Ситуация
Одним из важных направлений повышения эффективности бизнес-процессов в компании является работа с персоналом. На момент начала проекта на заводе Nissan процесс проведения оценки персонала и получения общего отчета с итоговыми оценками по сотрудникам проводился в ручном режиме – файл в формате MS Excel заполнялся, сводился и согласовывался со всеми участниками, затем распечатывался и подписывался, после чего проводилась аналитика полученных данных. Такой процесс был слишком трудоемким и энергозатратным для HR-специалистов, руководителей и сотрудников. В результате, руководством завода Nissan было принято решение автоматизировать существующий процесс. В качестве партнера была выбрана компания Softline, обладающая большой экспертизой в области внедрения решений автоматизации бизнес-процессов.
Решение
На начальном этапе проекта эксперты Softline провели тщательный аудит существующих у заказчика процессов оценки, создали и утвердили макеты дизайна и формы отчетности, после чего приступили к разработке подсистемы автоматизации. На основе проведенного аудита, Softline предложили концепцию системы, которая целиком удовлетворяла потребности заказчика и соответствовала бюджету. Целью такой подсистемы является: повышение качества и доступности существующего процесса проведения оценок в течение года для сотрудников компании; снижение трудоемкости и повышение оперативности обработки результатов проводимой оценки; автоматическое отслеживание процесса заполнения бланка оценки через полгода, год.
Подсистема поддержки процесса ежегодной оценки персонала была разработана на базе портального решения на платформе Microsoft SharePoint 2013, реализованного ранее при участии компании Softline и расположенного в облаке Softline. Благодаря удачной интеграции подсистемы в уже существующее решение, процессы остались интуитивно понятными для пользователей и не требовали привыкания, так как система была реализована как часть уже знакомого им портала.
Результаты
В результате реализации данного проекта заказчик получил полный контроль над процессом ежегодной оценки персонала. Созданная Softline система позволила полностью автоматизировать весь процесс, состоящий из трех этапов: постановки оценки в начале финансового года, промежуточных итогов в середине и финальных в конце года. Полная автоматизация процесса позволила исключить вероятность ошибок в оценке и неверное заполнение данных сотрудниками. При этом сотрудники HR получили доступ к информации, которая собирается в автоматизированном режиме, а также возможность на любом этапе процесса получить эти данные в формате Excel, в том числе удаленно.
«Нашей целью было реализовать проект так, чтобы уже в середине промежуточной оценки текущего года мы могли на тестовой команде оценить результаты внедрения и понять, чего не хватает системе еще до ее запуска. Благодаря решению, реализованному Softline, заводу Nissan удалось сократить время подведения итогов проведенной оценки персонала, а также снизить трудозатраты по ее администрированию», – рассказал Станислав Маслов, руководитель направления роботизации и заказной разработки Softline.
С компанией Softline мы сотрудничаем уже не первый год. В данном проекте мы еще раз убедились в профессионализме экспертов команды Softline и их вдумчивом подходе к решению поставленных задач. С помощью реализованного ими решения мы смогли автоматизировать ключевой процесс в работе с персоналом – оценку эффективности. На данный момент все сотрудники, включенные в систему оценки эффективности, зарегистрированы в новой системе и успешно ее используют.
Наше тестирование показало надежность и устойчивость публичного облака Softline к высоким нагрузкам. Мы убедились в качественной работе провайдера и теперь можем рассматривать компанию как потенциального поставщика облачной инфраструктуры для DirectumRX.
Предложенное специалистами по информационной безопасности Softline решение McAfee Data Loss Prevention полностью удовлетворило наши нужды в сфере защиты информации. Являясь крупной производственной компанией, ГК «Гражданпроект» понимает необходимость высокой степени защиты своих информационных ресурсов. Слаженная и эффективная работа всей команды Softline, начиная со стадии обсуждения возможного партнерства и заканчивая постпроектным периодом, оставила положительное впечатление, ощутимые результаты и желание сотрудничать в дальнейшем
Использование SCOM стало оптимальным решением задач в части организации управленческой деятельности администрации и проактивного мониторинга IT-сервисов. Система собирает всю информацию о функционировании ПО и позволяет нам оценивать их работоспособность. В дальнейших планах - сокращение временных затрат технических специалистов на поддержку систем и перераспределение высвободившихся ресурсов на задачи, связанные с автоматизацией работы сотрудников. Модернизируя процесс мониторинга вычислительных мощностей с помощью SCOM, мы рассчитываем повысить эффективность работы IT-службы в целом.
Проект по оценке активов программного обеспечения, реализованный компанией Softline, помог нам решить целый ряд задач. В результате реализации SAM упростилось финансовое планирование, благодаря чему мы пересмотрели и оптимизировали будущие затраты на IТ-инфраструктуру. Проект позволил нам повысить управляемость активами, а также снизить юридические риски.
Инвентаризация программных активов, проведенная специалистами Softline, позволила точно установить объем используемого ПО, оценить текущее лицензионное состояние и получить рекомендации по оптимизации IT-инфраструктуры нашей организации. Соглашение MPSA в дальнейшем позволит каждому подразделению компании приобретать программные решения, исходя из профиля деятельности. При этом информация обо всех закупках ПО в организации будет доступна в личном кабинете администратора.
Очередной перебой в работе нашего старого почтового сервера привел к тому, что мы осознали необходимость поиска нового решения. Предложение ActiveCloud by Softline показалось нам интересным: корпоративная почта от Microsoft «под ключ» в «облаке», разумная цена, серьезные компании в портфолио клиентов, возможность кастомизации сервиса. Внедрение «новой почты» удалось провести с минимумом затраченных времени и усилий и отличной информационной поддержкой со стороны ActiveCloud by Softline. Мы довольны выбранным решением.
Признаться, мы не ожидали, что проект удастся осуществить настолько просто и быстро. Нас смущал довольно большой объем работ, связанных со сбором необходимых финансовых и юридических документов, а также сам процесс проверки ПО на лицензионную чистоту. Такие задачи не свойственны нашим техническим специалистам. Однако на практике оказалось, что эта часть проекта не столь обременительна: большую роль сыграло участие в проекте специалистов компании Softline, которые прекрасно организовали работу по первичному сбору и анализу необходимой информации. Не могу не отметить, что они одинаково глубоко знают и особенности лицензирования, и авторское право, и тонкости управления программными активами предприятия.
Виртуализация – одна из технологий, от которой невозможно отказаться компаниям, ориентированным на эффективность и динамичность. Мы рады, что воспользовались предложением Softline по организации проекта с экспресс-обучением наших специалистов. В кратчайшие сроки мы получили готовую виртуальную инфраструктуру, подготовленные кадры для ее сопровождения и, как следствие, возможность более эффективно использовать наши IT-ресурсы.