эффективного управления парком на более чем 300 000 маршрутах в России и за рубежом, а также реализации комплексных транспортно-логистических решений. В компании работает более 3500 человек. Сеть продаж включает более 110 офисов продаж в России, с присутствием в странах СНГ, Европы и Азии.

— Роман, как выглядела ваша ИT-инфраструктура до миграции на G Suite?

— До миграции на G Suitе у нас функционировал почтовый сервер Microsoft Exchange, который сопровождали специалисты компании. Для обмена файлами большого объема внутри организации использовался корпоративный Dropbox. Каждому работнику компании на персональный компьютер устанавливался офисный пакет приложений. Доступ к информации вне рабочего места был исключен.

Проанализировав ключевые бизнес-процессы в компании, мы пришли к выводу, что обмениваться большим количеством версий одного и того же документа непродуктивно и неэффективно. Гораздо удобнее работать в последней версии документа и видеть замечания всех участников в едином файле. Плюс мы очень хотели снизить трудозатраты ИТ-специалистов и зависимость пользователей от них внутри компании, например, при организации видеоконференций. Незачем собирать всех участников в одной комнате и привлекать ИТ-специалистов для организации видеоселектора – это можно сделать в несколько кликов со своего рабочего места.

— По какой причине в итоге был выбран G Suite?

— Причин было несколько: функциональные возможности сервисов, стоимость подключения, скорость внедрения нового функционала, репутация поставщика. А также безапелляционное отсутствие возможности использования «толстого» клиента. Пользоваться G Suite мы начали 31 мая 2017 года.

Сначала мы настроили G Suite ограниченному кругу лиц внутри компании, после успешных тестов подготовили доклад генеральному директору и рассказали о преимуществах, которые дают сервисы в случае внедрения в масштабах всей компании. Наше предложение поддержали.

— Как протекал проект? 

— Пришлось потратить определенное время на организационные совещания по проекту и на подготовку распоряжения о внедрении. Проект был разбит на четыре основных этапа:

• подготовка (назначение ответственных, согласование плана внедрения);
• пилотный этап (информирование работников, создание распоряжения о запуске проекта, создание сайта проекта, обучение работников блока ИТ);
• частичный переход (техническая подготовка, формирование и обучение команды знатоков);
• полный переход (обучение остальных пользователей, сбор обратной связи).

— Какой была первая реакция сотрудников на G Suite? 

— Неоднозначной. В некоторых подразделениях люди очень быстро адаптировались и начали использовать новые сервисы, остальные подразделения отнеслись к ним предвзято и не сразу оценили те возможности, которые предоставляли сервисы для совместной работы.

— Расскажите о том, как сотрудники применяют G Suite в данный момент? Какие продукты они используют?

— Одними из самых популярных сервисов, которые активно начали использоваться, стали Google Диск, Google Почта и Hangouts. В компании сократилось количество видеоселекторов, требующих сбора работников в одном здании и в одной комнате. Большинство видеозвонков теперь происходит с рабочих мест. На одном из совещаний было проведено онлайн-тестирование топ-менеджмента компании на знание бизнес-процессов, вся информация выводилась на презентационные ноутбуки и плазменные панели в режиме онлайн, что позволяло отследить ход проведения онлайн-тестирования и сформировать сводную статистику, которую обсудили сразу же по окончании тестирования.

Самые приятные отзывы пользователей звучат примерно так: «Наконец я могу получить доступ к информации с любого устройства… и даже с телефона!».

— Вы и ваши коллеги используете G Suite на мобильных телефонах? Для чего? 

— Мы часто используем G Suite для согласования распоряжений или служебных записок. Например, когда запускали проект G Suite внутри компании, текст информационной рассылки для формирования команды знатоков (работники компании, которые первыми познакомились с возможностями G Suite) мы согласовывали с мобильных телефонов и вносили все правки через приложение «Документы». Также многие замечания по проектам вносили через приложение «Таблицы», когда, например, не было доступа к персональному компьютеру или ноутбуку, а под рукой был только планшет или мобильный телефон.

— Вы используете другие облачные продукты наряду с G Suite?

— Да, мы используем Microsoft Azure и GCP.

— Какие процессы изменились в организации в результате перехода на G Suite? Какие новые возможности появились у рабочих групп\отделов\команд, которые ранее не были доступны?

— В компании постепенно меняется процесс согласования документов, взаимодействия между отдельными группами работников. Сейчас, несмотря на территориальную удаленность наших работников, которые находятся, например, в Новосибирске или, скажем, Латвии, мы можем обсуждать совместные проекты со своего рабочего места, будто находимся в одной комнате. Появилось больше возможностей для обучения работников через социальную сеть Google+ или корпоративный YouTube.

Резко сократилось количество рассылок по почте. Обсуждения переместились внутрь документов. Упала нагрузка на инфраструктуру в части хранения тысяч «запасных» копий. Данные перерождаются из «сухих» таблиц в дашборды DataStudio.

