Ситуация
Одним из важных направлений повышения эффективности бизнес-процессов в компании является работа с персоналом. На момент начала проекта на заводе Nissan процесс проведения оценки персонала и получения общего отчета с итоговыми оценками по сотрудникам проводился в ручном режиме – файл в формате MS Excel заполнялся, сводился и согласовывался со всеми участниками, затем распечатывался и подписывался, после чего проводилась аналитика полученных данных. Такой процесс был слишком трудоемким и энергозатратным для HR-специалистов, руководителей и сотрудников. В результате, руководством завода Nissan было принято решение автоматизировать существующий процесс. В качестве партнера была выбрана компания Softline, обладающая большой экспертизой в области внедрения решений автоматизации бизнес-процессов.
Решение
На начальном этапе проекта эксперты Softline провели тщательный аудит существующих у заказчика процессов оценки, создали и утвердили макеты дизайна и формы отчетности, после чего приступили к разработке подсистемы автоматизации. На основе проведенного аудита, Softline предложили концепцию системы, которая целиком удовлетворяла потребности заказчика и соответствовала бюджету. Целью такой подсистемы является: повышение качества и доступности существующего процесса проведения оценок в течение года для сотрудников компании; снижение трудоемкости и повышение оперативности обработки результатов проводимой оценки; автоматическое отслеживание процесса заполнения бланка оценки через полгода, год.
Подсистема поддержки процесса ежегодной оценки персонала была разработана на базе портального решения на платформе Microsoft SharePoint 2013, реализованного ранее при участии компании Softline и расположенного в облаке Softline. Благодаря удачной интеграции подсистемы в уже существующее решение, процессы остались интуитивно понятными для пользователей и не требовали привыкания, так как система была реализована как часть уже знакомого им портала.
Результаты
В результате реализации данного проекта заказчик получил полный контроль над процессом ежегодной оценки персонала. Созданная Softline система позволила полностью автоматизировать весь процесс, состоящий из трех этапов: постановки оценки в начале финансового года, промежуточных итогов в середине и финальных в конце года. Полная автоматизация процесса позволила исключить вероятность ошибок в оценке и неверное заполнение данных сотрудниками. При этом сотрудники HR получили доступ к информации, которая собирается в автоматизированном режиме, а также возможность на любом этапе процесса получить эти данные в формате Excel, в том числе удаленно.
«Нашей целью было реализовать проект так, чтобы уже в середине промежуточной оценки текущего года мы могли на тестовой команде оценить результаты внедрения и понять, чего не хватает системе еще до ее запуска. Благодаря решению, реализованному Softline, заводу Nissan удалось сократить время подведения итогов проведенной оценки персонала, а также снизить трудозатраты по ее администрированию», – рассказал Станислав Маслов, руководитель направления роботизации и заказной разработки Softline.
С компанией Softline мы сотрудничаем уже не первый год. В данном проекте мы еще раз убедились в профессионализме экспертов команды Softline и их вдумчивом подходе к решению поставленных задач. С помощью реализованного ими решения мы смогли автоматизировать ключевой процесс в работе с персоналом – оценку эффективности. На данный момент все сотрудники, включенные в систему оценки эффективности, зарегистрированы в новой системе и успешно ее используют.
Softline организовала почтовую систему на базе Microsoft Exchange Server 2010, а также построила платформу объединенных коммуникаций на базе Microsoft Lync Server 2010 для Департамента образования, науки и молодежной политики Воронежской области. Мы только начали использование системы, но технологическое решение уже получило одобрение со стороны руководства: встроенные инструменты упорядочивания и приоритезации сообщений в почтовых ящиках, а также возможности назначения сроков исполнения писем и календарное планирование положительно повлияли на продуктивность совместной деятельности и упростили контроль реализации поручений. Теперь процент потерянных писем сведен к нулю.
Softline помогла СПбГАСУ оптимизировать учебный процесс.
«Благодаря проделанной командой Softline работе по объединению тенантов, университет смог оперативно и безболезненно перевести занятия в дистанционный формат в период пандемии. Преподаватели и студенты вуза получили возможность использовать гибкие и функциональные средства для работы в командах и группах Microsoft Teams, прекрасно подходящие для образовательного процесса».
Обеспечение высочайшего качества программных решений, представляемых на рынках России и стран СНГ – основа успеха нашей компании с момента ее основания. Внедрение системы CRM позволило нам обеспечить более персонифицированный подход к клиенту на всех этапах сделки, послепродажное обслуживание, а также оценивать статистику региональных продаж решений каждого вендора. Наилучшим образом с этими и множеством других задач справилась система Microsoft Dynamics CRM, внедренная компанией Softline.
Проект по модернизации почтовой системы был выполнен «под ключ», поскольку специалисты компании Softline самостоятельно подобрали, поставили и настроили требуемое оборудование, а затем профессионально произвели миграцию содержимого почтовых ящиков на Microsoft Exchange Server 2010. Мы довольны качеством проекта, а наши сотрудники приятно обрадованы новыми возможностями почты – теперь можно работать с почтовым ящиком практически с любого устройства и оптимально планировать свой рабочий день и время своих коллег. В результате выполнения работ мы также снизили затраты завода на сопровождение решения, поскольку MDaemon администрировался силами внешнего подрядчика, а с появлением Exchange мы смогли отказаться от данных услуг, передав управление новой системой квалифицированному специалисту нашего предприятия.
Благодаря созданию новой системы объединенных коммуникаций банк «Урал ФД» получил производительную и надежную, легко масштабируемую платформу для бизнеса, позволяющую сотрудникам поддерживать между собой живой контакт. Кроме того, с использованием сервиса объединенных коммуникаций у нас появилась возможность проводить корпоративное обучение сотрудников удаленных офисов без их приезда в центральный офис.
К преимуществам Microsoft Dynamics CRM мы можем отнести привычный пользователю интерфейс (как в Microsoft Outlook), визуальное создание форм с помощью дизайнера, универсальный инструмент создания отчетов (Microsoft Reporter), а также хорошую интеграцию с другими продуктами Microsoft. Внедрение решения Microsoft Dynamics CRM сотрудниками компании Softline позволило нам планировать и контролировать работы с клиентом на всех этапах взаимодействия.
Для крупной компании важно иметь четко выстроенные процессы по предоставлению IT-услуг. В рамках новой стратегии по повышению качества обслуживания пользователей «КАМАЗ» ориентируется на рекомендации ITIL, лучшие российские практики и адаптирует их к себе. Поэтому было принято решение оптимизировать всю систему поддержки и выстроить ее на базе Microsoft System Center Service Manager 2012. Созданное решение мы планируем масштабировать. Внедряя системы подобного уровня, мы стремимся сделать деятельность Центра информационных и коммуникационных технологий «КАМАЗ» максимально информативной.
Переход в облако помог сократить затраты на обслуживание и поддержание бесперебойной работы почтового сервиса, а благодаря хорошо продуманной и слаженной работе специалистов Softline процесс миграции прошел незаметно для пользователей в сжатые сроки.