Берем в оборот. Тренды СЭД в России и за рубежом

Системы электронного документооборота (СЭД/ECM) существуют на российском рынке уже более 20 лет. Тенденции, связанные с импортозамещением, существенно повлияли и продолжают влиять на спрос компаний. Каким именно образом – рассказывает Полина Дуйкова, эксперт с 10-летним опытом внедрения СЭД (количество реализованных проектов – более 50), руководитель проектов Управления бизнес-решений Softline.

Свое – родное, да еще и совместимое

Российские госкорпорации уже переходят на новые для них системы документооборота: с 2014 года, когда в нашей стране официально был взят курс на импортозамещение, закупки именно российских СЭД-разработок приобрели большие масштабы. В транснациональных компаниях, чьи головные офисы находятся не в России, жесткой привязки к импортозамещению не существует, поскольку это коммерческие организации. Тем не менее, их российские офисы предпочитают пользоваться именно отечественными решениями – например, теми, которые могут интегрироваться с модулями SAP. И в ситуации, когда требуется внедрить систему класса ECM (Enterprise Content Management) для управления неструктурированной информацией, организации, ведущие бизнес на территории России, в большинстве случаев отдают предпочтение «нашим» разработкам, совместимым с западными учетными системами – SAP, Axapta и т.д.

Возникает вопрос: а почему сразу не выбирают тот же SAP, признанного мирового лидера? Чаще всего дело в стоимости владения – она очень высока. Кроме того, по опыту внедрений отечественные системы успешно конкурируют в функциональном отношении.

В целом, если говорить о выборе глобального инфраструктурного бизнес-приложения компании, важно помнить следующее: при организации единого информационного пространства невозможно обойтись без интеграционных механизмов. Российские решения могут обеспечить их в полном объеме.

Нежелезная логика

Мы живем в России, работаем в России, и менталитет у нас остается российским. Это означает, что в наших реалиях отечественное ПО зачастую показывает себя более эффективным и удобным, нежели зарубежное! Бизнес-логика, которая прописывается в российских системах, уже в базовой комплектации закрывает основные функции системы электронного документооборота (СЭД) по управлению документами и деловыми процессами. Настроить бизнес-процессы так, как необходимо в данный момент, несложно. Конечно, если говорить о производстве и бухгалтерском учете, там действительно лучше работать по жестким устоявшимся схемам. А вот сфера управления взаимодействием требует наибольшей гибкости. Бизнес в течение месяца может меняться кардинально, и СЭД должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Устарело? Меняем!

Существуют компании, которые много лет хранят верность той или иной платформе, но с течением времени сталкиваются с тем, что решение себя исчерпало. Еще раз хочу подчеркнуть, что бизнес может развиваться и эволюционировать бесконечно, а вот инструмент для реализации бизнес задач на это способен не всегда. Но если система не развивается по спирали и не масштабируется, вместо помощника она превращается в тормоз. В этом случае необходимо задуматься о смене платформы.

Средняя стоимость внедрения СЭД – от миллиона рублей для 100 пользователей. Для небольших компаний открылись возможности облачных корпоративных систем, теперь они могут не покупать, а арендовать полнофункциональные мощные ECM-решения. Стоимость может составить от 3 340 рублей в месяц.

Бумага, не возвращайся

Разработчики российских СЭД большое внимание уделяют юзабилити своих систем, продвинутой визуализации рабочего места с тегами и иллюстрациями. В тренде мобильность и глобализация, возможность работы с мобильных устройств и любой ОС подразумевается обязательно, поскольку ежедневные сквозные бизнес-процессы не должны останавливаться.

Россия встала на путь мирового тренда, уже есть серьезные успехи: значительная часть услуг, которые ранее были реализуемы только в сопровождении бумаги, появились на региональных и едином портале госуслуг, граждане могут получить их в электронном виде.

Кто впереди планеты всей

Одна из самых популярных мире СЭД-систем – Documentum (его недавно купил Opentext). Это мощная полнофункциональная платформа, ее главное преимущество – специализированность. Она уже много лет представлена на рынке, и ее разработчики всегда акцентировались на бизнес-моделировании, не уходя ни в управление производством, ни в управленческий учет.

По моему мнению, в России тройка лидеров представлена решениями DIRECTUM, ТЕЗИС и DocsVision.

В чем изюминка DIRECTUM?

Самые главные «фишки» этой отечественной СЭД связаны с колоссальными возможностями масштабирования. В портфеле DIRECTUM более 60 решений для бизнеса и 50 прикладных интегрированных. Вместе они позволяют настроить сквозные процессы в распределенных корпорациях. Система может выступать центром инфраструктуры обмена электронными документами, обеспечивая их хранение, интеграцию с сервисами межкорпоративного обмена и учетными системами. У производителя огромный опыт работы с транснациональными компаниями: в одной из них в СЭД работают 45 000 пользователей!

DIRECTUM интегрируется с системами класса BPM (Business Process Management). Управление показателями эффективности на контрольной панели позволяет руководителям оценивать эффект на уровне комплекса бизнес-процессов.

Разработчики активно прибегают к возможностям игрофикации (геймификации). Так, решение «DIRECTUM Восхождение» направлено на быстрое освоение возможностей базовых модулей. Обучающие ролики с демонстрацией функционала модулей, «завернутые» в миссии и квесты, предлагаются пользователям исходя из их должностных инструкций. Уроки напоминают стратегическую компьютерную игру с уровнями и наградами, поэтому вовлечение в работу происходит… играючи!

На мой взгляд, DIRECTUM является флагманом российского рынка, корпоративным стандартом во многих крупных организациях. Среди них Русская медная компания, Сургутнефтегаз, Yota, группа Синара, Askona и многие другие. Благодаря возможностям этой СЭД каждая компания может работать со своим документооборотом и одновременно взаимодействовать с другими с помощью сквозных бизнес-процессов.

Внедряйте СЭД с Softline

Мы предлагаем проверенную бизнес-логику по электронному документообороту и опираемся на богатый опыт внедрения СЭД в разных отраслях: от энергетики и промышленности до ритейла, банков, государственных учреждений.

Остались вопросы? Мы с радостью ответим!
Пишите: Polina.Duykova@softlinegroup.com
Звоните: +7 (351) 222-40-10, доб. 3656 –

Полина Дуйкова, руководитель проектов Управления бизнес-решений Департамента разработки Softline