— Как G Suite изменил именно ваш рабочий день?

— Теперь я могу контролировать большие потоки информации, не затрачивая для этого дополнительных усилий. Например, я использую инбокс, чтобы приоритизировать входящие письма, согласовать распоряжения, исходящие письма со своими работниками, провожу большое количество совещаний со своего рабочего места, чтобы прояснить статус по тому или иному проекту. Раньше на это уходило значительно больше времени. Я работаю эффективнее, и все мои подчиненные берут с меня пример. Сбор информации происходит значительно быстрее и утренние встречи заменены на своды в «Таблицах». Эргономика рабочего места поменялась – тяжелый рабочий компьютер заменил легкий Chromebook. Совещания начинаются с просмотра документов, которые Диск сам доставляет, понимая, что они пригодятся на этой встрече.

— Постарайтесь вспомнить что-то, что раздражало вас в рабочем процессе ранее и отнимало лишнее время. G Suite помог избавиться от этих факторов?

— Больше не нужно разгребать непроизводительную почту: раньше в день приходило более сотни писем, которые требовали какой-то реакции. Также были случаи, когда мне приносили на подпись не самые последние версии документов, потому что исполнитель случайно распечатал предыдущую версию служебной записки. С G Suite количество таких случаев сведено к нулю.

И, конечно же, сильное раздражение вызывали чаты в почте и попытки найти актуальную версию документа. Теперь этих проблем просто нет.

— Есть ли подразделения, которые получили особенную пользу от инструментов совместной работы? Например, HR, маркетинг? 

— Если говорить о блоке HR, то они одними из первых погрузились в проект и стали активно использовать сервисы, например, для анкетирования работников, проведения викторин на звание «Лучший по профессии». С коллегами из блока маркетинга мы перенесли ряд задач в Google Таблицы. Это позволяет привлечь большее количество работников к сбору информации по основным видам деятельности компании и визуализировать ее графически для принятия правильных управленческих решений. Уже есть очень хорошие примеры реализации подобных проектов.

— Как вы оцениваете сэкономленное время?

— Мы рассчитывали стоимость сэкономленного времени, исходя из 0,6-1,3 часа экономии еженедельно в среднем на каждого пользователя G Suite, что соответствовало 16-32 минутам экономии в среднем в рабочий день.

— Можете ли вы сказать, что G Suite помог ускорить процесс принятия решений в компании? Если да, то как?

— Да, могу. Для принятия решения о запуске того или иного проекта в масштабах всей компании мы предоставляем данные для расчета экономической эффективности в Google Таблицах или Google Документах, все причастные подразделения могут поделиться необходимой информацией в пределах своей компетенции, оценка целесообразности реализации и скорость запуска подобных проектов теперь осуществляется гораздо быстрее.

— Как мобильные функции и возможность кросс-платформенной работы помогли вашей организации? 

— Работники блока продаж могут принимать участие в совещаниях со своих мобильных устройств, находясь в командировке. Это очень удобно и не требует специальной технической подготовки. Взаимодействие с клиентами или подрядчиками перешло на качественно новый уровень: они также погружены в нашу совместную работу.

— Какое воздействие G Suite оказал на культуру вашей организации? Сотрудники стали больше работать вместе?

— Воздействие на культуру оказалось сильным, потому что сменилось не приложение, а сам подход к работе, к получению и обработке информации. Можно сказать, это была революция. После внедрения сразу же появился документ, который мы назвали «Цифровая культура».

Появление облачных сервисов навело нас на мысль о необходимости более четкого структурирования информации и внедрения этики цифрового общения, которая облегчает поиск необходимой работникам информации, повышает скорость обмена данными и лучше систематизирует ее, а также знакомит пользователей с лучшими практиками использования G Suite, особенно новичков, которые устраиваются на работу в компанию.

— Какое воздействие G Suite оказал на ИT и поддержку в целом?

— Я считаю, что повысился уровень информированности работников ИТ-подразделений о событиях, которые происходят в компании. Теперь люди лучше понимают верхнеуровневые цели, в реализации которых они принимают участие. Информация стала более доступной.

ИT ощутил снижение лишней нагрузки по сопровождению рабочих мест, снизилась его роль при организации конференций, появилась возможность обучить пользователей без использования скучных инструкций «прочти-меня-300-страниц». Пользователь стал более продвинутым, ему интересно пользоваться технологией.

— Как G Suite изменил ваш бизнес?

— Подход к работе во многих информационных системах компании поменялся, теперь мы смотрим в сторону облачных решений, которые позволят коллегам получить доступ к информации из любой точки земного шара, где есть Интернет.

Появилось понятие «цифрового Я» у каждого работника. Сервисы для клиентов по образу G Suite взяли курс на объединение и простоту использования.

— Какой экономический эффект дало внедрение G Sute?

— Прогнозируемый экономический эффект от внедрения G Suite до 2020 года составляет 90 млн руб.

Роман Веселов Директор по информатизации ПАО «ТрансКонтейнер»